Equipes: Importância, Tipos e Outros Detalhes (com Diagrama)

Leia este artigo para aprender sobre a importância das equipes, os tipos de equipes, os possíveis problemas da equipe e como superar os problemas da equipe.

Importância das Equipes:

1. Melhoria da motivação dos funcionários:

As equipes de trabalho ajudam a melhorar a motivação dos funcionários. Como as equipes de trabalho estimulam o envolvimento dos funcionários, elas tornam os trabalhos mais interessantes e atendem às necessidades sociais dos funcionários. As pessoas provavelmente terão um desempenho melhor quando estiverem trabalhando na presença de outras pessoas. Os indivíduos trabalharão mais e farão muitos esforços extras para permanecer nas boas graças da equipe.

2. Sinergia Positiva:

As equipes têm o potencial de criar altos níveis de produtividade devido à sinergia positiva criada por elas. A saída na forma de produtividades de desempenho é geralmente mais do que a soma de insumos colocados na forma de esforços dos funcionários. Há um inconveniente de sinergia positiva também. Às vezes, os gerentes recorrem a cortes na equipe para usar a sinergia positiva para obter resultados iguais ou maiores de menos pessoas.

3. Satisfação das Necessidades Sociais:

O homem é um animal social. Ele sempre sente a necessidade de afiliação. As equipes podem satisfazer essa necessidade dos funcionários aumentando as interações do trabalhador e criando um sentimento de fraternidade e amizade entre os membros da equipe. Esses funcionários estão sempre em uma posição melhor para lidar com o estresse e gostam mais de seus empregos.

4. Compromisso com as metas da equipe:

As equipes geralmente desenvolvem um propósito comum, compromisso com esse propósito e acordo sobre metas específicas. Tudo isso combinado com as pressões sociais exercidas pela equipe, resultam em um alto grau de comprometimento com os objetivos comuns da equipe. Os membros individuais sublimam suas metas individuais para os objetivos comuns do grupo.

5. Comunicação Organizacional Melhorada:

À medida que as equipes incentivam as interações, isso leva a uma melhor comunicação. No caso de equipes autogerenciadas, são criadas dependências interpessoais que exigem que os membros interajam consideravelmente mais do que quando trabalham apenas em trabalhos. Equipes funcionais cruzadas criam dependências interfuncionais e aumentam a comunicação ampla da organização.

6. Benefícios do Treinamento de Emprego Expandido:

A implementação do trabalho em equipe sempre leva ao aumento do treinamento profissional. Através deste treinamento, os funcionários constroem suas habilidades técnicas, de tomada de decisão e interpessoais.

7. Flexibilidade Organizacional:

A gerência descobriu que as equipes são mais flexíveis e responsivas a eventos que mudam do que os departamentos tradicionais ou outras formas de agrupamentos permanentes. As equipes têm a capacidade de montar, implantar, refocar e desmembrar rapidamente. Tudo isso é devido à razão pela qual as equipes se concentram em processos e não em funções. Eles incentivam o treinamento cruzado para que os membros possam fazer trabalhos uns aos outros e expandir suas habilidades. Essa expansão de habilidades aumenta a flexibilidade organizacional.

Embora a introdução de equipes nem sempre consiga esses benefícios, mas não podemos ignorar a realidade de que o movimento de equipe atualmente tem um tremendo momento e reflete a crença da gerência de que as equipes podem ter sucesso em uma ampla gama de configurações. Existem, obviamente, fatores de contingência que influenciam a aceitação e o sucesso das equipes.

Tipos de Equipes:

1. Equipes de Resolução de Problemas:

As equipes de resolução de problemas são os tipos mais tradicionais de equipes. Nos estágios iniciais, quando o trabalho em equipe começou a ganhar popularidade, quase todas as equipes eram dessa forma. Normalmente, essas equipes são compostas por 5 a 12 funcionários do mesmo departamento, que se reúnem algumas horas por semana para discutir as formas e os meios de melhorar a qualidade, a eficiência e o ambiente de trabalho.

O objetivo das equipes de resolução de problemas é apenas compartilhar as idéias ou oferecer sugestões sobre como os processos e métodos de trabalho podem ser melhorados. Estas são apenas sugestões para dar equipes. Em geral, eles não recebem a autoridade para implementar unilateralmente qualquer uma de suas sugestões.

Um dos exemplos mais comuns de equipes de solução de problemas é o "Círculos de Qualidade". Esta é a aplicação mais amplamente praticada por essas equipes. Muitas empresas indianas estão tendo círculos de qualidade hoje em dia. Um círculo de qualidade é um grupo de trabalho de funcionários que se reúnem regularmente para discutir seus problemas de qualidade, investigar causas, recomendar soluções e tomar ações corretivas.

O trabalho da equipe de resolução de problemas é mostrado na figura acima.

Esta figura explica como os membros da equipe reúnem suas idéias e sugestões para fazer vários tipos de melhorias nos processos e métodos.

As equipes de resolução de problemas começaram no caminho certo, mas não tiveram sucesso em obter o envolvimento dos funcionários em decisões e processos relacionados ao trabalho. As principais razões do fracasso foram a falta de planejamento e o comprometimento da alta gerência. Essas equipes só podiam dar sugestões, mas não podiam implementar soluções e assumir total responsabilidade pelos resultados. Todos esses inconvenientes levaram às equipes que eram verdadeiramente autônomas por natureza.

2. Equipes autogerenciadas:

Equipes autogerenciadas também conhecidas como equipes de trabalho autodirecionadas (SDWT) são compostas por 10 a 15 pessoas que assumem as responsabilidades de seus ex-supervisores.

Suas funções incluem o seguinte:

(i) Controle coletivo sobre o ritmo do trabalho

(ii) Determinação das atribuições de trabalho

iii) Organização de pausas

(iv) escolha coletiva dos procedimentos de inspeção.

Equipes totalmente autogerenciadas escolhem seus próprios membros e fazem com que os membros avaliem o desempenho uns dos outros. Posições de supervisão assumem importância diminuída e, em alguns casos, podem até mesmo (Equipe autogerenciada) ser eliminada.

O conceito de equipe autogerenciada é ilustrado com a ajuda da figura a seguir:

Periódicos de negócios em todo o mundo estão cheios de artigos descrevendo a operação bem-sucedida de equipes autogerenciadas. Essas equipes ajudam a aumentar a satisfação dos funcionários e o volume de negócios das empresas. Essas equipes levam a redução de custos e aumento de produtividade.

Apesar da crescente importância das equipes autogerenciadas, algumas organizações ficaram desapontadas com os resultados dessas equipes. A pesquisa geral sobre o desempenho dessas equipes também não foi muito positiva. Os funcionários que trabalham em equipes autogerenciadas parecem ter taxas mais altas de absenteísmo e rotatividade do que os funcionários que trabalham em estruturas tradicionais de trabalho. As razões específicas para tudo isso não são muito claras e requerem alguma pesquisa adicional.

3. Equipes Funcionais Cruzadas:

Equipes funcionais cruzadas são a última inovação no conceito de equipes. Essas equipes são formadas por funcionários do mesmo nível hierárquico, mas de diferentes áreas de trabalho, que se reúnem para realizar uma tarefa. Os exemplos de cross funcional (ganhos podem ser forças-tarefa e comitês. Uma força-tarefa é uma equipe inter-funcional temporária e os comitês são grupos formados por membros de várias linhas departamentais.

Equipes funcionais cruzadas são um meio eficaz para permitir que pessoas de diversas áreas dentro de uma organização (ou mesmo “entre organizações”) troquem informações, desenvolvam novas idéias e resolvam problemas e coordenem projetos complexos.

O conceito de equipes funcionais cruzadas é ilustrado na figura a seguir:

Apesar da utilidade das equipes funcionais cruzadas, essas equipes são muito difíceis de gerenciar. Particularmente, os estágios iniciais de desenvolvimento consomem muito tempo, pois nesses estágios os membros aprendem a trabalhar com diversidade e complexidade. Quando pessoas de diferentes fundações, experiências e perspectivas diferentes se unem, leva tempo para construir confiança e trabalho em equipe. Dependerá das capacidades dos gerentes para facilitar e criar confiança entre os membros da equipe.

4. Equipes Virtuais:

Com o crescente uso de computadores e tecnologia da informação, as empresas, grandes ou pequenas, estão vendo o surgimento de equipes virtuais. Essas equipes são grupos funcionais cruzados que operam através do espaço, tempo e limites organizacionais com membros que se comunicam principalmente por meio de tecnologias eletrônicas. Essas equipes fazem uso da tecnologia eletrônica para reunir membros dispersos física e geograficamente, a fim de alcançar um objetivo comum.

O trabalho baseado em tecnologia e conhecimento tornou as equipes virtuais possíveis, mas a globalização e os benefícios do compartilhamento de conhecimento e do trabalho em equipe os tornaram necessários. E-mails, videoconferência, salas de bate-papo eletrônicas, intranets e computadores em rede permitem que a equipe virtual coordene o trabalho e tome decisões de forma bastante eficaz.

Atualmente, os líderes corporativos estão enfatizando as equipes virtuais, já que essas equipes podem tomar melhores decisões em questões complexas. Para resumos, as atividades de trabalho baseadas na produção exigem a colocação de membros da equipe, enquanto o trabalho baseado no conhecimento pode ser feito com a ajuda de equipes virtuais através da tecnologia da informação.

Problemas potenciais da equipe:

Equipes eficazes são, sem dúvida, um prazer observar, mas, no entanto, uma equipe pode enfrentar alguns problemas que a tornam ineficaz.

A seguir estão os problemas geralmente enfrentados pelas equipes:

1. Mudando a composição da equipe:

As equipes continuam passando por mudanças desde o início até o final de sua vida útil. Os membros podem participar, ser transferidos, promovidos ou podem simplesmente deixar a organização e ser atraídos por outra empresa. Muitas dessas mudanças interferem nos relacionamentos do grupo e impedem o crescimento da equipe.

Superando o problema:

As equipes podem superar esse problema das seguintes maneiras:

(i) As equipes devem aprender a antecipar o volume de negócios e tomar as medidas oportunas apropriadas.

(ii) As equipes devem aprender a integrar melhor os novos membros aos existentes, de modo que as relações cordiais possam ser mantidas e o trabalho da equipe não seja prejudicado.

2. Custo oculto:

O segundo problema é que as equipes levam tempo e custo para desenvolver, manter e funcionar. Os estudiosos se referem a estes como custos ocultos. Às vezes, pode ser muito mais fácil para um indivíduo resolver um problema sozinho do que resolver as diferenças de opinião com outras pessoas. Pesquisas indicam que os custos ocultos podem ser tão altos que até afetam os benefícios das equipes.

Superando o problema:

As equipes podem superar esse problema das seguintes maneiras:

(i) As equipes devem manter um controle adequado do tempo gasto no processo de desenvolvimento.

(ii) As equipes devem realizar uma análise de custo-benefício com muita antecedência para as atividades de sua equipe.

3. Social Loafing:

Outro problema enfrentado pelas equipes é o da vagabundagem social. Quando os funcionários pensam que a sua contribuição para uma contribuição do grupo não pode ser medida, eles podem diminuir sua produção e engajar-se na vagabundagem social. Ocorre quando os funcionários exercem menos esforço e geralmente se desempenham em um nível muito mais baixo quando trabalham em grupo do que quando trabalham sozinhos. O vício social é mais provável de ocorrer em grandes equipes, onde a produção individual é difícil de identificar.

Também pode ocorrer quando os funcionários têm a sensação de poder se esconder na multidão e, portanto, não poder ser apontados como culpados. Eles podem até se entregar ao vício social quando não estão muito preocupados que seu desempenho seja notado.

Superando os problemas:

As equipes podem resolver o problema do vício social das seguintes maneiras:

(i) O tamanho da equipe deve ser mantido pequeno para que os shirkers não passem despercebidos.

(ii) Sempre que possível, a contribuição individual do membro deve ser medida em vez da contribuição do grupo.

Equipes Maduras Revigorantes:

Uma vez que as equipes estejam maduras e realizando de forma eficaz, o trabalho da gerência não está terminado. Isso ocorre porque as equipes maduras podem ficar estagnadas e complacentes. Os gerentes precisam apoiar as equipes maduras.

As sugestões a seguir ajudarão os gerentes nisso:

1. Conselho e Orientação:

O gerente deve fornecer aconselhamento e orientação adequados aos membros para ajudá-los a lidar com os problemas de maturidade. Eles devem aconselhar as equipes a construírem suas confidências para lidar com as situações em que os subsídios e conflitos iniciais da euforia emergem.

2. Treinamento de reciclagem:

Treinamento de reciclagem deve ser fornecido aos membros da equipe para ajudá-los a reconquistar sua confiança e confiança uns nos outros. Eles devem receber treinamento em técnicas de comunicação, resolução de conflitos, processos de equipe etc.

3. Treinamento Avançado:

As habilidades que foram suficientes nos estágios iniciais do desenvolvimento da equipe podem se mostrar insuficientes no estágio de maturidade. É por isso que o treinamento avançado deve ser dado aos membros de equipes maduras para o desenvolvimento de habilidades interpessoais e técnicas de resolução de problemas mais fortes.

4. Para tratar o desenvolvimento como uma experiência de aprendizado constante:

A gerência deve incentivar as equipes a tratar seu desenvolvimento como uma experiência de aprendizado constante. As equipes devem sempre procurar maneiras de melhorar, remover medos e frustrações dos funcionários e tratar conflitos como uma experiência de aprendizado.