Comitês: Significado, Necessidade, Tipos, Vantagens e Fraqueza

Comitês: Significado, Necessidade, Tipos, Vantagens e Fraqueza!

Significado:

Várias pessoas podem se reunir para tomar uma decisão, decidir um curso de ação, aconselhar os oficiais de linha sobre alguns assuntos, é uma forma de organização do comitê. É um método de pensamento coletivo, julgamento corporativo e decisão comum. Um comitê pode ser designado para algumas funções gerenciais ou algum serviço consultivo ou exploratório pode ser esperado dele. Um comitê não é um tipo separado de organização como tal. Mas é um método de vincular pessoas ou grupos a departamentos de linha para aconselhamento e orientação em planejamento e execução de negócios. Um grupo de pessoas competentes e interessadas reúne seus pensamentos para facilitar o processo de tomada de decisão.

Às vezes, é necessário obter opiniões de outras pessoas para tomar decisões importantes. O pensamento de pessoas variadas é reunido através de deliberações e discussões e decisões comuns são alcançadas. Por causa da informação e análise coletiva, os comitês são mais propensos a encontrar soluções para problemas complexos. Com o crescimento das organizações, a necessidade de um comitê é maior.

Necessidade de Comitês:

A principal razão para os comitês é garantir um julgamento comum em questões administrativas.

As comissões são constituídas pelas seguintes razões:

1. Os comitês fornecem um fórum para troca de idéias entre os membros da organização.

2. A troca de idéias entre os membros pode gerar algumas sugestões e recomendações que podem ser úteis para a organização.

3. Pode haver discussão apropriada sobre os problemas atuais e esforços são feitos para encontrar soluções.

4. Os comitês também podem ser necessários para estabelecer e desenvolver políticas organizacionais.

Tipos de Comitês:

Diferentes comitês podem ser formados com idéias e propósitos diferentes. Alguns comitês podem ser apenas consultivos, enquanto alguns podem desempenhar funções gerenciais.

Pode haver seguintes tipos de comitês:

1. Comitês formais e informais:

Se um comitê é formado como parte da estrutura organizacional e é delegado alguns deveres e autoridade, é um comitê formal. Um comitê informal pode ser formado para resolver algum problema. Um gerente pode chamar alguns especialistas para ajudá-lo a analisar um problema e sugerir uma solução adequada. O diretor executivo pode convocar uma reunião de chefes de departamentos e alguns especialistas para descobrir uma solução para algum problema. Em ambos os casos, é um caso de um comitê informal.

2. Comitês Consultivos:

Estes são os comitês para aconselhar os chefes de linha sobre certas questões. Os oficiais de linha podem encaminhar alguns problemas ou questões para um comitê para aconselhamento. O comitê coletará informações sobre o problema e recomendará solução para o mesmo. Os oficiais de linha têm o poder de aceitar, modificar ou rejeitar as sugestões dos comitês consultivos. Esses comitês não têm poderes gerenciais e não podem exercer suas opiniões sobre os executivos da linha.

3. Comitês de Linha:

Pode haver comitês com poderes gerenciais. Em vez de dar um trabalho a uma pessoa, ela pode ser atribuída a vários executivos. Os comitês com poderes administrativos são chamados de comitês de linha ou plural. Os comitês de linha ajudam no planejamento de políticas e programas da empresa e na organização de esforços para o cumprimento desses planos, etc. Esses comitês também direcionam e controlam as atividades dos funcionários para atingir as metas organizacionais.

Vantagens da forma de organização do comitê :

A forma de organização do comitê tem as seguintes vantagens:

1. Agrupamento de Opiniões:

Os membros dos comitês vêm de diferentes origens e áreas de especialização e possuem pontos de vista e valores diferentes. Quando pessoas com habilidades variadas sentam juntas e discutem um problema, vários aspectos do caso são destacados e os prós e contras são avaliados. A opinião combinada ajudará a ter uma visão realista do problema.

2. Melhor Coordenação:

A forma de organização do comitê traz mais coordenação entre os diferentes segmentos da organização quando representantes de diferentes departamentos se reúnem; eles entendem e apreciam as dificuldades enfrentadas pelos outros. Este tipo de discussões francas ajuda a fixar as metas dos diferentes departamentos e consegue-se uma melhor coordenação através deste tipo de tomada de decisão.

3. Balanceamento de visões:

Este tipo de organização ajuda a equilibrar as opiniões expressas por pessoas diferentes. Há uma tendência a enfatizar os aspectos do próprio departamento, ignorando o caráter interdependente dos problemas dos diferentes departamentos. Um comitê ajuda a expor uma visão do problema, levando em conta opiniões divergentes expressas em tais reuniões.

4. Motivação:

Os comitês consistem de gerentes e subordinados. As visões dos subordinados recebem reconhecimento e importância. Isso lhes dá incentivo e os faz sentir como parte integrante do processo decisório. Tais comitês aumentam o moral dos subordinados e os motivam a melhorar seu desempenho.

5. Dispersão de Poder:

A concentração de poder em poucas pessoas pode levar ao uso indevido de autoridade e decisões erradas. Ao espalhar os poderes entre os membros do comitê, esse problema pode ser resolvido.

6. Melhor Aceitação de Decisões:

As decisões tomadas pelos comitês são mais bem aceitas pelos subordinados. As decisões de um indivíduo podem ser autocráticas, enquanto os comitês decidem em uma perspectiva mais ampla da organização. Como várias pessoas estão representadas em comitês, essas decisões são mais bem aceitas.

7. Melhor Comunicação:

É uma forma melhor para discutir assuntos de interesse mútuo e chegar a certas conclusões. Essas decisões podem ser adequadamente comunicadas aos subordinados através dos membros do comitê. Os membros transmitirão informações corretas e autênticas e também transmitirão o histórico de tomar essas decisões.

8. Treinamento Executivo:

Comitês fornecem um bom fórum para treinamento de executivos. Eles aprendem o valor da interação, dinâmica de grupo e relações humanas. Eles estão expostos a vários pontos de vista e aprendem a arte de tomar decisões e resolver problemas organizacionais.

Fraqueza da forma de organização do comitê:

Esta forma de organização sofre das seguintes fraquezas:

1. Atraso:

A principal desvantagem da forma de organização do comitê é o atraso na tomada de decisões. Várias pessoas expressam seus pontos de vista em reuniões e muito tempo é tomado para chegar a uma decisão. A fixação de reuniões de comissões também é demorada. Uma agenda é emitida e uma data conveniente é fixada para a reunião. O processo de tomada de decisão é muito lento e muitas oportunidades de negócios podem ser perdidas devido a decisões atrasadas.

2. Compromisso:

Geralmente, são feitos esforços para chegar a decisões de consenso. A maioria dos pontos de vista é tomada por decisão unânime do comitê. O pensamento da minoria pode ser válido, mas não pode ser perseguido por ser escolhido. Eles podem aceitar menos do que uma solução ideal por causa do medo de que, se a solução deles se provar errada, eles serão culpados por isso.

3. Nenhuma Responsabilidade:

Nenhuma responsabilidade individual pode ser corrigida se essas decisões forem ruins. Cada membro do comitê tenta se defender dizendo que sugeriu uma solução diferente. Se a responsabilidade não é fixa, então é a fraqueza da organização.

4. Dominação por alguns membros:

Alguns membros tentam dominar as reuniões do comitê. Eles tentam empurrar seu ponto de vista sobre os outros. A agressividade de alguns membros ajuda-os a tomar maioria com eles e a visão da minoria é ignorada. Esse tipo de tomada de decisão não é do interesse da organização.

5. Relações tensas:

Às vezes, as relações entre os membros do comitê ou com outros ficam tensas. Se alguns membros tomarem posições divergentes sobre certas questões, alguns podem se sentir ofendidos. No caso de alguma questão relativa a outras pessoas ser discutida numa comissão e os membros que tomam posição não gostarem daquelas pessoas podem ofendê-los. As discussões nas reuniões geralmente são vazadas para outros funcionários. Algumas decisões desagradáveis ​​podem não ser apreciadas por aqueles que são afetados negativamente. Afeta as relações dos funcionários, não apenas no trabalho, mas também no nível pessoal.

6. Falta de eficácia:

O papel dos comitês não é efetivo em todas as áreas. Os comitês podem ser úteis em casos de ressarcimento de reclamações ou assuntos departamentais interpessoais. Os comitês podem não ser eficazes onde as políticas devem ser enquadradas e decisões rápidas são necessárias. A iniciativa individual será mais eficaz nesses casos. Então, os comitês têm um papel limitado a desempenhar.