Orçamento Base Zero (ZBB): Significado, Histórico e Aplicação

Vamos fazer um estudo aprofundado do significado, história, características, aplicação, vantagens e limitações do Orçamento Base Zero (ZBB).

Significado de ZBB:

Em primeiro lugar, o ZBB (Zero-Base Budgeting) leva em conta as conseqüências que podem fluir se o projeto ou o centro de responsabilidade estiver arranhado.

Em outras palavras, os objetos do ZBB são formular o orçamento de modo a estimar o valor do gasto provável a ser incorrido se o projeto existente retomar a operação após ser riscado.

Esse método é chamado de Orçamento Base Zero, pois o sistema existente é descontinuado e um novo é feito, ou seja, o orçamento é preparado ou o sistema existente é revisado, no pressuposto de 'Zero-Base'.

As seguintes definições são dadas pelo especialista:

“Um processo de planejamento operacional e orçamento que exige que cada gerente justifique suas solicitações de orçamento inteiro em detalhes do zero (portanto, com base zero). Cada gerente declara por que ele gastaria dinheiro. Essa abordagem exige que todas as atividades sejam identificadas como pacotes de decisão que seriam avaliados por meio de análise sistemática em ordem de importância ”.

Outra definição:

“O ZBB é uma ferramenta de gestão que fornece um método sistemático para avaliar todas as operações e programas, atuais ou novos, permite reduções e expansões orçamentárias de maneira racional e permite a realocação de fontes de programas de baixa a alta prioridade”.

Assim, fica claro que é uma técnica pela qual cada programa - seja novo ou existente - deve ser justificado inteiramente toda vez que um novo orçamento é formulado nele.

Geralmente, os seguintes pontos devem ser considerados antes de introduzir o ZBB:

(i) É absolutamente necessário?

(ii) Quais devem ser as características qualitativas das atividades atuais?

(iii) A produção será continuada de acordo com o sistema existente?

(iv) Qual é o custo de produção sob as condições atuais?

Desta forma, a redução de custos é possível nas empresas após uma análise cuidadosa. No entanto, leva muito tempo para implementar esse método, embora, através de uma minuciosa revisão do sistema atual, as despesas gerais possam ser controladas.

História do ZBB:

Em 1964, o Departamento de Agricultura dos Estados Unidos introduziu este sistema, mas não foi encontrado para ser bem sucedido e, portanto, abandonado. No início dos anos setenta, no entanto, foi Pytor, A. Pyhrr, gerente de controle de funcionários da Texas Instrument Corporation, Estados Unidos da América, quem introduziu e desenvolveu essa técnica por meio de seus escritos.

Desde então, um bom número de organizações do setor privado introduziram o ZBB no Controle Orçamentário, especialmente nos EUA. E novamente, em 1972, o Estado da Geórgia introduziu a técnica e o então governador do Estado da Geórgia, Jimmy Carter, reconheceu amplamente a relevância do ZBB e quando ele se tornou o presidente dos EUA, ele introduziu este sistema no Governo Federal, em 1977. O empreendimento do setor público também mostrou grande interesse no ZBB e adotou a técnica no orçamento.

Recursos do ZBB:

(i) Antes de sua implementação justificar 'Por que' é tão necessário e não 'quanto?';

(ii) Todos os níveis de gestão devem participar no processo de tomada de decisão;

(iii) Com base em razões de custo-benefício, sugestões / escolhas são feitas;

(iv) Os objetivos corporativos e os objetivos individuais das unidades devem estar vinculados;

(v) Se forem necessários cortes no orçamento, o mesmo deve ser feito por ajustes rápidos no orçamento.

Aplicação do ZBB:

É muito útil onde a 'análise custo-benefício' é levada em consideração. Normalmente, o ZBB é aplicável àqueles orçamentos que não estão envolvidos apenas com custos diretos, porque os custos diretos (por exemplo, Material Direto e Trabalho Direto) podem ser controlados pela operação normal de produção, pois pressupõe que cada componente do custo direto tenha sido monitorado e ajustado com a produção.

É por isso que o ZBB é aplicável aos orçamentos que envolvem despesas indiretas (por exemplo, custos indiretos de administração, vendas e distribuição), ou seja, é mais aplicável a áreas de custo discricionário. Está implícito que o ZBB é relevante quando um sistema orçamentário, que já foi introduzido, requer que os gerentes desenvolvam medidas qualitativas ao mesmo tempo.

Vantagens do Orçamento Base Zero:

Sem dúvida, o ZBB é um processo muito saudável, que promove a autoavaliação entre os gerentes, ou seja, é usado para descobrir as alternativas mais úteis para os recursos disponíveis da unidade de negócios.

As vantagens significativas do ZBB são:

(i) Fornece à empresa uma forma sistemática para avaliar os diferentes programas que são realizados pela gerência alocando recursos de acordo com a prioridade dos programas e operações da empresa.

(ii) Ajuda a administração a conhecer os diferentes orçamentos departamentais com base na análise de custo-benefício, assim, nenhum aumento arbitrário ou cortes nas estimativas orçamentárias são feitos.

(iii) É mais apropriado tanto para o pessoal como para as áreas de apoio da organização, uma vez que os resultados não estão diretamente relacionados com os produtos acabados da unidade.

(iv) Também ajuda a localizar as áreas de gasto desnecessário, se houver, e, como tal, também pode sugerir cursos alternativos de ação, se assim for desejado pela administração.

(v) Detecta pedidos de orçamento deliberadamente inflacionados.

(vi) O ZBB também pode ser usado para implementar e introduzir o sistema de MBO (Management and Objectives). Assim, pode ser usado tanto para alcançar os objetivos do orçamento tradicional quanto para vários outros propósitos também.

Limitações do ZBB:

ZBB sofre do seguinte:

(i) A introdução do sistema ZBB é, sem dúvida, um processo caro e demorado. É por isso que, para sua implementação bem-sucedida, são necessários funcionários devidamente treinados.

(ii) o ZBB também convida a classificar os problemas do processo. Inclui (a) Quem fará o ranking? (b) Qual método deve ser adotado para esse fim? e (c) Até que ponto será classificado e como? Ranking também prova difícil, onde grande número de decisões estão envolvidas.

(iii) Como o ZBB requer um apoio significativo do nível de gestão de topo - o que praticamente não é possível a partir de fontes diferentes - sua implementação bem sucedida é praticamente muito difícil.

(iv) O ZBB envolve muito treinamento para gerentes, ou seja, se os gerentes não entenderem adequadamente as idéias do ZBB, eles não poderão ser implementados com sucesso. Eles devem saber que o ZBB dá a oportunidade de ser ouvido pela alta gerência e, como tal, devem usar os esforços da melhor maneira possível.

(v) Além disso, a determinação de medidas de desempenho é difícil.