Tipos de planos: planos permanentes e de uso único (com diagrama)

Um plano é um compromisso com um determinado curso de ação para alcançar resultados específicos. Daí resulta que há vários planos para alcançar objetivos diferentes. Gerentes, normalmente, cometem o erro de tomar grandes programas apenas como planos. Mas vários cursos de ação futuros também são planos. Por exemplo, iniciar a produção de um novo produto ou configurar uma nova fábrica é considerado um plano. Os planos podem ser classificados de acordo com a origem, uso, finalidade, tipo etc.

Alguns dos planos estão na forma de planos permanentes, enquanto outros são planos de uso único. Planos de uso único são usados apenas uma vez e não repetidamente, enquanto os planos de uso repetido são usados repetidas vezes. Por exemplo, objetivos, políticas, estratégias, regras, procedimentos, etc., são planos permanentes porque, uma vez formulados, eles serão usados por um longo período e repetidamente. Por outro lado, os programas e orçamentos são planos de uso único porque, uma vez alcançados, estes devem ser formulados novamente.

O diagrama a seguir ilustra vários planos:

O planejamento é um compromisso com um determinado curso de ação realizado para alcançar resultados específicos. Consiste em vários componentes ou planos derivados que são geralmente ligados entre si. Esses componentes são conhecidos como planos. Pode haver vários tipos de planos. É fácil ver um plano importante, como estabelecer um novo empreendimento, mas alguns cursos futuros de ações também são planos. Qualquer curso de ação futura é um plano.

Vários planos podem ser classificados em:

(1) planos permanentes e

(2) Planos de uso único.

1. Planos permanentes:

Planos permanentes são feitos para serem usados várias vezes. Esses planos são formulados para orientar decisões gerenciais e ações sobre problemas que são recorrentes na natureza. Os planos permanentes também são chamados de planos de "uso repetido", porque fornecem diretrizes para ações a serem tomadas no futuro. Esses planos fornecem unidade e uniformidade de esforços para atender a situações repetitivas que surgem em vários níveis da empresa. Esses planos fornecem diretrizes prontas para lidar com situações de natureza recorrente. Estes planos não só ajudam na coordenação, mas também na gestão eficaz. Os planos permanentes incluem políticas, procedimentos, métodos, regras e estratégias de objetivos.

Os planos permanentes ajudam uma empresa das seguintes maneiras:

(i) Os planos permanentes ajudam na obtenção de coordenação na empresa. Esses planos trazem consistência, uniformidade e unidade nos esforços.

(ii) Os executivos seniores são capazes de delegar seu trabalho aos subordinados desde que procedimentos, regras, regulamentos, etc. foram estabelecidos para tomar as decisões necessárias.

(iii) Esses planos ajudam a atingir metas, mesmo que sejam vagas, complexas ou multidimensionais. As políticas, métodos, regras, procedimentos etc. fornecem quadros de referência prontos sempre que surgem algumas dificuldades na tomada de decisões.

(iv) Os planos permanentes são formados após muitos pensamentos, discussões e argumentos. Sempre que é necessário tomar decisões, esses planos ajudam na rápida tomada de decisões. Esses planos são ótimos dispositivos de economia de mão-de-obra, pois fornecem quadros de referência para lidar com situações recorrentes.

(v) Esses planos ajudam no melhor controle administrativo. Eles fornecem bases racionais para avaliar os resultados de vários esforços realizados por diferentes pessoas que trabalham em vários níveis da empresa.

2. Planos de Uso Único:

Esses planos são feitos para lidar com problemas não recorrentes. Os planos de uso único também são chamados de "planos específicos", uma vez que estes são destinados a resolver um problema específico. Esses planos são formulados para lidar com problemas não repetitivos e únicos. Esses planos não podem ser usados de novo e de novo; estes tornam-se obsoletos depois de alcançar seu propósito. Os exemplos desses planos são: projetos, orçamentos, programas.

Objetivo ou Missão:

A missão ou propósito identifica a função ou tarefa básica de uma empresa. Toda organização tem ou deveria ter um propósito para que seu trabalho se torne significativo. O propósito ou missão é atribuído a toda organização pela sociedade. O objetivo de um negócio é produzir e distribuir bens ou serviços, o objetivo do departamento de obras públicas é construir e manter estradas, o objetivo dos tribunais é interpretar e aplicar leis e assim por diante. O objetivo é um plano permanente em uma organização empresarial que defina sua finalidade básica à luz da qual outras ações são projetadas.

O propósito de uma organização consiste em uma visão de longo prazo do que ela procura fazer e as razões pelas quais ela existe. A missão da organização indica exatamente quais atividades a organização pretende engajar agora e no futuro.

As questões básicas a serem respondidas por uma organização são:

(i) Em que negócio estamos?

(ii) Qual é o nosso negócio?

(iii) Quem são nossos clientes?

(iv) Quais são nossos valores e crenças?

(v) Qual será a nossa utilidade para a sociedade? e assim por diante.

Objetivos.

Objetivos ou metas são os fins para os quais toda atividade é direcionada - são os resultados a serem alcançados. Os objetivos são um pré-requisito para o planejamento. Nenhum planejamento é possível sem a definição de objetivos. Embora os objetivos empresariais sejam o plano básico da empresa, um departamento também pode ter seus próprios objetivos. Embora os objetivos departamentais contribuam para a consecução dos objetivos da empresa, os dois conjuntos de metas podem ser inteiramente diferentes. Por exemplo, o objetivo da empresa pode ser ganhar uma certa quantia de lucro, enquanto vende seus produtos.

Os objetivos da empresa influenciam a filosofia e a prática de gerenciamento. Os objetivos têm maior influência no funcionamento de uma organização. Todos os outros tipos de planos, tais como políticas, estratégias, procedimentos, regras, orçamentos, etc., auxiliam na consecução dos objetivos declarados da empresa de uma maneira econômica e eficiente. Os objetivos estão relacionados ao futuro e são uma parte essencial do processo de planejamento.

Políticas:

Políticas são declarações gerais ou entendimentos que fornecem orientação na tomada de decisões a vários gerentes. Estes são planos permanentes que orientam a administração na condução das operações gerenciais. Políticas definem limites dentro dos quais as decisões podem ser tomadas e as decisões são direcionadas para o alcance dos objetivos. As políticas também ajudam na decisão de problemas antes que se tornem problemas, tornando desnecessário analisar a mesma situação toda vez que surgem. Os gerentes podem delegar autoridade dentro dos parâmetros determinados e ainda podem manter o controle sobre o que seus subordinados fazem. Nas palavras de Koontz e Weihrich. “A política é um meio de encorajar discrição e iniciativa, mas dentro dos limites.”

Estratégias:

A palavra "estratégia" tem sido usada há muito tempo no conteúdo dos planos de ação militar. Foi usado para declarar os grandes planos feitos à luz do que se acredita que um adversamente poderia ou não fazer. Os gerentes agora usam estratégias nas áreas mais amplas das operações de negócios. Uma estratégia é um plano abrangente e integrado projetado para assegurar que os objetivos de negócios sejam cumpridos. Os objetivos de longo prazo da empresa são determinados e os recursos necessários são alocados e implantados para alcançar os resultados desejados. O objetivo das estratégias é determinar uma imagem do tipo de empreendimento que é considerado. As estratégias não tentam delinear os programas para atingir os objetivos, mas fornecem uma estrutura para orientar o pensamento e a ação.

Procedimentos:

Procedimentos são detalhes da ação ou as diretrizes para o alcance dos objetivos do negócio. Procedimentos dão detalhes de como as coisas devem ser feitas. Não há espaço para julgamento. Estes devem ajudar na implementação de políticas. Os procedimentos também determinam a política de responsabilidade e prestação de contas. Segundo Terry, “Um procedimento é uma série de tarefas relacionadas que compõem a sequência cronológica e a maneira estabelecida de realizar o trabalho a ser realizado”.

Os procedimentos devem ser diferenciados das políticas. Um procedimento é um guia para a ação, enquanto uma política é um guia para o pensamento. Políticas são diretrizes para a tomada de decisões e procedimentos consistem em vários métodos para realizar cada fase do trabalho. Políticas oferecem escopo para interpretação, a fim de ver que elas se encaixam em uma situação particular, ao passo que os procedimentos são feitos sob medida e não oferecem nenhum escopo para interpretação.

Um procedimento é explicado com a ajuda de levar o caso da compra de matérias-primas para uma preocupação:

(i) Todo departamento que precisar de matérias-primas enviará uma requisição de compra ao departamento de compras, fornecendo especificações quantitativas, tipo e materiais de qualidade necessários.

(ii) O departamento de compras consolidará os requisitos de vários departamentos. Uma ordem combinada é preparada e enviada aos fornecedores. O departamento de compras mantém a lista de fornecedores e coleta regularmente cotações deles. A cópia do pedido de compra também é enviada ao departamento de recebimento e inspeção.

(iii) O departamento de recebimento compara as mercadorias recebidas com o pedido feito. Qualquer discrepância de quantidade, qualidade, etc. é informada ao departamento de compras.

Se as mercadorias forem adequadas e de acordo com o pedido, um relatório sobre ele será enviado ao departamento de compras.

(iv) Após receber um relatório satisfatório do departamento de recebimento e inspeção, o departamento de compras encaminha a fatura ao departamento de contabilidade para pagamento.

(v) O departamento de contabilidade verifica a fatura e depois faz o pagamento ao fornecedor.

Sempre que uma compra de material é necessária, o mesmo procedimento é seguido. Tarefas diferentes requerem procedimentos diferentes e são seguidas da mesma maneira.

Vantagens dos Procedimentos:

1. Base de Controle:

Procedimentos fornecem um detalhe de sequências a serem seguidas para completar uma tarefa. Pode ser visto se o trabalho está sendo realizado de acordo com o plano ou não. Os procedimentos são usados como um mecanismo de controle porque qualquer discrepância na conclusão do trabalho pode ser determinada de uma só vez.

2. Consistência:

Os procedimentos ajudam a garantir a consistência e a uniformidade do desempenho. Uma vez que os procedimentos são estabelecidos, eles podem ser usados de maneira similar de novo e de novo.

3. Padronização:

A padronização de procedimentos reduz a necessidade de tomada de decisão em situação semelhante. Onde quer que uma tarefa deva ser executada, o mesmo procedimento será seguido para fazê-lo. Isso aumenta a eficiência em fazer um trabalho.

4. Coordenação:

Procedimentos estabelecem uma seqüência a ser seguida para cada trabalho. Isso ajuda na coordenação das atividades de diferentes departamentos ou seções porque os mesmos procedimentos serão seguidos por todos eles.

Limitações:

1. rigidez:

A rigidez é seguida nos procedimentos a seguir. Eles são continuamente usados repetidamente. Isso desencoraja a iniciativa e as descobertas.

2. Revisão constante:

Os mesmos procedimentos não podem ser seguidos por longos períodos. As situações de mudança exigem a revisão dos procedimentos. Para mantê-los eficazes, eles devem ser constantemente atualizados. Eles devem ser adequadamente ajustados para se adequarem à situação atual.

Regras:

Uma regra é um plano que estabelece um curso de ação necessário em relação a uma situação. Uma regra é a natureza de uma decisão tomada pela gerência sobre o que deve ser feito e o que não deve ser feito em uma situação particular. Uma regra é definida e rígida e não permite desvio ou discrição aos subordinados. Como procedimentos, as regras não prescrevem uma sequência cronológica de etapas a serem tomadas para atingir um determinado objetivo. Uma regra pode ou não fazer parte do procedimento. Uma regra como "Não fumar na fábrica" não fará parte do procedimento. Por outro lado, uma regra para fazer o pagamento no prazo de 21 dias será a parte de um procedimento.

“As regras prescrevem os limites do comportamento aceitável dos membros da organização. As regras permitirão aos gerentes prever o comportamento de seus subordinados, como eles agirão em determinada situação. As regras canalizam o comportamento dos trabalhadores em uma direção desejada. Os trabalhadores às vezes se ressentem das regras para sufocar suas ações. O problema não está nas regras, mas na maneira como elas são colocadas nos trabalhadores. A administração deve tentar enquadrar apenas as regras que são necessárias, e essas também devem ser explicadas adequadamente aos funcionários.

Programas:

Um programa é uma seqüência de atividades projetadas para implementar políticas e atingir objetivos. É planejado para atender uma situação particular. O programa pode ser tomado como uma combinação de políticas, procedimentos, regras, orçamentos, atribuições de tarefas, etc., desenvolvidos com o propósito específico de executar um determinado curso de ação. Programas separados são preparados para realizar diferentes tarefas. O mesmo programa não pode ser usado para alcançar outros objetivos. É um plano de uso único estabelecido para atividades novas e não repetitivas.

Nas palavras de Koontz e O'Donnell, “Os programas são complexos de metas, políticas, procedimentos, regras, atribuição de tarefas, etapas a serem tomadas, recursos a serem empregados e outros elementos necessários para executar um determinado curso de ação”. citação George Terry, "Um programa pode ser definido como um plano abrangente que inclui o uso futuro de diferentes recursos em um padrão integrado e estabelece uma sequência de ações e cronogramas necessários para cada um, a fim de atingir os objetivos padrão".

Características dos Programas:

A seguir estão as características dos programas:

1. Um programa é um plano abrangente de uso único. Ele é formado para atingir apenas uma finalidade específica. Uma vez atingido o objetivo, o programa não será usado novamente.

2. Vários planos pequenos são preparados para formular um programa. O programa para aumentar as vendas em 20% pode exigir uma série de pequenos planos a serem formados.

3. Um programa está preparado para atingir as metas organizacionais.

4. Dá um limite de tempo até o qual o programa deve ser implementado. Um horário rigoroso é fixado para fazer uma tarefa específica.

5. Um programa deve assegurar esforços coordenados de planejamento.

Vantagens dos Programas:

A seguir estão as vantagens dos programas:

1. Os programas estabelecem um curso de ação a ser seguido para atingir as metas organizacionais. Os detalhes das ações a serem tomadas e o cronograma a ser seguido são todos decididos com antecedência. Isso permite a implementação suave dos planos.

2. Os programas são úteis para criar uma melhor coordenação na organização. As políticas, procedimentos, regras, orçamentos, etc. são para fornecer uma coordenação adequada.

3. Os programas são planos orientados para a ação e proporcionam motivação aos funcionários.

Limitações de Programas:

1. Se os programas não forem cuidadosamente enquadrados, existe o risco de eles falharem. As ações a serem tomadas e os procedimentos a serem seguidos podem ser adequadamente selecionados. Tais lapsos no estágio inicial tornarão os programas ineficazes.

2. Existe sempre um risco de coordenação inadequada. No caso de vários elementos de programas como políticas, procedimentos, regras, etc. não serem balanceados corretamente, os programas não serão coordenados adequadamente.

3. Os principais programas têm vários subprogramas. Todos os subprogramas devem ser realizados com sucesso para completar o programa principal. Qualquer lapso na implementação de um programa pequeno pode colocar em risco todo o exercício.

Orçamentos:

Um orçamento é a expressão monetária e / ou quantitativa de planos de negócios e políticas a serem seguidas no futuro período de tempo. O termo orçamento é usado para preparar orçamentos e outros procedimentos para planejamento, coordenação e controle de negócios.

De acordo com o Institute of Cost and Works Accountants, em Londres, “Um orçamento é uma demonstração financeira e / ou uma demonstração quantitativa preparada antes de um período de tempo definido, da política a ser perseguida durante esse período com a finalidade de atingir um determinado objetivo. Nas palavras de George R. Terry, “Um orçamento é uma estimativa de necessidades futuras, organizadas de acordo com uma base ordenada, abrangendo algumas ou todas as atividades de uma empresa por um período definido de tempo”. Nas palavras da Coroa e Howard um orçamento foi definido como "Uma declaração pré-determinada da política de gerenciamento durante um determinado período que fornece um padrão para comparação com os resultados realmente alcançados".

Características do Orçamento:

1. Um orçamento deve basear-se em valores anteriores. As possibilidades no futuro também devem ser levadas em conta.

2. Um orçamento deve ser flexível para que seja modificado de acordo com os requisitos da situação. Rigidez nos orçamentos, por vezes, cria dificuldades.

3. As pessoas em vários níveis devem estar envolvidas na elaboração de um orçamento. Isso ajudará na obtenção de cooperação voluntária de todos ao implementar orçamentos.

4. Um orçamento deve ser uma declaração específica. As quantidades ou informações monetárias devem ser claramente mencionadas em um orçamento.

5. Deve haver um envolvimento ativo da alta administração enquanto se prepara um orçamento.

Necessidade de preparar orçamentos:

Orçamento é essencial para o planejamento e controle de políticas. Os orçamentos são essenciais devido às seguintes razões:

1. Orçamentos são necessários para formular políticas futuras.

2. São necessários para assegurar a coordenação entre vários departamentos ou segmentos de uma empresa.

3. Os orçamentos funcionam como uma ferramenta de controle nas mãos da administração. Orçamentos fixados para várias pessoas serão o critério para avaliar o desempenho.

4. Os orçamentos atuam como motivação para vários funcionários. Quando as metas de desempenho são fixadas, as pessoas tentarão alcançá-las o mais cedo possível. Eles receberam uma meta para a qual deveriam trabalhar.

Classificação e tipos de orçamentos:

Os orçamentos são geralmente classificados de acordo com sua natureza. A seguir estão os tipos de orçamentos que são comumente usados.

A. Classificação com base no tempo:

1. Orçamentos a longo prazo.

2. Orçamentos de curto prazo.

3. Orçamentos atuais.

B. Classificação com base nas funções:

1. Orçamento Funcional ou Subsidiário.

2. Orçamento Principal.

C. Classificação com base na flexibilidade:

1. Orçamento fixo

2. orçamento flexível.

A. Classificação de acordo com o tempo:

1. Orçamentos a longo prazo:

Os orçamentos estão preparados para representar um planejamento a longo prazo do negócio. O período de orçamentos de longo prazo varia entre cinco e dez anos. O planejamento a longo prazo é feito pelo gerenciamento de nível superior; geralmente não é conhecido pelo menor nível de gerenciamento. Orçamentos de longo prazo são preparados para alguns setores de interesse, como gastos de capital, pesquisa e desenvolvimento, finanças de longo prazo, etc. Esses orçamentos são úteis para as indústrias onde o período de gestação é longo, ou seja, maquinário, eletricidade, engenharia etc.

2. Orçamentos a curto prazo:

Esses orçamentos são geralmente de um ou dois anos e estão na forma de termos monetários. As indústrias de bens de consumo, como açúcar, algodão, têxteis, etc., usam orçamentos de curto prazo.

3. Orçamentos atuais:

O período dos orçamentos atuais é geralmente de meses e semanas. Esses orçamentos estão relacionados às atividades atuais do negócio. Segundo a ICWA, Londres. "O orçamento atual é um orçamento que é estabelecido para uso durante um curto período de tempo e está relacionado às condições atuais."

B. Classificação com base nas funções:

1. Orçamentos Funcionais:

Esses orçamentos estão relacionados a diferentes funções, o número desses orçamentos depende do tamanho e da natureza do negócio.

Os orçamentos funcionais comumente usados são:

(a) Orçamento de Vendas.

b) Orçamento de produção, incluindo:

(i) Orçamento de matéria prima

(ii) Orçamento do Trabalho

(iii) Utilização da planta Orçamento.

(d) Orçamento de caixa.

(e) Orçamento Financeiro.

2. Orçamento Principal:

Vários orçamentos funcionais são integrados ao orçamento principal. Este orçamento é preparado pela integração final de orçamentos funcionais separados. De acordo com a ICWA, Londres, “O orçamento principal é o orçamento resumido que incorpora seu orçamento funcional”. O orçamento principal é preparado pelo escritório de orçamento e permanece com a administração de nível superior. Este orçamento é usado para coordenar as atividades de vários departamentos funcionais e também está ajudando como um dispositivo de controle.

C. Classificação com base na flexibilidade:

1. Orçamento Fixo:

Os orçamentos fixos são preparados para um determinado nível de atividade, o orçamento é preparado antes do início do ano financeiro. Se o ano financeiro começar em janeiro, o orçamento será preparado um mês ou dois antes, ou seja, novembro ou dezembro. As mudanças nas despesas decorrentes das mudanças antecipadas não serão ajustadas no orçamento. Há uma diferença de cerca de doze meses nos números orçados e reais.

De acordo com a ICWA, Londres, “Orçamento fixo é um orçamento que é projetado para permanecer inalterado, independentemente do nível de atividade realmente alcançado”. Orçamentos fixos são adequados sob condições estáticas. Se as vendas, despesas e custos puderem ser previstos com maior precisão, esse orçamento poderá ser usado de maneira vantajosa.

2. Orçamento Flexível:

Um orçamento flexível consiste em uma série de orçamentos para diferentes níveis de atividade. Portanto, varia com os níveis de atividade alcançados. Um orçamento flexível é preparado depois de levar em consideração mudanças imprevistas nas condições do negócio. Um orçamento fixo é definido como um orçamento que, ao reconhecer a diferença entre o custo fixo, semi-fixo e variável, é projetado para mudar em relação ao nível de atividade.

Os orçamentos flexíveis serão úteis quando o nível de atividade mudar de tempos em tempos. Quando a previsão da demanda é incerta e a empresa opera sob condições de escassez de materiais, mão-de-obra etc., então o orçamento será mais adequado.

Vantagens do Orçamento:

Os orçamentos funcionam como uma ferramenta nas mãos da administração. Eles ajudam a melhorar a eficiência do negócio.

A seguir, algumas das vantagens do orçamento:

1. Melhora a eficiência:

O orçamento ajuda a melhorar a eficiência na organização. Cada pessoa recebe um alvo para conquista. Como o desempenho é avaliado em relação às metas fornecidas, os funcionários tentam melhorar sua eficiência.

2. Coordenação:

O trabalho de diferentes departamentos e setores é devidamente coordenado com a ajuda do orçamento. Os orçamentos de diferentes departamentos têm relação um com o outro. A cooperação de vários executivos e subordinados é necessária para atingir as metas orçadas.

3. Economia:

O planejamento das despesas será sistemático e haverá economia nos gastos. As finanças serão colocadas em ótimo uso. Os benefícios derivados da preocupação serão, em última instância, estendidos à indústria e depois à economia nacional.

4. Consciência entre os empregados:

Orçamento cria consciência entre os funcionários. Ao fixar metas para os funcionários, eles se tornam conscientes de sua responsabilidade. Todo mundo sabe o que é esperado e continua com o trabalho ininterrupto.

5. Tempo Limite:

Os orçamentos são preparados para períodos específicos e o desempenho é julgado no final desses períodos. Os resultados do trabalho dos funcionários podem ser conhecidos após um tempo especificado.