Reuniões válidas: significado e requisito

Leia este artigo para aprender sobre a reunião válida. Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: ​​1. Significado das reuniões válidas 2. Requisitos de uma reunião válida.

Significado das Reuniões Válidas:

Reuniões privadas podem ser do ponto de vista da autenticidade, classificadas em válidas e inválidas. As decisões tomadas em uma reunião válida são obrigatórias para os membros da associação ou comitê ou subcomitê, conforme o caso, quer esteja presente na reunião ou não, seja concordando ou discordando das decisões.

Ações devem ser tomadas de acordo com as decisões e as decisões podem ser impostas aos membros. Se a decisão em si é errada ou ilícita e por isso, se houver qualquer punição sobre os tomadores de decisão, eles não podem escapar da punição. Mas um membro que tome decisões, discordando da maioria, pode escapar da responsabilidade pessoal se tiver registrado uma nota de dissidência.

As decisões tomadas em uma reunião inválida não são vinculantes, embora uma maioria substancial ou todos os membros tenham concordado com tais decisões. Por exemplo, mesmo que todos os membros de uma empresa tenham ratificado um ato da empresa que não é permitido pela cláusula de objeto no Memorando de Associação da empresa, o ato não pode ser válido.

Uma reunião pode se tornar inválida de diferentes maneiras. A responsabilidade é primarsily do secretário para ver que uma reunião se torna válida. Outros membros (até mesmo os diretores de uma empresa) dependem dele a esse respeito.

Requisitos de uma reunião válida:

Como uma reunião se torna válida?

Uma reunião é válida desde que todos os requisitos de uma reunião válida estejam presentes.

Em linhas gerais, os requisitos são divididos em três grupos:

(1) Uma reunião deve ser devidamente convocada ou convocada,

(2) A reunião deve ser adequadamente constituída e

(3) Uma reunião deve ser adequadamente conduzida.

Deve notar-se que as decisões serão vinculativas desde que a reunião seja válida e, além disso, a decisão tenha sido devidamente tomada. Uma decisão tomada indevidamente em uma reunião válida não pode ser implementada. Além disso, as atas contendo as decisões devem ser preparadas e confirmadas, caso contrário, é difícil aplicar as decisões, se forem contestadas.

(A) Uma reunião deve ser convenientemente convocada ou chamada :

Uma reunião é considerada devidamente convocada ou convocada quando as seguintes condições forem cumpridas:

(1) Um aviso contendo todos os detalhes necessários, foi enviado a todas as pessoas com direito a participar da reunião.

Os detalhes são:

(a) A data, hora e local da reunião;

(b) A agenda ou os itens a serem discutidos na reunião em uma ordem serial;

c) Data do aviso;

(d) assinatura de uma pessoa competente convocando a reunião;

(d) Informações adicionais, se houver (por exemplo, notas explicativas de um negócio especial exigidas em uma notificação da assembléia geral anual de uma companhia);

(e) Qualquer anexo a ser enviado (por exemplo, uma cópia das contas finais juntamente com o aviso da assembleia geral anual).

(2) O aviso é enviado no devido tempo:

Existem regras específicas em relação a esse tempo adequado. Por exemplo, um aviso para a reunião de qualquer membro de uma empresa deve ser enviado pelo menos vinte e um dias antes da reunião.

(3) O aviso é enviado para o endereço registrado da pessoa com direito a receber o aviso. O aviso pode ser enviado por correio normal. Em casos excepcionais, o aviso pode ser dado por telefone. O aviso pode ser enviado por um mensageiro.

(B) Um Encontro deve ser devidamente constituído :

A reunião deve ser adequadamente constituída ou a reunião é válida e competente para tomar decisões se as seguintes condições forem cumpridas:

(1) O quórum ou o número mínimo requerido de pessoas deve estar presente pessoalmente. O quorum deve preferencialmente estar continuamente presente.

(2) Deve haver um Presidente que seja devidamente eleito na reunião ou já eleito. Ele deve ser uma pessoa competente para ser o presidente.

(C) Uma Reunião será Conduzida Corretamente :

(1) As regras e regulamentos para conduzir a reunião são seguidos. Essas regras podem ser estatutárias, da organização, costumeiras ou convencionais ou uma combinação delas.

(2) As notas devem ser contínua e corretamente tomadas (pelo secretário) para que o processo ou as atas possam ser preparados para provas.

Recorde-se que o secretário tomará notas sobre o processo, preparará as actas com base nessas notas e obterá as actas confirmadas pelo Presidente posteriormente. Depois disso, praticamente uma reunião válida é concluída.