Como organizar uma reunião pública? (11 etapas principais)

Este artigo lança luz sobre os onze passos a serem seguidos para organizar uma reunião pública. As etapas são: 1. Um lugar tem que ser selecionado 2. O presidente e os palestrantes devem estar fixos 3. Publicidade 4. Voluntários 5. Organização dos assentos 6. Imprensa 7. Circular 8. Organização do almoço 9. Uma agenda 10. Sessões 11. Alojamento Financeiro

Etapa # 1. Um lugar deve ser selecionado:

Pode ser um salão público ou um espaço aberto como um parque ou um cruzamento de ruas. A capacidade do salão é muito importante. É preferível que um pequeno salão esteja cheio até que um grande salão permaneça parcialmente vazio. A questão do aluguel, no entanto, também é importante.

Passo # 2. O Presidente e os Palestrantes devem ser:

O Presidente ou Presidente da organização pode presidir a reunião, mas às vezes por prestígio e glamour alguma personalidade importante é convidada a ocupar a cadeira. Os oradores podem ter que ser selecionados das diferentes partes do país no caso de uma conferência ou convenção. Nesse caso, o alojamento e a comida devem ser organizados. O mesmo deve ser feito para os delegados vindos de diferentes lugares.

Etapa # 3. Publicidade:

A publicidade é necessária e para que os arranjos tenham que ser feitos. O público não está interessado em reuniões e, portanto, interesses devem ser despertados nelas. Impressão de cartazes e fixá-los, distribuição de folhetos, fixação de banners e inserções em jornais são alguns dos métodos comuns de publicidade. Um orçamento é necessário para o propósito.

Etapa # 4. Voluntários:

Voluntários (ou administradores) têm que ser empregados para fazer trabalhos diferentes e particularmente no local da reunião para guiar os convidados e os participantes, para manter a lei e a ordem e para ajudar os organizadores. Um Comitê de Recepção é designado para supervisionar a recepção e também para levantar fundos dos delegados e simpatizantes.

Etapa # 5. Arranjos de assentos:

Todos os arranjos para o assento dos participantes no salão ou no chão e para os alto-falantes e os convidados na plataforma ou estrado devem ser feitos. Decorações coloridas são muitas vezes feitas para definir o caráter da reunião e ganhar popularidade.

Etapa # 6. Pressione:

Cuidados especiais devem ser tomados para acomodar a imprensa. Os relatórios de jornais serão favoráveis ​​ou desfavoráveis, dependendo muito do tratamento dispensado aos repórteres.

Etapa # 7. Circular:

Todos os trabalhos estarão prontos para circulação entre os participantes. Eles devem chegar ao povo no tempo adequado- Às vezes, lembranças são publicadas por ocasião de conferências que têm valor histórico. Lembranças são fontes de renda através de anúncios. Normalmente, um comitê de lembrança é designado separadamente para produzir a lembrança.

Etapa # 8. Arranjo do Almoço:

Arranjo de almoço ou chá para os delegados e convidados, o que é muito comum no caso de uma conferência ou convenção é outro trabalho difícil e talvez um trabalho ingrato ligado a uma reunião pública.

Etapa # 9. Uma Agenda:

O programa deve ser finalizado com uma agenda, lista de palestrantes, nomes dos presidentes para as diferentes sessões, se houver alguma, etc. Os itens a serem incluídos na agenda podem ter que ser convidados mais cedo pelos delegados. O programa deve ser impresso para distribuição.

Etapa # 10. Sessões:

Existem duas sessões especiais para uma conferência - Inaugural. ou seja, abertura e despedida, ou seja, fechamento. Arranjos especiais são feitos para eles.

Etapa # 11. Alojamento Financeiro:

Fazer uma acomodação financeira é outra tarefa importante. Às vezes o custo da reunião fica muito alto. As fontes de financiamento são: o fundo da própria organização, as taxas dos delegados, as propagandas de souvenirs, a participação no Comitê de Recepção, etc.