10 Vantagens de seguir a estrutura burocrática para gerenciar sua organização

Vantagens de seguir a estrutura burocrática para gerenciar sua organização!

A forma clássica significa uma estrutura burocrática onde existe uma hierarquia de poder e responsabilidade e as direções fluem principalmente da alta direção para os níveis mais baixos de trabalhadores através de suas fileiras hierárquicas. Essas diretrizes são:

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1. As linhas de autoridade devem ser claramente definidas e devem ser executadas de cima para baixo da organização:

Este princípio é conhecido como o princípio escalar e a linha de autoridade é referida como cadeia de comando. As principais decisões são tomadas e as políticas são formuladas no nível superior de gerenciamento e elas são filtradas através dos vários níveis de gerenciamento para os trabalhadores. A linha de autoridade deve ser claramente estabelecida de modo que cada pessoa nessa cadeia de comando conheça sua autoridade e seus limites.

2. Cada pessoa na organização deve se reportar a apenas um chefe:

Isso é conhecido como o princípio de “unidade de comando” e cada pessoa sabe a quem ele se reporta e quem se reporta a ele. Esse processo elimina a ambiguidade e a confusão que podem resultar quando uma pessoa precisa se reportar a mais de um superior.

3. A responsabilidade e autoridade de cada supervisor deve ser estabelecida de forma clara e por escrito:

Isso esclarecerá o papel exato do supervisor quanto aos limites de sua autoridade. Autoridade é definida como “o direito formal de exigir ação dos outros”, e a responsabilidade é a responsabilidade dessa autoridade. Com autoridade e responsabilidade claramente definidas, será mais fácil para o supervisor rastrear e lidar com problemas e tomar decisões rápidas quando necessário.

4. Os gerentes superiores são responsáveis ​​pelos atos de seus subordinados:

O gerente ou o supervisor não pode dissociar-se dos atos de seus subordinados. Por isso, ele deve ser responsável pelos atos de seus subordinados.

5. A autoridade e a responsabilidade devem ser delegadas, tanto quanto possível, na linha hierárquica:

Isso colocará o poder de decisão perto das operações reais. Isso daria à alta gerência mais tempo livre para dedicar-se ao planejamento estratégico e à formulação de políticas gerais. Isso é especialmente necessário em grandes organizações complexas. Este princípio é conhecido como “descentralização do poder”, contra o poder centralizado, onde todas as decisões são tomadas no topo.

6. O número de níveis de autoridade deve ser o mínimo possível:

Isso tornaria a comunicação mais fácil e clara e a tomada de decisões mais rápida. Uma cadeia de comando mais longa geralmente resulta em “run-around”, porque as responsabilidades não são claramente atribuídas e, portanto, tornam-se ambíguas. De acordo com Gilmore®, a maioria das organizações não precisa de mais do que seis níveis de supervisão, incluindo o nível do presidente.

7. O princípio da especialização deve ser aplicado sempre que possível:

A divisão precisa do trabalho facilita a especialização. Cada pessoa deve ser atribuída uma única função, sempre que possível. Essa regra se aplica a pessoas e departamentos. As operações especializadas levarão a eficiência e qualidade. No entanto, cada área de especialização deve estar inter-relacionada ao sistema integrado total por meio da coordenação de todas as atividades de todos os departamentos.

8. A função de linha e a função de equipe devem ser separadas:

A sobreposição dessas funções resultará em ambiguidade. As funções de linha são aquelas que estão diretamente envolvidas com as operações que resultam no alcance dos objetivos da empresa.

As funções da equipe são auxiliares da função de linha e oferecem assistência e aconselhamento. Por exemplo, as funções legais, de relações públicas e promocionais são todas funções do pessoal. As atividades dos gerentes de linha e dos gerentes de equipe devem ser coordenadas de forma a alcançar resultados sinérgicos.

9. O intervalo de controle deve ser razoável e bem estabelecido:

O “intervalo de controle” determina o número de posições que podem ser coordenadas por um único executivo. O intervalo de controle pode ser limitado onde há relativamente poucos indivíduos que se reportam ao mesmo gerente ou pode ser amplo, onde muitos indivíduos estão sob a supervisão do mesmo gerente.

Entretanto, tal extensão de controle dependeria da similaridade ou dissimilaridade das posições subordinadas e quão interdependentes são essas posições. Quanto mais interdependentes forem essas posições, mais difícil será a coordenação. Em tais posições interligadas, é aconselhável ter no máximo cinco ou seis subordinados trabalhando sob qualquer executivo.

10. A organização deve ser simples e flexível:

Deve ser simples, porque é mais fácil de gerenciar e deve ser flexível, pois pode adotar rapidamente as condições de mudança. Deve ser tal que possa ser facilmente expandido ou reduzido conforme os tempos exigirem. Além disso, a simplicidade tornaria a comunicação muito mais fácil, rápida e precisa, o que é necessário para organizações bem-sucedidas.

Embora esses princípios, em geral, se apliquem às organizações clássicas propostas por Frederick Taylor e Henry Fayol e tenham sido adotados para facilitar a administração, alguns princípios mais recentes evoluíram e se tornaram parte integrante da maioria das organizações modernas.

Esses novos princípios de tomada de decisão participativa, atribuições desafiadoras de trabalho, gerenciamento por objetivos e descentralização de autoridade e logo foram integrados aos tradicionais. A ideia é estimular a criatividade, estimular o crescimento e otimizar a utilidade de todos os recursos para atingir os objetivos da organização.