Sistemas de informação de negócios: sistemas de informação de negócios compartilhados e pessoais
Os sistemas de informações de negócios têm dois componentes básicos, a saber, sistemas de informações de negócios compartilhados e sistemas de informações de negócios pessoais!
1. Sistemas de Informação de Negócios Compartilhados:
Esta classe de sistemas de informação de negócios inclui sistemas de informação que são grandes, mais complexos e caros. Um processo de planejamento detalhado deve preceder a construção de infraestrutura para sistemas de informação compartilhados.
A vantagem de desenvolver e usar esses sistemas de informações de negócios está na capacidade de compartilhar informações nesses sistemas. Os controles gerenciais, organizacionais e de recursos são exercidos para evitar o abuso de informações.
A capacidade de compartilhamento é abrangente nesses sistemas de informação e engloba toda a gama de recursos, como informações e elementos de serviço, como hardware, software e linhas de comunicação.
Por exemplo, um sistema de informações compartilhado deve permitir o compartilhamento de impressoras a laser caras, scanners, e-mail e conexão à Internet, bem como informações armazenadas em vários arquivos de texto e planilhas. Como esses recursos são compartilhados por um grande número de usuários, o custo por usuário é baixo o suficiente para justificar o grande investimento nesses enormes sistemas de informação.
Os sistemas compartilhados melhoram a comunicação interpessoal e promovem o fluxo contínuo de informações em várias funções e níveis de hierarquia gerencial. Os sistemas de informações comerciais compartilhadas também garantem a padronização das informações e reduzem a redundância de informações e outros recursos.
Estes sistemas podem permitir assessoria especializada de especialistas técnicos nos sistemas de informação. Os sistemas compartilhados exigem um grande investimento inicial em infraestrutura de TI. Devido à capacidade de compartilhamento, eles estão mais expostos a riscos de segurança e privacidade. Portanto, os procedimentos são elementos muito importantes de tais sistemas de informação compartilhados.
Tipos de sistemas de informação de negócios compartilhados:
Uma variedade de sistemas de informações comerciais é usada para suprir as necessidades de informação dos gerentes em vários níveis de gerenciamento. Estes sistemas são classificados nas seguintes categorias:
a) Sistemas de processamento de transacções,
b) Sistemas de informação de gestão,
c) Sistemas de apoio à decisão,
d) Sistemas de informação executiva,
e) Sistemas especialistas,
f) Sistemas de informação do escritório.
a) Sistemas de processamento de transações:
Os Transaction Processing Systems (TPS) são construídos sobre os tipos de transações em uma empresa. Eles lidam com a maioria das informações internas. Seu objetivo é gerar informações operacionais para a equipe operacional e gerentes de nível inferior. Além disso, esses sistemas formam o núcleo para fornecer as informações necessárias aos sistemas de informações gerenciais.
b) Sistemas de informação de gestão:
Os Sistemas de Informação de Gestão (MIS) usam as informações contidas no TPS e as processam gerando relatórios resumidos de informações para os gerentes planejarem e controlarem as operações. Estes são principalmente sistemas de informação. Esses sistemas enfocam principalmente as necessidades de informação dos gerentes de nível mais baixo e médio.
c) Sistemas de apoio à decisão:
Os sistemas de apoio à decisão (Decision Support Systems - DSS) são usados pelos gerentes de nível médio para gerar informações táticas. Os sistemas de suporte à decisão não apenas recebem informações do TPS, mas também de fontes externas. Eles também oferecem ferramentas para analisar as informações com mais rigor e ajudar na geração de informações táticas e na realização de "análises de hipóteses" para gerentes.
d) Sistemas de informação executiva:
Executive Information Systems (EIS) são sistemas de informação de fácil utilização que dão mais ênfase à apresentação de informações resumidas, integração de informações internas e externas, técnicas de relatórios de exceção e estabelecem ligação com as operações básicas da empresa. Esses sistemas de informação geram informações estratégicas e são usados pelos gerentes de nível superior. Eles ajudam na identificação de opções, na avaliação de cenários alternativos e na tomada de decisões informadas sobre as opções de negócios.
e) Sistemas especialistas:
Os sistemas especialistas visam formalizar o conhecimento e disponibilizá-lo para decisões repetitivas de negócios. Eles usam ferramentas de inteligência artificial para gerar conhecimento a partir das informações, teorias existentes, crenças e experiências de gerentes em várias atividades de negócios.
Eles não são substitutos para especialistas em domínio humano, mas ajudam especialistas humanos a executar seu trabalho com mais eficiência e a replicar a expertise em vários locais da empresa.
f) Sistemas de automação de escritório:
Os sistemas de automação de escritório são destinados a melhorar a comunicação e a produtividade das pessoas na empresa. Eles tentam automatizar os procedimentos do escritório e remover os gargalos no trabalho de secretariado do escritório.
Esses sistemas são usados por pessoas em todos os níveis de gerenciamento. Os elementos importantes desses sistemas incluem e-mail, sistemas de editoração eletrônica, processadores de texto, gráficos e teleconferência eletrônica.
Como pode ser observado, diferentes tipos de sistemas de informação de negócios têm aplicações em diferentes níveis de gerenciamento. Os tipos de sistemas de informação de negócios e níveis gerenciais nos quais eles são usados são representados. Os sistemas especialistas e os sistemas de automação de escritório podem ser úteis em todos os níveis de gerenciamento.
Pode-se notar, no entanto, que a utilidade de um determinado tipo de sistema de informações de negócios também dependeria da maneira como as atividades são organizadas na estrutura organizacional da empresa. Por exemplo, se as atividades em uma organização são organizadas de tal forma que há muita sobreposição entre as responsabilidades dos gerentes de nível médio e inferior, o TPS também pode ser usado em nível intermediário.
Estes sistemas de informação empresarial podem ser desenvolvidos especialmente para cada uma das funções da empresa, como marketing, finanças, produção, desenvolvimento de recursos humanos, etc. ou pode haver uma estrutura comum útil para cada uma das funções.
Os sistemas de informações de negócios que integram várias funções de negócios são chamados de sistemas integrados. Tais sistemas integrados de informação são mais populares no caso de empresas que enfrentam o problema de gargalos na comunicação interfuncional devido ao seu tamanho maior, cobertura geográfica mais ampla, base de produtos diversificada etc. Esses sistemas estão sendo denominados de maneira diferente por diferentes fabricantes de software. Mas o termo mais comumente usado para o sistema de informações altamente integrado é o sistema Enterprise Resource Planning (ERP).
2. Sistemas de Informação de Negócios Pessoais:
Os sistemas de informações comerciais pessoais são usados pelos gerentes para melhorar sua produtividade no trabalho. Eles ajudam os gerentes a realizar seus trabalhos com mais eficiência. Os sistemas de informação pessoal envolvem o uso de microcomputadores, juntamente com software para processamento de texto, planilhas eletrônicas, sistemas de gerenciamento de banco de dados pessoais, gráficos e apresentação de negócios e organização de desktop.
Os sistemas de informações pessoais são menos dispendiosos de instalar e simples de usar em comparação com os sistemas de informações comerciais compartilhados. Eles são mais flexíveis e protegidos porque são sistemas de mão única.
O procedimento, no caso de tais sistemas é limitado principalmente a backups, para cuidar da eventualidade de falha de hardware. Desde que eles são pessoais, um gerente pode usá-lo da maneira que ele acha mais produtivo para ele.
Assim, eles são construídos e usados com foco em necessidades específicas de informação. A principal característica dos sistemas de informação pessoal é o fato de que uma única pessoa assume a responsabilidade de definir requisitos, projetar a estrutura do sistema e usá-la. Assim, eles servem apenas propósitos específicos de gerentes de negócios.
Primeiramente, eles visam proporcionar um melhor ambiente de trabalho ao gerente para que ele possa melhorar sua produtividade obtendo assistência em problemas simples de manuseio de dados, relatando problemas e problemas de comunicação. Eles também servem como substitutos para alguns dos equipamentos de automação de escritório. A disponibilidade de computadores de livros de notas tornou toda a visão das aplicações de microcomputadores totalmente diferentes. Agora eles também são vistos como dispositivos de comunicação.
Embora estejam, na maioria dos casos, vinculados a sistemas de informações comerciais compartilhados, eles não têm a capacidade de lidar efetivamente com problemas complexos de grandes problemas de negócios. Eles sofrem com a limitação da disponibilidade limitada de conhecimento e experiência nas necessidades definidoras e no projeto de sistemas de informação.
O hardware usado nos sistemas de informações pessoais é frequentemente alvo de invasores e, portanto, a segurança também é um problema em computadores pessoais; apenas a natureza da exposição e o grau de risco são diferentes dos sistemas de informações compartilhadas.
