Controle Orçamentário em uma Organização: Uma Visão Próxima
O artigo abaixo mencionado fornece uma visão de perto sobre o controle orçamentário em uma organização.
Significado do controle orçamentário:
O controle orçamentário é um sistema que utiliza o orçamento para planejar, coordenar e controlar as diferentes atividades do negócio.
De acordo com a Terminologia CIMA (Londres), o controle orçamentário é “o estabelecimento de orçamentos relacionados às responsabilidades dos executivos com a exigência de uma política, e a comparação contínua dos resultados reais com os orçados para assegurar por ação individual os objetivos dessa política ou para fornecer uma base para a sua revisão. ”
Na opinião de Brown e Howard:
“O controle orçamentário é um sistema de controle de custos que inclui a preparação de orçamentos, coordenação dos departamentos e estabelecimento de responsabilidades, comparando o desempenho real com o orçado e agindo com base nos resultados para atingir a máxima rentabilidade.”
Assim, um controle orçamentário é um sistema que envolve:
(i) Preparação de orçamentos para cada área funcional, por exemplo, Vendas, Produção, Compra, etc.
(ii) Coordenar as atividades de diferentes departamentos de negócios.
(iii) Registrar o desempenho real de cada área funcional e compará-la com as metas orçadas.
(iv) Medir / calcular os desvios ou variações e analisar as razões para fixar a responsabilidade.
(v) Revisar os orçamentos, se necessário, ou enquadrar as diretrizes para controlar as ações individuais que causam desvios.
O controle orçamentário é parte e parcela do sistema de controle gerencial.
Objetivos do Controlo Orçamental:
Os principais objetivos do controlo orçamental são:
1. Planejamento:
Orçamento compila os membros da administração em todos os níveis para definir seu objetivo em termos claros e planejar com antecedência para alcançar o objetivo.
2. Coordenação:
Orçamento coordena as diferentes atividades e esforços de todos os departamentos de tal forma que o uso dos recursos é maximizado.
3. Comunicação:
A coordenação de esforços requer comunicação de metas e instruções aos funcionários. Uma comunicação clara por escrito dos objetivos através dos orçamentos ajudará os funcionários a entender o papel a ser desempenhado por eles para alcançar esses objetivos.
4. Motivação:
O orçamento motiva os funcionários a prestarem o melhor desempenho, envolvendo-os no processo de preparação do orçamento.
5. Controle:
O controle orçamentário possibilita o controle pela comparação contínua do desempenho real com o do orçamento, de modo a relatar as variações do orçamento para a administração, para a tomada de ações corretivas.
6. Avaliação de Desempenho:
O orçamento esclarece a responsabilidade de cada executivo que pode ser responsabilizado se as metas não forem alcançadas.
Organização do controlo orçamental:
A seguir estão os pré-requisitos para a implementação bem-sucedida de um sistema sólido de controle orçamentário:
1. Estabelecimento de Centros Orçamentais:
Um centro de orçamento é um centro ou departamento ou um segmento de uma organização para o qual orçamentos separados podem ser preparados e o controle também pode ser exercido. Assim, os centros ou departamentos orçamentais devem ser estabelecidos para cada um dos quais será estabelecido um orçamento com a ajuda do chefe de departamento em causa.
2. Preparação de um organograma:
Um organograma define as responsabilidades funcionais de cada membro da administração e garante que cada um saiba sua posição na organização e seu relacionamento com outros membros.
3. Estabelecimento de Registros Contábeis Adequados:
É imperativo que o sistema contábil seja capaz de registrar e analisar as informações necessárias. Um plano de contas deve ser mantido, o que corresponde aos centros orçamentários.
4. Estabelecimento de uma Comissão de Orçamento:
Em pequenas preocupações, o Oficial de Orçamento ou os Contadores podem coordenar todo o trabalho relacionado aos orçamentos. Mas, em grandes questões, um comitê orçamentário é freqüentemente estabelecido para formular um programa geral para preparar orçamentos e exercer controle geral. O comitê é composto pelo Chefe do Executivo, pelos chefes funcionais e pelo diretor de orçamento. Cada gerente funcional produzirá seu próprio orçamento inicial ou orçamentos, que serão então considerados pelo comitê, e todos os orçamentos serão coordenados.
As principais funções da Comissão de Orçamento são:
(a) Receber os orçamentos de vários departamentos e examiná-los;
(b) Decidir sobre as políticas a serem seguidas;
(c) sugerir revisão dos orçamentos funcionais, quando necessário;
(d) Aprovar os orçamentos finalmente revisados;
(e) Recomendar ação a ser tomada sob circunstâncias estranhas.
5. Elaboração do Manual de Orçamento:
O manual do orçamento é “um documento que define as responsabilidades das pessoas envolvidas na rotina, e os formulários e registros necessários para o controle orçamentário”. Geralmente, ele está em forma de folhas soltas para que as alterações possam ser feitas facilmente quando necessário. . Um índice é fornecido para que as informações possam ser localizadas rapidamente.
Um manual de orçamento geralmente contém os seguintes detalhes:
(a) Descrição do sistema e seus objetivos;
(b) Procedimento a ser seguido na operação do sistema;
(c) Definição de responsabilidades e deveres de diferentes chefes funcionais, comitê de orçamento e diretor de orçamento;
d) Métodos de contabilidade e controle;
e) Âmbito dos orçamentos;
(f) Relatórios e declarações exigidos relativos a cada período orçamentário;
g) As datas em que os dados ou relatórios devem ser apresentados;
(h) Formulários de rotina a serem usados e registros a serem preparados, etc.
6. Fixação do Período do Orçamento:
Um período orçamentário é o período de tempo para o qual um orçamento é preparado e empregado. Não há período certo para qualquer orçamento. Os períodos orçamentários podem ser de curto e longo prazo. A orçamentação de curto prazo costuma ser dispendiosa na preparação e operação, enquanto a orçamentação de longo prazo pode ser consideravelmente afetada por condições imprevistas.
7. Determinação do fator-chave:
É definido como o fator nas atividades de um empreendimento que - em um ponto específico de tempo ou durante um período - limitará o volume de produção. Isso também é conhecido como fator limitante ou fator regulador ou principal fator orçamentário.
Assim, o fator chave é um fator cuja influência deve primeiro ser avaliada a fim de assegurar que os orçamentos funcionais sejam razoavelmente capazes de cumprimento. Geralmente, as vendas são consideradas o fator-chave, mas muitas vezes outros fatores de produção - como materiais, mão-de-obra, máquinas, capital etc. - também podem se tornar o fator-chave.
O fator chave serve como ponto de partida para a preparação de vários orçamentos funcionais. Quando o fator-chave é determinado, o orçamento correspondente é preparado primeiro e outros orçamentos funcionais são preparados à luz do fator-chave. Todos os orçamentos são então coordenados, tendo em vista o fator-chave. Por exemplo, se a venda limitada devido à queda na demanda do consumidor é o fator-chave, primeiro o orçamento de vendas é preparado.
Depois que esse orçamento for preparado, outros orçamentos funcionais serão tentados para atender a esse orçamento. Às vezes, pode haver dois ou mais fatores-chave na operação. Nesse caso, sua influência relativa deve ser avaliada antes de preparar os orçamentos.
Pode-se notar que um fator não continua a ser um fator chave em todos os momentos. Ele muda de tempos em tempos. É de natureza temporária e, a longo prazo, pode ser superada por uma ação gerencial adequada. Por exemplo, quando o processo de produção é prejudicado pela capacidade da fábrica, a compra de uma usina adicional permitirá o aumento da produção.
A seguir, são considerados fatores-chave:
(a) Materiais:
(i) Disponibilidade,
(ii) Restrições impostas por licenças, cotas etc.
(b) Trabalho:
(i) Escassez geral,
(ii) Escassez de certos tipos de mão de obra para máquinas automáticas.
c) Planta:
(i) Capacidade insuficiente devido à falta de capital,
(ii) falta de espaço,
(iii) falta de mercados,
(iv) Gargalos em certos processos chave, operações ou departamentos.
(d) Vendas:
(i) baixa demanda do mercado,
(ii) escassez de vendedores experientes,
(iii) Publicidade insuficiente devido a falta de dinheiro.
e) Gestão:
(i) Falta de capital, política restritiva,
(ii) falta de conhecimento,
(iii) executivos ineficientes,
(iv) Pesquisa insuficiente sobre design e métodos de produto.
8. Determinação do Nível de Atividade:
É importante determinar o nível normal de atividade que é o nível que a preocupação pode razoavelmente esperar alcançar. Este nível é importante na previsão.
Essenciais de um bom sistema de controlo orçamental:
Seguem-se os requisitos de um bom sistema de controlo orçamental:
1. Apoio da Alta Direção: O orçamento deve ter o total apoio e cooperação da alta direção.
2. Quantificação do Objetivo Organizacional:
Os objetivos da organização devem ser claramente expressos e quantificados.
3. Criação do Centro de Responsabilidade:
Toda a organização deve ser dividida em seções e subseções com atribuição clara de deveres e responsabilidades para cada um deles.
4. Dividir os Objetivos da Organização:
Os objetivos organizacionais devem ser divididos em objetivos funcionais. Os objetivos funcionais devem ser compatíveis com os objetivos organizacionais gerais.
5. realista:
O orçamento deve ser realista. Deve representar os objetivos razoavelmente atingíveis.
6. Participação:
As pessoas responsáveis pela execução do orçamento devem participar na preparação do orçamento.
7. Comissão de Orçamento:
Um comitê de orçamento deve ser estabelecido, consistindo do diretor de orçamento, do diretor executivo e dos executivos dos vários departamentos da organização. A responsabilidade pela elaboração e execução do orçamento deve ser confiada ao comité do orçamento.
8. Cobertura:
O orçamento não deve ser parcial - deve abranger todas as fases das operações em uma organização. Além disso, o orçamento deve ser um exercício contínuo.
9. Sistema Contábil Adequado:
Deve haver um sistema eficiente de contabilidade financeira e de custos para registrar e fornecer as informações necessárias à administração.
10. Organização claramente definida:
Para realizar a orçamentação de uma maneira que proporcione o máximo de benefícios, uma boa organização deve ser desenvolvida.
11. Educação Orçamental:
Todo o pessoal de supervisão no chão deve ser treinado na operação do sistema. Para este propósito, é necessário que o diretor de orçamento esteja em contato com o pessoal de supervisão e discuta com eles os problemas relativos aos orçamentos.
12. flexibilidade:
Deve haver espaço para realizar modificações no sistema.
13. Sistema de Relatórios:
Um sistema eficaz de orçamentação requer que relatórios periódicos comparando o orçamento e os resultados reais sejam preparados prontamente. Isso ajudará a administração a tomar ações corretivas nas áreas que não estão funcionando bem.
14. Custo de Operação:
O sistema orçamentário não deve custar mais para operar do que vale a pena.
Vantagens do controlo orçamental:
As vantagens de um sistema de controlo orçamental são:
1. Um orçamento orienta a administração no planejamento e formulação de políticas e força-as a pensar no futuro.
2. Define claramente os objetivos e políticas da preocupação.
3. Compele a gerência em todos os níveis a participar na definição de objetivos e metas.
4. Melhora a qualidade da comunicação. Os objetivos da empresa, metas de orçamento, planos, autoridade e responsabilidade e procedimentos para implementar planos são claramente escritos e comunicados através de orçamentos para todos os funcionários na preocupação.
5. Ajuda a coordenar, integrar e equilibrar os esforços de vários departamentos à luz dos objetivos gerais da preocupação. Isso resulta em harmonia entre os departamentos.
6. Facilita a delegação de autoridade. Isso também esclarece a responsabilidade de cada executivo que pode ser responsabilizado se as metas não forem alcançadas.
7. Fornece meios de avaliar o desempenho de cada indivíduo na preocupação. Para comparar o desempenho real com o desempenho desejado, conforme definido no orçamento, ajuda a identificar as áreas fracas da preocupação e destaca a necessidade de tomar medidas corretivas para eliminar a fraqueza.
8. Assegura a disponibilidade de recursos no tempo e elimina o desperdício de mão de obra e material.
9. Ajuda a otimizar o uso dos recursos da empresa - tanto capital quanto humano. Ela ajuda a direcionar os esforços totais da empresa para os canais mais lucrativos.
10. Desenvolve a mentalidade de lucro e consciência de custo.
11. Aumenta a produtividade dos empregados, envolvendo-os na formulação de planos e políticas, harmonizando os objetivos dos empregados com os da organização e oferecendo incentivos para melhores desempenhos.
12. Permite que a administração concentre a atenção em áreas significativas de operação através do relatório orçamentário. Assim, facilita a gestão por exceção e, assim, economiza tempo e energia da administração.
13. Mede a eficiência e, assim, permite a autoavaliação pela gerência.
14. Indica onde a política de gerenciamento está errada e por que, e forma a base para uma mudança ou modificação na política.
Limitação do controlo orçamental:
As principais limitações do controle orçamentário são:
1. O sucesso de um plano orçamentário depende da precisão das estimativas. As estimativas são baseadas em fatos e julgamentos gerenciais. O julgamento gerencial pode sofrer de subjetividade e vieses pessoais. A eficiência do orçamento depende, portanto, da qualidade do julgamento gerencial.
2. Um programa orçamental deve ser dinâmico, capaz de ser adaptado à evolução das circunstâncias. Se os padrões estabelecidos pelo orçamento se tornarem rígidos, desvios devido a condições alteradas além do controle da administração podem não ser permitidos. Orçamentos que não são revisados com as circunstâncias em mudança perderão muito de sua importância.
3. O sucesso do controlo orçamental depende da participação entusiástica de todos os níveis de gestão. Mas é difícil garantir o apoio sincero de toda a preocupação.
4. Orçamento é uma ferramenta de gestão, uma maneira de gerenciar, mas não a gestão em si. Para obter os melhores resultados, a administração deve usar o orçamento junto com outras técnicas gerenciais. Assim, o orçamento ajuda o gerenciamento, não pode substituir o gerenciamento.
5. Orçamento requer o emprego de pessoal especializado e isso se torna tão caro que pequenas preocupações podem não se dar ao luxo de adotar.
6. O orçamento reduzirá a moral e a produtividade dos empregados se forem estabelecidas metas irrealistas e se for usado como uma ferramenta de pressão.