Gerenciamento de projetos: significado, funções e etapas
Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: - 1. Significado do Gerenciamento de Projetos 2. Funções do Gerenciamento de Projetos 3. Passos.
Significado do Gerenciamento de Projetos:
O gerenciamento de projetos reúne e otimiza os recursos necessários para concluir o projeto com sucesso.
Olsen definiu o gerenciamento de projetos como “…… .. a aplicação de uma coleção de ferramentas e técnicas (como CPM e Matrix Organization) para direcionar o uso de diversos recursos para a realização de uma tarefa única, complexa e única dentro do tempo Restrições de custo e qualidade. Cada tarefa requer uma mistura específica dessas ferramentas e técnicas estruturadas para se adequar ao ambiente da tarefa e ao ciclo de vida (da concepção à conclusão) da tarefa ”.
Assim, o gerenciamento de projetos difere de outros gerenciamentos de negócios usuais como:
1. Tem um tempo de vida finito; e
2. Freqüentemente precisa do recurso da organização em regime de meio período durante o período de implementação do projeto.
Assim, a duração da gestão do projeto passa pelas seguintes etapas de:
1. Definir o projeto;
2. Planejando o projeto;
3. Implementação do projeto; e
4. Conclusão e entrega do projeto.
O nível de atividades aumenta até o pico durante o estágio de implementação e diminui para zero na conclusão.
O Gerenciamento de Projetos é, em essência, simples e, na realidade, em nosso dia a dia, sempre desempenhamos essa função com os recursos disponíveis para nós e somos bem-sucedidos na gestão porque definimos claramente os objetivos que definem a meta do tempo disponível, os recursos que pode pagar e a qualidade que gostaríamos de alcançar. Gostaríamos de ilustrar essa afirmação em nosso projeto pessoal, digamos, "pintar nossa casa".
Funções do Gerenciamento de Projetos:
Antes de começarmos a implementação do projeto, resolvemos, em nossa estrutura mental, os seguintes pontos:
A. projeto e especificação:
1. Definimos o escopo do trabalho de pintura externo ou interno ou ambos.
2. Definimos as especificações de cores. As tintas a serem usadas primer, acrílico ou normal.
3. Nós orçamos o tempo que podemos pagar por tal pintura, e
4. Também definimos uma meta para o custo total estimado para essa pintura.
B. Organização:
1. Considerando a limitação do prazo, decidimos se firmamos o trabalho de pintura para um empreiteiro, ou apenas designamos força de trabalho e realizamos a operação com supervisão própria.
2. Selecione a força de trabalho ou o empreiteiro, avaliando a sua experiência de desempenho em caso de pintura da casa do nosso amigo ou parente, incluindo a sua taxa de encargos.
3. Decidir sobre a política a ser seguida na aquisição das tintas, sua quantidade, qualidade e taxas. As opções disponíveis para nós são aquisições próprias do revendedor do fabricante de uma marca específica ou, caso contrário, deixar o contratado adquirir material em nosso nome.
4. Compre ou contrate a escada de acessórios necessária, escovas, tubulações de água etc.
C. Execução e controle:
1. Procure os recursos necessários e, às vezes, enquanto a operação estiver em andamento, monitore o consumo real de recursos.
2. Registre e atualize as despesas incorridas até o momento e compare com os orçamentos totais, tempo e custo.
3. Considerando a situação geral, podemos até mudar o escopo do trabalho.
D. Avaliação pós-projeto:
Descobrimos o tempo real de desempenho, custo e qualidade. Compare o mesmo com o conjunto de metas e nos enriquecemos com experiências que serão úteis mais tarde ou até mesmo para ajudar nosso amigo ou parente.
Etapas de gerenciamento de projetos:
Toda a cadeira de função descrita em A, B, C e D acima, na realidade, representa funções de Gerenciamento de Projetos. Quando olhamos para um projeto industrial, os princípios da função de gerenciamento de projetos são quase os mesmos que no caso do projeto de pintar uma casa, ilustrado anteriormente.
No entanto, devido aos volumes e complexidades de um projeto industrial, os possíveis problemas são ampliados por miríades de tempo em comparação com aqueles enfrentados ao lidar com pinturas. A fim de lidar com esses volumes e complexidades, várias técnicas especiais são empregadas pela gerência do projeto quando a implementação do projeto viaja através de seu ciclo de vida.
Para que um projeto grande seja implementado de maneira bem-sucedida, a organização que lança o projeto deve primeiro desenvolver uma equipe de gerenciamento de projetos composta por profissionais como engenheiros e contadores com responsabilidades em seus respectivos campos.
A equipe deve ser liderada por um Gerente de Projeto com pessoas dentro de um parâmetro definido responsável por seus respectivos campos para alcançar um objetivo comum, ou seja, concluir a implementação, dentro do cronograma projetado, o custo projetado e entregar o projeto com qualidade definida.
Uma estrutura simples de tal equipe de projeto com sua interação harmoniosa é projetada da seguinte maneira:
Dependendo do tamanho e das complexidades do projeto, a equipe do projeto pode ser estendida a diferentes níveis.
Depois que a equipe for finalizada, as etapas com as atividades a serem seguidas são:
Passos:
I. Iniciação e definição:
actividades
1. Desenvolver e definir objetivos.
2. Quando o proprietário do projeto não é o promotor que está buscando a aprovação da gerência.
3. Identificação da equipe com treinamento requerido.
4. Especificações detalhadas do projeto, incluindo:
uma. escopo, reuniões de controle, plano de comunicação, análise de risco;
b. lista de atividades do projeto com a escala de tempo, custo e qualidade;
c. interface com outros projetos, se houver;
d. questões-chave do projeto;
e. técnicas, métodos e treinamento, conforme detalhado e aprovado.
II. Planejamento:
1. O planejamento é direcionado para responder o que precisa ser feito, quando e a que custo.
2. Os planos e especificações devem ser claramente entendidos, eliminando a confusão, se houver.
3. Os membros da equipe do projeto para entender a organização da equipe e os principais problemas com uma perspectiva clara e demonstrar comprometimento, como tal, levando à harmonização dos esforços da equipe.
O planejamento do projeto é mostrado esquematicamente como abaixo (harmonizando as especificações e os planejamentos):
III Execução (com os recursos necessários alinhados):
1. Execute os pacotes de trabalho designados dentro dos alvos comprometidos.
2. Realize as reuniões de controle, monitore o real, analise o progresso em relação ao conjunto de tarefas e tome as ações corretivas. Incorporar procedimentos em relatórios semanais / mensais.
A apresentação esquemática é produzida abaixo, indicando:
a) monitoramento contínuo do real;
b) comparação do real com as metas em relação a todos os recursos na implementação do projeto, mostrando as principais variações com as razões para tais variações;
c) ações de controle quando necessárias como medidas corretivas; e
d) relatório.
Notas:
1. As freqüências das reuniões dependerão da magnitude dos assuntos tratados ou a serem tratados.
2. Os relatórios devem estar com um número de série e identificar referências, como pacotes de trabalho, etc.
Os assuntos normais a cobrir são:
A. Relatório semanal do projeto:
1. Principais eventos e tarefas realizadas durante a semana;
2. Problemas enfrentados, se houver, com a forma como se resolveu ou propôs resolver;
3. Atividades planejadas para a semana seguinte.
Relatórios semanais são circularizados para a equipe do projeto e para o gerente do projeto.
B. Relatório mensal do projeto:
1. Marco alcançado ou alcançado com o desempenho real durante o mês;
2. Quantidade de trabalho e custo incorridos em comparação com as tarefas definidas;
3. Resumo dos recursos consumidos durante o mês e acumulados até o mês.
Relatórios mensais devem ser circularizados para o Gerente de Projeto, Proprietário do Projeto e Gerenciamento. O Contador do Projeto deve certificar a declaração sobre os recursos consumidos.
IV. Conclusão:
1. Entrega do projeto ao proprietário do projeto por meio do comissionamento do projeto.
2. Pós-avaliação e relatório do projeto.
