Controle Orçamentário: Significado, Objetivos e Fundamentos

Controle Orçamentário na Organização: Significado, Definição, Objetivos, Fundamentos e Outros Detalhes!

Significado:

O controle orçamentário é o processo de determinação de vários resultados reais com valores orçados para a empresa para o período futuro e conjunto de padrões, comparando os valores orçados com o desempenho real para calcular os desvios, se houver. Primeiro de tudo, os orçamentos são preparados e, em seguida, os resultados reais são registrados.

A comparação dos números orçados e reais permitirá que a administração descubra discrepâncias e tome medidas corretivas no momento apropriado. O controlo orçamental é um processo contínuo que ajuda no planeamento e coordenação. Ele também fornece um método de controle. Um orçamento é um meio e o controle orçamentário é o resultado final.

Definições:

“De acordo com Brown e Howard, “ O controle orçamentário é um sistema de controle de custos que inclui a preparação de orçamentos, coordenação de departamentos e estabelecimento de responsabilidades, comparando o desempenho real com o orçado e agindo sobre os resultados para alcançar a máxima lucratividade. ”Weldon caracteriza o controle orçamentário como planejamento antecipado das várias funções de uma empresa para que o negócio como um todo seja controlado.

J. Batty define como “Um sistema que usa orçamentos como meio de planejar e controlar todos os aspectos da produção e / ou venda de commodities e serviços. Welsch relaciona o controle orçamentário com o processo de controle diário ”. Segundo ele, “ O controle orçamentário envolve o uso de relatórios orçamentários e orçamentários, ao longo do período para coordenar, avaliar e controlar as operações diárias de acordo com as metas especificadas pelo orçamento. ”

Das definições acima dadas, é claro que o controlo orçamental envolve o seguinte:

(a) Os objetos são definidos através da preparação de orçamentos.

(b) O negócio é dividido em vários centros de responsabilidade para preparar vários orçamentos.

c) Os números reais são registrados.

(d) Os valores orçados e reais são comparados para estudar o desempenho de diferentes centros de custo.

(e) Se o desempenho real for menor que as normas orçadas, uma ação corretiva é tomada imediatamente.

Objetivos do Controlo Orçamental:

O controle orçamentário é essencial para o planejamento e controle de políticas. Também age como instrumento de coordenação.

Os principais objectivos do controlo orçamental são os seguintes:

1. Para garantir o planejamento para o futuro através da criação de vários orçamentos, os requisitos e o desempenho esperado da empresa são antecipados.

3. Operar vários centros de custos e departamentos com eficiência e economia.

4. Eliminação de resíduos e aumento da lucratividade.

5. Antecipar as despesas de capital para o futuro.

6. Centralizar o sistema de controle.

7. Correção de desvios dos padrões estabelecidos.

8. Fixação de responsabilidade de vários indivíduos na organização.

Essenciais do Controlo Orçamental:

Existem certos passos que são necessários para o sucesso do sistema de controlo orçamental da implementação.

Estes são os seguintes:

1. Organização do Controlo Orçamental

2. Centros Orçamentários

3. Mamífero Orçamentário

4. Oficial de Orçamento

5. Comitê de Orçamento

6. Período Orçamental

7. Determinação do fator-chave.

1. Organização do Controlo Orçamental:

A organização adequada é essencial para o sucesso da preparação, manutenção e administração de orçamentos. É formado um Comitê Orçamentário, que compreende os chefes departamentais de vários departamentos. Todos os chefes funcionais têm a responsabilidade de garantir a implementação adequada de seus respectivos orçamentos departamentais.

O Chefe do Executivo é o encarregado geral do sistema orçamental. Ele constitui um comitê de orçamento para preparar orçamentos realistas Um oficial de orçamento é o convocador do comitê de orçamento que coordena os orçamentos de diferentes departamentos. Os gerentes de diferentes departamentos são responsáveis por seus orçamentos departamentais.

2. Centros Orçamentais:

Um centro de orçamento é a parte da organização para a qual o orçamento é preparado. Um centro de orçamento pode ser um departamento, seção de um departamento ou qualquer outra parte do departamento. O estabelecimento de centros orçamentários é essencial para cobrir todas as partes da organização. Os centros orçamentários também são necessários para fins de controle de custos. O desempenho de avaliação de diferentes partes da organização torna-se fácil quando diferentes centros são estabelecidos.

3. Manual de Orçamento:

Um manual de orçamento é um documento que explicita os deveres e também as responsabilidades de vários executivos preocupados com os orçamentos. Especifica as relações entre vários funcionários.

4. Oficial de Orçamento:

O Chefe do Executivo, que está no topo da organização, nomeia uma pessoa como Responsável pelo Orçamento. O encarregado do orçamento tem o poder de examinar os orçamentos preparados pelos diferentes chefes funcionais e fazer alterações neles, se as situações assim o exigirem. O desempenho real de diferentes departamentos é comunicado ao Oficial de Orçamento. Ele determina os desvios nos orçamentos e o desempenho real e toma as medidas necessárias para corrigir as deficiências, se houver.

Ele trabalha como coordenador entre diferentes departamentos e monitora as informações relevantes. Ele também informa a alta administração sobre o desempenho de diferentes departamentos. O encarregado do orçamento só poderá desempenhar bem o seu trabalho se estiver familiarizado com o trabalho de todos os departamentos.

5. Comitê de Orçamento:

Em preocupações de pequena escala, o contador é responsável pela preparação e implementação dos orçamentos. Em grande escala, um comitê conhecido como Comitê de Orçamento é formado. Os chefes de todos os departamentos importantes são membros deste comitê. O Comitê é responsável pela preparação e execução dos orçamentos. Os membros deste comitê apresentam o caso de seus respectivos departamentos e ajudam o comitê a tomar decisões coletivas, se necessário. O Diretor de Orçamento atua como convocador deste comitê.

6. Período Orçamental:

Um período de orçamento é o período de tempo durante o qual um orçamento é preparado e empregado. O período orçamentário depende de vários fatores. Pode ser diferente para diferentes indústrias ou mesmo pode ser diferente na mesma indústria ou negócio.

O período orçamentário depende das seguintes considerações:

(a) O tipo de orçamento, ou seja, orçamento de vendas, orçamento de produção, orçamento de compra de matérias-primas, orçamento de despesas de capital. Um orçamento de despesas de capital pode ser por um período mais longo, ou seja, 3 a 5 anos de compra, os orçamentos de venda podem ser por um ano.

(b) A natureza da demanda pelos produtos.

(d) A situação econômica do país.

e) A duração dos ciclos comerciais.

Todos os fatores acima mencionados são levados em conta durante a fixação do período de orçamentos

7. Determinação do fator-chave:

Os orçamentos são preparados para todas as áreas funcionais. Esses orçamentos são interdependentes e inter-relacionados. É necessária uma coordenação adequada entre os diferentes orçamentos para tornar o controlo orçamental um sucesso. As restrições em alguns orçamentos também podem afetar outros orçamentos. Um fator que influencia todos os outros orçamentos é conhecido como fator-chave ou fator principal.

Pode haver uma limitação na quantidade de mercadorias que uma preocupação pode vender. Nesse caso, as vendas serão um fator-chave e todos os outros orçamentos serão preparados mantendo em vista a quantidade de mercadorias que a preocupação poderá vender. O suprimento de matéria-prima pode ser limitado, portanto, os orçamentos de produção, vendas e dinheiro serão decididos de acordo com o orçamento de matérias-primas. Da mesma forma, a capacidade da planta pode ser um fator chave se o fornecimento de outros fatores estiver facilmente disponível.

O fator-chave pode não necessariamente permanecer o mesmo. O fornecimento de matérias-primas pode ser limitado de uma só vez, mas pode ser facilmente disponibilizado em outro momento. As vendas podem ser aumentadas adicionando mais pessoal de vendas, etc. Da mesma forma, outros fatores também podem melhorar em momentos diferentes. O fator chave também destaca as limitações da empresa. Isso permitirá que o gerenciamento melhore o trabalho dos departamentos onde existe espaço para melhoria.

Vantagens do controlo orçamental:

O sistema de controle orçamentário ajuda na fixação das metas para a organização, e esforços conjuntos são feitos para suas realizações. Permite economias na empresa.

Algumas das vantagens do controle orçamentário são:

1. Maximização de Lucros:

O controlo orçamental visa a maximização dos lucros da empresa. Para atingir este objetivo, é realizado um planejamento e coordenação adequados de diferentes funções. Existe um controle adequado sobre vários gastos de capital e receita. Os recursos são usados da melhor maneira possível.

2. Coordenação:

O trabalho de diferentes departamentos e setores é devidamente coordenado. Os orçamentos de diferentes departamentos têm relação um com o outro. A coordenação de vários executivos e subordinados é necessária para atingir as metas orçadas.

3. Objetivos Específicos:

Os planos, políticas e metas são decididos pela alta administração. Todos os esforços são colocados juntos para alcançar o objetivo comum da organização. Cada departamento recebe um objetivo a ser alcançado. Os esforços são direcionados para alcançar alguns objetivos específicos. Se não houver um objetivo definido, os esforços serão desperdiçados na busca de objetivos diferentes.

4. Ferramenta para medir o desempenho:

Ao fornecer metas para vários departamentos, o controle orçamentário fornece uma ferramenta para medir o desempenho gerencial. As metas orçadas são comparadas com os resultados reais e os desvios são determinados. O desempenho de cada departamento é relatado à alta gerência. Este sistema permite a introdução de gerenciamento por exceção.

5. Economia:

O planejamento das despesas será sistemático e haverá economia nos gastos. As finanças serão colocadas em ótimo uso. Os benefícios derivados da preocupação acabarão por se estender à indústria e depois à economia nacional. Os recursos nacionais serão utilizados economicamente e o desperdício será eliminado.

6. Determinando Fraquezas:

Os desvios no desempenho orçado e real permitirão a determinação de pontos fracos. Os esforços concentram-se naqueles aspectos em que o desempenho é menor do que o estipulado.

7. Ação Corretiva:

A gerência poderá tomar medidas corretivas sempre que houver uma discrepância no desempenho. Os desvios serão informados regularmente para que a ação necessária seja tomada o mais cedo possível. Na ausência de um sistema de controlo orçamental, os desvios apenas podem ser determinados no final do período financeiro.

8. Consciência:

Cria consciência de orçamento entre os funcionários. Ao fixar metas para os funcionários, eles se tornam conscientes de sua responsabilidade. Todo mundo sabe o que ele deve fazer e continua com seu trabalho ininterrupto.

9. Reduz custos:

Nos dias atuais, o controle orçamentário mundial competitivo tem um papel significativo a desempenhar. Todo empresário tenta reduzir o custo de produção para aumentar as vendas. Ele tenta ter essas combinações de produtos onde a lucratividade é maior.

10. Introdução de esquemas de incentivo:

O sistema de controlo orçamental também permite a introdução de esquemas de incentivos de remuneração. A comparação do desempenho orçado e real permitirá o uso de tais esquemas.

Limitações do controlo orçamental:

Apesar de muitos bons pontos de controle orçamentário, existem algumas limitações desse sistema.

Algumas das limitações são discutidas da seguinte forma:

1. Futuro incerto:

Os orçamentos estão preparados para o período futuro. Apesar das melhores estimativas feitas para o futuro, as previsões podem nem sempre se tornar realidade. O futuro é sempre incerto e a situação que se presume que prevaleça no futuro pode mudar. A mudança nas condições futuras perturba os orçamentos que devem ser preparados com base em certas suposições. As incertezas futuras reduzem a utilidade do sistema de controle orçamentário.

2. Revisão Orçamental Requerida:

Os orçamentos são preparados com base nas suposições de que certas condições prevalecerão. Devido a incertezas futuras, as condições assumidas podem não prevalecer, o que requer a revisão das metas orçamentárias. A revisão frequente das metas reduzirá o valor dos orçamentos e as revisões também envolvem grandes gastos.

3. Desencorajar Pessoas Eficientes:

No sistema de controle orçamentário, as metas são dadas a cada pessoa na organização. A tendência comum das pessoas é atingir apenas as metas. Pode haver algumas pessoas eficientes que podem exceder as metas, mas elas também se sentirão satisfeitas ao atingir as metas. Assim, os orçamentos podem servir como restrições às iniciativas gerenciais.

4. Problema de Coordenação:

O sucesso do controle orçamentário depende da coordenação entre diferentes departamentos. O desempenho de um departamento afeta os resultados de outros departamentos. Para superar o problema da coordenação, é necessário um funcionário orçamental. Toda preocupação não pode se dar ao luxo de nomear um Diretor Orçamentário. A falta de coordenação entre os diferentes departamentos resulta em um desempenho ruim.

5. Conflito entre diferentes departamentos:

O controle orçamentário pode levar a conflitos entre os departamentos funcionais. Todo chefe de departamento se preocupa com os objetivos de seu departamento sem pensar no objetivo do negócio. Cada departamento tenta obter a alocação máxima de fundos e isso gera um conflito entre os diferentes departamentos.

6. Depende do suporte da alta gerência:

O sistema de controle orçamentário depende do apoio da alta administração. A gerência deve estar entusiasmada com o sucesso deste sistema e deve dar total apoio a ele. Se, a qualquer momento, houver falta de apoio da alta administração, esse sistema entrará em colapso.