Como melhorar a coordenação para atingir metas de negócios? (11 técnicas)

A coordenação implica a sincronização de todas as atividades do negócio, de modo a atingir os objetivos pré-determinados. “Um gerente, na gestão, deve coordenar o trabalho pelo qual é responsável, equilibrando, sincronizando e integrando”.

Seguem-se as técnicas de coordenação:

1. Definindo claramente autoridade e responsabilidade:

Em uma organização, existem várias relações de autoridade verticais e horizontais. A autoridade flui de cima para baixo. A confusão em relação à autoridade aumenta os problemas de coordenação, porque a responsabilidade só pode ser fixada quando a autoridade e sua fonte estão claramente demarcadas.

2. Formulação de políticas e procedimentos claros:

A coordenação torna-se muito fácil se houver políticas e procedimentos claros e bem definidos. Isso garantirá a unidade de ação. O tratamento subjetivo dos problemas é completamente descartado quando políticas e procedimentos definidos foram estabelecidos.

3. Comunicação Mútua:

Uma comunicação eficaz é essencial para a coordenação. A comunicação direta ajuda a resolver a diferença individual e departamental. Vários tipos de comunicação incluem notícias departamentais, boletim de relatórios, reuniões de grupos ou comitês, etc. Por meio de discussões, ocorre a troca mútua de idéias e ajuda a trazer harmonia entre os diferentes departamentos de uma empresa.

4. Existência de comunidade de interesse:

Para ter uma coordenação eficaz, é essencial que haja um entendimento comum dos principais objetivos da organização. Cada membro da organização deve considerar seus interesses individuais subordinados aos interesses da organização.

5. Líderes de liderança eficazes:

Um bom líder cria confiança entre seus subordinados e efetivamente resolve as diferenças, se houver, das pessoas que trabalham com ele. Liderança eficaz é a certeza de promover a coordenação em todos os níveis a partir da fase de planejamento para a fase de implementação.

6. Controle Efetivo:

Quando existe um sistema de controle integrado, ele garante automaticamente esforços de grupo coordenados. Com a ajuda de cartas de controle, a administração pode saber imediatamente até que ponto as várias atividades foram coordenadas. Por exemplo, o controle efetivo pode ser exercido se um sistema de controle orçamentário for seguido.

À luz do 'fator chave', a prioridade dos orçamentos é decidida. Geralmente, todas as atividades se movimentam em torno das vendas e o orçamento de vendas é preparado antes de tudo. Todos os outros orçamentos dependem deste orçamento. O controle efetivo é exercido por meio desses orçamentos, de modo a assegurar um funcionamento coordenado da organização como um todo.

7. Cooperação voluntária:

A cooperação voluntária facilita a coordenação. Se todos os membros da organização trabalham em equipe, os resultados podem seguir automaticamente. Por exemplo, um time de futebol bem composto ou um time de hóquei produz melhores resultados do que uma equipe que, apesar de jogar cooperativamente, joga descoordenada. Sempre que as condições forem ideais, a administração deve tentar assegurar a cooperação voluntária dos membros da organização.

8. Estrutura de organização sólida:

É muito essencial para a coordenação que haja uma estrutura organizacional sólida. Deve haver organogramas, descrições de trabalho e manuais de trabalho, etc., pois eles ajudam, em grande medida, a garantir a coordenação. Geralmente, encontramos um conflito entre as posições de linha e de equipe. Uma estrutura organizacional sólida ajuda a garantir a coordenação.

9. Manuais da organização:

Os manuais de organização são elaborados por organizações de grande escala para a organização como um todo e depois para diferentes departamentos e seções. Estes manuais estabelecem a filosofia geral da organização e servem como um guia para a compreensão do negócio e valorização do papel de cada seção ou departamento.

10. Nomeação de agentes de ligação:

Certas organizações também nomeiam oficiais de ligação que agem para servir como um elo entre dois indivíduos ou departamentos e coordenar as atividades de diferentes indivíduos.