Como tornar a comunicação mais eficaz em sua organização?
Algumas das maneiras de tornar a comunicação mais eficaz em sua organização são as seguintes: - ou seja, (1) clareza e competência, (2) linguagem adequada, (3) estrutura organizacional sólida, (4) orientação dos funcionários e (5) Ouvir e Evitar a Avaliação Prematura, (6) Motivação e Confiança Mútua, (7) Comportamento Consistente, (8) Uso da Graça, (9) Feedback, e (10) Gestos e Tom
1. Clareza e Completude:
Para se comunicar de forma eficaz, é muito essencial conhecer o 'público' para quem a mensagem se destina. A mensagem a ser transmitida deve estar absolutamente clara na mente do comunicador, porque se você não entender uma idéia, nunca poderá expressá-la para alguém. A mensagem deve ser adequada e apropriada ao propósito da comunicação. O objetivo da comunicação, em si, deve ser claramente definido.
2. Linguagem Adequada:
Para evitar barreiras semânticas, a mensagem deve ser expressa em linguagem simples, breve e clara. As palavras ou símbolos selecionados para transmitir a mensagem devem ser apropriados à referência e compreensão do receptor.
3. Estrutura de Organização de Som:
Para tornar a comunicação eficaz, a estrutura organizacional deve ser sólida e adequada às necessidades da organização. Tentativa deve ser feita para encurtar as distâncias a serem percorridas para transmitir informações.
4. Orientação de Funcionários:
Os funcionários devem estar orientados para entender os objetivos, regras, políticas, relações de autoridade e operações da empresa. Ajudará a entender um ao outro, minimizar conflitos e distorção de mensagens.
5. Ouvir com empatia e evitar a avaliação prematura:
Para se comunicar efetivamente, deve-se ser um bom ouvinte. Os superiores devem desenvolver o hábito de ouvir o paciente e evitar a avaliação prematura da comunicação de seus subordinados. Isso incentivará o livre fluxo de comunicação ascendente.
6. Motivação e Confiança Mútua:
A mensagem a ser comunicada deve ser projetada de modo a motivar o receptor a influenciar seu comportamento para realizar a ação desejada. Um sentimento de confiança e confiança mútuas deve ser gerado para promover o livre fluxo de informações.
7. Comportamento Consistente:
Para evitar a lacuna de credibilidade, a gerência deve garantir que suas ações e ações estejam de acordo com sua comunicação.
8. Uso da videira:
A videira ou os canais informais de comunicação ajudam a melhorar as decisões gerenciais e tornam a comunicação mais eficaz. Assim, os canais formais de comunicação devem ser complementados com o uso da videira.
9. Feedback:
A comunicação não está completa a menos que a resposta ou reação do receptor da mensagem seja obtida pelo comunicador. A eficácia da comunicação pode ser avaliada a partir do feedback. Portanto, o feedback deve ser incentivado e analisado.
10. Gestos e Tom:
A maneira como você diz algo também é muito importante, juntamente com a mensagem para gestos como um piscar de olhos, um sorriso ou um aperto de mão, etc., transmitem, às vezes, mais significado do que até palavras faladas ou escritas. Assim, deve-se ter expressão facial, tom, gestos e humor apropriados, etc., para tornar a comunicação efetiva.