Quais são as etapas necessárias para serem tomadas por qualquer organização de negócios durante o processo de planejamento?

Quando olhamos para o planejamento no contexto do processo de gestão, ele é chamado de atividade, sendo parte da gestão. Mas, por outro lado, quando é estudado separadamente, é chamado de processo, porque, para completar, é preciso eliminar muitos passos um após o outro.

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No que diz respeito ao número de etapas incluídas no processo de planejamento, isso depende do tamanho da organização. Organizações diferentes podem ter diferentes processos de planejamento.

O planejamento é necessário para resolver um problema ou aproveitar alguma situação lucrativa. Neste contexto, um gerente faz uma análise dos pontos fortes e fracos das empresas. Esta análise tem em mente o ambiente interno e externo da empresa.

Por exemplo, se o governo está pensando em estabelecer uma fábrica para o desenvolvimento de alguma área rural, um gerente inteligente certamente gostaria de aproveitar essa situação. Planejamento começa a partir deste ponto. As etapas a seguir são geralmente tomadas nas organizações comerciais durante o processo de planejamento.

(1) Definindo Objetivos:

Objetivos são aqueles pontos finais para os quais todas as atividades são realizadas. No processo de planejamento, os objetivos são determinados e definidos em primeiro lugar, de modo que todos os funcionários envolvidos possam ser informados sobre eles para obter sua total cooperação.

Os objetivos têm uma hierarquia própria, por exemplo, objetivos organizacionais, objetivos departamentais e objetivos individuais. Eles são determinados e definidos na mesma ordem hierárquica.

Por exemplo, uma empresa quer aumentar suas vendas para 2.000 crore. (Esse é o objetivo organizacional.) Esse objetivo pode ser definido dessa maneira. Suponha que a empresa tenha quatro produtos principais e suas vendas esperadas sejam 1.000 crore, 500 crore, 300 crore e 200 crore respectivamente. Neste contexto, os objetivos de diferentes departamentos serão determinados.

Por exemplo, o Departamento de Produção conhecerá a quantidade de produção de cada produto. No final, todos os funcionários de diferentes departamentos serão informados sobre o assunto e o que se espera deles.

(2) Premissas em desenvolvimento:

As bases do planejamento são os fatores / premissas que influenciam os possíveis resultados de diferentes alternativas. Antes de tomar uma decisão final sobre qualquer alternativa, é feita uma previsão dessas suposições. A taxa de sucesso do planejamento será proporcional à taxa de sucesso da previsão. As premissas / premissas do planejamento são de dois tipos:

(i) Instalações Internas:

Capital, trabalho, matéria prima, maquinaria, etc.

(ii) Instalações Externas:

Políticas governamentais, concorrência de negócios, gosto de clientes, taxa de juros, taxa de impostos, etc. Por exemplo, uma empresa quer expandir seus negócios. Tem uma alternativa para estabelecer uma fábrica na área rural. Nesse caso, suas premissas internas podem ser capital, matéria-prima e disponibilidade de mão-de-obra, e as premissas externas podem ser a política industrial do governo.

O gerente deve fazer uma previsão de todas essas premissas. Em outras palavras, deve ser considerado que o capital necessário, matéria-prima e mão de obra estarão disponíveis. Também será necessário descobrir se a política do governo não se oporá ao estabelecimento de tal fábrica.

(3) Identificando Cursos Alternativos de Ação:

Geralmente, não há trabalho que não tenha um método alternativo de fazê-lo. Com base nos objetivos da organização e nas limitações do planejamento, cursos alternativos de realização de um determinado trabalho podem ser descobertos.

Por exemplo, se uma organização tem o objetivo de expandir seus negócios, isso pode ser feito de várias maneiras, como: (i) expandindo os negócios existentes, por exemplo, se uma empresa está envolvida na produção de um tamanho particular de televisores, começar a produzir televisores de tamanhos diferentes; (ii) ao entrar em outra área de produção, por exemplo, uma empresa de TV pode começar a produzir refrigeradores; (iii) entrando em alguma colaboração com alguma outra organização e iniciar um novo negócio; (iv) assumindo alguma outra empresa, etc.

(4) Avaliando Cursos Alternativos:

Todos os cursos alternativos que atendem às expectativas dos critérios mínimos preliminares são selecionados para o estudo intensivo. Será visto até que ponto um determinado curso alternativo pode ajudar na consecução dos objetivos da organização.

Há, no entanto, um problema que nos confronta ao analisar esses cursos alternativos. Cada curso alternativo tem seus méritos e deméritos. Por exemplo, um determinado curso alternativo pode ser altamente lucrativo, mas requer investimento de mais capital e um longo período de gestação para gerar lucros.

Da mesma forma, outro curso alternativo precisa de menos investimento de capital, tem um curto período de gestação para gerar lucros, mas os lucros não são suficientes. Em tal situação, os planejadores devem desenvolver um novo curso alternativo através de uma mistura de diferentes cursos alternativos.

(5) Selecionando uma alternativa:

Depois de uma análise cuidadosa de diferentes alternativas, o melhor é selecionado. Às vezes, a análise produz mais de um curso alternativo com méritos similares. Tendo em vista as incertezas do futuro, é justificável selecionar mais de um bom curso alternativo.

Uma dessas alternativas é adotada e a outra é mantida em reserva. Caso a previsão futura se mostre errada e o primeiro curso alternativo falhe, a reserva pode ser imediatamente colocada em operação e a falha pode ser evitada.

(6) Implementando o Plano:

Depois de ter decidido o plano principal e os planos subsidiários, eles devem ser implementados. Depois de implementar os planos, a sequência de diferentes atividades deve ser decidida. Em outras palavras, é decidido quem fará um trabalho específico e a que horas.

(7) Ação de seguimento:

O processo de planejamento não termina com a implementação de planos. Planos são formulados para o futuro, o que é incerto. É de grande importância que haja uma revisão constante dos planos para garantir o sucesso no futuro incerto.

No momento em que parece haver mudanças nas suposições nas quais os planos são baseados; deve haver mudanças correspondentes nos planos também. Desta forma, podemos dizer que o planejamento é um processo em constante movimento.