9 Características de um sistema de controle efetivo - Explicado!

Os controles em todos os níveis se concentram em entradas, processos e saídas. É muito importante ter controles efetivos em cada um desses três estágios.

Sistemas de controle efetivo tendem a ter certas características comuns. A importância dessas características varia com a situação, mas em geral os sistemas de controle efetivos têm as seguintes características.

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1. Precisão:

Controles efetivos geram dados e informações precisos. Informações precisas são essenciais para decisões gerenciais eficazes. Controles imprecisos desviarão esforços e energias gerenciais para problemas que não existem ou têm baixa prioridade e não alertariam os gerentes para problemas sérios que requerem atenção.

2. pontualidade:

Existem muitos problemas que exigem atenção imediata. Se as informações sobre esses problemas não chegarem ao gerenciamento em tempo hábil, essas informações poderão se tornar inúteis e poderão ocorrer danos. Consequentemente, os controles devem garantir que as informações cheguem aos tomadores de decisão quando elas precisarem, de modo que uma resposta significativa possa ser seguida.

3. Flexibilidade:

O ambiente econômico e de negócios é altamente dinâmico por natureza. As mudanças tecnológicas ocorrem muito rapidamente. Um sistema de controle rígido não seria adequado para um ambiente em mudança. Essas mudanças destacam a necessidade de flexibilidade no planejamento e no controle.

O planejamento estratégico deve permitir ajustes para ameaças e oportunidades imprevistas. Da mesma forma, os gerentes devem fazer modificações no controle de métodos, técnicas e sistemas, conforme forem necessários. Um sistema de controle eficaz é aquele que pode ser atualizado rapidamente conforme a necessidade.

4. Aceitabilidade:

Os controles devem ser tais que todas as pessoas afetadas sejam capazes de compreendê-los plenamente e aceitá-los. Um sistema de controle que é difícil de entender pode causar erros desnecessários e frustração e pode ser ressentido pelos trabalhadores.

Consequentemente, os funcionários devem concordar que tais controles são necessários e apropriados e não terão nenhum efeito negativo em seus esforços para atingir suas metas pessoais e organizacionais.

5. Integração:

Quando os controles são consistentes com os valores e a cultura corporativa, eles trabalham em harmonia com as políticas organizacionais e, portanto, são mais fáceis de impor. Esses controles tornam-se parte integrante do ambiente organizacional e, portanto, tornam-se efetivos.

6. Viabilidade econômica:

O custo de um sistema de controle deve ser equilibrado com seus benefícios. O sistema deve ser economicamente viável e razoável de operar. Por exemplo, um sistema de alta segurança para salvaguardar os segredos nucleares pode ser justificado, mas o mesmo sistema para salvaguardar os suprimentos de escritório em uma loja não seria economicamente justificável. Assim, os benefícios recebidos devem superar o custo de implementação de um sistema de controle.

7. Colocação Estratégica:

Controles efetivos devem ser colocados e enfatizados em pontos de controle críticos e estratégicos onde falhas não podem ser toleradas e onde os custos de falhas de tempo e dinheiro são maiores.

O objetivo é aplicar controles ao aspecto essencial de um negócio onde um desvio dos padrões esperados cause o maior dano. Essas áreas de controle incluem produção, vendas, finanças e atendimento ao cliente.

8. Ação corretiva:

Um sistema de controle efetivo não apenas verifica e identifica o desvio, mas também é programado para sugerir soluções para corrigir tal desvio. Por exemplo, um computador que mantém um registro de inventários pode ser programado para estabelecer diretrizes “se-então”. Por exemplo, se o estoque de um determinado item cair abaixo de 5% do estoque máximo disponível, o computador sinalizará o reabastecimento desses itens.

9. Ênfase na exceção:

Um bom sistema de controle deve funcionar no princípio da exceção, de modo que apenas desvios importantes sejam trazidos à atenção da gerência. Em outras palavras, a administração não precisa se preocupar com atividades que estão funcionando sem problemas. Isso garantirá que a atenção gerencial seja direcionada ao erro e não à conformidade. Isso eliminaria a supervisão desnecessária e não econômica, o relato marginalmente benéfico e o desperdício de tempo gerencial.