Reengenharia de Processos de Negócio: Plano de 6 Passos para Reengenharia de Processos de Negócio

A engenharia de processos é um processo inovador para o qual uma abordagem disciplinada ao esforço é essencial. Envolve um plano de seis etapas.

Essas etapas são:

Passo 1:

Declare um caso para ação.

Passo 2:

Identifique o processo de reengenharia.

Etapa 3:

Avaliar os facilitadores para a reengenharia

Passo 4:

Entenda o processo atual.

Passo 5:

Crie um novo design de processo e

Passo 6:

Implemente o processo de reengenharia.

Estas etapas são explicadas abaixo:

(i) Indique um argumento para ação:

A necessidade de mudança deve ser efetivamente comunicada aos funcionários da organização por meio de campanhas educativas e de comunicação.

Duas mensagens-chave a serem articuladas são:

(i) A necessidade de ação e

(ii) uma declaração de visão.

Os objetivos da reengenharia devem ser na forma de uma declaração de visão qualitativa e quantitativa. Esses objetivos incluem metas de redução de custos, time-to-market, níveis de qualidade e satisfação do cliente e indicadores financeiros. Por exemplo, a declaração de visão da Federal Express (uma empresa de courier dos EUA) em sua infância foi "entregaremos o pacote às 10h30 da manhã seguinte".

Etapas que os fabricantes tomam quando se reorganizam:

O CEO da empresa é responsável por comunicar a declaração de visão primeiro para a gerência sênior e depois para o restante da empresa. Um comitê gestor da alta gerência que inclua o CEO normalmente defende o processo de mudança, estabelece metas, atribui recursos e acelera o progresso.

(ii) Identifique o processo:

Todos os principais processos da empresa devem ser identificados inicialmente e poucos processos devem ser selecionados para a reengenharia.

As questões a seguir definem os critérios para selecionar processos de reengenharia:

Eu. Quais processos são atualmente mais problemáticos?

ii Quais processos são críticos para realizar a estratégia da empresa e ter o maior impacto no cliente da empresa?

iii. Quais processos têm maior probabilidade de serem redesenhados com sucesso?

iv Qual é o escopo do projeto de reengenharia e quais são os custos envolvidos?

v. Qual é a força da equipe de reengenharia e o comprometimento dos proprietários de processos e patrocinadores?

vi. A melhoria contínua pode fornecer as melhorias necessárias?

vii. O processo é antiquado ou a tecnologia é usada desatualizada?

A resposta a essas perguntas pode ser ponderada de acordo com a necessidade de melhoria da empresa. O processo selecionado deve ter um escopo de projeto de reengenharia gerenciável com limites de processo bem definidos.

(iii) Avaliar facilitadores:

A tecnologia da informação e as questões humanas / organizacionais atuam como facilitadores do processo de reengenharia. A avaliação de tecnologia tornou-se uma competência essencial exigida de todas as empresas. As empresas devem desenvolver a capacidade de avaliar a tecnologia da informação atual e emergente e identificar aplicativos criativos para redesenhar seus processos existentes.

A atual cultura organizacional também deve ser avaliada à luz da mudança iminente a ser provocada pela reengenharia. Culturas participativas e orientadas para o cliente que evoluíram a partir da revolução da qualidade proporcionam um ambiente adequado para futuras mudanças. Mas a magnitude da mudança criada pelo redesenho do processo torna a gestão da mudança uma necessidade. Questões de medição e compensação, planos de carreira, enriquecimento do trabalho e treinamento de novas habilidades devem ser abordados.

(iv) Entendendo o processo atual:

O processo atual deve ser entendido com o uso de técnicas de avaliação de processo, como diagramas de fluxo, diagramas de espinha de peixe e implantação de função de qualidade. O objetivo é criar um novo processo radicalmente melhor. O processo atual deve ser estudado para entender as atividades que são essenciais para a conclusão.

Todas as atividades podem ser classificadas em três tipos:

(a) Trabalho que agrega valor - trabalho para o qual o cliente está disposto a pagar.

(b) Trabalho que não agrega valor - trabalho que não cria valor para o cliente, mas é necessário para obter o trabalho de agregação de valor.

c) Resíduos - trabalho que não adiciona nem permite valor.

O trabalho de adição de valor consiste em todas as atividades que criam os bens e serviços que os clientes desejam. Por exemplo, se um pedido do cliente tiver que ser executado, as atividades de adição de valor incluem alocação de estoque, separação, embalagem, planejamento de rotas e expedição. O desperdício de trabalho é um trabalho cuja ausência não seria percebida pelo cliente. O desperdício de trabalho precisa ser eliminado.

O trabalho que não agrega valor é a cola que une o trabalho que agrega valor em processos convencionais. É principalmente a sobrecarga administrativa - o relatório, verificação, supervisão, controle, revisão e coordenação. Michael Hammer argumenta que é necessário projetar um trabalho que não agregue valor reorganizando as tarefas de agregação de valor em um processo novo e mais eficiente.

(v) Crie um novo design de processo:

O redesenho do processo requer começar com um slate limpo. Os reengenheiros devem suspender as regras, procedimentos e valores atuais para criar um novo design de processo. Eles também precisam utilizar os princípios da reengenharia. A primeira ênfase na reengenharia de um processo é eliminar todo o trabalho com resíduos. Em seguida, o foco está na eliminação do trabalho que não agrega valor. Hammer descobriu que menos de 10% das atividades em um processo são atividades que agregam valor.

(vi) Implementar o processo de reengenharia:

A liderança é fundamental para o processo de implementação, bem como para todo o esforço de reengenharia. Equipes de engenharia de processo são normalmente responsáveis ​​pela implementação dos novos projetos. No entanto, o apoio e a aceitação dos gerentes de linha são cruciais para o sucesso. Treinamento de funcionários em habilidades adicionais necessárias para executar no novo ambiente também é essencial.