Técnicas de Controle Utilizadas nas Organizações

Cada organização tem seus próprios métodos para exercer controle e alguns desses dispositivos são os seguintes:

I. Controle de Custos:

O controle de custos é um controle de todos os custos de uma empresa, a fim de obter uma boa relação custo-benefício nas operações comerciais. O custo pode ser classificado como custo fixo, custo variável, custo semi-variável. Os custos fixos são incorridos durante um período de tempo e não estão diretamente relacionados à produção.

Esses custos permanecem os mesmos, mesmo que haja um aumento ou uma diminuição na produção. Custos variáveis, por outro lado, alteram a proporção da produção. Os custos semi-variáveis são fixos e variáveis na natureza. Alguns custos podem ser incorridos continuamente, outros de vez em quando e outros ainda apenas considerados incorridos (depreciação).

Pode haver diferentes métodos de registro de custo para vários produtos. Em cada método, a classificação, registro e alocação de despesas podem ser feitas de forma diferente. Em cada método, haverá um sistema onde os desvios nos custos padrão ou orçados e os custos reais serão relatados aos funcionários envolvidos para a tomada de medidas corretivas.

Os padrões de custo são fixados para cada produto ou atividade e os registros de custos reais também são enviados para o responsável pelo produto ou atividade. Em caso de qualquer desvio no custo, medidas corretivas imediatas são tomadas. O sistema regular de controle de custos ajudará a manter os custos sob controle.

Méritos:

1. Sistema de Controle de Custos ajuda na descoberta de operações eficientes e ineficientes. As atividades que não são lucrativas podem ser fechadas ou podem ser feitos esforços para melhorá-las. Por outro lado, atividades lucrativas podem ser incentivadas.

2. Registros de controle de custos fornecem informações valiosas para a apresentação de propostas ou cotação de preços de produtos ou serviços.

3. Ajuda na identificação dos fatores que levam a perdas. Se as causas das perdas forem identificadas, será fácil controlá-las.

4. As razões para variações no lucro podem ser determinadas.

5. Ajuda a manter uma verificação dos estoques. Haverá um sistema adequado de recebimento, armazenamento, emissão e uso de materiais e outras lojas.

6. Os registros de custos se tornam uma base para o planejamento de futuras políticas de produção.

II. Planejamento e controle da Produção:

Planejamento e controle de produção é uma tarefa importante do gerente de produção. Tem que ver que o processo de produção é devidamente decidido com antecedência e é realizado conforme o plano. O planejamento da produção é a função de olhar para frente, antecipando as dificuldades a serem enfrentadas e as prováveis medidas corretivas para removê-las. O controle de produção, por outro lado, orienta e direciona o fluxo de produção para que os produtos sejam fabricados da melhor maneira e estejam em conformidade com um cronograma planejado e tenham a qualidade certa. Controle facilita a tarefa de fabricação e vê que tudo vai de acordo com os planos.

Técnicas:

As seguintes técnicas são úteis no planejamento e controle da produção:

(a) Roteamento:

É a determinação do caminho exato que será seguido na produção. É a seleção do caminho de onde cada unidade terá que passar antes de chegar ao estágio final. Route determina a melhor e mais barata seqüência de operações a serem seguidas.

(b) Agendamento:

É a determinação da hora e da data em que cada operação deve ser iniciada e concluída. A hora e a data de fabricação de cada componente são fixadas de tal maneira que a montagem para o produto final não é atrasada de forma alguma.

c) Despacho (Implementação):

Refere-se ao processo de realmente ordenar o trabalho a ser feito. Envolve colocar o plano em vigor emitindo ordens. Ele está preocupado em iniciar o processo e as operações com base nas folhas de rota e nos gráficos de cronograma.

(d) Acompanhamento e Diligenciamento:

Está relacionado com a avaliação e avaliação do trabalho realizado. Esta é uma função importante do controle de produção. Se os bens devem ser produzidos de acordo com os planos, então um acompanhamento adequado do trabalho é essencial para ver se o cronograma de produção é corretamente respeitado ou não. Caso haja algum gargalo, estes devem ser removidos a tempo.

e) Inspeção:

O objetivo da inspeção é verificar se os produtos fabricados são de qualidade ou não. Ele é realizado em vários níveis do processo de produção, de modo que padrões predeterminados de qualidade são alcançados. No caso dos produtos não serem de qualidade adequada, medidas imediatas são tomadas para corrigir as coisas.

III Controle de inventário:

Auxilia no controle de estoque ou no gerenciamento de materiais; conota os custos de estoque controlando o tipo, a quantidade, a localização e o momento de várias mercadorias utilizadas e produzidas pelas empresas industriais. É o controle de materiais de tal maneira que garante o máximo retorno sobre o capital de giro. O controle de estoque é necessário para o funcionamento suave e ininterrupto do departamento de produção. Seu principal objetivo é manter um fornecimento adequado de material correto com o menor custo total.

O controle de estoque é exercido em três etapas:

(i) Compra de materiais

ii) Armazenamento de materiais

(iii) Emissão de materiais.

O controle de estoque pode ser exercido através do estabelecimento de vários parâmetros:

(a) Nível de estoque de segurança, isto é, o estoque que deve ser mantido em todos os momentos para que a produção ininterrupta seja realizada.

b) Nível máximo do inventário, ou seja, os limites das existências para além dos quais os materiais não devem ser armazenados;

(d) Nível de perigo, isto é, o nível de estoque no qual um esforço extra deve ser feito para reabastecer os estoques, para que a produção não seja interrompida por falta de materiais,

IV. Break Even Analysis:

Hoje em dia, uma grande importância é dada à relação custo-volume-lucro. É feito um esforço para estudar o efeito geral dos diferentes níveis de atividade sobre a receita total e o custo total, com a ajuda da função de saída das receitas e da função de volume de custos, respectivamente. Essa técnica mede os lucros correspondentes aos diferentes níveis de saída. O estudo da relação custo-volume-lucro é freqüentemente chamado de análise de equilíbrio.

O termo análise break-even é usado em dois sentidos: sentido restrito e sentido amplo. Em seu sentido amplo, a análise do ponto de equilíbrio refere-se ao estudo da relação entre custos, volume e lucro em diferentes níveis de vendas ou produção. Em seu sentido restrito, refere-se a uma técnica de determinar o nível de operações em que a receita total é igual à despesa total, ou seja, o ponto sem lucro, sem perda.

Suposições:

A análise do ponto de equilíbrio baseia-se nas seguintes suposições:

(i) Todos os elementos de custo, ou seja, produção, administração e venda e distribuição podem ser segregados em componentes fixos e variáveis.

(ii) O custo variável permanece constante por unidade de produto e, portanto, flutua diretamente em proporção às mudanças no volume de produção.

(iii) O custo fixo permanece constante em todos os volumes de produção.

(iv) Volume de produção é o único fator que influencia o custo.

(v) Existe uma sincronização entre produção e vendas.

Algumas palavras que são geralmente usadas em análises de equilíbrio:

Ponto de equilíbrio:

É um nível de produção em que a receita e os custos (fixo e variável) são os mesmos, nesse ponto não há lucro nem perda. Toda preocupação tenta alcançar esse nível de produção o mais cedo possível e o lucro começa apenas quando a produção aumenta além desse nível.

Contribuição:

É a diferença entre vendas e custo variável ou custo marginal de vendas. Também pode ser definido como o excesso do preço de venda sobre o custo variável por unidade. A contribuição é a quantia que é contribuída para despesas fixas e lucro.

Proporção de lucro / volume (relação P / V):

Estabelece a relação entre contribuição e vendas e é de vital importância para o estudo da lucratividade das operações de uma empresa. Revela o efeito no lucro ou mudanças no volume. O conceito de relação P / V é útil para calcular o ponto de equilíbrio, o lucro e o volume de vendas, o volume de vendas necessário para obter um determinado lucro e o volume de vendas necessário para manter os lucros atuais se o preço de venda for reduzido por uma percentagem especificada.

O ponto de equilíbrio é um indicativo de eficácia e controle. As metas de produção são fixadas antecipadamente e o ponto de equilíbrio ajuda nessa fixação. Caso haja uma mudança adversa no ponto de equilíbrio, as causas para isso são analisadas adequadamente. Ponto de equilíbrio é um quintal para medir o desempenho da gestão. A análise do ponto de equilíbrio baseia-se em certas suposições que podem nem sempre estar corretas, de modo que nem sempre pode ser usado como padrão confiável de desempenho.

V. Controle de lucros e perdas:

O controle de lucros e perdas é um dispositivo de controle geral simples e comumente usado para descobrir a receita imediata ou os fatores de custo responsáveis pelo sucesso ou pelo fracasso de uma empresa. Como um dispositivo de controle, ele é considerado muito eficaz em certos aspectos, porque permite que a administração influencie antecipadamente receitas, despesas e, consequentemente, lucros.

As vendas, despesas e lucros de diferentes departamentos ou para diferentes produtos são comparados com os de outros departamentos ou produtos. O departamento ou produto se torna um centro de custo. O encarregado do departamento é responsável por seu desempenho. Mesmo a comparação histórica é feita para avaliar o desempenho. No caso de haver desvios no desempenho, medidas imediatas são tomadas para corrigi-las.

VI. Análise Estatística de Dados:

A análise estatística de dados é uma importante técnica de controle. Esta análise é possível por meio da comparação de razões, porcentagens, médias, tendências, etc. de diferentes períodos, com o objetivo de identificar desvios e causas. Este método de controle é muito útil no caso de controle de estoque, controle de produção e controle de qualidade.

Os limites de controle mínimo e máximo são fixos e os desvios dentro desses limites são permitidos, mas se as variações ultrapassarem os parâmetros prescritos, serão tomadas medidas imediatas para corrigi-los. As cartas de controle estatístico são preparadas com a ajuda dos dados coletados e os limites permitidos são plotados. Uma olhada no gráfico dará uma ideia ao espectador se tudo estiver seguindo os planos ou não. Portanto, a análise de dados é um bom dispositivo de controle.