Preenchimento de Escritório: Importância e Classificação

Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: 1. Importância do arquivamento 2. Classificação do arquivamento.

Importância do Arquivamento:

O arquivamento é um dispositivo para organizar e preservar os registros. Tem, portanto, dois aspectos distintos - arranjo e preservação. Todos os tipos de papéis, documentos, planos, etc. devem ser preservados para que, a qualquer momento no futuro, qualquer documento ou documento possa ser encontrado para referência. O arranjo de registros deve ser feito com eficiência para que qualquer papel ou documento possa ser localizado rapidamente.

Portanto, papéis e documentos não podem ser inseridos nos arquivos ao acaso. Documentos e documentos devem ser classificados e agrupados e um arquivo separado é destinado a cada um desses grupos. Isso é chamado de classificação de arquivos. Um arquivo variado é aberto para papéis não classificados.

Classificação do Arquivamento:

Uma classificação deve ter uma base. A base mais comum de classificação de papéis e documentos é o período financeiro. As contas devem ser preparadas para cada período financeiro que seja um calendário ou qualquer outro ano financeiro (por exemplo, de abril a março).

Para esse fim, documentos e documentos referentes a esse ano devem ser agrupados. Mas isso é um agrupamento temporário porque uma organização é tratada como uma continuidade e tem continuidade de existência do passado para o futuro. Outra base comum de classificação é cronologia. Todos os papéis e documentos são organizados de acordo com as datas.

Outros tipos de base para classificação são os seguintes:

(1) Assunto:

Esta é a base mais comum e simples de classificação. Um arquivo separado é aberto para cada assunto, seja pertencente a capital ou receita ou lei, etc., grupo de itens. Por exemplo, Terrenos e Edifícios, Máquinas, Capital, Vendas, Compra, Aluguel, Salários, Impostos, Design de Produto, Design de Formulários, etc.

Vantagens:

(a) Esta é uma base simples,

(b) Os arquivos podem ser manuseados facilmente

(d) Os arquivos podem ser abertos em qualquer número de assuntos.

Desvantagens:

(a) tem menos flexibilidade,

(b) Não ajuda a determinar as relações com partes individuais,

(2) Geográfico ou Territorial:

Quando uma organização tem atividades em diferentes áreas, possui filiais em diferentes áreas ou negocia com partes em diferentes lugares, essa classificação se torna necessária. Depois que os papéis foram classificados na área, uma categorização adicional pode ser feita com base em assuntos.

Vantagens:

(a) Isso é indispensável para uma organização de grande porte com atividades espalhadas,

(b) A referência é fácil quando a área é conhecida.

Desvantagens:

(a) Existe toda possibilidade de arquivamento a menos que haja bom conhecimento de geografia,

(b) A classificação é mais complicada.

(3) Party-Wise:

Um certo número de indivíduos ou partes estão geralmente preocupados com todo tipo de assunto. Pode haver exceções. Por exemplo, se houver apenas um escritório alugado e nenhuma agência, há apenas um proprietário recebendo aluguel.

Por outro lado, pode haver um grande número de partes interessadas em vendas ou compras. Com muita freqüência, as cartas são trocadas e outras comunicações são feitas, as contas podem vir e vir de tais partes. Assim, um bom número de artigos se acumula em relação a cada parte e é necessário abrir um arquivo separado em seu nome. Esses arquivos partidários são classificados de acordo com os nomes das seguintes maneiras:

(a) Alfabética:

Os nomes são organizados em ordem alfabética com base no primeiro nome ou no sobrenome. O arranjo é feito no método de dicionário levando em consideração todos os alfabetos sucessivos. Por exemplo - Aa, Aab, Aac …………. Ab, Aba, Abb, Abe ... e assim por diante. Cada um desses arquivos recebe um número e, correspondentemente, um índice é preparado.

(b) Numérico:

Os nomes podem ter duplicação e, portanto, há uma chance de confusão. Portanto, os nomes são convertidos em alguns números. Existem diferentes técnicas de conversão de um nome em números. Cada alfabeto terá um número específico de acordo com um gráfico. Um assunto também pode ser convertido em um número.

Geralmente, três dígitos são usados por conveniência e adaptabilidade à perfuração de cartões. Por exemplo, Vendas = 001, Compras = 002, Aluguel = 003. Outras elasticidades podem ser adicionadas reservando um grupo de números a um assunto específico.

Por exemplo, Vendas = 001 a 010, 001 para todos os clientes com nomes iniciados por A a C, 002 por D a F e assim por diante. Nas bibliotecas, encontramos que cada assunto tem seu próprio número universalmente aceito, como 330, 331, etc., usado para livros sobre comércio. Qualquer livro relacionado ao Comércio terá um número que começa com 330 ou 331.

O número pode ser de um grande número de dígitos que podem ser divididos em partes e cada parte tem uma área de significância denotativa, assunto, nome da parte, etc. Um exemplo muito bom que encontramos no Consume. Número atribuído pela Calcutta Electric Supply Corporation Ltd aos seus consumidores ou à Corporação de Calcutá aos proprietários de casas, etc.

O código PIN usado pelo departamento postal é um exemplo ideal. Cada número de código PIN é autoexplicativo. Por exemplo, 700 026 significa: 7 para a Zona Oriental, 0 para a Bengala Ocidental, 0 para Calcutá e 026 para os Correios de Kalighat. Três dígitos são deixados para o número da agência postal para adicionar elasticidade.

Vantagens:

(a) O arquivamento se torna mais preciso. Não há confusão para nomes idênticos,

(b) O número pode ser usado como o número de referência para esse arquivo,

(d) O número é um código que é auto-explicativo,

(e) A preparação do índice é mais fácil e particularmente para referência cruzada.

Desvantagens:

(a) É um método complicado e não compreensível facilmente por todos,

(b) Os documentos pertencentes ao arquivo Miscelânea não podem ser organizados,

(d) Referência pronta para a explicação do código é necessária.

(c) Alfabético-numérico:

Um sistema alfabético-numérico combinado pode ser seguido por conveniência e maior elasticidade. Por exemplo, o primeiro alfabeto do nome do assunto ou do nome ou sobrenome de uma das partes ou do nome de uma área pode ser usado para facilitar o entendimento.

Assim, um Poddar pode ser numerado como P336. Se houver dois Poddars, seus nomes serão numerados de acordo com a prioridade como — P336.1 e P336.2 ou P336 / 1 e P336 / 2.

Tomemos um exemplo exaustivo para explicar a aplicação completa do método alfabético-numérico de classificação do arquivo e a conseqüente numeração do arquivo a ser usado como número de referência. Supõe Sri Poddar é um cliente para quem a terceira carta é escrita hoje no ano de 1987 e ele pertence à área de vendas de Delhi, que é manipulada por um oficial chamado N. Ghosh.

O ficheiro de vendas da preocupação tem um número 001 e é classificado em 001 a 010 (ver acima). Poddar cai no grupo 009. Os arquivos são classificados área sábio e o arquivo de filial de Delhi é adicionado com o alfabeto D ou D001.

O número do arquivo do Sri Poddar é D009 / P336. A terceira carta escrita a ele em 1987, assinada por Sri N. Ghose, terá o número auto-explicativo como D009 / P336-3 / 87 / NG. Este é o número de referência a ser colocado na carta escrita a Sri Poddar.

O tipo alfabético-numérico de classificação tem os mesmos tipos de vantagens e desvantagens que os da classificação numérica. No entanto, é mais auto-explicativo e, ao mesmo tempo, pouco mais complicado. Arquivo de Imposto de Renda Permanente Os números de avaliações são fixados por tal método.

Fatores para escolha da classificação:

Existem vários fatores que devem ser considerados antes de escolher um tipo específico de classificação.

Eles são:

(a) O tamanho da organização e seu número de arquivos. Se o número for grande, o tipo numérico será escolhido.

(b) O pessoal que irá lidar com os arquivos. A menos que o pessoal não seja bem treinado, os tipos simples de classificação serão preferidos.

(c) É mais dispendioso manter arquivos numericamente confidenciais como equipamento adequado e será necessária a indexação de cartões. A organização deve poder arcar com isso.

Arquivo mestre:

Em algumas grandes organizações, um Arquivo mestre é mantido, onde uma cópia de cada documento ou documento relacionado a qualquer departamento é preservada como um registro abrangente e para o controle geral. Um arquivo mestre pode ser mantido na matriz para todas as filiais.