Regras e Princípios da Delegação - Explicados!

Para tornar a delegação mais eficaz, existem alguns guias, regras e princípios importantes. Estes são os seguintes:

1. Clareza da Delegação:

Seja ela específica ou geral, escrita ou não, a delegação de autoridade deve ser clara em termos de conteúdo, relações funcionais, escopo e atribuições. A ambiguidade leva a resultados ruins e tende a tornar a delegação menos eficaz.

O princípio de clareza da delegação implica também definir em termos claros as relações horizontais e verticais da posição de cada subordinado a outras posições na organização. Cada subordinado deve conhecer sua própria posição na estrutura organizacional e também deve saber como sua posição se encaixa na hierarquia geral de gerenciamento.

Todo gerente deve conhecer todas as pessoas que estão trabalhando com ele ou ela e também aquelas que ocupam posições superiores a ele ou ela na organização. Isso ajuda na busca de orientação e também no fornecimento de orientação em termos de cadeia escalar estabelecida na organização.

Delegações escritas específicas ajudam tanto o gerente quanto o destinatário da autoridade. Mas à medida que se sobe os escalões da estrutura organizacional, essas delegações específicas tornam-se cada vez mais difíceis.

O princípio de clareza não deve ser entendido como significando que as relações de autoridade entre os subordinados e os idosos, uma vez estabelecidas, se tornam imutáveis. Com as mudanças no trabalho, a delegação de autoridade deve ser adequadamente modificada.

2. Delegação para ser consistente com os resultados esperados:

Antes de prosseguir com a delegação de autoridade real a um subordinado, um gerente deve conhecer os trabalhos e os resultados esperados de tal delegação. Apenas aquela quantidade de autoridade que é suficiente para realizar os resultados deve ser delegada. Esse princípio opera na razão pela qual as metas são definidas, os planos são feitos e os trabalhos são definidos para realizar ou implementar essas metas. Este princípio também ajuda a minimizar os perigos de delegar muita ou pouca autoridade.

3. Responsabilidade não pode ser delegada:

A obrigação de realizar a tarefa atribuída é absoluta e não é particionada quando a autoridade é delegada a um subordinado. O chefe executivo, mesmo após a delegação, permanece responsável perante o conselho de administração pela administração e supervisão de toda a empresa.

Se este princípio for violado, três consequências importantes se seguirão:

(a) Se um gerente é capaz de passar uma obrigação junto com a delegação de autoridade aos subordinados, a regra da cadeia de comando única será violada.

(b) A administração no topo terá grande responsabilidade e, no entanto, não seria responsável pelos resultados.

(c) Se um gerente puder delegar até mesmo sua obrigação, não haverá como saber quem é responsável por quê.

Assim, quando a autoridade é delegada, as obrigações não são passadas pela organização; Em vez disso, novas responsabilidades são criadas em cada nível.

Paridade de autoridade e responsabilidade:

Sempre que a autoridade é delegada, a responsabilidade entra e coexiste com a autoridade. Os subordinados podem ser responsabilizados pelas tarefas atribuídas a eles, até o limite da autoridade delegada a eles para o cumprimento.

Consequentemente, um gerente de vendas não pode ser responsabilizado por falhas de produção para as quais ele não recebeu nenhuma autoridade. Assim, também, um atendente de loja não pode ser responsabilizado pela emissão de materiais contra recuos errados recebidos do gerente da loja. Portanto, autoridade e responsabilidade devem estar relacionadas à mesma designação.

O princípio da exceção:

A autoridade é delegada para empurrar para baixo o processo de tomada de decisão tão perto da fonte de informação e ação quanto possível. Os destinatários da autoridade devem fazer uso adequado e tomar todas as decisões dentro do escopo da autoridade.

Apenas em casos excepcionais, quando não puderem tomar uma decisão em seu próprio nível, devem encaminhá-los para consideração e decisão dos superiores.

Ao delegar autoridade, um gerente não se exime de sua responsabilidade. É, portanto, essencial que um gerente desenvolva técnicas adequadas de controle, de modo a garantir que a autoridade delegada seja usada adequadamente e que os resultados sejam alcançados conforme as expectativas.

Juntar a autoridade de dois ou mais gerentes antes que um problema possa ser resolvido ou uma decisão tomada seja descrita como autoridade fragmentada.

Autoridade compartilhada:

A vinda de um superior aos subordinados para tomar uma decisão é conhecida como autoridade compartilhada.