Orçamento: Significado, Propósito, Processo e Princípios

Leia este artigo para aprender sobre o orçamento. Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: ​​1. Significado do Orçamento 2. Objetivo e Objetivos do Orçamento 3. O Processo de Orçamento 4. Princípios Fundamentais.

Significado do Orçamento:

Orçamento é o processo de projetar, implementar e operar orçamentos. É o processo gerencial de planejamento e preparação orçamentária, controle orçamentário e procedimentos relacionados. Orçamento é o nível mais alto de contabilidade em termos de futuro, que indica um curso de ação definido e não meramente relato.

É parte integrante de tais políticas gerenciais, como planejamento de longo prazo, fluxo de caixa, despesas de capital e gerenciamento de projetos.

Deve ser lembrado que o orçamento não é previsão. É verdade que o orçamento envolve algum tipo de previsão, particularmente na área de orçamento de vendas. Mas o processo é fisicamente de análise detalhada e planejamento não apenas para prognosticar resultados futuros.

A previsão é um processo de previsão do estado futuro do mundo, em conexão com os aspectos do mundo que são relevantes e que provavelmente afetarão as atividades futuras.

Qualquer empresa organizada não pode evitar antecipar ou calcular as condições e tendências futuras para o enquadramento de sua futura política e decisão. A previsão está relacionada a eventos prováveis, enquanto o orçamento está relacionado a eventos planejados. O orçamento deve ser precedido pela previsão, mas a previsão pode ser feita para fins que não sejam orçamentos.

Assim, na previsão de uma estimativa do que é provável que aconteça é feito enquanto o orçamento é o processo de declaração de política e programa a ser seguido no futuro. Além disso, a previsão não implica qualquer senso de controle, enquanto o orçamento é uma ferramenta de controle, uma vez que representa ações que podem ser moldadas de acordo com a vontade doce, de modo que possa ser adequada às condições que podem ou não acontecer.

Em suma, o orçamento é um plano operacional e financeiro que define uma meta que a administração parece atingir com base nas previsões feitas. Uma previsão denota algum grau de flexibilidade, enquanto um orçamento indica um alvo definido.

Objetivo e Objetivos do Orçamento:

O objetivo geral do orçamento é planejar diferentes fases das operações comerciais, coordenar as atividades dos diferentes departamentos da empresa e garantir o controle efetivo sobre ela.

Para atingir este objetivo, um orçamento visa atingir os seguintes objetivos:

1. Prognosticar as vendas futuras da empresa, o custo de produção e outras despesas, a fim de obter o montante desejado de receita e minimizar a possibilidade de perdas de negócios.

2. Antecipar a condição financeira futura da empresa e a necessidade futura de fundos a serem empregados nos negócios, com o objetivo de manter o solvente firme.

3. Decidir a composição da capitalização para assegurar a disponibilidade de fundos a um custo razoável.

4. Coordenar os esforços de diferentes departamentos da empresa em direção aos objetivos comuns.

5. Acelerar a eficiência das operações de diferentes departamentos, divisões e centros de custo da empresa.

6. Para fixar responsabilidades de diferentes chefes de departamentos.

7. Assegurar controle efetivo sobre o caixa, estoques e vendas da empresa, e

8. Facilitar o controle centralizado da empresa através do sistema orçamentário.

O Processo de Orçamento:

O processo orçamentário geralmente começa quando os gerentes recebem as previsões da alta gerência e os objetivos do projeto de marketing para o próximo ano, juntamente com um cronograma indicando quando os orçamentos devem ser concluídos. As previsões e objetivos fornecidos pela alta administração representam as diretrizes dentro das quais os orçamentos dos departamentos são preparados.

Normalmente, o trabalho de orçamento começa com a tarefa de estimar as vendas porque a atividade total de uma empresa depende das vendas. A preparação da estimativa de vendas exige a avaliação da situação existente no mercado e a projeção de suas idéias sobre qual seria a posição de mercado no período subsequente para o qual o orçamento é proposto. Vários fatores internos e externos são levados em consideração.

A estimativa de vendas preparada pelo gerente de marketing é então submetida ao comitê de orçamento para consideração. O comitê de orçamento composto pela alta gerência considera cuidadosamente a previsão à luz dos resultados passados ​​e das estimativas do futuro, conforme recomendado por economistas e estatísticos e, sempre que necessário, recomenda mudanças na estimativa ou, se necessário, solicita um reestudo e uma revisão completos.

Após a recomendação do comitê de orçamento, o presidente da organização concorda com a estimativa de vendas, que então se torna o orçamento de vendas da organização. O orçamento de vendas é acompanhado por um orçamento que cobre as despesas de vendas e distribuição. Os dois orçamentos juntos dão a receita líquida esperada para chegar no próximo ano.

Após a elaboração do orçamento de vendas e orçamento de vendas e distribuição, o orçamento de produção da empresa é preparado. O orçamento de produção é baseado nas previsões de produção feitas após considerar o orçamento de vendas, o estoque máximo e mínimo de produtos acabados a serem mantidos, a capacidade da fábrica e a disponibilidade de vários fatores de produção.

Quando a produção planejada para o período do orçamento tiver sido decidida, o orçamento de produção (expresso em quantidades a serem produzidas) pode ser convertido em um Orçamento de custo de produção. O orçamento do Custo de Produção é composto pelo Orçamento de Custo de Materiais, Orçamento de Custo de Trabalho e Orçamentos de Despesas Gerais.

O orçamento de custo de materiais mostra o custo esperado dos materiais necessários para produção orçada e finalidade de vendas. A determinação do custo do material envolve as quantidades a serem usadas e a taxa por unidade. A tarefa de determinar as quantidades necessárias é a do departamento de engenharia de produção, enquanto o departamento de compras tem a responsabilidade de decidir a taxa.

O Orçamento do Custo do Trabalho Preveja o custo de mão-de-obra direta que deve ser gasto para levar a cabo a produção visada. A preparação deste orçamento requer informações sobre o tempo necessário para fazer uma unidade de trabalho e os salários a serem pagos por ela.

Despesas gerais O orçamento é uma declaração das despesas gerais esperadas (compreendendo despesas gerais fixas e variáveis) que a empresa terá que incorrer durante o período orçamentário. Este orçamento é preparado com base em previsões gerais de todos os departamentos da empresa.

Uma vez que o orçamento de custo de materiais, o orçamento de custo de mão de obra e o orçamento de despesas gerais são preparados, um orçamento de custo de produção completo pode ser obtido. Este orçamento é geralmente apresentado na forma de uma planilha de custos.

A fim de alcançar uma vantagem competitiva sobre seus rivais em bases sustentáveis, uma organização terá que desenvolver novos produtos ou novos processos para produzir produtos existentes a um custo mínimo. Assim, a organização deve incorrer em gastos com pesquisa e desenvolvimento.

O Orçamento de Pesquisa e Desenvolvimento é dividido em duas partes:

(i) despesas fixas ou constantes necessárias para manter o trabalho de pesquisa e desenvolvimento no nível irredutível; e

(ii) Custos a serem incorridos com a conclusão dos projetos em andamento ou daqueles a serem aceitos. É a gestão que decide quais novos projetos devem ser tomados e se algum dos projetos existentes está para ser abandonado.

O Orçamento de Capital está preparado para estimar recebimentos e pagamentos na conta de capital, em oposição à conta de receita. Após a decisão da administração sobre as despesas de capital a serem feitas durante o período orçamentário, o orçamento de capital é elaborado para mostrar os recebimentos e pagamentos por mês na conta de capital.

Um orçamento de caixa mostrando os recebimentos e pagamentos esperados na conta de receita é preparado separadamente. Uma vez que os orçamentos separados para vendas, financiamento de produção e outras atividades foram preparados e finalizados e as vendas, o custo de vendas, as despesas são determinados, a conta de lucros e perdas e o balanço podem ser sorteados. Essas declarações juntas são conhecidas como Orçamento Principal.

O processo orçamentário é mostrado na figura 15.1.

Princípios Fundamentais do Orçamento:

De modo a assegurar que o orçamento sirva como uma técnica eficaz de tomada de decisão gerencial, certos princípios cardeais devem ser mantidos em vista.

Esses princípios são:

1. Suporte à Gestão :

O apoio e a cooperação da alta administração são essenciais para uma implementação bem-sucedida do orçamento. Deve interessar-se não apenas em estabelecer as metas e finalizar os orçamentos, mas também monitorar constantemente o desempenho real para descobrir os desvios, se houver, e adotar medidas curativas, motivar o pessoal e recompensar os bons desempenhos.

2. Envolvimento dos Empregados:

O orçamento deve ser estabelecido no nível mais alto possível de motivação. Todos os níveis de gestão devem participar na definição de metas e na preparação do orçamento. Isso resultará na definição de metas realistas.

A participação dos funcionários no processo orçamentário não apenas fará com que eles pensem cuidadosamente sobre o provável desenvolvimento no próximo período e preparem o orçamento de acordo, mas também os motivarão a se esforçarem para alcançar níveis orçamentários de eficiência e atividade.

3. Declaração do Objetivo Organizacional :

O objetivo organizacional deve ser quantificado e claramente indicado. Essas metas devem ser estabelecidas dentro da estrutura de objetivos e estratégias corporativas. Uma política e estratégia corporativa bem definidas é um pré-requisito para o orçamento.

4. Responsabilidade Contábil :

Funcionários individuais devem ser informados sobre as expectativas da gerência. Somente aqueles custos sobre os quais um indivíduo tem controle predominante devem ser usados ​​na avaliação do desempenho desse indivíduo. Os relatórios de responsabilidade geralmente contêm orçamento para comparações reais.

5. Estrutura Organizacional :

Deve haver estrutura organizacional bem planejada com autoridade e responsabilidade claramente definidas de diferentes níveis de gerenciamento. O papel e as responsabilidades do Comitê de Orçamento e seu Presidente devem ser divulgados às pessoas da organização.

6. Flexibilidade :

Se as suposições básicas subjacentes ao orçamento mudarem durante o ano, o orçamento deve ser reapresentado. Isso permitirá que o gerenciamento compare o nível real de operações com o desempenho esperado nesse nível.

7. Comunicação de Resultados :

Devem ser estabelecidos sistemas de comunicação apropriados para o relatório de gerenciamento e o serviço de informações, de modo que as informações relativas ao desempenho real sejam apresentadas ao gerente em questão de maneira oportuna e precisa, de modo que as ações corretivas sejam tomadas sempre que necessário.

8. Sistema de contabilidade sonora:

A organização deve ter um bom sistema contábil para gerar informações precisas, precisas, confiáveis ​​e prontas, o que é essencial para a implementação bem-sucedida do sistema orçamentário.