Aplicativo de computador e gerenciamento de recursos humanos

Aplicativo de computador e gerenciamento de recursos humanos!

O aplicativo de computador no gerenciamento de recursos humanos é o aplicativo gerencial do uso do computador, geralmente conhecido como sistema de informações gerenciais. No caso da Gestão de Recursos Humanos, é conhecido como Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS). O computador converte os dados em informações significativas necessárias ao gerente para tomar decisões, planejar e controlar.

Hoje, o HRIS é um sistema de informação baseado em computador. Gerente como tomador de decisão é um processador de informações. Ele deve possuir a capacidade de obter as informações, armazenar as informações, processar e recuperar as informações e usá-las para a decisão correta.

Hoje o conhecimento está aumentando com a velocidade tremenda. Há uma explosão de conhecimento. A informação atual é muito essencial para a decisão correta.

Velocidade e precisão são as características especiais do computador. A máquina não fica entediada ou fatigada. Ele pode manipular qualquer quantidade de dados. A velocidade e a precisão do computador levaram a transações rápidas e outras operações comerciais. As informações são disponibilizadas para o gerenciamento mais rapidamente O computador fornece um banco de dados grande e sofisticado para o gerente, que pode ser usado no momento apropriado para tomar decisões.

As linguagens de computador de hoje são fáceis de usar, permitindo que o gerente aprenda habilidades suficientes em um curto período de tempo, de um ou dois dias, para ter acesso à maior parte da demanda de informações imediatas e ad hoc, desde que sejam coletados, organizados e armazenados adequadamente. computador. A gerência deve insistir na qualidade econômica da qualidade que é rentável. Deve estabelecer padrões de qualidade que reflitam as necessidades da organização. Pode ser facilmente feito através de "Círculos de Qualidade". Eles devem concentrar sua atenção em técnicas de programação, documentação, uso de novas tecnologias, etc. O computador é um dispositivo de economia de tempo.

Dados e Informações:

Há uma distinção entre dados e informações. Os dados são fatos e números na forma de registros históricos que não são usados ​​na tomada de decisões. A informação, por outro lado, consiste em dados que são recuperados, processados ​​e usados ​​para tomar decisões, previsões e argumentos. Dados processados ​​são informações.

Sistema de Suporte a Decisões:

O sistema de apoio à decisão ajuda o gerente na tomada de decisões. De acordo com RH Sprague e ED Karlson, o sistema de apoio à decisão é “um sistema interativo baseado em computador que ajuda os tomadores de decisão a utilizar dados e modelos para resolver problemas não estruturados”.

Um sistema de apoio à decisão pode ser criado no qual os procedimentos e métodos de tomada de decisão do gerente experiente e sênior podem ser replicados. Ajudará os gerentes imensamente a chegar rapidamente a uma decisão sobre qualquer problema relacionado aos recursos humanos da organização.

DSS facilita o executivo atual para ter conselhos de especialistas em suas pontas do dedo. O sistema é de fácil utilização. Ele fornece um conselho pronto para o executivo. O DSS para vários problemas de recursos humanos pode ser desenvolvido e mantido pronto. O DSS ajuda um executivo a planejar o futuro.

Sistema de gerenciamento de banco de dados:

É uma coleção de software para processamento de dados inter-relacionados. Em grandes organizações, há uma expansão em sucessão na estrutura inferior. Eles enfrentam um problema de integrar as informações de recursos humanos da organização.

Suas atividades devem ser integradas. As informações sobre suas atividades devem ser integradas. Existem vários pacotes de software desenvolvidos para integrar os dados contidos em uma base de dados. Tais pacotes de software são conhecidos como sistemas de gerenciamento de banco de dados.

Os sistemas de gerenciamento de bancos de dados são programas de computador especiais que permitem ao usuário criar, manipular, recuperar e manter dados de arquivos. O sistema de gerenciamento de banco de dados facilita a criação, adição, exclusão e modificação e classificação de registros.

Também ajuda na preparação de relatórios impressos conforme as especificações exigidas. Isso ajuda na organização dos dados na seqüência desejada. Ele age como uma interface entre o programa de aplicativos e os arquivos do escritório.

A figura abaixo é uma ilustração:

O sistema de gerenciamento de banco de dados fornece acesso a consultas e informações sobre arquivos, outros detalhes sobre funcionários, atualizações de registros, criação de relatórios etc. Ele faz uso eficiente do espaço de armazenamento computadorizado.

Sistema de Informação Gerencial:

Sistema de informação de gestão ou MIS é o conceito antigo. O MIS computadorizado é novo. Os executivos usaram o MIS para planejamento e controle. O MIS computadorizado adicionou novas dimensões por meio de maior velocidade e precisão. O uso do computador tornou o sistema de informações gerenciais viável. Não é necessário que o sistema de informações gerenciais seja informatizado. Há uma série de tarefas que são executadas perfeitamente por funcionários e executivos, mas há certas tarefas que podem ser realizadas com rapidez e precisão por essa máquina eletrônica ”.

De acordo com Gordon B. Davis e Margrethe H. Olson, o sistema de informações gerenciais é “um sistema integrado de máquinas de usuários para fornecer informações para apoiar operações, gerenciamento e funções de tomada de decisões em uma organização. O sistema utiliza hardware e software de computador; procedimentos manuais; modelos de análise, planejamento, controle e tomada de decisão; e uma base de dados. ”

O MIS ajuda na integração de informações organizacionais. No que diz respeito à gestão de recursos humanos, ajuda a ter a informação integrada em relação aos recursos humanos da organização. A informação pode ser utilizada por qualquer pessoa que precise dela, para a qual o conhecimento do computador não é essencial. Simplesmente o conhecimento de usá-lo fará. MIS é um sistema de suporte para várias funções de gerenciamento.

Organização é um sistema técnico-econômico e social. O MIS baseia-se na organização, teoria organizacional e gerenciamento. Se ajuda na compreensão da estrutura organizacional e design, processos de mudança organizacional, motivação, tomada de decisão, padrão de comportamento organizacional etc.

Organização é um sistema que consiste em vários subsistemas baseados em atividades funcionais como Produção, Marketing, Pessoal, Finanças, Vendas, Contabilidade e Materiais, etc. O MIS tenta realizar sua integração para um bom funcionamento. Recursos humanos são usados ​​em cada sistema que ocupa as respectivas posições.

O MIS ajuda no fornecimento de informações integradas em relação a todos os recursos humanos da organização. O sistema de informação deve corresponder às necessidades gerenciais da organização. Aplicativos de computador no programa de gerenciamento de recursos humanos e os arquivos do escritório. A figura abaixo é uma ilustração.

Necessidades da Gestão e Sistemas de Informação:

Os sistemas de informação vêm em socorro de funcionários e executivos enquanto realizam seus trabalhos no local de trabalho. O sistema ajuda-os a melhorar seu desempenho, levando a uma completa satisfação no trabalho. As informações necessárias para os executivos diferem em quantidade e qualidade de acordo com sua posição e nível na hierarquia organizacional.

Tradicionalmente, a gestão da organização tem uma forma piramidal, isto é, mais estreita no topo, tendo uma base achatada. Esta pirâmide organizacional pode ser dividida em três níveis; topo, meio e baixo. A alta administração consiste em gerentes de alto nível, como gerentes, executivos, etc., e o gerenciamento de nível médio consiste em gerenciamento de nível médio, ou seja, os chefes de departamentos e o nível inferior de gerenciamento são os supervisores de linha de frente, superintendentes e outras equipes operacionais. Para executar os trabalhos, eles exigem diferentes tipos de informação. As informações de desempenho também podem ser divididas, de acordo com esses níveis, porque as decisões a serem tomadas diferem de acordo com a hierarquia gerencial.

É mostrado no diagrama abaixo:

O gerenciamento de nível superior requer o Sistema de Suporte à Decisão ou o DSS para enquadrar a estratégia organizacional em relação a vários aspectos da organização. Eles podem enquadrar a estratégia em relação aos recursos humanos da organização. Eles têm que tomar decisões estratégicas que exigem um sistema interativo baseado em computador que é conhecido como sistema de suporte à decisão.

A gerência de nível médio tem que tomar decisões táticas para as quais eles precisam do sistema de banco de dados conhecido como sistema de informações de gerenciamento ou MIS. A gerência de nível inferior tem que tomar decisões operacionais para o desempenho real do trabalho, o sistema que eles exigem para o propósito é conhecido como sistema de processamento eletrônico de dados ou sistema EDP.

As informações necessárias ao executivo dependem do histórico técnico, da capacidade de tomada de decisão e do estilo de liderança gerencial adotado pela natureza da estrutura do corpo corporativo da organização e pela percepção do executivo quanto aos requisitos de informação.

Sistema de Recursos Humanos:

Recursos humanos são, na verdade, um subsistema de um sistema, a organização. O sistema de recursos humanos inclui a aquisição de recursos humanos, treinamento e desenvolvimento, remuneração, outros benefícios, saúde e segurança, análise de cargos, descrição de cargos, especificação de cargos, avaliação de desempenho, avaliação de cargos, outras informações relacionadas a recursos humanos como habilidade, competência, experiência, seus incrementos anuais, bônus, custo de aquisição de recursos humanos, custo de treinamento, composição de inventário de habilidades, estratégia em relação à aquisição, retenção de recursos humanos etc.

A informação completa em todos esses aspectos deve ser mantida à mão. Os computadores ajudam a manter todas essas informações e as disponibilizam na ponta dos dedos do gerente de recursos humanos. Recursos humanos são a parte de todo o sistema. Eles estão trabalhando em todas as áreas funcionais da organização, fabricação, marketing, vendas, finanças, logística, pesquisa e desenvolvimento, publicidade, etc.

Informações completas devem ser armazenadas, compiladas, processadas, recuperadas junto com órgãos externos como governo, revendedores, atacadistas, financiadores, fornecedores, etc. Uma função de recursos humanos orientada ao sistema integra-se e inter-relaciona com outras funções da organização. O sistema informatizado de recursos humanos é conhecido como sistema de informação de recursos humanos ou SIRH. Ele é tratado no capítulo Planejamento de Recursos Humanos anteriormente.

O HRIS mantém as informações atualizadas relativas a todos os aspectos dos recursos humanos da organização e funciona como sistema de apoio à decisão. Sua entrada é dados brutos e saída é informação. É um sistema que adquire, manipula, analisa, armazena, recupera e disponibiliza as informações instantâneas em relação aos recursos humanos da organização. A informação é terminada e estruturada. Alguns funcionários são obrigados a trabalhar com o sistema. Eles incluem o Gerente de Sistemas, responsável pelo planejamento, monitoramento e controle das atividades relacionadas à informatização.

O Analista de Sistemas é outro pessoal necessário no sistema para estudar e analisar os problemas e preparar soluções e especificações do programa. O terceiro pessoal no sistema e na hierarquia é o programador. Mais programadores são obrigados a preparar programas de computador baseados em especificações preparadas pelo analista de sistemas. O quarto pessoal no sistema que trabalha no nível mais baixo da hierarquia é o operador de entrada de dados.

São necessários mais operadores desse tipo responsáveis ​​por inserir os dados no sistema do computador. Essa interface homem-máquina é conhecida como ware humano ou livewire. Essas pessoas preparam vários softwares e bancos de dados e transmitem as informações online, tornando esses sistemas acessíveis. Desta forma, eliminando desperdícios e alcançando melhorias significativas na qualidade dos dados, ajudando os gerentes de linha a resolver seus problemas de recursos humanos.

Os sistemas informatizados agregaram valor ao desenvolvimento e gestão de recursos humanos, dando oportunidade de emergir como base de poder na organização. Agora, o correio eletrônico, as conexões de computador para computador e a videoconferência trouxeram a transformação da função de recursos humanos. Também reduziu os custos indiretos incorridos.

O sistema de gestão de recursos humanos consiste em várias entradas e saídas e outras atividades e processos trabalhando através de meios de informação. O sistema possui um sistema de gerenciamento de banco de dados computadorizado, programa para verificações cruzadas de precisão, módulos para executar funções específicas e uma facilidade para informações especiais a serem fornecidas na consulta.

Uso de computador em HRM:

A tecnologia moderna trouxe mudanças no mar e transformou a estrutura organizacional, o trabalho e a cultura. Computadores e programas de computador inundaram as organizações de todos os tipos e tipos, sem dar chance de escapar de sua influência. Eles são amplamente utilizados na gestão de recursos humanos.

Planejamento de Recursos Humanos:

Os vastos dados são necessários para o planejamento de recursos humanos. A alta direção quer preparar um planejamento estratégico de longo prazo para recursos humanos. O sistema de informação de recursos humanos fornece as informações necessárias para fazer projeções essenciais sobre os requisitos de recursos humanos. A informação também pode ser utilizada para a aquisição de recursos humanos, sua promoção, transferência e planejamento de carreira. Informações de análise de trabalho ajudam no planejamento de recursos humanos.

Aquisição de Recursos Humanos:

A aquisição de recursos humanos é feita por meio de recrutamento e seleção. Sistema de informação de recursos humanos é uma ferramenta que fornece muita ajuda na postagem interna de trabalhos que é feita através de recrutamento. É uma fonte interna de recrutamento. As informações completas sobre habilidade, competência, conhecimento, experiência, treinamento, qualificação educacional, idade, sexo, etc., disponíveis para o executivo de recursos humanos por meio do HRIS, permitindo que ele ocupe o cargo vago por meio de promoção ou transferência.

Recrutamento externo também facilitado com a ajuda de informações informatizadas mantidas pelas organizações, mantendo um histórico de candidatos não solicitados e, às vezes, com a ajuda de agências de emprego privadas que mantêm bancos de dados sobre vários tipos de recursos humanos disponíveis em diferentes organizações e outras pessoas em busca de emprego.

As aquisições de recursos humanos por meio de seleção são bastante demoradas e procedimentos complicados são adotados. Todas essas complicações são facilitadas pelo uso de informações computadorizadas. Teste e digitalização de aplicativos são realizados com precisão através de computadores, economizando muito tempo e custo.

Treinamento e desenvolvimento:

Na área de treinamento e desenvolvimento, o computador tem sido usado em maior escala. Há instruções assistidas por computador que são técnicas de treinamento amplamente utilizadas. Instruções assistidas por computador (CAI) são os métodos de aprendizado programados.

No início de 1924, o uso de máquinas de ensino rudimentares foi feito, mas com o advento e a disponibilidade de computadores, o treinamento programado está em voga agora. O sistema de treinamento informatizado é utilizado para os anfitriões de postos de trabalho que incluem mecânica, funcionários, pilotos etc. Simulação computacional da situação real do trabalho é de particular importância. Está no método de treinamento do trabalho. Ajuda o aprendiz a ganhar experiência prática.

Em instruções geridas por computador, a competência dos formandos é avaliada pelo computador antes do início da formação. A avaliação continua até o final do treinamento. A avaliação faz com que o treinador modifique o conteúdo do treinamento de acordo com as necessidades do treinando.

Em treinamento baseado em computador, as instalações de instruções auxiliadas por computador e instruções gerenciadas por computador são combinadas. Sendo abrangente, fornece muitas vantagens para o formando através de uma aprendizagem eficaz. Treinamento baseado em computador (CBT) fornece feedback imediato. Um plebeu obtém mais conhecimento através da TCC do que no treinamento em sala de aula. A formação através do CBT pode ser fornecida no local de trabalho ou onde os formandos se reúnem. É rentável.

Nenhum custo é incorrido no treinador, pois é o treinamento baseado em programação. Há uma melhoria no CBT com a adição de vídeo, que é técnica de treinamento de alta tecnologia e é conhecido como treinamento em vídeo interativo. O CD-ROM também é usado para desenvolvimento executivo. Cabe à organização fazer a escolha da técnica apropriada de treinamento informatizado, dependendo da disponibilidade de fundos e do tipo de empregados e executivos em treinamento.

Os métodos de treinamento de alta tecnologia têm alto investimento inicial, mas uma vez comprados é muito rentável. A avaliação dos formandos e do programa de formação pode ser disponibilizada imediatamente, o que não é possível ao abrigo de outras técnicas tradicionais de formação.

O computador pode armazenar as informações relacionadas aos alunos, seu desempenho e suas necessidades de treinamento adicional. Informações atualizadas a esse respeito podem ser disponibilizadas como e quando exigido pelo gerente de recursos humanos ou por qualquer executivo para esse assunto.

Os módulos de HRIS podem ser usados ​​para registrar o treinamento recebido e o custo do treinamento pode ser monitorado. Há uma necessidade constante de atualizar as habilidades e o conhecimento dos funcionários e executivos para atender às crescentes necessidades da organização. Os programas de treinamento informatizado atendem a essas necessidades da organização.

Planejamento de Carreira e Sucessão:

O planejamento de carreira requer uma verificação completa das próprias preferências, habilidades, habilidades, competência, conhecimento e especialização e valores, bem como a adequação aos requisitos do cargo no nível superior disponível na organização ou em outra organização. Isso é feito com facilidade e precisão pelo computador para o funcionário, o executivo e a organização.

A organização pode acompanhar esses funcionários e executivos ambiciosos. Esse pessoal é muito consciente de sua carreira e carreira. Eles não hesitam em deixar a organização se uma oportunidade em sua carreira é negada a eles.

Pode-se dizer que o planejamento de carreira e os aplicativos de computador são feitos um para o outro. O inventário detalhado em relação aos recursos humanos da organização e os detalhes do trabalho podem ser armazenados em um computador. O sistema de sucessão é outra área em que o computador desempenha um papel importante em sugerir uma pessoa adequada para suceder um aposentado em uma posição. Isso pode ser facilmente mantido para funcionários e executivos.

Compensação:

A compensação é ainda outra área em que as aplicações de computador podem ser feitas. A remuneração inclui salário, salários e outros benefícios. As informações exigidas neste sistema são folha de pagamento e registros financeiros. Sistema de informação de recursos humanos auxilia na administração de salários e salários.

Vários pacotes de software estão disponíveis a esse respeito para manter e monitorar a administração da remuneração. O empregado recebe as informações relativas ao salário por ele deduzido e deduções obrigatórias do salário, juntamente com seus registros de licença até a data de cada mês.

Ele economiza o trabalho manual de manter os livros grandes e pesados. Os detalhes sobre a contribuição dos funcionários ao fundo fornecido, o interesse nele também é mantido e em intervalos regulares os funcionários são entregues os detalhes.

Avaliação de desempenho:

Se o mérito ou desempenho é avaliado por um indivíduo pode ser superior em hierarquia e hierarquia, há um escopo para a atitude preconceituosa. O computador pode fornecer solução imparcial para o problema. Módulos estão disponíveis para ajudar na avaliação do desempenho. Existem vários softwares disponíveis para avaliar o desempenho dos funcionários e executivos com várias escalas de avaliação em áreas críticas de desempenho. A organização pode fazer uso das escalas relevantes de avaliação do desempenho de seus funcionários de vários graus e níveis, variando a escala de classificação fornecida pelo software.

Segurança e saúde:

Segurança e saúde no local de trabalho é muito essencial. Funcionários saudáveis ​​e livres de qualquer doença com todas as partes do corpo intactas e seguras são os ativos da organização. A organização com tais recursos humanos deve se orgulhar de si mesma. Ele merece crédito por excelentes provisões em relação à segurança e saúde de seus funcionários.

É um sonho longe dos fatos. Mas a organização pode tomar o máximo cuidado de seus funcionários, mantendo os registros de doenças ocupacionais, lesões e conscientizar os funcionários de tempos em tempos e também chamar a atenção dos funcionários para produtos químicos perigosos e outros materiais e seu uso.

O sistema de informação de recursos humanos pode desenvolver um software e manter registros de várias categorias de doenças ocupacionais, seus perigos, como as pessoas sofrem com elas, tratamento médico disponível, métodos de prevenção, medidas de segurança no local de trabalho, cuidados a serem tomados etc.

Os funcionários podem ser, através de rede de computadores em intervalos regulares ou diariamente, cientes de todos estes e alertar sobre os efeitos pós-perigosos. Computador a este respeito pode fornecer um sistema mais saudável para a segurança e saúde dos recursos humanos da organização. Os computadores ajudam a manter a saúde, lidar com o estresse, mudar de estilo de vida e adotar aquele que combina com sua saúde, dieta, etc.

Relações humanas:

Manter melhores relações humanas é um problema enfrentado por muitas organizações. Toda organização espera melhores relações humanas e bom funcionamento. As relações entre união e gestão devem ser tranquilas e de cooperação. Os computadores podem ajudar a manter os registros de negociações entre sindicatos e gerência, os acordos alcançados entre os dois.

Rede de computadores ajuda a lembrar os executivos dos acordos e termos acordados entre a gerência e os sindicatos. O computador pessoal do executivo pode ser conectado a uma rede on-line de informações sobre relações de pesquisa e recuperação de informações. Os funcionários também podem ter acesso ao sistema sabendo muito bem com o que seus líderes concordam ou discordam. Isso promove total transparência nas relações humanas ou relações industriais na organização.

Nos tempos modernos, corporações gigantes vêm criando uma rede global que emprega lacs de funcionários e outros funcionários em todo o mundo. Eles têm diferentes pontos de vista e demanda. Para mantê-las de maneira eficiente e satisfazer suas necessidades, é necessário que a organização desenvolva um sistema especialista que permita fazer uma pesquisa de opinião dos funcionários, sua percepção e conselhos. Os computadores ajudam na simplificação do processo.

Por meio dessa rede, os executivos têm informações à mão e contatos próximos com os funcionários. Qualquer problema surge em qualquer planta em qualquer lugar pode ser imediatamente atendidos e beliscados pela raiz. O sistema especializado pode ser desenvolvido para manter informações qualitativas e quantitativas. Desta forma, os computadores desempenham um papel vital na gestão de recursos humanos. Os computadores ajudam a facilitar o bom funcionamento e o ambiente livre de preocupações nas fábricas, escritórios e residências. Eles ajudam a restaurar a paz e a harmonia industrial.