Medição do trabalho de escritório: importância e processo

Leia este artigo para aprender sobre a importância e o processo de medição do trabalho de escritório.

Importância da Medição do Trabalho de Escritório:

Em palavras simples, medir meios significa determinar a qualidade. A medição do trabalho, portanto, diz respeito à qualidade '.

A medição do trabalho pode ser descrita como o programa de medição do volume de trabalho concluído e o tempo necessário para concluir este trabalho.

Existem dois princípios básicos que permitem que os padrões estabelecidos sejam úteis sob as seguintes condições:

1. Determinação da necessidade de mão de obra:

A exigência de mão de obra para cada função no escritório é determinada com a ajuda do padrão de tempo. Por exemplo, se em um escritório o número de contas digitadas em um dia é de cento e um datilógrafo engajado nos tipos de escritório 50 contas, então haverá dois datilógrafos necessários para o mesmo.

2. Agendando e distribuindo a carga de trabalho:

Esse padrão ajuda a distribuir o trabalho pelos trabalhadores e a trabalhar de maneira uniforme. Assim, a medição do trabalho ajuda a evitar em igualdades.

3. Comparando o desempenho:

O padrão ajuda a comparar o desempenho. Isso é feito com a ajuda do índice de utilização, que é calculado dividindo-se o número de horas padrão produzidas em um centro de trabalho pelo número de horas reais gastas.

Determinação do custo:

O padrão de tempo fornece o básico para a determinação do custo de diferentes unidades de trabalho. Isso é possível porque o padrão de tempo para cada função ou parte da função pode ser convertido em padrões de custo. Isso é particularmente útil em uma organização em que uma função é composta de várias partes.

Fornecendo Salários Basicamente Incentivos:

Como o padrão de tempo ajuda a medir a eficiência, todo trabalhador ou grupo de trabalhadores pode ser recompensado pela eficiência com base no desempenho e na melhoria do moral. Assim, o moral dos funcionários é melhor, pois eles sabem o que é exigido deles em termos de qualidade e quantidade de produção. Um trabalhador melhor é assim reconhecido.

Ajuda na instalação do Office System e procedimentos:

Como o gerente do escritório sabe o volume de produção e seu custo, ele é capaz de reduzir o custo do sistema de escritório. Se qualquer método, projeto ou técnica for mudado ou uma mecanização maior for empreendida, o custo atualmente incorrido e a ser incorrido no futuro devido a mudanças seria comparado. Qualquer alteração seria permitida somente se a redução de custos fosse possível.

Ajuda na Auditoria do Escritório:

A medição do trabalho ajuda a definir o padrão de desempenho. Esses padrões ajudam na questão de auditoria de escritório, pois ajudam na avaliação do desempenho do funcionário e do grupo de trabalho.

Processo de Medição do Trabalho de Escritório:

O processo de medição do trabalho pode ser ilustrado por um diagrama simples:

A. Padronização:

1. Melhoria e Padronização dos Métodos de Trabalho:

O padrão de tempo deve ser definido somente após o método de trabalho ter sido aprimorado e padronizado. Essa ação garante que as tarefas a serem medidas sejam executadas da maneira mais eficiente possível. Além disso, garante que todos os funcionários estejam realizando o trabalho da mesma maneira.

2. Determinar as tarefas a serem medidas:

As tarefas a serem medidas são determinadas e classificadas. Antes de iniciar o processo de medição, todos os elementos ou partes também são classificados. Cabe aos supervisores aprovar as descrições das tarefas e suas classificações.

3. Definindo unidades de medida:

A unidade em termos de qual um trabalho deve ser medido deve ser definida adequadamente. A unidade de trabalho seria diferente para diferentes tipos de trabalho. No entanto, seria essencial ter uma unidade que seja fácil de identificar, contar e entender.

4. Estabelecimento de Procedimentos para Reportar:

É necessário estabelecer um procedimento para relatar, segundo o qual as contagens de produção necessárias em tempos de unidade, horas trabalhadas e outras datas são coletadas e relatadas periodicamente. Geralmente, essa responsabilidade é confiada ao supervisor do centro de trabalho.

B. Por registros e desempenho anteriores:

No caso da medição do trabalho de escritório, o desempenho passado dos funcionários do escritório e seu desempenho agora é levado em conta. Como cada vez mais mecanização ocorreu em nosso país, o padrão se tornaria mais necessário.

Alterando os métodos erráticos de estimativa ou adivinhação, o trabalho pode ser medido e o padrão pode ser definido com a ajuda dos seguintes métodos:

1. Método de Desempenho Passado:

Sob este método, os registros são analisados ​​para estabelecer o padrão. O conjunto padrão com base no desempenho passado pode ser baseado na melhor performance, ou o pior desempenho é levado em conta. É um método simples que pode ser instalado sem custos, em grande medida.

2. Método de Análise do Tempo:

Também é conhecido como o método do registro de tempo. Os seguintes passos estão envolvidos neste método:

(a) Toda atividade realizada durante o dia é identificada.

(b) Cada atividade identificada recebe um código simples.

(c) Uma folha de análise de tempo especial é preparada toda semana por todos os trabalhadores nos quais ele registra seu desempenho por um período de uma semana ou um mês.

(d) Os dados do desempenho assim registrados são analisados, editados e revisados, e uma folha de análise de tempo é preparada para cada departamento, sobre a qual cada atividade é resumida por um número de código. O relatório assim preparado fornece o tempo total gasto em cada atividade em um departamento específico.

(e) Agora, a quantidade total produzida é dividida pelo número de horas gastas que fornece o básico para os padrões de tempo, e a comparação pode ser feita entre vários departamentos com base nesses padrões de tempo.

Este método é simples e pode ser instalado sem muito custo adicional. A principal desvantagem do método é que os dados coletados são subjetivos e tais dados não são confiáveis, porque os subsídios de tempo pessoais não são registrados pelos funcionários individualmente.

3. Método de Amostragem de Trabalho:

Sob este método, um analista treinado, antes de tudo, decompõe todos os fatores envolvidos no estudo. Observações aleatórias são registradas do trabalho realizado pelos vários indivíduos. Como eles gastam seu tempo e o que eles produzem são registrados.

Em seguida, um relatório é preparado para o trabalho de todo o departamento em questão e é feita uma observação quanto ao tempo gasto em cada trabalho. O método de amostragem de trabalho é científico e os dados obtidos sob este método são muito mais confiáveis ​​do que sob o método de análise de tempo.

Este método tem dois inconvenientes importantes:

Analistas treinados são necessários, e o método pode não ser econômico se o tamanho da amostra necessário para produzir resultados corretos for muito grande.