5 etapas para estabelecer um sistema eficiente de controle de estoque

Algumas das etapas envolvidas no estabelecimento de um sistema eficiente de controle de estoque em uma organização são: A. Classificação e codificação de estoque. B. Manutenção de registros de estoque. C. Controle do fluxo cíclico de materiais. D. Controle de ferramentas. e E. Gerenciamento da sala de loja.

(A) Classificação e Codificação do Inventário:

Um bom sistema de classificação e codificação de estoque é essencial para evitar a mistura de um tipo de inventário com o outro.

Inventário deve ser classificado de acordo com sua natureza em categorias apropriadas. Por exemplo, o inventário de uma questão de engenharia pode ser classificado como: aço-carbono, ferramenta, bronze, cobre etc. e cada uma dessas categorias pode ser classificada de forma adequada. Para economizar tempo e simplificar a identificação e o controle, as várias categorias de inventário devem receber um número de código.

Vários métodos de codificação de materiais estão em uso e alguns importantes são discutidos abaixo:

(a) Método Mnemônico:

Neste método, grupos específicos de materiais são designados por letras especificadas. Aqui a primeira letra de cada palavra dos materiais é usada para codificação. Por exemplo, a palavra código para parafusos de aço é SS, parafusos de ferro é IS etc. Isso ajuda na fácil memorização de vários códigos.

b) Método numérico simples:

Sob este método, números específicos são atribuídos para denotar classes específicas de material. Se um novo material for adicionado, o próximo número maior na sequência será atribuído para o mesmo.

c) Método numérico:

Nesse método, um número específico é atribuído a classes específicas de estoque com dígitos subseqüentes para indicar a outra especificação. Por exemplo, se o dígito 30 for atribuído ao tubo de aço, então o tubo de aço de 2 ″ x 9 ″ será indicado por 3029. Da mesma forma, se 50 forem atribuídos ao parafuso de latão, então 2 ″ x 3 ″ parafuso de latão será indicado por 5023 .

d) Método combinado:

Às vezes, alguns dos métodos acima podem ser combinados para obter benefícios máximos. Por exemplo, parafuso de latão de 2 "x 5" pode ser denotado por BS25, parafuso de ferro de 1/2 "x 1" pode ser denotado por IS 121 etc.

(B) Manutenção de Registros de Inventário:

A seguir estão os dois métodos importantes de manutenção de registros de estoque:

(i) Sistema de Inventário Periódico,

(ii) Sistema de Inventário Perpétuo.

(i) Sistema de Inventário Periódico:

Nesse sistema, a quantidade e o valor do estoque são descobertos somente no final do período contábil após a verificação física das unidades em estoque. Este sistema não fornece informações relativas à quantidade e ao valor do estoque de forma contínua.

Neste sistema, nenhuma contabilidade é feita para perdas, desperdício, encolhimento, roubo etc. Supõe-se aqui que os estoques que não estão em estoque foram consumidos. É por isso que o custo do estoque consumido é determinado aqui pela adição do valor total do estoque ao valor do estoque em estoque como estoque inicial e dedução do valor do estoque no final como estoque final.

(ii) Sistema de Inventário Perpétuo:

De acordo com a Contabilidade, “Inventário perpétuo é um sistema de registros mantido pelo departamento de controle que reflete o movimento físico dos estoques e seu saldo atual”. O estoque perpétuo visa criar o sistema de registros pelos quais os recebimentos e emissões das lojas podem ser registrados imediatamente. o tempo de cada transação e o saldo podem ser trazidos para mostrar a posição atualizada.

Os registros geralmente usados para estoque permanente são:

1. Cartões Bin.

2. Guarde as contas do razão ou armazene as cartas do razão.

3. Adoção de inventário contínuo.

1. Cartões Bin:

Um Cartão Bin é um cartão que mostra os registros quantitativos das entradas, saídas e saldos finais do material mantido na posição correspondente. Bin significa um rack, prateleira, container ou espaço onde os materiais são mantidos.

O cartão do escaninho é colocado no escaninho. Os cartões de posição separados são preparados para cada item das lojas e, se dois materiais diferentes são mantidos em uma prateleira, duas caixas de cartões, uma para cada, são preparadas tratando a prateleira como duas caixas.

A seguinte forma de amostra do Cartão Bin ajudaria na compreensão adequada do conteúdo do cartão do escaninho.

As entradas são entradas de acordo com o GRN, as ocorrências são mostradas com base nas requisições de estoque e o saldo final é mostrado após cada entrada ser feita. Nos cartões de posição, todas as entradas, ou seja, recebimentos, saídas e saldos de materiais são expressas apenas quantitativamente.

2. Armazena o Ledger:

O ledger de lojas é um registro de lojas, tanto em quantidade quanto em valor. É mantido pelo contador de lojas. É quase semelhante ao cartão com uma diferença importante que também é mostrada no valor do ledger das lojas.

Isso está no ledger de lojas, todas as entradas são expressas quantitativamente e qualitativamente. Estes livros-razão estão geralmente em forma de folhas soltas e para classes separadas de materiais são utilizados ligantes separados. Em algumas preocupações, esses registros são mantidos em volumes encadernados para evitar a perda de fólios soltos.

A forma de amostra do livro de registros de lojas é fornecida abaixo:

3. Adoção de estoque contínuo:

O inventário contínuo é uma parte essencial do sistema de estoque permanente. Isso é feito comparando a quantidade física com as quantidades mostradas no cartão de bandeja e no razão de lojas. Isso normalmente é feito por uma equipe de auditoria interna independente.

As discrepâncias entre o saldo mostrado pelo ledger de lojas e os saldos reais das lojas podem ser por conta das duas causas a seguir:

a) Causas evitáveis:

Estas questões incluem sobre ou em questões, erros de escritório, quebra, furtos, colocação de materiais no lixo errado etc.

(b) Causas inevitáveis:

Isso inclui - evaporação, encolhimento, etc., do estoque, quebrando o volume, ou seja, emitindo estoque em pequenos lotes, condições climáticas causando deterioração, etc.

Usos do Sistema de Inventário Perpétuo:

1. Facilita o planejamento da produção. O registro de lojas é um meio de alocar material para ordens de produção e permite o agendamento e a liberação de pedidos com total garantia de que os materiais estarão disponíveis quando necessário.

2. Permite aquisições pontuais de materiais com especificações precisas sobre “quanto” e “quando”.

3. Facilita a alocação de custos de material para ordens de produção ou departamentos de produção usando os itens.

4. Torna possível preparar demonstrações financeiras sem fazer um inventário físico.

5. Estabelece uma base para o inventário físico e para o controle de má alocação, desperdício, obsolescência e roubo de materiais.

(C) Controle do fluxo de ciclo de materiais:

Um sistema eficiente deve ser projetado de forma a controlar o material desde o momento da requisição de compras até o armazenamento de produtos acabados.

De acordo com John A. Shubin, seguem as etapas do ciclo de controle de material:

1. Armazena funcionários de registro para fazer requisições de compra para a aquisição de materiais, peças, suprimentos e ferramentas necessários e transmitir os formulários para o departamento de compras; e eles arquivam “pedidos de fabricação” com o escritório de planejamento para que as peças e ferramentas sejam produzidas na fábrica para reabastecer os estoques.

2. O departamento de compras adquire itens requisitados, colocando os pedidos junto aos fornecedores e acompanhando as entregas.

3. O departamento de recebimento descarrega os itens recebidos e verifica os materiais em relação aos pedidos de compra para quantidade e condição.

4. O departamento de compras faz a auditoria das faturas e (quando necessário) aceita os ajustes dos fornecedores quanto a discrepâncias.

5. Manuseio de homens, movimentação de materiais recebidos e peças fabricadas nas áreas de armazenamento. Os funcionários fazem as entradas apropriadas nos registros das lojas, nas caixas de dados ou no livro de registros de itens colocados no almoxarifado.

6. Os escriturários de registro de estoque no escritório de planejamento determinam que as requisições de materiais aloquem materiais para ordens de produção e façam entradas apropriadas nos registros de inventário permanente.

7. Armazene os materiais e peças do funcionário da sala, conforme especificado nos formulários de requisição recebidos do escritório de planejamento. Os funcionários fazem lançamentos nos cartões de lote e enviam um registro dos materiais emitidos para o escritório contábil para fins de contabilidade de custos.

8. Os despachantes da fábrica controlam o fluxo de mercadorias em processo por meio de folhas de rota (ordens de fabricação) e “ordens de movimento” que direcionam a viagem de trabalho através dos painéis de controle da planta no escritório de planejamento e mostram o progresso do trabalho na planta. .

9. Os Despachantes devolvem materiais e peças não utilizados para as salas de estoque. Os funcionários (com base em “lojas - guias de devolução”) fazem lançamentos apropriados em cartões de bandeja, registros de inventário permanente e fichas de contabilidade de custos.

10. Os despachantes direcionam o movimento dos produtos acabados para os depósitos e (com base nos formulários preenchidos recebidos da fábrica, os funcionários do escritório fazem entradas relevantes nos registros de estoque finalizado.

(D) Controle de Ferramentas:

As ferramentas são de quatro categorias, a saber:

1. Ferramentas de Retenção:

Essas ferramentas são dispositivos de trabalho e orientação de trabalho usados em conjunto com as operações da máquina. Exemplos: gabaritos, acessórios etc.

2. Formação e Ferramentas de Corte:

Essas ferramentas são usadas com máquinas para alterar a forma ou a forma do material. Exemplos são: matrizes, fresas, furadeiras etc.

3. Ferramentas de Medição:

Esses tipos de ferramentas são os dispositivos para verificar a conformidade do trabalho com os padrões. Exemplos são calibres, micrômetros, etc.

4. Ferramentas Auxiliares:

Existem os dispositivos usados para construir ou destruir produtos ou máquinas. Exemplos são chaves de fenda, chaves inglesas, pilares etc.

Procedimento para Ferramental e Retooling:

Ferramental significa o planejamento e aquisição de ferramentas. O ferramental é necessário quando um novo produto é produzido. Retooling é necessário quando o design do produto é mudar ou um novo modelo deve ser fabricado.

Etapas no ferramental:

Existem seis etapas no ferramental, são elas:

1. Quebrar o produto em seus subconjuntos e peças e analisar a lista de materiais, desenhos e outras especificações para determinar a quantidade de ferramentas necessárias.

2. Selecionar e estudar o método de processamento e de acordo com a quantidade de mercadorias a serem produzidas, determinando o tipo de ferramental a ser usado para cada operação.

3. Projetar as ferramentas especiais necessárias para operações específicas e selecionar as ferramentas padrão necessárias na produção.

4. Adquirir ou fabricar as ferramentas conforme seus desenhos de projeto.

5. Inspecionar as ferramentas para sua conformidade com as especificações.

6. Acompanhar o desempenho das ferramentas em manufatura, mantendo os registros necessários dos custos das ferramentas, taxa de saída atingida para cada método de ferramental e utilizando as informações para melhorar o design das ferramentas já feitas.