Como gerenciar a comunicação organizacional de forma mais eficaz? - Respondidas!
Nas organizações orientadas para a qualidade total de hoje, os processos de comunicação se estendem por toda a organização de várias maneiras diferentes, tanto formal quanto informalmente. À medida que as organizações se tornam mais diversificadas, a qualidade e a clareza da comunicação em todos os níveis tornam-se altamente críticas.
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Os canais formais e informais são descritos da seguinte forma:
Comunicação Formal:
A comunicação formal segue a cadeia de comando e é reconhecida como oficial. Nas organizações burocráticas clássicas, o fluxo de comunicação tem sido principalmente de cima para baixo. Nas estruturas organizacionais atuais, a comunicação flui de cima para baixo, de baixo para cima e horizontalmente e em coordenação com todos os sistemas e processos multifuncionais.
Comunicação descendente:
A comunicação descendente é do superior ao subordinado ou da administração superior filtrada até os trabalhadores através dos vários centros de comunicação hierárquicos intermediários e pode incluir ferramentas gerenciais padrão como declaração da filosofia organizacional e diretivas organizacionais, procedimentos operacionais padrão, qualidade padrão procedimentos de controle, regulamentos de segurança e outros materiais relevantes. Os canais descendentes são usados para fornecer aos funcionários instruções de trabalho e outras informações necessárias para o exercício da autoridade delegada.
Para que esta comunicação seja eficaz, os trabalhadores devem ser informados não apenas do que eles devem fazer, mas também por que estão fazendo isso e por que sua contribuição é importante para a organização. Isso aumenta a sensação de aceitação por parte dos trabalhadores. Também é importante que a comunicação seja transmitida aos trabalhadores na linguagem que eles possam entender.
Por exemplo, um operador de máquina pode não entender muito sobre a filosofia da organização ou qualquer terminologia especializada sobre planejamento estratégico ou dinâmica tecnológica. Assim, os trabalhadores devem ser comunicados em sua própria língua e percepções.
Também a maioria dos trabalhadores está condicionada a aceitar a comunicação de seus superiores imediatos e, portanto, a mensagem deve ser filtrada através dos canais normais e editada no caminho para o único propósito de simplificação, sempre que necessário, sem perder o conteúdo ou a intenção da mensagem. É importante que não haja interrupção da comunicação em qualquer nível ou de qualquer fonte.
A seguinte explicação bem-humorada da perda e distorção de informação que pode ocorrer na comunicação descendente é adotada por JW Gould:
Um Coronel emitiu a seguinte diretriz para seu diretor executivo:
“Amanhã à noite, aproximadamente às 2.000 horas, o Cometa de Halley será visível nesta área, um evento que ocorre apenas uma vez em 75 anos. Faça com que os homens caiam na área do batalhão usando uniformes, e eu explicarei esse fenômeno raro para eles. Em caso de chuva, não poderemos ver nada, então monte os homens no teatro e eu mostrarei a eles filmes. ”
Esta mensagem foi filtrada da seguinte forma:
Eu. Diretor Executivo ao Comandante da Companhia:
“Por ordem do Coronel, amanhã às duas horas e meia, o Cometa de Halley aparecerá acima da área do batalhão. Se chover, caia os homens em fadigas. Então marche para o teatro onde o raro fenômeno ocorrerá, algo que ocorre apenas uma vez a cada 75 anos ”.
ii. Comandante da Companhia ao Tenente:
“Por ordem do Coronel em fadiga às 2000 horas de amanhã à noite, o fenomenal Cometa de Halley aparecerá no teatro. Em caso de chuva na área do batalhão, o coronel dará outra ordem, algo que ocorre uma vez a cada 75 anos ”.
Tenente para sargento:
“Amanhã às 2000 horas, o Coronel vai aparecer no teatro com o Cometa de Halley, algo que acontece a cada 75 anos. Se chover, o Coronel ordenará o cometa na área do batalhão em uniforme ”.
Sargento do Esquadrão:
"Quando chover amanhã, às 2h00, o fenomenal General Halley, de 75 anos, acompanhado pelo Coronel, dirigirá seu Cometa pelo teatro da área do batalhão com uniformes".
Comunicação ascendente:
A comunicação ascendente se move na direção oposta e é baseada no sistema de demanda de comunicação projetado pela administração para receber informações dos níveis operacionais. Essas informações podem consistir em itens de relatório padrão, como relatórios de produção e assim por diante.
A alta administração, que sempre se preocupa com melhorias e maior produtividade, quer conhecer as reações dos funcionários a certas mudanças políticas ou procedimentais e a eficácia das instruções operacionais emitidas será isolada se não houver nenhuma ou má comunicação ascendente. A comunicação ascendente fornece um canal claro para transmitir informações, opiniões e atitudes através dos canais da organização.
A organização deve fornecer um clima que seja propício para incentivar essa comunicação ascendente. Esse clima pode ser gerado por uma política de “portas abertas”, na qual os trabalhadores sabem que seus superiores estão sempre disponíveis para a discussão de problemas e preocupações. Os sistemas devem garantir que os superiores tenham desenvolvido habilidades de escuta, bem como uma atitude sincera e solidária em relação aos problemas do trabalhador. Essa oportunidade de comunicação ascendente incentiva os funcionários a contribuírem com ideias valiosas para melhorar a eficiência organizacional.
As técnicas de decisão participativa podem desenvolver uma grande quantidade de comunicação ascendente por parte dos subordinados que envolvem informalmente ou formalmente permitindo sua participação. Assim, o feedback informativo ascendente pode ser usado com proveito nos centros de decisão para avaliar os resultados do desempenho organizacional e fazer os ajustes necessários para atingir os objetivos organizacionais.
Comunicação horizontal:
A comunicação horizontal é o fluxo de informação lateral que ocorre dentro e entre os departamentos. De um modo geral, é a comunicação entre iguais. As mensagens que fluem lateralmente são caracterizadas por esforços de coordenação para que os membros nos mesmos níveis de uma organização possam compartilhar informações sem envolver seus superiores. Esta comunicação é mais de natureza informal e é necessária para promover um clima organizacional favorável.
Por exemplo, supervisores do mesmo nível, mas de departamentos diferentes, almoçando juntos ou tomando café juntos, podem discutir e organizar suas atividades de maneira que se complementem e o processo seja benéfico para a empresa como um todo. Este tipo de comunicação é particularmente frequente entre as unidades de linha e as unidades de pessoal. Gerentes de produção e gerentes de marketing geralmente se comunicam diretamente para discutir problemas e problemas comuns.
Comunicação transacional:
Wenburg e Wilmont sugerem que a comunicação, em vez de ser “ascendente” ou “descendente”, que é intercomunicação, deve ser uma comunicação “transacional” que é mútua e recíproca porque “todas as pessoas estão envolvidas no envio (codificação) e recepção (decodificação). ) mensagens simultaneamente. Cada pessoa está constantemente compartilhando o processo de codificação e decodificação e cada pessoa está afetando a outra ”.
No processo de comunicação transacional, a comunicação não é simplesmente o fluxo de informações, mas desenvolve uma ligação pessoal entre o superior e o subordinado. Esta ligação é muito importante para os esforços de cooperação e esta cooperação melhora a qualidade das operações. Como Katz e Kahn sugerem, há cinco propósitos servidos pela comunicação superior-subordinada. Esses são:
1) Para dar instruções de trabalho e direções
2) Dar informações sobre procedimentos e práticas organizacionais.
3) Educar os funcionários sobre o motivo pelo qual seus trabalhos são importantes.
4) Dar feedback aos subordinados sobre o seu desempenho quanto a quão bem eles estão fazendo e como podem melhorar.
5) Fornecer informações do tipo ideológico para facilitar a doutrinação dos objetivos.
Verificou-se que, na maioria dos tipos clássicos de organizações, apenas os dois primeiros desses cinco propósitos são geralmente realizados. A atenção aos outros três propósitos teria um impacto muito positivo sobre o clima organizacional. Como Katz e Kahn apontam, “se o homem conhece as razões de sua designação, isso muitas vezes garantiria que ele realizasse o trabalho com mais eficiência, e se ele tem uma compreensão de qual é o seu trabalho em relação ao seu subsistema, ele é mais propensos a identificar-se com metas organizacionais ”. A fim de alcançar esses cinco propósitos de comunicação de forma eficaz, é necessário ter uma comunicação superior-subordinada efetiva que requeira cuidadosa atenção às necessidades e à psicologia do receptor da comunicação em ambas as extremidades. Da mesma forma, a comunicação transacional exige que o superior e o subordinado trabalhem juntos e tenham um vínculo pessoal com o relacionamento profissional, para que possam discutir os problemas de maneira mais amigável e chegar a soluções juntos.
Comunicação Informal:
Além dos canais formais, as organizações também possuem canais informais de comunicação. Os canais de comunicação informal surgem das relações sociais que evoluem na organização e, embora não sejam nem exigidos nem controlados pela administração, podem comunicar à administração alguns assuntos importantes que não estariam disponíveis ou viáveis por meio de canais formais.
Também conhecida como “videira”, a informação transmitida por canais informais é frequentemente bastante precisa. De fato, um estudo bem conhecido descobriu que aproximadamente 80% das informações transmitidas pela videira estavam corretas. Os 20% restantes, no entanto, podem criar sérios problemas quando geram rumores infundados. Um boato é uma crença não verificada que está em circulação geral.
Um rumor, à medida que é transmitido, pode tornar-se altamente complexo, de modo que todo o significado é alterado no final ou se torna simplificado demais, de modo que alguns detalhes importantes difíceis de lembrar sejam omitidos antes de chegar ao receptor final. Gerentes sábios mantêm seus ouvidos abertos para tais rumores e os atendem para que possam ser corrigidos e não se tornem destrutivos.
