6 Técnicas Mais Importantes do Sistema de Controle de Inventário

Algumas das técnicas mais importantes do sistema de controle de estoque são: 1. Configuração de vários níveis de estoque. 2. Preparativos de orçamentos de estoque. 3. Manter o sistema de estoque perpétuo. 4. Estabelecimento de procedimentos de compra adequados. 5. Rácios de rotatividade de estoque. e 6. análise ABC.

1. Configuração de vários níveis de estoque:

Para evitar excesso de estoque e estoque de materiais, a gerência deve decidir sobre o nível máximo, nível mínimo, nível de reordenamento, nível de perigo e nível médio de materiais a serem mantidos na loja.

Estes termos são explicados abaixo:

a) Nível de reordenação:

É também conhecido como 'nível de encomenda' ou 'ponto de encomenda' ou 'limite de encomenda'. É um ponto em que a ordem para o fornecimento de material deve ser feita.

Este nível é fixado em algum lugar entre o nível máximo e o nível mínimo de tal forma que a quantidade de materiais representada pela diferença entre o nível de reordenamento e o nível mínimo será suficiente para atender às demandas de produção até o momento em que o materiais são reabastecidos. O nível de reabastecimento depende principalmente da taxa máxima de consumo e do lead time da ordem. Quando esse nível for atingido, o responsável pela loja iniciará a requisição de compra.

O nível de reordenação é calculado com a seguinte fórmula:

Reordenar nível = taxa máxima de consumo x prazo máximo

(b) Nível Máximo:

Nível máximo é o nível acima do qual o estoque nunca deve alcançar. Também é conhecido como 'limite máximo' ou 'estoque máximo'. A função de nível máximo é essencial para evitar o bloqueio desnecessário de capital em estoques, perdas por deterioração e obsolescência de materiais, despesas extras e tentação de roubo, etc. Este nível pode ser determinado com a seguinte fórmula. Nível máximo de estoque = nível de reordenamento + quantidade de reordenamento - (consumo mínimo x período mínimo de reordenamento)

c) Nível Mínimo:

Ele representa a menor quantidade de um material específico abaixo do qual o estoque não deve cair. Esse nível deve ser mantido a todo o momento, para que a produção não seja interrompida devido à falta de qualquer material.

É esse nível de inventários de que um novo pedido deve ser feito para reabastecer o estoque. Esse nível geralmente é determinado pela seguinte fórmula:

Nível mínimo = Nível de reordenação - (taxa normal de consumo x período de entrega normal)

(d) Nível Médio de Ações:

O nível médio de estoque é determinado pela média dos níveis mínimo e máximo de estoque.

A fórmula para determinação do nível é a seguinte:

Nível médio = 1/2 (nível mínimo de estoque + nível máximo de estoque)

Isso também pode ser expresso pelo nível mínimo + 1/2 da quantidade de reordenação.

(e) Nível de Perigo:

Nível de perigo é aquele nível abaixo do qual o estoque não deve, sob nenhuma circunstância, cair. O nível de perigo está ligeiramente abaixo do nível mínimo e, portanto, o gerente de compras deve fazer esforços especiais para adquirir os materiais e as lojas necessárias.

Este nível pode ser calculado com a ajuda da seguinte fórmula:

Nível de perigo = Taxa média de consumo x Tempo de fornecimento de emergência.

(f) Quantidade de ordem econômica (EOQ):

Um dos problemas mais importantes enfrentados pelo departamento de compras é quanto pedir por vez. Compras em grandes quantidades envolvem menor custo de aquisição. Mas o custo de transportá-los tende a ser maior. Da mesma forma, se as compras são feitas em quantidades menores, os custos de manutenção são menores, enquanto os custos de aquisição tendem a ser maiores.

Portanto, a quantidade de compra mais econômica ou a quantidade ideal deve ser determinada pelo departamento de compras considerando os fatores como custo de pedido, manutenção ou transporte.

Isso pode ser calculado pela seguinte fórmula:

Q = √2AS / I

onde Q representa quantidade por pedido;

A representa as necessidades anuais de um item em termos de rúpias;

S representa o custo de colocação de um pedido em rúpias; e

Eu represento o custo de inventário por unidade por ano em rupias.

2. Elaboração de Orçamentos de Inventário:

Organizações com grande necessidade de material normalmente preparam orçamentos de compra. O orçamento de compra deve ser preparado com antecedência. O orçamento para materiais de produção e consumíveis e para material de capital e manutenção deve ser preparado separadamente.

O orçamento de vendas geralmente fornece a base para a preparação de planos de produção. Portanto, o primeiro passo na preparação de um orçamento de compra é o estabelecimento do orçamento de vendas.

De acordo com o plano de produção, o cronograma de material é preparado dependendo da quantidade e do retorno contidos no plano. Para determinar as quantidades líquidas a serem supridas, os ajustes necessários para o estoque já existente devem ser feitos.

Eles são avaliados como taxa padrão ou mercado atual. Dessa forma, o orçamento para aquisição de material é preparado. O orçamento assim preparado deve ser comunicado a todos os departamentos envolvidos, para que os compromissos reais de compra possam ser regulados de acordo com os orçamentos.

Em intervalos periódicos, os reais são comparados com os valores orçados e relatados à administração, que fornecem uma base adequada para controlar a compra de materiais,

3. Manutenção do sistema de estoque permanente:

Essa é outra técnica para exercer controle sobre o estoque. Também é conhecido como sistema de inventário automático. O objetivo básico deste sistema é disponibilizar detalhes sobre a quantidade e o valor do estoque de cada item em todos os momentos. Assim, esse sistema fornece um controle rígido sobre o estoque de materiais, pois o estoque físico pode ser verificado regularmente com os registros de estoque mantidos nas lojas e no escritório de custos.

4. Estabelecendo Procedimentos de Compra Adequados:

Um procedimento de compra adequado deve ser estabelecido e adotado para garantir o controle de estoque necessário. As etapas a seguir estão envolvidas.

(a) Requisição de Compra:

É a requisição feita pelos vários chefes departamentais ou armazenistas para suas várias exigências materiais. O início da compra começa com os recibos de uma requisição de compra pelo departamento de compras.

(b) Convidando citações:

O departamento de compras solicitará cotações para fornecimento de mercadorias no recebimento da requisição de compra.

(c) Cronograma de Cotações:

O cronograma de cotações será elaborado pelo departamento de compras com base nas cotações recebidas.

d) Aprovar o fornecedor:

O cronograma de cotações é colocado antes do comitê de compras que seleciona o fornecedor considerando fatores como preço, qualidade dos materiais, condições de pagamento, cronograma de entrega etc.

(e) Pedido de Compra:

É a última etapa e a ordem de compra é preparada pelo departamento de compras. É uma autorização por escrito ao fornecedor para fornecer uma quantidade e qualidade especificada de material no tempo e local especificados mencionados nos termos estipulados.

5. Índice de rotatividade de estoque:

Estes são calculados para minimizar o inventário pelo uso da seguinte fórmula:

Rácio de volume de negócios no inventário

= Custo das mercadorias consumidas / vendidas durante o período / Estoque médio realizado durante o período

A taxa indica a rapidez com que o estoque é usado para produção. Quanto maior a proporção, menor será a duração do inventário na fábrica. É o índice de eficiência da gestão de materiais.

A comparação de vários índices de rotatividade de estoques em diferentes itens com os de anos anteriores pode revelar os seguintes quatro tipos de estoques:

(a) Inventários de movimento lento:

Esses estoques têm uma taxa de rotatividade muito baixa. A administração deve tomar todas as medidas possíveis para manter esses estoques nos níveis mais baixos.

(b) Inventários Inativos:

Esses estoques não têm demanda. O gerente financeiro deve decidir se tais estoques devem ser retidos ou descartados com base no preço atual do mercado, condições etc.

(c) Inventários obsoletos:

Esses estoques não estão mais em demanda devido a sua falta de demanda. Tais estoques devem ser imediatamente descartados.

d) Estoques em movimento rápido:

Esses estoques estão em alta demanda. Cuidados adequados e especiais devem ser tomados em relação a estes inventários para que o processo de fabricação não sofra devido à escassez de tais inventários.

Sistema de controle de estoque perpétuo:

Em um grande b essencial ter informações sobre a disponibilidade contínua de diferentes tipos de materiais e lojas compradas, emitidas e seu saldo em mãos. O sistema de controle permanente de estoque permite que o fabricante conheça a disponibilidade desses materiais e armazena sem passar pelo processo pesado de estoque físico.

Segundo este método, são mantidas as informações adequadas relativas ao recebimento, emissão e materiais em mãos. O principal objetivo deste sistema é ter informações precisas sobre o nível de estoque de cada item a qualquer momento.

O sistema de controle permanente de estoque não pode ser bem-sucedido a menos que e até que seja acompanhado por um sistema de estoque contínuo, ou seja, verificando o estoque total da preocupação 3/4 vezes por ano, escolhendo 10/15 itens diariamente ocorre uma vez por ano).

Os itens são tirados em rotação. Para ter um controle mais efetivo, o processo de obtenção contínua de estoque é geralmente realizado por uma pessoa que não seja o armazenista. Isto irá verificar o funcionamento do armazenista também. Os itens podem ser selecionados aleatoriamente para fazer uma verificação surpresa. O sucesso do sistema de controle de estoque perpétuo depende da implementação adequada do sistema de estoque contínuo.

6. análise ABC:

Para exercer controle efetivo sobre os materiais, o método ABC (Always Better Control) é de imenso uso. Sob este método, os materiais são classificados em três categorias de acordo com seus respectivos valores. O grupo 'A' constitui itens caros que podem ser de apenas 10 a 20% do total de itens, mas representam cerca de 50% do valor total das lojas.

Um maior grau de controle é exercido para preservar esses itens. O grupo 'B' consiste em itens que constituem 20 a 30% dos itens da loja e representam cerca de 30% do valor total das lojas.

Um grau razoável de cuidado pode ser tomado para controlar esses itens. Na última categoria, ou seja, grupo 'Q', cerca de 70 a 80% dos itens são cobertos, custando cerca de 20% do valor total. Isso pode ser chamado de categoria residuária. Um tipo de cuidado de rotina pode ser tomado no caso de terceira categoria.

Este método também é conhecido como 'controle de estoque de acordo com o método de valor', 'abordagem de valor seletivo' e 'abordagem de valor proporcional de peças'.

Se este método for aplicado com cuidado, ele garante uma redução considerável nas despesas de armazenamento e também é muito útil na preservação de itens caros.