Ciclo Contínuo de Melhoria de Processos de Negócio (4 Fases)
O ciclo de melhoria contínua consiste em quatro fases.
Fase 1 Seleção e definição do processo:
Isso envolve selecionar e definir um processo crítico (relacionado à estratégia de negócios) com escopo para melhoria contínua.
Fase 2 Avaliação e padronização de processos:
Isso consiste na descrição, avaliação e padronização do processo selecionado para melhoria.
Fase 3 Melhoria de processos:
Isso envolve a melhoria contínua do processo avaliado conforme o ciclo PDCA (ou seja, o ciclo Planejar-Fazer-Verificar-Agir)
Fase 4: Melhoria pessoal:
Isso se refere à melhoria contínua do indivíduo que conduz a melhoria do processo de acordo com o novo ciclo do PDAC (ou seja, o ciclo Planejar-Fazer-Agir-Desafio).
Estas quatro fases são brevemente discutidas nos parágrafos seguintes.
Fase 1 Seleção e definição do processo:
Na primeira fase do ciclo de melhoria contínua, enfatiza-se a seleção do processo crítico de melhoria e a definição do processo selecionado. Esta fase inclui as seguintes atividades.
(i) Preparar o cenário para a melhoria contínua de processos formulando o cartão de pontuação de equilíbrio organizacional (OBSC) que compreende a missão organizacional, visão, valores essenciais, fatores críticos de sucesso, objetivos, medidas de desempenho, metas e ações para melhoria de processos. O OBSC é dividido em quatro perspectivas: financeira, clientes, processos internos e conhecimento e aprendizado.
(ii) Formar um grupo diretor no qual a gerência também participa ativamente. Um estágio no conjunto para melhoria de processos, criando um ambiente para encorajar e nutrir a melhoria de processos e o aprimoramento pessoal.
(iii) Definir os processos críticos relacionados ao OBSC e determinar os processos relevantes com base em fatores críticos de sucesso.
(iv) Selecionando o processo mais crítico (que representa o maior problema ou a maior oportunidade na situação atual). Isso significa selecionar um processo no qual o grupo se concentrará para melhorar.
(v) Nomear um proprietário do processo para o processo selecionado que é responsável pela melhoria do processo selecionado. O proprietário do processo funciona como patrocinador, a pessoa do grupo diretor atuando como consultora do projeto de melhoria. O proprietário do processo é responsável pelo bom funcionamento do processo e tem autoridade para alterar esse processo.
(vi) Instalar uma equipe de melhoria pelo proprietário do processo e dar à equipe a propriedade sobre seus processos.
(vii) Ter o proprietário do processo e os membros da equipe definindo o processo escolhido. Definir o processo é um pré-requisito essencial para melhorar o processo.
A definição do processo inclui: (a) clientes internos / externos, (b) Entradas, (c) processo e (d) saídas.
(viii) Treinar a equipe para usar os métodos e técnicas de aprimoramento e também treinar o líder da equipe para se tornar um instrutor.
(ix) Formular um plano de melhoria que inclui a missão da equipe, título do projeto, objetivos de melhoria, medidas de revisão de desempenho, cronograma de execução, meios solicitados, tipo de suporte necessário da alta administração, conseqüências da introdução do processo de melhoria resistência à introdução do processo de melhoria, etc.
(x) Reunir informações necessárias e analisar dados e reclamações de clientes relacionados e registrar o processo alterado usando fluxogramas.
Fase 2 Avaliação e padronização de processos:
Nesta fase, o processo selecionado é descrito em detalhes para verificar se o processo é claramente entendido ou não. Isso exige padronizar o processo, medir e revisar o desempenho do processo, identificando as deficiências do processo e analisando os problemas do processo.
Ao padronizar o processo, a melhor maneira atual de realizar esse processo é estabelecida. Isso é feito para garantir que todos entendam o processo e o processo seja usado consistentemente da mesma maneira todas as vezes. Os padrões de processo fornecem a linha de base para melhoria contínua do processo.
As atividades importantes nesta fase são:
(i) Definir e descrever o processo selecionado
(ii) Medir o desempenho do processo com base na medida de desempenho descrita
(iii) Analisar os dados do processo disponíveis
(iv) Realização de análises de causa e efeito e
(v) Identificando as causas raízes
Fase 3 Melhoria de processos:
Nesta fase, o processo selecionado é continuamente aperfeiçoado. O ciclo PDCA é usado para essa finalidade.
As várias fases deste ciclo são:
(eu planejo:
O plano de melhoria que foi formulado durante a fase de seleção e definição do processo é atualizado. Os objetivos de melhoria são determinados, as ações de melhoria e como elas estão relacionadas ao OBSC são indicadas e soluções que abordam os requisitos declarados e as causas do problema são desenvolvidas.
(ii) fazer:
O plano de melhoria é executado em uma escala limitada, as soluções selecionadas são testadas, os experimentos realizados e os membros da equipe treinados no uso dos métodos e técnicas de melhoria.
(iii) Verifique:
Os efeitos da mudança de processo são medidos, os resultados dessas ações de melhoria são revisados com base em medidas de desempenho, a medida em que os objetivos de melhoria podem ser realizados com essas ações é verificada e os resultados são comparados com as normas.
(iv) agir:
Os resultados são implementados, isto é, a melhoria do processo é introduzida, o processo é controlado, a mudança final do processo é feita, os resultados avaliados, o processo continuamente melhorado e monitorado, o melhor desempenho documentado e as possíveis mudanças de processo padronizadas.
Melhorias pessoais da fase 4:
A mudança organizacional é provocada pelo impacto cumulativo dos esforços de todos os indivíduos para melhorar a si mesmos, seus empregos e sua organização. Técnicas individuais de auto-aperfeiçoamento são úteis para focar os esforços de melhoria pessoal de cada pessoa na organização.
Durante a fase de aprimoramento pessoal, o foco está na melhoria contínua das habilidades e do comportamento do indivíduo, que formam a base do desenvolvimento individual, do sucesso pessoal e do bem-estar.
O ciclo PDAC é usado. As várias fases deste ciclo são :
(eu planejo:
Formule ou atualize seu cartão de pontuação pessoal equilibrado (PBSC), que se concentra em seu trabalho e tempo livre.
(ii) fazer:
Comece com um objetivo simples do seu PBSC com sua ação de melhoria correspondente. Concentre-se nas coisas em que você não é bom, nos hábitos que o limitam, naqueles que têm uma influência desfavorável em sua vida e naqueles que geram maus resultados. Concentre-se no esforço de sua ação de melhoria. Compartilhe seu PBSC com um colega ou amigo confiável e garanta o apoio de seu supervisor.
(iii) agir:
Verifique se a ação de melhoria está funcionando e atue quando ela não estiver funcionando. Revise os resultados de acordo com as medidas e metas de desempenho pessoal definidas. Verifique até que ponto você percebeu seus objetivos pessoais. Desenvolva suas competências para atingir as metas selecionadas. Implementar a melhoria pessoal comprovada e avaliar os resultados pessoais.
(iv) Desafio:
Aceite desafios maiores selecionando um alvo mais difícil e uma ação de melhoria correspondente do seu PBSC e siga em frente.
