Elaboração de um Relatório: Passos Envolvidos e sua Utilidade

Leia este artigo para aprender sobre as etapas envolvidas na preparação de relatórios e sua utilidade para o gerenciamento.

Etapas Envolvidas na Elaboração de Relatórios:

Relatórios gerenciais são uma tarefa difícil e, portanto, o redator de relatórios deve possuir habilidade especial para este trabalho. Ele deve ser um analista financeiro e nessa capacidade deve ser bem treinado nas áreas de contabilidade, finanças e gestão. Ele deve ser capaz de fazer a análise objetivamente colocando suas idéias de forma convincente e clara e comunicar os resultados de forma legível para uma ação efetiva.

Relatórios efetivos e eficientes exigem os seguintes passos a serem seguidos:

(a) A elaboração de relatórios exige um planejamento detalhado do fluxo do trabalho em papel e sua análise. Deve ser o resultado lógico das operações contábeis.

(b) A duplicação do trabalho deve ser evitada. Os registros contábeis devem ser projetados de forma a obter 'dados de controle' sem análise adicional.

(c) A codificação e a mecanização devem ser usadas para processar dados contábeis. Eles ajudarão na aceleração dos relatórios.

(d) Registros contábeis devem ser fechados antes do tempo. Isso facilitará a preparação de relatórios no tempo.

(e) Quando os dados reais não estão prontamente disponíveis, certas estimativas podem ser usadas em seu lugar a fim de evitar atrasos desnecessários. No entanto, o real pode ser comparado com a estimativa de uma data posterior e desvios, se houver, podem ser descobertos e analisados. Essa análise de desvios ajudará a fazer melhores estimativas no futuro.

Utilidade dos relatórios para a administração:

O sistema de relatórios permite que o gerenciamento entenda o funcionamento do empreendimento. Quando um sistema de relatórios específico não atende aos requisitos, ele é descartado ou reajustado às necessidades. Por isso, está em um estado de desenvolvimento contínuo.

Um bom sistema de relatórios é um instrumento prático de gerenciamento para identificar as áreas de fraquezas e quaisquer ocorrências inconvenientes ou incomuns. Os funcionários são colocados sob controle constante e a administração é livre para se dedicar totalmente à formulação de políticas e desenvolvimento futuro.

Os relatórios lidam com a previsão das condições sob as quais as operações planejadas seriam realizadas. Isso se aplica a estimativas orçamentárias sobre linhas de produtos e previsão de condições comerciais em geral.

Os relatórios também fornecem uma base útil para decidir a política operacional, volume de vendas ou produção, política de estoque, produção de qualidade, design de produto, etc.

Os relatórios atuais permitem que o gerenciamento em diferentes níveis mantenha-se a par do desempenho passado, bem como do desenvolvimento, e pode manter uma verificação dos níveis operacionais individuais.

Os relatórios e os métodos de relatório fornecem aos executivos informações factuais para a execução de suas funções. Isso forma a base para o desenvolvimento de políticas por executivos operacionais.