5 Principais mudanças necessárias para estabelecer um sistema eficaz de informações comerciais
As principais alterações necessárias para estabelecer um sistema de informações de negócios efetivo estão listadas abaixo:
A abordagem básica da tecnologia da informação precisa ser mudada e o papel da TI terá que ser redefinido para estabelecer sistemas de informação de negócios eficazes.
Além disso, a infraestrutura de TI terá que ser suportada por mudanças no nível corporativo. Algumas das mudanças que parecem iminentes são as seguintes:
1. Informação como um ativo:
As informações comerciais são tratadas há muito tempo como um auxiliar de memória para acompanhar as transações. A empresa tem que vê-lo como um recurso corporativo e deve estar disposto a desenvolver este recurso e cultivá-lo com sinceridade.
Os gerentes devem aprender a reconhecê-lo como uma fonte de força competitiva e buscar ativamente a geração de um banco de informações da empresa.
A atitude das empresas em relação à informação está bem refletida no tratamento contábil do custo de geração de informações. Os gastos com a geração de informação até agora foram tratados como despesa e não como investimento. Embora os órgãos contábeis estejam agora começando a reconhecer o uso de informações a longo prazo, uma empresa ainda trata os gastos como despesa.
As principais razões oferecidas para esse tratamento contábil são: (a) que a maioria dos benefícios dos sistemas de informação é intangível e (b) existe uma incerteza em relação ao benefício quântico que a empresa pode receber do recurso de informações. As dificuldades envolvidas na garantia de métodos objetivos e confiáveis de avaliação fizeram com que os contadores seguissem a política de conservadorismo a esse respeito.
2. As informações devem ser gerenciadas:
É necessário que as informações sejam gerenciadas, pois outros ativos são gerenciados em uma empresa. As estruturas da organização devem mudar para fornecer uma unidade organizacional, como o departamento de informações ou o centro de informações liderado pelo CIO (Chief Information Officer). O CIO teria as responsabilidades de definir estratégias de informação, arquitetura, uso, padrões e entrega de recursos de informação.
As estratégias de informação devem ser definidas em sintonia com o plano estratégico geral da empresa. O CIO deve ser responsável por identificar as oportunidades que a TI pode oferecer à gerência para a implementação bem-sucedida das amplas estratégias de negócios.
O CIO também deve ser responsável por projetar a arquitetura da infraestrutura de TI. A arquitetura deve ser definida após a devida consulta a vários usuários do recurso de informação.
O acesso à informação deve ser assegurado e regulamentado. A informação deve fluir para aqueles que têm o direito de usá-la e deve ser regulada por procedimentos de forma que outros não tenham acesso à informação.
A utilização do recurso de informação deve ser observada com cuidado e deve-se tentar garantir a segurança e a privacidade das informações. O estabelecimento de procedimentos de controle de acesso deve fazer parte das responsabilidades do CIO.
O CIO deve estabelecer os padrões de hardware, software, bancos de dados e comunicações em toda a organização. Isso garantirá a integração dentro da organização dos recursos do sistema de informação.
O CIO também é responsável por garantir que as informações disponíveis na empresa sejam entregues aos usuários sem qualquer barreira. Isso é garantido pelo estabelecimento de sistemas que fornecem informações aos usuários. O treinamento do usuário também é um veículo eficaz para o fluxo de informações e o CIO é responsável pelo treinamento do usuário nos sistemas de informação.
Como o CIO seria responsável pelo desenvolvimento de estratégias de informação, é necessário que a posição do CIO na hierarquia da organização seja bastante alta, não abaixo da primeira camada de gerenciamento de nível médio. O CIO deve se reportar diretamente ao diretor executivo da empresa.
3. Informações devem ser compartilhadas:
As empresas que desejam aproveitar os benefícios dos sistemas de informação de negócios devem se comprometer com o compartilhamento de informações. A natureza da informação é tal que o compartilhamento de informações agrega valor a ela.
A alta taxa de obsolescência garante que as informações sejam compartilhadas para sua utilização efetiva. Evidentemente, o compartilhamento implica riscos de uso indevido e um sistema de controle precisa ser estabelecido para evitar o uso indevido da informação.
4. Compromisso com a formação de pessoal :
O treinamento de pessoal é igualmente essencial para garantir que os benefícios potenciais da TI sejam aproveitados. Os usuários devem ser treinados para contribuir com um extrato da base de informações. Os projetistas de sistemas de informação de negócios devem ser treinados para trabalhar com novas tecnologias. A maioria dos usuários descobre que seu nível de ignorância não diminui quando a infraestrutura de TI muda rapidamente.
O mesmo acontece com o profissional de TI, que acha difícil lidar com as tecnologias que mudam rapidamente. É, portanto, essencial que as empresas comerciais se comprometam a reeducar o seu pessoal.
Essa reeducação é necessária não apenas em relação a novas tecnologias e novos sistemas de informação, mas também na transmissão de habilidades para trabalhar de perto com outros usuários da informação.
5. Compromisso da alta gerência:
Outra mudança importante que é necessária para o sucesso dos sistemas de informação de negócios é o comprometimento por parte da alta gerência no uso da tecnologia da informação. O compromisso é necessário não apenas em termos de alocação de fundos para a infraestrutura de TI, mas também em termos de suporte geral a projetos de sistemas de informações de negócios.
Assim, a TI sozinha não mantém a panacéia para os problemas de mudar o cenário de negócios. Há uma necessidade de redefinir o papel da TI nos negócios. Também é necessário provocar mudanças na infraestrutura de TI. Toda a abordagem para a infraestrutura de TI deve mudar e, se necessário, a empresa também deve mudar para permitir que a TI assuma sua nova função nos negócios.
