Importância do Office Automation System for Business Enterprises
Importância do Office Automation System for Business Enterprises!
Com a crescente proporção de trabalhadores do conhecimento nas empresas, há uma crescente preocupação em melhorar o ambiente de trabalho. A produtividade dos trabalhadores do conhecimento pode ser melhorada, fornecendo ajuda de secretariado e melhores meios de comunicação. Isso pode ser conseguido com a ajuda da automação de sistemas de escritório.
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Os sistemas de escritório, geralmente, facilitam as seguintes atividades:
a) Produzir documentos de saída (usando processadores de texto)
b) Armazenamento e recuperação de documentos (usando sistemas de gerenciamento de documentos)
c) Transmissão de mensagens (usando sistemas de comunicação de mensagens)
d) Agendamento e gerenciamento de reuniões (usando sistemas de videoconferência).
Uma variedade de dispositivos de automação de escritório está em uso em escritórios modernos. Esses produtos incluem máquinas de fax, copiadoras, EPBX, etc. No entanto, a maioria desses dispositivos são máquinas autônomas que atendem aos fins designados. Eles não estão vinculados a outros dispositivos nem podem ser compartilhados remotamente.
Isso resulta em muito desperdício de tempo dos executivos na coleta de documentos e informações, levando-os ao local do escritório onde o dispositivo está localizado e aguardando na fila pelo uso do equipamento. Como esses equipamentos não devem ser compartilhados automaticamente, eles são subutilizados durante a maior parte das horas de trabalho e superlotados durante os horários de pico.
A automação de escritório baseada em computadores está ganhando popularidade entre os gerentes, porque essa automação oferece soluções integradas que podem ser compartilhadas automaticamente. Eles são mais eficientes e lidam com uma variedade de atividades e dados de automação de escritório.
Esses sistemas de automação de escritório usam hardware, software e recursos humanos para coletar, processar, armazenar, recuperar e comunicar mensagens entre indivíduos, grupos de trabalho e organizações. Essas mensagens podem estar na forma de documentos ou palavras faladas ou expressas em outras formas, como fotos, imagens estáticas ou de vídeo, etc.
Os sistemas de automação de escritório baseados em computador não servem apenas às necessidades de comunicação dos gerentes de escritório dentro da empresa, mas também a entidades externas, como clientes, fornecedores, investidores, etc.
Os blocos de construção de um sistema típico de automação de escritório estão representados na Figura 10.7.
Sistemas de processamento de texto:
Os sistemas de processamento de texto são os componentes mais usados nos sistemas de automação de escritório. Isto é assim porque uma grande parte da comunicação do escritório ocorre por escrito usando palavras de uma linguagem natural. A proporção de comunicação escrita é maior em caso de comunicação externa.
Os sistemas de processamento de texto automatizam o processo de desenvolvimento de documentos, como cartas, relatórios, memorandos, etc. Eles permitem o uso de informações armazenadas padrão para produzir documentos personalizados. Essa automação reduz o esforço de digitação e minimiza as chances de erros no documento. Geralmente, os processadores de texto são capazes de obter informações diretamente dos bancos de dados e planilhas e incorporá-las em um documento.
Os sistemas de processamento de texto podem ser assistidos pelos sistemas de ditado. Estes sistemas consistem em sistemas de reconhecimento de voz 'treinados' para reconhecer a voz do executivo. Após o 'treinamento', esses sistemas ouvem o ditado do executivo e desenvolvem texto no processador de texto. Tais sistemas ajudam a reduzir o tempo gasto digitando o texto pelo secretário depois que o texto foi ditado no Ditafone.
Eles também permitem que o executivo tenha o documento pronto a qualquer momento, eliminando a dependência do secretário. Assim, os documentos podem ser produzidos a qualquer hora do dia e não necessariamente durante o expediente.
O processador de texto pode ser um sistema de processamento de texto simples ou sistemas de editoração eletrônica. Os sistemas de editoração eletrônica ajudam na produção rápida de várias cópias do documento com impressão de qualidade. Tais requisitos são bastante comuns em caso de preparação de agenda e documentos de referência para as reuniões.
Várias cópias também podem ser necessárias para documentar vários planos, como orçamentos, políticas, regras, procedimentos, etc. Os sistemas de editoração eletrônica são geralmente compatíveis com impressoras a laser, impressoras a jato de tinta, scanners e outros dispositivos para produzir documentos de boa qualidade. Com a queda acentuada nos preços desses dispositivos, o uso de sistemas de editoração eletrônica nos escritórios deve aumentar.
Sistemas de Gerenciamento de Documentos:
Os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em computador visam capturar as informações contidas nos documentos, armazenadas para referência futura e comunicar as partes relevantes para os usuários como e quando necessário. Esses sistemas estão ligados a outros sistemas de automação de escritório, como processadores de texto, sistemas de comunicação de mensagens eletrônicas, etc.
Esses sistemas são muito úteis no acesso remoto de documentos, o que é quase impossível com sistemas manuais de gerenciamento de documentos. Por exemplo, um cliente pode ter uma reclamação referente à entrega de mercadorias que não estejam de acordo com as instruções de entrega no pedido.
O executivo em viagem precisaria ter acesso ao documento do pedido para estabelecer que o cliente não havia dado instruções especiais para a entrega de mercadorias. O sistema de gerenciamento de documentos baseado em computador permitiria ao executivo acessar o documento por meio de seu computador de anotações conectado a qualquer linha telefônica e mostrá-lo ao cliente, seu documento de pedido em seu escritório.
Mesmo no caso de comunicação interna, os sistemas de gerenciamento de documentos podem ser muito úteis. Por exemplo, o formulário de pedido de empréstimo arquivado em uma filial de um banco pode ser acessado pelo oficial de sanção para análise na sede ou em qualquer escritório para análise das propostas de empréstimo.
O acesso eletrônico de documentos não apenas facilita o acesso mais rápido aos documentos, mas também reduz o trabalho de papel, já que a necessidade de várias cópias é eliminada. O armazenamento de documentos é feito em mídia magnética e, portanto, o espaço de armazenamento necessário para esse fim é reduzido. Com sistemas de gerenciamento de documentos baseados em computador, a localização do executivo torna-se irrelevante para o acesso a documentos.
Assim, esses sistemas podem ser muito úteis em um ambiente de escritório onde os executivos em viagem compartilham o espaço de trabalho no escritório. Com o aumento do custo do espaço de escritório, os sistemas de acesso a documentos baseados em computador provavelmente ganharão mais popularidade.
A disponibilidade do software OCRs (Optical Character Readers - Leitores Ópticos de Caracteres) tornou os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em computador ainda mais populares. Esses pacotes de software convertem as imagens de documentos em texto que podem ser usados para processamento posterior usando qualquer processador de texto.
Sistemas de comunicação de mensagens:
As empresas de negócios têm usado uma variedade de sistemas de comunicação para enviar e receber mensagens. Eles incluem telefone, correio, fac-símile (Fax), etc. Os sistemas de comunicação de mensagens baseados em computador oferecem muita economia não apenas em termos de tempo reduzido no envio ou recebimento da mensagem, mas também em termos de confiabilidade da mensagem e custo de comunicação. .
Os três componentes básicos dos sistemas de comunicação de mensagens baseados em computador são:
Eu. Correio eletrônico
ii. Correio de voz
iii. Facsímile
Correio eletrônico:
A diferença entre o correio normal - a comunicação interpessoal da informação na forma de texto e imagens contra as outras formas de comunicação interpessoal, como o telefone-e-mail - é a sua comunicação não simultânea em que a presença do receptor não é essencial em o tempo de transmissão.
O correio tem sido usado por empresas comerciais por muito tempo e ainda é um dos meios de comunicação não simultâneos mais populares. No entanto, o correio eletrônico mudou substancialmente a forma como as mensagens são trocadas entre indivíduos e empresas.
O correio eletrônico, popularmente chamado de E-mail, é um sistema de correio eletrônico baseado em computador para transmissão eletrônica de informações, incluindo mensagens, documentos e imagens entre dois ou mais indivíduos.
As principais características do e-mail são:
a) transmissão eletrônica:
A transmissão de mensagens com e-mail é eletrônica e a entrega de mensagens é muito rápida, quase instantânea. A confirmação da transmissão também é rápida e a confiabilidade é muito alta.
b) Desenvolvimento e edição online:
A mensagem de e-mail pode ser desenvolvida e editada on-line antes da transmissão. O desenvolvimento e edição online elimina a necessidade de uso de papel na comunicação. Também facilita o armazenamento de mensagens em mídia magnética, reduzindo o espaço necessário para armazenar as mensagens.
c) Radiodifusão e reencaminhamento:
E-mail permite enviar uma mensagem para um grande número de destinatários de destino. Assim, é fácil enviar uma circular para todas as filiais de um banco usando o E-mail, resultando em muita economia de papel. O e-mail pode ser reencaminhado para pessoas que tenham interesse direto na mensagem, alterando ou anexando e anexando informações relacionadas à mensagem.
Por exemplo, o e-mail recebido pelo executivo de marketing de um cliente que registra uma reclamação referente à qualidade do produto pode ser reencaminhado para o departamento de controle de qualidade para comentários e ações nesse sentido.
d) Integração com outros sistemas de informação:
O e-mail tem a vantagem de ser integrado com os outros sistemas de informação. Essa integração ajuda a garantir que a mensagem seja precisa e que as informações necessárias para a mensagem sejam acessadas rapidamente.
e) Portabilidade:
E-mail torna a localização física do destinatário e do remetente irrelevante. O e-mail pode ser acessado de qualquer computador pessoal equipado com o hardware de comunicação relevante, software e recursos de link. Um gerente na matriz pode acessar suas mensagens de e-mail enquanto está na filial localizada em uma área remota ou mesmo em um resort de férias, usando links como linhas telefônicas.
f) econômico:
Os avanços nas tecnologias de comunicação e a concorrência entre os provedores de serviços de comunicação tornaram o E-mail o modo mais econômico de enviar mensagens. Como a velocidade de transmissão está aumentando, o custo de tempo na mídia de comunicação por página está caindo ainda mais, aumentando a popularidade do E-mail.
O e-mail está provando ser muito útil não apenas para a comunicação formal, mas também na comunicação informal dentro da empresa. As informações de mercado e opiniões pessoais dos executivos agora encontram impressões nas mensagens de e-mail para seus chefes e grupos de pares.
A comunicação em grupos de trabalho pode ser substancialmente melhorada pelo uso adequado de instalações de e-mail. No entanto, o sucesso do E-mail para melhorar a comunicação intra-organizacional dependerá, em grande parte, da cultura de trabalho na organização.
Facsímile:
Fac-símile (Fax) é a comunicação eletrônica de imagens de documentos por linhas telefônicas. A tecnologia de fax baseada em computador automatiza a comunicação por fax e permite o compartilhamento de instalações de fax. Ele usa software especial e servidores de fax para enviar e receber mensagens de fax usando recursos comuns de comunicação.
Esses servidores têm a capacidade de receber mensagens de fax e redirecioná-las automaticamente ao destinatário pretendido após visualizá-lo no computador central. Da mesma forma, os gerentes de uma empresa podem deixar a mensagem de fax para o servidor, que a enviará ao destinatário pretendido automaticamente.
Os sistemas de fax baseados em computador economizam tempo de execução gasto em filas no recurso de fax comum, discando e conectando-se à máquina de fax do destinatário pretendido. Esses sistemas também ajudam a reduzir o custo do envio da mensagem, já que é possível que os servidores disquem durante horas de tarifas baixas, automaticamente.
A facilidade de visualização também ajuda a controlar o problema de mensagens indesejadas provenientes de diferentes fornecedores. Eliminar essa correspondência ajuda muito a reduzir o tempo necessário para passar pelas mensagens de fax e ajuda a concentrar-se apenas em mensagens importantes, reencaminhando as menos importantes para serem tratadas nos níveis mais baixos. Evidentemente, o uso de papel também é reduzido com a ajuda desses sistemas.
Correio de voz:
Correio de voz é uma variação do e-mail. O correio de voz transmite mensagens como voz digitalizada. O destinatário do correio de voz tem que discar um serviço de correio de voz ou acessar a caixa de correio eletrônico usando o equipamento especificado e ele pode ouvir a mensagem falada na voz do remetente.
O tipo de serviço de correio de voz protegido pode exigir que o destinatário insira o código de identificação antes que o acesso seja concedido às informações armazenadas. O correio de voz é muito útil em sistemas de informação que atendem às necessidades de informação de entidades externas.
Por exemplo, os clientes podem fazer consultas sobre o status da execução de seus pedidos usando o serviço de correio de voz conectado ao sistema de informações de produção da empresa.
Sistemas de teleconferência e videoconferência:
A teleconferência está conduzindo uma reunião de negócios envolvendo mais de duas pessoas localizadas em dois ou mais lugares diferentes. A teleconferência ajuda a reduzir o tempo e o custo da reunião, pois os participantes não precisam viajar para participar da reunião. A teleconferência pode ser audioconferência ou videoconferência, com ou sem o uso de sistemas de computador.
A teleconferência baseada em computador tem a vantagem de flexibilidade em termos de apresentações pré-gravadas e integração com outros sistemas de informação. Com os avanços nas tecnologias multimídia, os sistemas de teleconferência estão disponíveis a preços acessíveis.
Esses sistemas são baseados em computadores pessoais com uma câmera digital e executados em software de comunicação visual. Os links de comunicação ainda são bastante caros, tornando a videoconferência de desktop útil apenas para aplicativos selecionados. As reuniões mais adequadas para teleconferência / videoconferência são aquelas com baixo nível de conflitos, pois não são tão eficazes quanto as reuniões pessoais de contato.
A eficácia pode, no entanto, ser melhorada, proporcionando treinamento adequado aos usuários em relação aos sistemas e gestos que fazem parte da linguagem corporal. As aplicações mais comuns de teleconferência baseada em computador incluem comunicações e treinamento de gerenciamento, reuniões de orçamento, consultas técnicas, revisões de projetos, negociações de contratos, etc.
Benefícios dos sistemas de automação do Office:
Os sistemas de automação de escritório, considerados triviais, são agora o foco de atenção devido ao custo crescente de mão-de-obra qualificada.
Com a melhoria das tecnologias de comunicação e multimídia, os sistemas de automação de escritório ajudariam em:
Eu. Melhorar a comunicação dentro de uma organização e entre organizações.
ii. Reduza o tempo de ciclo entre a preparação de mensagens e o recebimento de mensagens no final do destinatário.
iii. Reduza os custos de comunicação do escritório, tanto em termos de tempo gasto pelos executivos quanto pelo custo dos links de comunicação.
iv. Garantir a precisão dos fluxos de comunicação.
É claro que os sistemas de automação de escritório, como qualquer outro sistema de informação, devem estar sujeitos a controles adequados. Os problemas de lixo eletrônico, correio ofensivo, envolvimento de executivos em comunicações não relacionadas à sua natureza de trabalho, segurança e privacidade de informações são bastante comuns. Sistemas de controle para lidar com esses problemas devem ser desenvolvidos para obter todos os benefícios dos sistemas de automação de escritório.
Precisa de correspondência de recursos:
Cada tipo de sistema de informação tem sua própria área de aplicação e provou ser benéfico para as empresas. No entanto, os custos e o impacto de cada tipo de sistema de informação provavelmente diferem de organização para organização.
É, portanto, imperativo para um gerente estudar o custo e o possível impacto do BIS na organização antes que um determinado tipo de sistema de informação seja selecionado para implementação.
Os seguintes aspectos devem ser considerados ao decidir sobre o portfólio de sistemas de informação em uma empresa:
Linha fina de demarcação:
Pode-se notar que a linha de demarcação entre diferentes tipos de sistemas de informação é muito fina e turva. Pode ser difícil, em certos casos, classificar um dado sistema de informação como DSS ou EIS. Alguns EIS também podem usar ferramentas BES.
Os vários tipos de sistemas de informação podem ter funções comuns. Representa o relacionamento e a sobreposição de alguns dos sistemas de informação. Como pode ser observado, as várias características distintivas de qualquer sistema de informação também podem ser consideradas significativas em outro sistema de informação.
Estruturas de custos:
As estruturas de custos variam para cada tipo de sistema de informação. Por exemplo, o Enterprise Resource Planning System custaria em qualquer lugar entre Rs 10 e Rs 50 lac, enquanto que qualquer sistema de processamento de transações pode envolver gastos mais próximos de um por cento do custo de um sistema ERP. A seleção de um sistema de informação para o empreendimento seria grandemente influenciada por considerações de custo.
Benefícios variados:
Os benefícios de um dado sistema de informação seriam diferentes para diferentes tipos de negócios e empresas. Por exemplo, o EIS pode ser mais útil em organizações que estão envolvidas em novos tipos de negócios e o DSS ofereceria mais benefícios em que a administração de nível médio a nível superior ganha bastante liberdade com relação à tomada de decisões. Os ERPs seriam mais úteis em organizações comparativamente maiores, que são mais disciplinadas em aderir às instruções, etc.
Escalabilidade:
Muitos sistemas de informação oferecem uma grande flexibilidade em termos de vários componentes de software e a profundidade da análise de informações. Por exemplo, os ERPs geralmente são altamente escalonáveis e, como tal, vários processos de negócios e ferramentas de análise podem ser excluídos no estágio inicial de implementação. Como resultado, o custo do sistema de informação pode ser determinado com um grau razoável de precisão somente após o escopo do sistema de informação estar claramente definido.
Muita flexibilidade é oferecida pela maioria dos sistemas de informação em termos de seu escopo e fatores de custo. É, portanto, essencial identificar as necessidades de informação da empresa e combinar os recursos do sistema de informação com as necessidades de informação, tendo em vista os fatores de custo.
