Reconciliação de custos e contas financeiras

Este artigo fornece informações sobre a necessidade, métodos, procedimento e memorando de reconciliação de contas de custos e financeiras com amostra.

Necessidade de Reconciliação :

Nas preocupações em que não existem contas de custos e financeiras separadas, o problema da reconciliação não se coloca. Mas onde o custo e as contas financeiras são mantidos independentes uns dos outros, é imperativo que periodicamente duas contas sejam reconciliadas. Embora os dois conjuntos de livros tratem das mesmas transações básicas, a figura do lucro divulgada pelo primeiro não concorda com a revelada pelo segundo.

Assim, a reconciliação entre os resultados dos dois conjuntos de livros é necessária devido às seguintes razões:

1. Descobrir as razões da diferença nos lucros ou prejuízos nas contas de custos e financeiras e indicar claramente a posição e certificar-se de que não foram cometidos erros relativos às contas.

2. Garantir a exatidão matemática e a confiabilidade das contas de custos, a fim de obter a determinação do custo, o controle de custos e a verificação das contas financeiras.

3. Contribuir para a padronização de políticas de avaliação de estoque, depreciação e overheads.

4. Facilitar a coordenação e promover uma melhor cooperação entre as atividades das seções financeira e de custos do departamento contábil.

5. Colocar a gerência em melhor posição para se familiarizar com as razões da variação dos lucros, abrindo caminho para um controle interno mais efetivo.

Métodos de Reconciliação:

A reconciliação de custos e lucros financeiros pode ser tentada:

(a) Preparando uma Declaração de Reconciliação ou

(b) Por preparação de uma Conta de Reconciliação do Memorando.

Declaração de reconciliação :

Quando a reconciliação é tentada pela preparação de uma demonstração de reconciliação, o lucro mostrado por um conjunto de contas é considerado como lucro base e os itens de diferença são adicionados a ele ou deduzidos para chegar à figura de lucro mostrada por outro conjunto de contas.

Procedimento de Reconciliação:

Quando houver uma diferença entre os lucros divulgados pelas contas de custo e pelas contas financeiras, os seguintes passos devem ser tomados para preparar uma Declaração de Reconciliação:

(I) Verifique as várias razões de desacordo (como discutido acima) entre os lucros divulgados por dois conjuntos de livros de contas.

(II) Se o lucro por conta de custo (ou perda por contas financeiras) é tomado como base:

Adicionar:

(i) Itens de receita incluídos em contas financeiras, mas não em contas de custo.

(ii) Itens de despesa (como juros sobre o capital, aluguel em instalações próprias, etc.) incluídos nas contas de custo, mas não nas contas financeiras.

(iii) Quantias pelas quais as rubricas de despesa foram apresentadas em excesso nas contas de custo em comparação com as entradas correspondentes nas contas financeiras.

(iv) Valores pelos quais os itens de receita foram mostrados em excesso nas contas financeiras em comparação com as entradas correspondentes nas contas de custo.

(v) Excesso de absorção de despesas gerais em contas de custos.

(vi) O valor pelo qual o estoque final de estoque é subvalorizado nas contas de custo.

(vii) O montante pelo qual o estoque inicial do estoque é supervalorizado nas contas de custo.

(viii) Over charge de depreciação nas contas de custo.

Deduzir:

(i) Itens de receita incluídos nas contas de custo, mas não nas contas financeiras.

(ii) Itens de despesa incluídos nas contas financeiras, mas não nas contas de custos.

(iii) Valores pelos quais os itens de renda foram mostrados em excesso nas contas de custo sobre as entradas correspondentes nas contas financeiras.

(iv) Quantias pelas quais os itens de despesa foram mostrados em excesso nas contas financeiras sobre as entradas correspondentes nas contas de custo.

(v) Subabsorção de despesas gerais nas contas de custo.

(vi) O montante pelo qual o estoque final do estoque está supervalorizado nas contas de custo.

(vii) O montante pelo qual o estoque inicial do estoque é subvalorizado nas contas de custo.

(viii) Responsável pela depreciação nas contas de custo.

(III) Depois de fazer todas as adições e deduções acima, o valor resultante será lucro de acordo com as contas financeiras (ou perdas conforme contas de caixa).

Nota:

Se o lucro de acordo com as contas financeiras (ou perda conforme as contas de custo) for considerado como a base, os itens adicionados serão deduzidos e os itens a serem deduzidos deverão ser adicionados, ou seja, o procedimento deverá ser revertido.

Conta de Reconciliação do Memorando :

A reconciliação também pode ser feita preparando uma Conta de Reconciliação do Memorando. Esta conta é apenas uma conta de memorando e não faz parte da dupla entrada. Quando a reconciliação é tentada através da Conta de Reconciliação do Memorando, o lucro a ser considerado como “lucro base” é mostrado como saldo de abertura desta Conta. Todos os itens de diferenças que devem ser deduzidos são debitados e aqueles a serem adicionados são creditados nesta conta, o valor de equilíbrio desta conta é o lucro mostrado por outro conjunto de contas.

A forma exemplar da Conta de Reconciliação do Memorando é dada da seguinte forma:

A contabilidade computacional pode evitar a necessidade de reconciliação?

A contabilidade informatizada não subestimou a necessidade de conciliar as contas de custos e as contas financeiras, pois a abordagem básica na preparação dos dois conjuntos de contas é diferente. Muitos itens como despesas nocionais e apropriação de lucros podem ser registrados em um conjunto de contas, mas não no outro. Da mesma forma, diferentes quantias relativas aos mesmos itens, como depreciação, despesas gerais etc., podem ser registradas nos dois conjuntos. Como essa diferença no lucro, como revelado pelos dois conjuntos, está fadada a surgir. Daí a necessidade de reconciliar os dois conjuntos de livros surge para identificar as causas da diferença e estabelecer sua precisão.

Circunstâncias em que a reconciliação pode ser evitada :

A reconciliação de livros de custos e financeiros pode ser evitada se a manutenção de dois conjuntos de livros para contabilização de custos e contabilidade financeira for dispensada. Isso pode ser feito com a adoção de contas integrais ou integradas na organização, nas quais apenas um conjunto de livros é operado, registrando contas financeiras e de custo.

Ilustração 1:

(Quando os lucros, conforme as contas financeiras e de custo, são fornecidos). O lucro mostrado nas contas financeiras foi de Rs. 1, 12, 870 e para o mesmo período as contas de custo mostraram um lucro de Rs. 27, 040.

Nos registros de custos, os custos indiretos da fábrica são cobrados a 100% dos salários, custos indiretos de administração a 10% do custo da obra e custos indiretos de vendas e distribuição em Rs. 16 por unidade vendida.

Prepare uma declaração conciliando o lucro conforme os registros de custo com o lucro, conforme registros financeiros da empresa. Todos os trabalhos devem partir de parte da sua resposta.

Às vezes, tanto a saída normal quanto a saída real são fornecidas na pergunta e as despesas fixas são cobradas com base na saída normal na conta de lucros e perdas. Mas, ao preparar a demonstração de custo e lucro, elas são cobradas com base na produção real, ou seja, reduzindo ou aumentando as despesas fixas nessa proporção, que a produção real corresponde à produção normal.