Tornando seu sistema de informações contábeis de negócios mais eficaz
Tornando seu sistema de informações contábeis de negócios mais eficaz!
A necessidade de desenvolver um sistema eficaz de informações contábeis em uma empresa não pode ser enfatizada demais. Como o uso e o controle de recursos financeiros estão vinculados a sistemas de informações contábeis, torna-se ainda mais importante planejar, projetar e implementar cuidadosamente o sistema de informações contábeis.
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O que torna um sistema de informação contábil eficaz? A resposta a essa pergunta pode ser dada na forma dos seguintes fatores críticos de sucesso:
1. Eficiência
2. Simplicidade
3. Flexibilidade
4. Confiabilidade
5. aceitação do usuário
1. Eficiência:
Os sistemas de informações contábeis estão entre as categorias de sistemas de fábrica e sistemas de suporte. Geralmente, a força motriz por trás do desenvolvimento destes é a provável melhoria na eficiência das tarefas específicas e a obrigação estatutária de gerar informações precisas e oportunas para relatar a vários usuários externos. Tais sistemas, portanto, precisam trabalhar com os orçamentos mais baixos possíveis e servir ao propósito.
O volume de informações geradas pelos sistemas de informações contábeis aumentou substancialmente. Como resultado, a rentabilidade tornou-se um fator crítico de sucesso para os sistemas de informação contábil.
2. Flexibilidade:
Os sistemas de contabilidade estão agora sujeitos a mudanças mais frequentes do que nunca. As mudanças, geralmente, são necessárias por mudanças nos regulamentos para os negócios, reestruturação da organização, reengenharia de processos de negócios, etc.
O sistema de informação contábil pode ser modificado para aproveitar a mudança na tecnologia da informação. Assim, um sistema de informação contábil precisa ser flexível e capaz de se adaptar às mudanças no ambiente de negócios e na tecnologia da informação.
3. Simplicidade:
Os sistemas de informações contábeis são usados por uma variedade de usuários, internos e externos. Esses usuários têm diferentes níveis de compreensão de sistemas de informação e tecnologia. Portanto, é essencial garantir que o sistema seja simples e amigável.
Um sistema de informação contábil deve ser simples de operar, manter e auditar. Deve evitar recursos indesejados, pois eles apenas adicionam complexidade ao sistema. No entanto, há um trade-off entre simplicidade e flexibilidade e um equilíbrio adequado entre os dois deve ser mantido no sistema.
4. Confiabilidade:
Como os sistemas de informações contábeis estão relacionados às operações cotidianas do negócio, eles precisam ser sistemas altamente confiáveis. A confiabilidade pode ser medida em termos de baixa manutenção, qualidade das informações e capacidade de lidar com exceções. Os sistemas de informações contábeis devem ser projetados para garantir que eles não aceitem dados errôneos, nem forneçam relatórios errôneos ou incompletos.
5. Aceitação do Usuário:
O uso de sistemas de informação contábil é difundido na empresa, já que quase todo departamento a utiliza. Devido ao grande número de usuários, a aceitação segura dos usuários se torna difícil. Sem a aceitação do usuário, os sistemas de informações contábeis não podem ser bem-sucedidos.
A falha dos sistemas de informação contábil nos bancos indianos nacionalizados nos estágios iniciais é um exemplo clássico da importância da aceitação pelos usuários dos sistemas de informação contábil.
A aceitação do usuário ocorre quando o sistema facilita o trabalho do usuário e resolve seus problemas, sem aumentar seus problemas. Assim, o envolvimento dos usuários no estágio de desenvolvimento e implementação é essencial para o sucesso dos sistemas de informação contábil.
