Reuniões de empresa: significado, importância e componentes
Leia este artigo para aprender sobre o Meeting. Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: 1. Significado do Encontro 2. Importância do Encontro 3. Componentes.
Significado do Encontro:
O termo reunião significa reunir, reunir ou reunir duas ou mais pessoas em uma data fixa e em um horário e local fixos para discutir alguns assuntos pré-determinados para tomar algumas decisões ou não.
A partir dessa definição, as seguintes características de uma reunião podem ser determinadas:
(a) Deve haver duas ou mais pessoas. O número total pode ser pequeno (como no caso de uma reunião do comitê) ou grande (como no caso de reunião geral anual de uma empresa pública ou de uma associação) ou muito grande (como no caso de uma reunião pública).
(b) Deve haver um lugar definido para a reunião. No caso de uma reunião oficial, o próprio escritório pode ser o lugar. Uma grande reunião oficial, como a reunião geral anual de uma empresa pública, pode ser realizada em um salão público. Uma reunião pública pode ser realizada em um salão público ou em campo aberto ou na estrada.
(c) Deve haver uma data e hora fixas. No caso de uma reunião oficial, a data é geralmente um dia útil e a hora é dentro do horário de expediente. Às vezes, existem restrições em relação a data e hora, como encontramos no caso de uma empresa nos termos da Lei das Sociedades.
(d) Deve haver alguma discussão. Isso significa que as pessoas presentes devem apresentar seus pontos de vista e opiniões sobre os assuntos para os quais a reunião foi convocada.
(e) Os tópicos ou assuntos a serem discutidos em uma reunião são pré-determinados ou conhecidos pelos participantes mais cedo, para que possam vir preparados com seus pensamentos.
(f) Decisões são geralmente tomadas em reuniões. A tomada de decisões sobre alguns assuntos é o objetivo principal de uma reunião. As decisões tomadas em uma reunião são vinculativas para os membros da organização, presentes ou não na reunião, se concordam com as decisões ou não.
As decisões são tomadas por votação e nas formas de resolução. Existem diferentes métodos de votação. Geralmente, as decisões não são tomadas em reuniões públicas e, se tomadas, não são vinculativas de nenhuma forma.
(g) As reuniões podem ser de diferentes tipos - privada, pública ou internacional (por exemplo, a ONU).
Deve-se notar que uma reunião não ocorre automaticamente. Uma reunião deve ser convocada ou convocada. Isso significa que um aviso deve ser dado a cada pessoa individualmente que tem o direito de participar da reunião. Uma publicidade geral é necessária no caso de uma reunião pública. Existem regras e procedimentos para dar avisos para diferentes tipos de reuniões.
Uma reunião acidental de duas ou mais pessoas não constitui realmente uma reunião.
O secretário tem grandes responsabilidades no que diz respeito à convocação e realização de reuniões e ações de acompanhamento.
Importância da Reunião:
A importância das reuniões é muito grande em nossa vida social. A realização de reuniões é um processo democrático. As reuniões são necessárias em todas as fases da tomada de decisões, seja para um clube ou uma associação ou uma empresa ou para administrar o governo.
A reunião de Assembleias Legislativas de diferentes Estados e a reunião do Parlamento são essenciais para a administração do Governo. Mesmo para resolver qualquer problema familiar, os membros de uma família sentam-se juntos ou encontram-se. Reuniões sociais, reuniões religiosas, etc. são parte integrante de nossa vida.
As reuniões são formas eficazes de publicidade no momento das eleições. A opinião pública é reunida através de reuniões. Julgamentos são entregues quando os tribunais se encontram. As discussões em grupo são meios eficazes para introduzir mudança organizacional e tomada de decisões, bem como para melhores relações empregador-empregado. Os objetos e procedimentos de realização de diferentes tipos de reuniões são diferentes.
Componentes da Reunião:
Uma reunião consiste no seguinte:
(a) Os participantes:
No caso de uma reunião privada, somente as pessoas com direito a participar de uma reunião podem participar dela. Os membros da organização, comitê ou subcomitê etc., assim como os convidados, têm direito a participar. Às vezes, uma pessoa com direito a participar de uma reunião pode enviar seu representante ou procurador para participar da reunião. No caso de uma reunião pública, membros gerais do público podem participar.
b) O Presidente:
Deve haver um Presidente em cada reunião que tenha os poderes e deveres para conduzir uma reunião.
c) O Secretário:
O secretário da organização, comitê ou subcomitê, etc., que tem muitos deveres antes, durante e após uma reunião, tem que desempenhar um papel significativo a desempenhar.
(D) Os Convidados:
Além daqueles que têm o direito de participar de uma reunião, algumas pessoas são convidadas, por exemplo. repórteres de imprensa.
(E) os elementos materiais:
O arranjo sentado, os materiais para escrever etc. são essenciais.
