Como tornar o seu processo de planejamento muito mais eficaz? (9 etapas)

Cada unidade de negócio tem seus próprios problemas e estes são levados em conta ao elaborar os detalhes dos planos. No entanto, existem alguns passos básicos que devem ser seguidos em todos os tipos de planejamento. Quando essas etapas são seguidas, o processo de planejamento se torna sistemático.

Segue-se uma breve explicação destes passos:

1. Determinação dos objetivos:

O primeiro passo no planejamento é determinar claramente os objetivos do negócio. É um ponto de partida, já que todos na organização devem saber o que deve ser alcançado no futuro. Em primeiro lugar, os objetivos de toda a organização são estabelecidos e, em seguida, os objetivos de cada departamento são especificados.

É melhor se os objetivos forem especificados como primários e secundários. Os objetivos principais ou principais devem ser muito claros para todos os funcionários da organização, uma vez que especificam os resultados esperados e indicam o que deve ser feito. No entanto, todas as oportunidades futuras devem ser cuidadosamente analisadas antes de definir os objetivos.

2. Construindo premissas de planejamento:

O segundo passo é determinar as previsões nas quais o planejamento deve se basear. Se essas previsões forem precisas, o processo de planejamento será mais útil. Estas previsões referem-se ao preço de um produto, salário, materiais, energia, disponibilidade de pessoal, etc. Certos fatores externos que estão além do controle de um gerente, como nível de preços, situação política e desenvolvimentos tecnológicos não podem ser previstos com muita precisão.

No entanto, os fatores que são totalmente controláveis ​​(como a eficiência dos trabalhadores) devem ser previstos com cuidado para que os resultados desejados sejam alcançados. É sempre melhor que as premissas sejam aprovadas por unanimidade por todos os gerentes.

3. Coleta, análise e classificação de informações:

Para um planejamento eficaz, todos os dados relevantes devem ser coletados, analisados ​​e classificados. Sugestões também devem ser convidadas pelo pessoal de operação. Os dados assim coletados devem ser tabulados para facilitar a análise. Todos os dados úteis devem ser incluídos para facilitar a análise e interpretação.

4. Determinar cursos alternativos:

O quarto passo do planejamento é descobrir os cursos alternativos de ação, ou seja, desenvolver mais de um curso de ação. Por exemplo, se forem necessários mais fundos, estes podem ser levantados pelas diferentes formas, como a emissão de capital social, levantando empréstimos de bancos ou instituições financeiras ou depósitos públicos, etc.

Todos esses cursos devem ser avaliados adequadamente para descobrir o curso de ação mais útil. Um esforço deve ser feito para reduzir as alternativas ao mínimo possível.

5. Avaliando o curso alternativo de ação:

Cada alternativa é avaliada em termos de seus resultados e benefícios esperados. Os pontos fortes e fracos de cada alternativa devem ser cuidadosamente pesados. Os fatores usuais e comuns considerados no momento da avaliação de alternativas são risco, escassez de capital, objetivos de longo alcance, etc.

A fim de tornar o processo de avaliação eficaz, as técnicas usuais utilizadas incluem técnicas estatísticas e pesquisa operacional.

6. Selecionando um plano:

O próximo passo é selecionar a melhor alternativa. Quando os resultados comparativos de diferentes alternativas são tabulados, a alternativa que parece ser a melhor é selecionada. A seleção deve ser feita cuidadosamente, pois as conseqüências da seleção de um determinado curso de ação são de longo alcance.

7. Formação de planos de derivativos:

Para atingir os objetos dos planos diretores, planos subsidiários ou derivativos são estruturados. Para implementar o plano mestre, cada chefe de departamento prepara um plano de seu departamento.

Se uma empresa decidir desenvolver um novo produto instalando certas máquinas novas, os planos subsidiários incluiriam a contratação de novos funcionários, a aquisição de fundos, a propaganda de novos produtos, a compra de matéria-prima etc.

8. Comunicação de planos:

O próximo passo no planejamento é comunicar o plano a todos os gerentes da organização, para que eles cooperem de todo coração na implementação dos planos. É melhor associar todos os gerentes no processo de planejamento para que eles desenvolvam um senso de participação na administração.

9. Controlando os planos:

O último passo no planejamento é observar o progresso de um plano e anotar suas deficiências e fraquezas. Essas deficiências devem ser corrigidas ou remediadas sem demora e todos os planos futuros devem ser feitos à luz dessas armadilhas. Assim, uma revisão contínua dos planos ajuda a administração a manter os planos atualizados.