Funções importantes de uma empresa comercial típica (7352 Words)
Algumas das categorias importantes sob as quais as funções de uma empresa comercial típica podem ser amplamente classificadas são as seguintes:
Empresas comerciais desenvolvem e usam sistemas de informação de negócios para satisfazer suas necessidades de informação. As necessidades de informação de uma empresa são determinadas principalmente pela (a) natureza das funções ou atividades de negócios, e (b) pelo processo de tomada de decisão gerencial seguido pelos gerentes de negócios.
É, portanto, imperativo entender as necessidades de informação dos negócios com relação a várias funções ou atividades de negócios e o processo de tomada de decisão gerencial em voga, em uma dada empresa. As funções ou atividades de negócios e o processo de tomada de decisões gerenciais variam de uma empresa para outra, assim as informações seriam necessárias.
As funções de uma empresa comercial típica podem ser classificadas de forma ampla nas seguintes categorias:
1. função de marketing,
2. função de financiamento,
3. função de produção,
4. Função de Gestão de Recursos Humanos,
5. Função de informação.
As necessidades de informação de uma empresa podem, assim, ser identificadas sob essas áreas funcionais amplas. No entanto, desde o início, é essencial salientar que as atuais realidades do mercado sugerem que o foco de todas as funções de negócios deve ser o cliente, a razão de ser de qualquer negócio.
Cada uma das funções do negócio deve, portanto, visar metas como redução de custos, agilização de processos, manutenção de boas relações com os clientes, redução dos tempos de ciclo, manutenção de alto grau de controle de qualidade, personalização de produtos e serviços, atendimento a nichos de mercado etc.
Para alcançar esses objetivos, um gerente precisa de informações, serviços e redes que permitam que ele se concentre nos clientes. O mais importante de tais informações, serviços e redes são discutidos abaixo, com referência especial a cada uma das funções do negócio.
1. Função de Marketing e Necessidades de Informação:
O marketing, apesar de ser uma parte essencial do negócio, recebe a menor atenção dos projetistas dos sistemas de informação. A produtividade da função de marketing depende, em parte, da dinâmica das forças de mercado e do sistema de informação de mercado.
Como os benefícios da TI nas funções de marketing são principalmente intangíveis e torna-se muito difícil separar o impacto do sistema de informação da dinâmica das forças do mercado, observa-se que os gerentes de marketing não conseguem oferecer a justificativa desejada para o investimento no mercado. Infraestrutura de TI.
A rápida mudança das condições de mercado e o contato pessoal dos executivos de marketing fazem com que eles tenham mais fé nos fatores qualitativos do que nos fatores quantitativos em sua tomada de decisão. Como resultado, suas expectativas em relação à infraestrutura de TI são baixas.
Algumas das informações quantitativas são fornecidas aos executivos de marketing por outros departamentos, como finanças e produção. Essa é outra razão pela qual os departamentos de marketing não estão obtendo o devido devido à infraestrutura de TI.
A mudança na dinâmica do mercado tornou o contato pessoal com os potenciais compradores inadequado. Com a crescente concorrência, a personalização dos produtos e o serviço pós-venda estão se tornando cada vez mais importantes. Espera-se que o departamento de marketing forneça informações sobre os requisitos de projeto e produção do produto.
Agora, o departamento de marketing deve fornecer as informações para outros departamentos. Os papéis nesse sentido estão sendo revertidos. Os executivos de marketing também começaram a sentir o aperto da inadequação de informações e há uma mudança gradual na abordagem deles em relação à infraestrutura de TI. Eles agora sentem que a infraestrutura de TI pode ajudá-los em quase todas as atividades de marketing.
Necessidades de informação da função de marketing :
As necessidades de informação de um departamento de marketing típico incluiriam:
1. Contato com o cliente e informações de promoção,
2. Informação de vendas,
3. Informação de pesquisa de mercado,
4. Informações sobre planejamento, avaliação e desenvolvimento de produtos,
5. Informações sobre preços e
6. Informação sobre controlo orçamental.
Uma infra-estrutura efetiva de TI deve visar atender a todas essas necessidades de informação do departamento de marketing.
Contato com o Cliente e Promoção:
Estabelecer contatos com os clientes em potencial é o primeiro passo no processo de marketing. As duas formas mais comuns de estabelecer contato com os clientes são a publicidade e a venda pessoal.
Por muito tempo, a TI quase não tinha papel a desempenhar nessa atividade principal do departamento de marketing. No entanto, com a convergência da tecnologia de comunicação com a TI, entrar em contato com os clientes é possível por meio da infraestrutura de TI.
O contato com o cliente deve ser estabelecido e mantido durante todo o processo de compra pelo cliente. Tradicionalmente, cinco grandes etapas foram reconhecidas no processo de compra; cada etapa que termina com o evento de alcançar o objetivo de marketing.Estas etapas são:
1. Reconhecendo a necessidade de um produto,
2. Aquisição de informações sobre disponibilidade,
3. Especificação de desenvolvimento do produto,
4. Comprar o produto,
5. Publicar revisão de compra.
O esforço de marketing visa ajudar o cliente em potencial durante esses estágios. Isso é feito estabelecendo contato com o cliente em potencial por meio de publicidade e venda pessoal.
A publicidade, geralmente, se concentra nos dois primeiros estágios, enquanto os esforços pessoais de venda auxiliam os clientes em potencial no terceiro estágio. A aquisição de pedidos, o processamento de pedidos e a coleta de pagamentos completam o processo de compra e o atendimento ao cliente assume o último estágio. No entanto, a eficácia relativa da publicidade e da venda pessoal é diferente em vários estágios do processo de compra de produtos diferentes.
Papel da TI no processo de compra:
A TI pode permitir que uma empresa estabeleça e mantenha contato com o cliente em potencial durante todo o processo de compra. Isso é feito através do estabelecimento de contato eletrônico com o cliente usando quiosques eletrônicos em sites selecionados, frequentemente visitados pelos clientes em potencial e sites na Internet. Os quiosques eletrônicos são máquinas multimídia projetadas para serem amigáveis e interativas no processo de entrega de informações aos usuários externos, como clientes, investidores, etc.
Sua popularidade está aumentando não apenas em setores ricos em informação, como serviços bancários e financeiros, mas também na venda de filmes e outros produtos do show-biz. Usando a Internet como uma ferramenta para alcançar os clientes também foram bem sucedidos.
O comércio na Internet está crescendo a uma taxa muito alta e provavelmente estará próximo de US $ 2000 bilhões até o ano 2000. As empresas obterão as seguintes vantagens usando quiosques eletrônicos e a Internet para contato com clientes e promoções:
(a) Serviço de janela única:
Com o uso da TI, é possível estabelecer contato eletrônico com o potencial cliente. Os quiosques e sites eletrônicos na Internet oferecem um serviço de janela única para clientes em potencial em diferentes etapas do processo de compra. Isso ajuda a agilizar o progresso dos clientes no processo de compra.
(b) Interativo e privado:
O contato eletrônico com o cliente potencial pode ser bastante interativo. Um bom site da Web é altamente interativo e permite que os clientes não apenas definam os requisitos do produto de maneira mais interativa, mas também garantam que a interação seja mantida em sigilo.
Como resultado, pontua sobre o esforço pessoal de venda. Muitas vezes, um cliente em potencial não deseja ser identificado e não gosta dos outros ao seu redor para estar ciente de que ele está explorando as possibilidades de comprar um determinado produto, pelo menos nos estágios iniciais. Isso é bastante comum no caso de clientes individuais e até mesmo no caso de alguns investidores corporativos e institucionais que compram itens de alto valor ou itens de uso pessoal. No caso do esforço pessoal de venda, a privacidade do trabalho exploratório, em um ou outro estágio, é perdida.
c) Resposta imediata:
No caso de venda pessoal, a conveniência do comprador em potencial e do representante de vendas deve ser sincronizada. Em caso de contato eletrônico, não é um problema; a interação é possível 24 horas por dia em todos os 365 dias. O site interativo ajuda o cliente a determinar quais detalhes são necessários e fornece os detalhes do produto na seqüência e velocidade reguladas pelo cliente.
Portanto, é mais eficaz do que a venda pessoal, especialmente quando a interação entre o comprador e o vendedor desempenha um papel importante no esforço de venda. No caso do produto financeiro, os investidores sérios buscam muitos detalhes sobre o produto e o perfil da empresa, e a interação mais frequente satisfaz as necessidades de informação. Isso ajuda muito na conversão de uma consulta em uma venda.
d) Meio publicitário económico:
Web é um meio de publicidade econômica. Um bom site custa apenas uma fração de qualquer outro meio popular de publicidade por difusão disponível. É mais eficaz em termos de chamar a atenção dos potenciais clientes.
O Banco de Desenvolvimento Industrial da Índia (IDBI) enviou mais de 50.000 remetentes, gastando Rs. 6 lac para solicitar resposta para seus Rs. Emissão de títulos de 1000 crore.
A resposta foi insignificante. Em vez disso, o site para o problema, custando Rs. 50.000 geraram 10.000 a 15.000 acessos por semana. Um hardware de quiosque eletrônico custaria em torno de Rs 2 lac e um bom software pode custar entre Rs 4 a 6 Lac. Os custos de manutenção também são muito baixos em comparação com outros meios de publicidade com potencial semelhante de exposições.
e) alcance global:
Talvez, uma das razões mais simples para aumentar a popularidade da web como meio de publicidade é que ela oferece uma cobertura geográfica muito ampla. Quase três quartos dos 40 milhões de usuários da Internet são dos EUA e da Europa. Nenhuma outra mídia de publicidade oferece uma cobertura geográfica tão ampla a um custo tão baixo. É por isso que o conteúdo dos sites é projetado com orientação global.
f) Mensurável:
O impacto do contato eletrônico é muito mais mensurável em termos de número e profundidade de exposições para clientes em potencial do que qualquer outra forma de publicidade. O feedback em relação à eficácia de um site é rápido.
Os pacotes de software utilizados para esse fim não só registram o número de visitas no site, mas também mantêm informações sobre a gravidade da visita, seções do site que mais atraíram a atenção dos usuários da instalação.
Eles analisam todas essas informações quase em tempo real. Esses pacotes de software também fornecem as informações necessárias para revisar o design e outros fatores. Além disso, modificações na interface do usuário da instalação podem ser efetuadas muito rapidamente. Isso, portanto, minimiza o intervalo de tempo entre a decisão de mudar e efetuar a mudança.
O impacto da TI no contato com o cliente pode ser profundo, mesmo no caso de mídias não eletrônicas de comunicação com os clientes. Não há escassez de histórias de sucesso sobre a melhor taxa de resposta de mala direta seletiva quando assistida por software apropriado.
Esse software analisaria o perfil do produto e combinaria com o perfil de necessidade do cliente para determinar se valeria a pena enviar um mailer para o produto a um cliente em potencial. A TI pode ajudar muito a economizar no aumento do custo de envio de malas diretas para clientes em potencial.
Para dar um exemplo de crescente popularidade do software que ajuda a melhorar a taxa de resposta de e-mail, o sistema Gold Mine controla os remetentes e monitora os resultados das campanhas de marketing. Ele ajuda os usuários a segmentar que devem receber as malas diretas e receber convites para seminários da empresa.
Ele também ajuda na entrega de correspondência com clientes potenciais e satisfazendo as consultas comuns deles. Além disso, a TI pode aumentar drasticamente a eficácia dos esforços promocionais, gerando e analisando informações, como ofertas de desconto sazonais, esquemas de presentes, exibições especiais, concursos e competições etc. O impacto de tais atividades promocionais pode ser muito mais mensurável do que é possível sem uma infra-estrutura de TI adequada.
As últimas, mas não menos importantes, técnicas de promoção de vendas de TI normalmente ajudam na venda direta. A venda direta é menos cara porque tem como alvo apenas os potenciais compradores. Essas opções de promoção são mais úteis em situações em que os clientes gostariam de saber mais detalhes dos produtos antes de comprar.
Informação de vendas:
Uma vez que o contato com o cliente potencial é estabelecido com ou sem a ajuda de TI, as informações sobre a atividade de marketing devem fluir para converter o contato em adição à receita e satisfação do cliente.
Esse processo pode ser ajudado em grande parte por uma infra-estrutura de TI eficiente. Um sistema de informações de vendas geralmente ofereceria informações sobre três atividades básicas em qualquer departamento de vendas, ou seja, suporte de vendas, análise de vendas e análise de clientes.
Suporte de vendas:
O suporte de vendas incluiria informações relacionadas à geração de leads para clientes em potencial, acompanhamento de pedidos e acompanhamento e processamento de pedidos de vendas. Essas atividades são críticas para gerar vendas e qualquer interrupção em qualquer estágio, devido à falta de comunicação entre o cliente e o departamento de vendas, pode resultar em perda de vendas.
Os modernos sistemas de suporte de vendas ajudam o pessoal de vendas a manter um contato informado com o cliente e agilizar o processo de compra pelo cliente antes que ele atinja os recursos de vendas dos produtos concorrentes.
Esses sistemas de informação também ajudam a manter contato regular com a infra-estrutura de suporte de vendas da empresa e geram informações sobre o nível de serviço mantido pela infraestrutura.
Assim, o sistema de informações de suporte de vendas atua como um elo entre a infra-estrutura de suporte ao cliente e ao cliente. Mantém ambas as partes informadas sobre o andamento de várias etapas do processo de compra.
Análise de vendas:
A análise de vendas geralmente se concentra em dois elementos básicos, ou seja, o território de produtos e vendas. Análise de vendas requer informações sobre esses elementos. Na verdade, o registro da transação de vendas é uma importante fonte de informações sobre esses elementos.
A TI pode ser de grande ajuda no uso da informação com essas diferentes orientações. Monitorar tendências na lucratividade, demanda e ciclo de vida do produto é muito conveniente com uma infraestrutura de TI adequada. A identificação de itens em movimento rápido e lento é mais fácil com o sistema de controle de estoque automatizado.
Quase o mesmo banco de dados também pode ser útil no rastreamento de tendências de hábitos de compra de vários tipos de clientes. A análise sábia do vendedor e do território é de grande ajuda para identificar os pontos fortes e fracos do esforço de marketing, bem como as peculiaridades das diferenças geográficas. A maioria das informações necessárias para análise de vendas é interna e um gerente de marketing pode obter essas informações da infraestrutura de TI.
Análise do cliente:
Com cada vez mais vendedores em busca de um número limitado de compradores, a análise de clientes adquiriu novas dimensões. Agora, passou da análise geral de hábitos de compra a prestar atenção à análise de necessidades individuais e personalização de produtos e serviços. Isso ajuda a reter clientes, minimizando as chances de o cliente procurar outras fontes para atender às suas necessidades.
O papel da análise separada em relação a pequenos e grandes compradores não pode ser negligenciado. A análise do cliente exige muitas informações internas e externas. O volume de informações internas em tal análise é muito alto e a infraestrutura de TI adequada apenas permite que um gerente organize e analise tais informações.
Pesquisa de mercado:
A pesquisa de mercado está principalmente preocupada em determinar o tamanho do mercado para cada um dos produtos nos quais a empresa está interessada e em manter uma vigilância atenta sobre os pontos fortes, pontos fracos e estratégias dos concorrentes no mercado.
A pesquisa de mercado requer muita informação tanto de fontes internas quanto externas. A análise de risco exige informações de mercado e ferramentas de análise, como teoria da probabilidade, teoria da decisão e modelagem matemática. A infraestrutura de TI pode ser usada efetivamente para coletar as informações necessárias, bem como a aplicação de ferramentas de análise.
Na verdade, a vigilância regular do mercado é viável hoje, com um mercado vasto e geograficamente disperso apenas com a ajuda da TI. Um dos principais executivos de marketing admitiu ter ficado surpreso com o fato de que a maioria das pessoas de vendas na empresa estava ciente de certos movimentos dos concorrentes, mas a informação não poderia alcançar os gerentes de marketing simplesmente porque "todo mundo achava que todo mundo sabia isto.' Um elemento simples da infraestrutura de TI, como e-mail ou intranet, poderia ter evitado esse tipo de lacuna de informação.
Previsão de vendas:
A previsão de vendas é a entrada de informações básicas para um planejamento de negócios eficaz. As estratégias de promoção de vendas, requisitos financeiros, planos de produção, tamanho do pedido, etc. dependem, em grande parte, da previsão de vendas.
As previsões de vendas são necessárias para períodos de planejamento variáveis. Um gerente pode precisar de previsões de vendas semanais, mensais, trimestrais e anuais. Previsões de vendas de médio a longo prazo também são necessárias para o planejamento estratégico da empresa.
Historicamente, as previsões de vendas foram feitas analisando as tendências de vendas durante um período de tempo. No entanto, a dinâmica do novo ambiente de mercado considera o desempenho de vendas passado inadequado para esse propósito.
Em muitos casos, a análise de redes neurais e o uso de lógica difusa oferecem previsões mais confiáveis do que as oferecidas pela análise tradicional de séries temporais. O uso de técnicas avançadas para previsão de vendas exige disponibilidade de infraestrutura de TI apropriada.
Desenvolvimento de Produto:
A diferenciação do produto está se tornando o elemento-chave nas estratégias de marketing das corporações modernas. A pesquisa de mercado, a análise de vendas e outras informações relacionadas podem ser usadas para entender os recursos característicos do produto que seriam mais atraentes para os clientes em potencial. O desenvolvimento de novos produtos deveria ser uma atividade regular de qualquer empreendimento dinâmico.
Com a disponibilidade de software para design, simulação e prototipagem, agora é muito mais fácil desenvolver novos produtos e diferenciar o produto de outros produtos concorrentes. De fato, a tecnologia da informação em si é muito útil na construção de barreiras estratégicas no mercado contra a concorrência.
A infraestrutura de TI atual oferece informações sobre o perfil de risco, estruturas de custos, estimativas de receita, ciclos de vida do produto, etc. dos produtos propostos. Isso permite que o gerente de marketing faça uma escolha informada em relação à diferenciação do produto e ao lançamento de novos produtos no mercado.
Informações sobre preços:
O preço é uma das decisões mais cruciais tomadas por um gerente de marketing. O processo de tomar decisões sobre preços é muito complexo, pois um grande número de departamentos está envolvido no processo de decisão.
Essa decisão é influenciada por muitos fatores internos e externos e, portanto, requer informações sobre custos, estrutura de preços do concorrente, preço dos produtos concorrentes e a política geral de preços da empresa. Toda a gama de informações pode ser reunida, analisada e trocada com a ajuda da infraestrutura de TI.
Informação de Controlo Orçamental:
É essencial garantir que as despesas com geração e suporte de vendas permaneçam dentro dos níveis planejados. Com as margens diminuindo na maioria das indústrias, o controle de custos ou despesas no departamento de marketing será crucial para o sucesso de qualquer empresa. Como cada esforço de mercado traz benefícios tangíveis para atingir os objetivos de marketing, é provável que os custos de marketing excedam os níveis planejados.
A TI pode ser usada para monitorar esses custos e exercer controle sobre os custos por meio de relatórios regulares de informações sobre as despesas orçadas e reais. Isso exigiria informações sobre as despesas reais e orçamentos flexíveis, pois as vendas reais podem estar muito longe das vendas planejadas.
A infraestrutura de TI pode ser de grande ajuda para exercer controle orçamentário sobre o custo de marketing e reduzir o risco de excesso de entusiasmo do pessoal de marketing.
Assim, grandes volumes de informações, juntamente com ferramentas de análise de dados, são necessários pelos gerentes de marketing. A moderna infra-estrutura de TI deve ser equipada para atender às necessidades de informação dos gerentes de marketing, de modo que a empresa possa sobreviver à ameaça de competição que paira sobre a cabeça desses executivos o tempo todo.
2. Função Financeira e Necessidades de Informação:
Finanças é a linha de vida de todos os negócios. O papel do gerente financeiro sofreu uma mudança radical nas últimas duas décadas. O papel tradicional de um gerente de finanças envolvia atividades relacionadas à preparação de relatórios financeiros sobre o desempenho da empresa e sua posição financeira, juntamente com o aumento de fundos para atender às necessidades da empresa.
Como resultado, contadores foram considerados mais adequados para o trabalho de gerente financeiro. No entanto, o gerente financeiro de hoje está preocupado com o montante total de capital empregado na empresa, a alocação de fundos para várias atividades e a medição do resultado dessas atividades à luz dos objetivos comuns da empresa.
Isso envolve decisão de investimento, decisão de financiamento, decisão de dividendos, gerenciamento de portfólio, gerenciamento de ativos, etc. Além disso, a administração financeira tem a responsabilidade de manter registros contábeis adequados sobre o desempenho de vários componentes da empresa com o objetivo de reportar a uma variedade de usuários. as informações contábeis.
Assim, o gerente financeiro desempenha funções que levam à liquidez, rentabilidade e gestão adequada dos ativos. As atividades de um gerente financeiro, portanto, se enquadram nos seguintes domínios principais:
Eu. Contabilidade Geral,
ii. Planejamento Financeiro e Orçamento,
iii. Gestão de Ativos e Passivos,
iv. Análise de lucro,
v. Cash and Fund Flow Management,
vi. Avaliação de Fundos e Investimentos,
vii. Análise de Custo,
viii. Relatório de Responsabilidade e Rentabilidade.
Os requisitos de informação de um gerente financeiro em relação a cada uma das áreas de atividade acima são discutidos nas seções a seguir.
Informações contábeis de contabilidade geral:
A primeira aplicação de TI nos departamentos financeiros começou e ainda começa com a automação dos procedimentos contábeis do livro-razão geral. As infraestruturas de TI são bastante maduras em empresas bem gerenciadas no que diz respeito à automação de faturamento, contabilidade de devedores, contabilidade de estoque, contabilidade de folha de pagamento, contabilidade de ativos e outras operações relacionadas.
O uso crescente da infraestrutura de TI para essas atividades não só melhorou os níveis de precisão, mas também a prontidão na disponibilidade de informações atualizadas, resultando em maior grau de confiabilidade e melhor conformidade com as obrigações estatutárias e de outros relatórios do gerente financeiro.
Outro grande benefício tangível do uso de TI na contabilidade geral é a redução nos custos de mão de obra e espaço para armazenamento de informações contábeis. Também garantiu fácil acesso a grandes volumes de informações contábeis para análise posterior na tomada de decisões financeiras.
Modernos pacotes de software de contabilidade financeira agora oferecem relatórios sobre análise financeira, controle orçamentário, administração de crédito, análise de devedores, etc. além dos relatórios de contabilidade geral tipo vanilla, como demonstrativo de contas a receber, relatórios de despesas, desvios orçamentários relatórios, declaração de aquisição e alienação de ativos, etc.
Planejamento Financeiro e Orçamento:
A alocação de fundos para várias atividades no negócio é uma das principais funções de um gerente financeiro. Os orçamentos como planos financeiros envolvem a previsão do resultado de várias estratégias de negócios e antecipam as mudanças nas forças de mercado que influenciam o desempenho da empresa. Estas previsões são feitas em suposições sobre o futuro. Os resultados das atividades precisam ser investigados de forma interativa para que uma ação corretiva possa ser seguida sem perda de tempo.
Uma ação corretiva imediata pode ajudar a mitigar os possíveis danos ao interesse da empresa quando as previsões derem errado por motivo de suposições irrealistas ou algoritmo defeituoso do modelo de previsão.
O uso da infraestrutura de TI tornou possível o desenvolvimento de orçamentos flexíveis em tempo real e a investigação dos resultados das atividades para permitir que o gerente financeiro tome decisões mais rápidas e informadas.
A infraestrutura de TI moderna também pode ajudar um gerente financeiro a empregar modelos de análise orçamentária mais sofisticados na elaboração de orçamentos e no controle orçamentário. Esses modelos não apenas levam em conta os fatores quantificáveis, mas também incorporam os fatores de julgamento usando a lógica difusa e as técnicas de engenharia do conhecimento.
As informações sobre as atividades na empresa podem ser submetidas a investigações perpétuas usando o software do agente inteligente para que as exceções sejam relatadas automaticamente e sem falhas.
Gestão de Ativos e Passivos:
A rentabilidade é determinada pela utilização de recursos de uma empresa. A gestão de ativos é, portanto, uma das principais responsabilidades de um gerente financeiro. A infraestrutura de TI pode fornecer informações a um gerente financeiro para o gerenciamento de ativos e monitorar sua utilização regularmente.
Os ativos redundantes podem ser descartados, descartados ou reposicionados para garantir que eles agreguem valor ao alcance dos objetivos da empresa. A infraestrutura de TI pode ser usada para identificar ativos com baixos fatores de utilização e gerar informações necessárias para avaliar propostas de contratação de ativos conforme e quando necessário, ou explorar possibilidades de subcontratação.
Como essas decisões exigem muitas informações, elas geralmente recebem baixa prioridade na ausência de uma infraestrutura adequada de TI. Da mesma forma, o gestor financeiro pode gerir eficazmente as responsabilidades da empresa se as informações necessárias estiverem disponíveis regularmente
Análise de lucro:
A análise de rentabilidade é uma atividade importante no departamento financeiro. Com o cenário de mercado em rápida mudança, é necessário manter uma vigilância constante sobre a curva de lucratividade e reorientar os processos de negócio de acordo. Essa análise de lucratividade não apenas forma a base do plano de alocação de fundos para várias atividades, mas também orienta o gerente financeiro na tomada de decisões como 'continuar ou desistir' e precificação.
A TI ajuda o gerente financeiro a acompanhar o ciclo de vida do produto e a tomar decisões sobre o mix de produtos. A moderna infraestrutura de TI fornece ao gerente de finanças as informações necessárias para a análise de lucratividade, bem como as modernas ferramentas de análise dessas informações.
Os benefícios de usar a infraestrutura de TI para análise de lucratividade são mais profundos, caso a empresa tenha um grande número de produtos e serviços para oferecer ou tenha um grande número de centros de lucro.
Nesses casos, o volume de informações torna-se muito grande e disperso para ser analisado sem a ajuda da infraestrutura de TI. Assim, empresas diversificadas com grande número de filiais ou escritórios de vendas consideram a infraestrutura de TI muito útil na análise de rentabilidade.
Por exemplo, um banco de tamanho razoável ficaria sem saber como fazer a análise de lucratividade sem a infraestrutura adequada de TI.
Gestão de Fluxo de Caixa e Fundos:
A gestão do fluxo de caixa e fundos sempre foi a preocupação dos gerentes financeiros. Apesar de ser uma área bem pesquisada em gestão financeira, a má administração de caixa é um fenômeno recorrente nas empresas.
Para uma gestão eficaz de caixa e fundos, é essencial ter informações sobre a demanda e provável disponibilidade de recursos líquidos de operações, decisões de investimento e decisões de financiamento.
Como as informações referentes à provável demanda e disponibilidade de caixa e recursos das operações são influenciadas pela dinâmica das forças de mercado e por vários outros fatores, torna-se muito difícil estimar com precisão a demanda e a disponibilidade de fundos para cada período do plano.
Mesmo dentro do período do plano, é necessário garantir o nivelamento de recursos, como é feito no caso de gerenciamento de projetos. Uma grande quantidade de informações sobre atividades em ciclo operacional é necessária para a tomada de decisão em relação ao gerenciamento de fluxo de caixa e fundos.
Técnicas avançadas de modelagem de gerenciamento de caixa precisam ser usadas para garantir que haja fundos suficientes apenas para atender aos requisitos. A infraestrutura de TI pode ajudar muito não apenas na extração dessas informações dos bancos de dados, mas também na estimativa da demanda e disponibilidade de fundos de várias outras fontes.
Com empresas multinacionais, outra dimensão que foi adicionada à gestão de caixa está relacionada à administração do portfólio de moeda. A infraestrutura de TI pode ajudar na geração de informações necessárias para tais decisões usando modelos mais complexos de estimativa e previsão.
Avaliação de fundos e investimentos:
Decisão de investimento refere-se à seleção de ativos nos quais os fundos devem ser investidos. Isso envolveria a avaliação de propostas alternativas, a seleção de propostas financeiramente viáveis e a determinação da prioridade de investimento em diferentes atividades.
Custo de fundos ou capital é o elemento básico dos critérios de seleção. A informação necessária para a avaliação de propostas está se tornando cada vez mais probabilística e a estimativa está se tornando cada vez mais complexa à medida que entramos em novas pastagens e trilhas invictas nos negócios.
A concorrência agressiva está mantendo o gerente de finanças longe de projetos que têm mais informações determinísticas disponíveis sobre os custos e o fluxo de caixa do projeto.
A infra-estrutura de TI pode ajudar no uso de modelos mais sofisticados para estimar custos e fluxo de caixa e medir as taxas de risco e retorno para diferentes projetos. O uso de diferentes modelos de lucratividade é viável com a ajuda de uma infraestrutura de TI adequada.
De fato, para propostas menores de investimento, dificilmente qualquer avaliação séria ocorre na ausência de infraestrutura adequada de TI.
Com a aplicação da inteligência artificial, agora é possível avaliar cada proposta de investimento com velocidade e precisão quase que automaticamente. Isso incentiva a implementação do orçamento baseado em zero, uma técnica que tem o potencial de evitar gastos desnecessários com atividades redundantes.
Na verdade, o orçamento baseado em zero tornou-se uma técnica popular somente depois que a infraestrutura de TI ficou disponível para avaliação regular de cada proposta de investimento, em um curto período de tempo.
Análise de Custo:
A análise de custos é uma atividade importante que um gerente financeiro assume regularmente para controlar o custo e o valor do estoque. As informações de custo também são usadas como uma entrada informativa importante na decisão de precificação. Como as informações de custo são necessárias quase em tempo real, os sistemas de informação manual para análise de custos não ofereciam muito valor para a tomada de decisões de negócios.
A moderna infraestrutura de TI oferece informações atualizadas sobre custos e ferramentas para estudar o comportamento de vários elementos de custo. Isso permite que o gerente financeiro tome decisões mais rápidas e exerça controle efetivo sobre os custos. Com uma infraestrutura de TI adequada, é possível gerar informações mais detalhadas sobre custo.
Ele permite que os gerentes controlem elementos de custo ainda menores de forma mais eficiente A geração automática de relatórios de variação de custo ajuda os gerentes a obter mais informações sobre as situações de negócios em mudança e tomar ações corretivas mais rápidas. Oferece pistas para identificar oportunidades de redução de custos e melhora a lucratividade
Relatório de Responsabilidade e Rentabilidade:
A contabilidade de responsabilidade envolve o estabelecimento de metas de atividade de curto prazo como padrões de desempenho para diferentes unidades organizacionais chamadas de centros de responsabilidade. É uma técnica de controle que envolve monitorar o desempenho real em relação aos padrões, identificando os custos controláveis e incontroláveis e os fatores de receita, e a medição do desempenho de cada centro de responsabilidade em vista das informações geradas.
A contabilidade de responsabilidade usa o conceito de orçamento flexível para medir o desempenho de diferentes unidades da organização. Ganhou grande parte de sua popularidade após a disponibilidade da infraestrutura de TI para manter informações detalhadas para sua finalidade e análise de variações para estabelecer razões para variações de planos necessários para exercer o controle adequado. A infra-estrutura de TI pode fornecer uma plataforma para contabilidade de responsabilidade e relatórios de lucratividade de cada uma das unidades organizacionais separadamente.
As necessidades de informação da função financeira podem ser representadas com a ajuda da Fig. 3.2.
Pode-se notar que o sistema manual de contabilidade e relatórios também gerava informações para a tomada de decisões financeiras. O que a TI fez é que ela mudou a estrutura de análise e relatório.
Também fez uso de certas técnicas sofisticadas de análise de informações viáveis, mesmo para unidades organizacionais comparativamente menores.
A estrutura de relatórios foi alterada de instruções periódicas em formatos predefinidos para relatórios interativos no formato desejado. As informações financeiras estão atualizadas e sua disponibilidade é automática.
A abordagem de relatório é proativa no sentido de que as necessidades de informações predefinidas são atendidas sem solicitações periódicas do usuário. A TI conecta os diferentes sistemas contábeis como um todo integrado e, assim, reduz a redundância nas informações armazenadas.
O uso de TI no gerenciamento financeiro também deve ajudar a garantir a consistência nos dados em diferentes níveis da organização, de modo que a agregação de valores de todos os departamentos corresponda ao valor dado pela divisão e os valores agregados das divisões correspondam aos valores consolidados da empresa operacional para vários fatores financeiros. A Figura 3.3 destaca a necessidade de tal consistência de dados.
3. Função de Produção e Necessidades de Informação:
A função de produção ou gerenciamento é um processo de gerenciamento dos recursos de manufatura e sua utilização eficiente para suprir as necessidades dos clientes. Tradicionalmente, três recursos de manufatura foram considerados importantes no processo de fabricação, a saber, homens, materiais e máquinas (popularmente conhecidos como os três Ms).
Com a crescente intensidade tecnológica dos produtos e a popularidade do processo de fabricação flexível, a tecnologia é agora considerada como um recurso separado. O gerenciamento de produção, portanto, concentra-se na aquisição, utilização e manutenção desses recursos.
De um modo geral, um gerente de produção executa duas funções básicas:
Eu. Gerenciamento de materiais
ii. Planejamento e controle da Produção
Gerenciamento de materiais:
O gerenciamento de materiais envolve atividades como planejamento de materiais, verificação de requisitos de materiais, gerenciamento de estoque, compras, programação de produção, alocação, distribuição de materiais etc.
Um gerente de produção precisa de informações para previsão dos requisitos de materiais, desenvolvimento de fornecedores e aquisição de materiais e gerenciamento de estoque.
Todas essas funções passaram por mudanças substanciais na última década. Com a crescente concorrência e rápidas mudanças nas tecnologias, o gerenciamento de materiais tornou-se mais desafiador do que nunca. Mesmo nas linhas de produtos tradicionais, encontra-se bastante espaço para inovação na gestão de materiais.
A abordagem básica em relação à aquisição mudou. Os gerentes de produção encontram em contato em tempo real com os fornecedores uma atividade crítica na aquisição de materiais. O desenvolvimento de fornecedores é considerado uma responsabilidade essencial para uma melhor aquisição.
A minimização dos níveis de estoques tornou-se crítica, pois a taxa de obsolescência é muito alta. A infraestrutura de TI pode ajudar em todas essas atividades de gerenciamento de materiais. A infraestrutura moderna de TI oferece contato direto com fornecedores por meio de redes de computadores.
The 'just in time' inventory management technique can be used to minimise inventory levels only under conditions of highly connected procurement environment that is provided by IT infrastructure.
Planejamento e controle da Produção:
Once the availability of necessary materials has been ensured, the next step in the production process would be production planning and control. The production planning focuses on scheduling of production so that the movement of all resources needed for production can take place as per the plan. The production control focuses on the product design, manufacturing process control and quality assurance.
The emerging market environment is posing multiplicity of challenges before the production managers. On the one hand, there is a pressure to reduce costs by reduction in inventory levels, substitution of raw materials, increasing productivity of man and machine.
On the other hand, there is a pressure to improve performance in terms of quality of product, customisation by offering greater variety in the product, shorten delivery time, etc. Information technology can play an important role in meeting the challenge of these pressures.
Computer Aided Designing (CAD) and Process Control Systems help the production manager in the production process, while the production information systems help him take decisions regarding production scheduling and plan procurement and movement of different production resources. With the application of artificial intelligence in manufacturing, some of the major elements of the challenge can be successfully met.
The basic advantages that IT has to offer to the production management are flexibility, control and customisation. These advantages occur due to free flow of information to and from the production process to all other organisational units assisting the production planning and manufacturing process.
The quicker flow of information not only helps in reducing the wastage, a common cause for high costs, but also adds flexibility to the production activity. These together help the organisation cater to the specific needs of the customer and target niche markets that may not be tapped by other market rivals. With help of proper IT infrastructure, it becomes feasible to take a broader view of production management and create a more interactive environment for production management.
The MRP-II software solution offers links between sales orders and work orders, advises on issues such as when to place orders for purchases and how much to order in the light of the orders received, order cancelled, inventory of materials in different stages of production, purchase orders awaiting deliveries, etc., for each type of material required.
The work orders are tracked and production schedules are revised accordingly, in case any discrepancy is noticed in the planned and actual implementation of work orders. Such information system integrates production scheduling, procurement, inventory management, process control and other such activities with financial and marketing plans of the enterprise.
The information needs of the production function can, thus, be represented with the help of Fig 3.4 as given below.
4. Human Resources Management and Information Needs:
Human resources management plays a key role in the success of any business enterprise. The relevance of this function is increasing due to the increasing knowledge intensity of jobs in business enterprise.
There is no dearth of people looking for jobs in the market, but the shortage of right type of man power has been a serious handicap in the path to successful business.
The basic functions of a human resources manager are:
Eu. Planejamento de recursos Humanos,
ii. Selection and recruitment,
iii. Training and development,
iv. Compensation and incentives planning,
v. Performance appraisal.
With the size of enterprises growing and the increased mobility of manpower, coupled with increasing legislation regarding protection of rights of employees, there is a growing problem of shortage of human resources. Information technology has an important role to play in each of the functions mentioned above.
The data bank with regard to the existing human resources, their strengths and limitations has become an important information input for decisions regarding the manpower planning. IT can also help an enterprise to keep a track of the right people in and outside the organisation.
Career and succession planning systems help managers in identifying the surplus manpower, suggest redeployment of persons or reorganisation of activities, identify the training needs of people in the light of succession plan.
Manter informações detalhadas sobre a compensação de mão de obra é uma das atividades mais comuns que oferecem benefícios tangíveis para justificar o investimento em infraestrutura de TI. A vantagem básica da TI a esse respeito decorre da análise dos pacotes de remuneração para diferentes classes de funcionários e da estimativa do impacto potencial de qualquer decisão sobre a lucratividade geral da empresa.
Tais informações não são úteis apenas na negociação coletiva, mas também na racionalização do pacote de remuneração, a fim de minimizar os custos com recursos humanos e, ao mesmo tempo, manter o nível motivacional de cada funcionário em alto nível. Isso ajuda a manter as pessoas adequadas na organização.
Uma aplicação mais recente da infraestrutura de TI na gestão de recursos humanos está na atividade de desenvolvimento. Com a ajuda de técnicas de multimídia e simulação, agora é possível para uma empresa treinar seus funcionários para diferentes tarefas.
A introdução de agentes inteligentes em soluções de software faz com que as pessoas compreendam facilmente os processos de negócios, analisando as informações disponíveis nos bancos de dados da empresa.
Os sistemas especialistas formalizam, armazenam e disponibilizam a base de conhecimento da empresa, capacitando os novos participantes com a riqueza de conhecimento adquirida pela experiência e experimentação pelos artistas anteriores.
A avaliação de desempenho é agora mais detalhada e baseada em todo o conjunto de responsabilidades do que apenas com base em fatores selecionados e facilmente quantificáveis. A tecnologia da informação tornou a avaliação de desempenho mais regular, sistemática e abrangente.
Modernas ferramentas de avaliação de desempenho que encontraram lugar apenas na literatura gerencial estão ganhando cada vez mais popularidade entre os gerentes de muitas organizações. Isso foi possível principalmente devido à disponibilidade oportuna de informações detalhadas sobre o desempenho de cada funcionário e de cada unidade da organização.
As principais atividades de gestão de recursos humanos que determinariam as necessidades de informação estão representadas na Figura 3.5.
“Recursos humanos (RH) e sistemas de informação (SI) serão a chave para o futuro de uma Organização Acelerada. Ao mesmo tempo, o RH e os departamentos de SI, como os conhecemos, estarão mortos e enterrados. Como as duas afirmações podem ser verdadeiras? Porque para oferecer os serviços necessários, as funções de RH e SI terão que mudar além do reconhecimento ”.
5. Gerenciamento de Informações como Função de Negócios:
A tecnologia da informação está sendo vista agora como uma função de negócios separada. Ele se preocupa com o planejamento, desenvolvimento e manutenção de infra-estrutura de TI para atender às necessidades de informações de uma variedade de usuários dentro e fora da empresa.
O gerente de tecnologia da informação tem a responsabilidade de garantir que as informações necessárias sejam desenvolvidas e disponibilizadas para uso no processo de tomada de decisões em todas as funções de negócios.
Mais especificamente, ele realiza as seguintes atividades:
Eu. Identificar as necessidades de informação da organização,
ii. Rastreamento de tecnologia da informação,
iii. Planejando a infraestrutura de TI,
iv. Aquisição de recursos adequados de TI,
v. Garantir a utilização e segurança adequadas da infraestrutura de TI.
O gerente de TI deve ter em mente as seguintes características do ambiente de TI:
(1) A informação é um recurso intangível e específico apenas para as necessidades de empresas específicas. Como quase não há oportunidades para emprestar esse recurso ou vendê-lo a terceiros para pagamento, o custo da geração de informações é um custo irrecuperável. Apenas sua utilização pode agregar valor ao recurso de informação.
(2) As informações e sua tecnologia estão sujeitas a alta taxa de obsolescência.
(3) As necessidades de informação continuam mudando de forma rápida e as soluções mais rápidas são bastante recompensadoras.
(4) A informação é para os usuários e sua geração não é um fim em si mesma.
A função da tecnologia da informação está evoluindo e as experiências passadas não são adequadas para servir de guia para ações futuras. Aprender por experimentação é, portanto, bastante natural nesta função.
Integração de funções de negócios:
O mero estabelecimento de infraestrutura de TI não é uma panacéia para os problemas de um gerente de negócios. Existe a necessidade de usar a infraestrutura de TI para desenvolver uma cultura que promova mais transparência e compartilhamento de informações. A infra-estrutura de TI deve ajudar a integrar as funções de negócios para criar "unidade" nas atividades da organização.
Cada atividade precisa ser direcionada para o alcance dos objetivos comuns estabelecidos para a organização como um todo. Os sistemas de informação, portanto, estão se tornando cada vez mais multifuncionais e os limites organizacionais de várias funções de negócios estão sendo corretamente transgredidos.
A infra-estrutura de TI pode desempenhar um papel vital na redução do tempo de ciclo, concentrando-se nos clientes e garantindo o fluxo contínuo de informações em várias funções de negócios, melhorando assim a eficiência e a eficácia do desempenho dos negócios.
Reduzindo o tempo do ciclo:
A TI pode reduzir o tempo envolvido no ciclo de produção, ciclo de giro do estoque, ciclo de receita, etc. Isso pode ser alcançado integrando o processamento e a simplificação das operações.
Foco no cliente:
Ao estabelecer um fluxo regular e contínuo de comunicação com o cliente, a infraestrutura de TI pode ajudar a focar nas necessidades do cliente e permitir que todas as funções se adaptem rapidamente às mudanças nas preferências do cliente. Atendimento ao cliente, customização de produtos, realinhamento de instalações de produção em vista das necessidades do cliente são algumas das áreas onde a TI deve oferecer resultados tangíveis e rápidos.
Fluxo contínuo de informações entre funções:
A infraestrutura de TI precisa ser desenvolvida de forma a garantir um fluxo contínuo de informações em todas as funções do negócio. A igualdade de condições para todos os gerentes, no que diz respeito ao acesso à informação, é um passo importante para permitir que o gerente tenha uma visão geral da organização como um todo, em vez de adotar uma visão míope das funções do negócio.
Os sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) visam alcançar tal integração de funções de negócios e oferecer os benefícios da sinergia de várias funções no alcance dos objetivos da organização.
As necessidades de informação das diferentes funções empresariais diferem em termos de natureza e conteúdo. Essas necessidades devem ser atendidas levando-se em conta o fato de que essas funções estão se transformando à luz do cenário comercial em mudança.
Há uma necessidade de integrar as necessidades de informações de diferentes funções de negócios em uma rede de informações bem integrada, rica em conteúdo e focada no cliente.
As tentativas de implementar sistemas integrados de informações comerciais, popularmente conhecidas como Enterprise Resource Planning Systems, são passos na direção certa. Pode-se notar que o usuário mais freqüente e importante dos sistemas de informação de negócios é o gerente de negócios. Portanto, suas necessidades de informação devem ser o foco de qualquer sistema de informação de negócios.
As necessidades de informação de uma empresa são determinadas pelas funções de negócio que desempenha. Essas funções incluem marketing, finanças, produção e gestão de recursos humanos. Essas funções mudaram muito nos últimos anos devido a mudanças na dinâmica dos negócios.
Como resultado, é necessário ter um novo olhar sobre as necessidades de informação de diferentes funções. No entanto, pode ser lembrado que estas funções não são compartimentos à prova de água. Eles estão ligados uns aos outros. Com o crescente foco nas necessidades dos clientes e na relação custo-eficácia nas operações de negócios, os sistemas integrados de informação estão se tornando mais populares.
A discussão sobre as necessidades de informação de diferentes funções claramente traz o fato de que a maioria das necessidades de informação se destina principalmente a ajudar os gerentes a realizar seu trabalho de forma eficaz. É o gerente de negócios que é responsável por direcionar os esforços da empresa para os objetivos do negócio.
Por muito tempo, a TI ignorou as necessidades de informação de ordem mais elevada dos gerentes e concentrou-se principalmente nas informações operacionais fragmentadas em segmentos baseados em funções de negócios.
