Fatores a serem mantidos em mente ao enquadrar a estrutura organizacional da sua empresa

Alguns dos fatores a serem lembrados ao enquadrar a estrutura organizacional da sua empresa são os seguintes:

Quando os gerentes estão realizando a função de organização, uma estrutura organizacional é criada automaticamente, o que define as posições de trabalho, a autoridade, as responsabilidades dos diferentes funcionários.

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A estrutura organizacional pode ser definida como "Rede de posições de trabalho, responsabilidades e autoridade em diferentes níveis". Ou pode ser chamada como um trabalho de estrutura dentro do qual as tarefas gerenciais e operacionais são executadas.

Especifica as relações entre pessoas, trabalho e recursos.

Fatores que afetam a estrutura organizacional:

As considerações a serem lembradas ao enquadrar a estrutura organizacional são:

1. projeto de trabalho:

No processo de organização, o trabalho total é dividido em vários trabalhos e o gerente tem que fazer os trabalhos de seus funcionários. Portanto, deve ser especificado muito claramente o que todas as atividades devem ser realizadas em um determinado trabalho. O que cada indivíduo tem que fazer durante a execução do trabalho. Portanto, projetar o trabalho significa definir claramente o conteúdo do trabalho, tanto quanto possível, os resultados esperados dos trabalhos devem ser definidos juntamente com o trabalho.

2. Departamento:

Após a divisão do trabalho em empregos, os trabalhos são agrupados para formar departamentos. Ao agrupar as atividades, os gerentes devem ter em mente que apenas as tarefas relacionadas ou semelhantes são agrupadas em um departamento para que possa haver especialização. O gerente pode ter diferentes maneiras de agrupar as tarefas relacionadas entre si.

3. Duração da Gestão:

Extensão de gerenciamento significa quantos funcionários ou subordinados podem ser efetivamente gerenciados por um gerente ou quantos subordinados estão sob um superior. Quando as relações de autoridade e responsabilidade são estabelecidas no processo de organização, os gerentes devem ter em mente o período de controle.

O intervalo de controle depende de:

(a) Capacidade e nível de inteligência dos gerentes:

Se os gerentes são inteligentes e inteligentes, eles podem ter um grande período de tempo. O que significa que um maior número de subordinados pode trabalhar sob eles.

(b) A confiança dos gerentes em seus empregados:

Os gerentes que têm mais confiança e fé em seus funcionários podem ter um grande período de tempo.

c) O nível de inteligência dos trabalhadores:

Se os funcionários são treinados e profissionais, então pode haver um grande período, mas se eles não são qualificados, então o pequeno espaço, porque os funcionários não qualificados precisam de mais orientação do superior, então um pequeno espaço é necessário.

d) Natureza do trabalho:

Se o trabalho de rotina tiver que ser executado, então pode haver um intervalo grande, mas para um trabalho especializado e desafiador, um pequeno intervalo de controle é o preferido.

Depois de decidir o período, uma cadeia escalar é desenvolvida por todos os superiores e subordinados, porque a extensão do controle especifica claramente quem deve reportar a quem.

4. Delegação de autoridade:

Delegação de autoridade significa compartilhar autoridade entre gerentes e subordinados. Geralmente, enquanto se faz o trabalho dos subordinados, os gerentes passam algum grau ou parte de sua autoridade para seus subordinados.

Para que eles possam trabalhar em equipe e atingir o objetivo do grupo. Esse compartilhamento de autoridade ajuda a decidir o líder do grupo também entre os subordinados. Por exemplo, se houver 10 vendedores trabalhando sob um gerente de vendas, o gerente pode autorizar os vendedores a decidir sobre a data de entrega, os limites de desconto etc. E, desses 10 vendedores, o gerente de vendas pode dar autoridade a uma pessoa para relatar venda de todos os vendedores.

Tipos de Estrutura Organizacional:

Sempre que o gerente está realizando funções de organização, resulta na formação de uma estrutura organizacional, que descreve o estilo de trabalho de uma organização.

A estrutura organizacional pode ser definida como “Uma rede de cargos, responsabilidades e autoridade em diferentes níveis de organização”.

Essa estrutura mostra a relação entre autoridade e responsabilidade entre as pessoas que trabalham em cargos diferentes. Essa estrutura deixa claro quem está relatando para quem? Ou quem é o chefe e quem é o subordinado?

A estrutura organizacional pode ser principalmente de dois tipos:

Eu. Estrutura funcional

ii. Estrutura Divisional

A. Estrutura Funcional:

Quando as atividades ou tarefas são agrupadas tendo em mente as funções ou o trabalho, ela é chamada de estrutura funcional. Por exemplo, todos os trabalhos relacionados à produção são agrupados no departamento de produção, relacionados a vendas no departamento de vendas, relacionados à compra no departamento de compras e assim por diante.

Dentro dos departamentos também o agrupamento é feito com base em funções especializadas.

Por exemplo, o departamento de produção pode ser ainda classificado em departamento de loja, departamento de controle de qualidade, departamento de montagem, etc. Dentro de cada departamento e sub departamento, uma cadeia de subordinados e superiores é criada para trabalhar sistematicamente.

Vantagens:

1. Especialização:

Quando as atividades são agrupadas de acordo com o tipo de função, todas as atividades estão relacionadas a apenas um tipo. Assim, os especialistas especializados e profissionais podem ser contratados para supervisionar essas atividades. Isso leva a eficiência e especialização.

2. Supervisão fácil:

O supervisor se familiariza com o tipo de tarefa a ser executada porque todas as tarefas estão relacionadas a apenas uma função. Como resultado, ele pode supervisionar e orientar os funcionários que estão realizando essas atividades.

3. Coordenação fácil:

Os departamentos formados na estrutura funcional são interdependentes uns dos outros, o que significa que as atividades de um departamento dependem do desempenho de outros departamentos. Por exemplo, o departamento de produção depende do departamento de compras de matérias-primas. Departamento de vendas depende do departamento de produção para a produção final e assim por diante. Essa interdependência leva à coordenação entre os diferentes departamentos.

4. Ajuda no aumento da eficiência gerencial:

Os gerentes de um departamento estão executando o mesmo tipo de função várias vezes, o que os torna especializados e aprimoram sua eficiência.

5. Treinamento Eficaz:

Isso torna o treinamento dos funcionários mais fácil, já que eles são treinados em habilidades limitadas, ou seja, os funcionários do departamento de produção recebem apenas treinamento de técnicas de produção.

Desvantagens:

1. Os departamentos tornam-se especializados apenas à sua maneira. Eles não conseguem ver as perspectivas de toda a organização. Como resultado, a meta organizacional não pode ser alcançada.

2. Quando os departamentos se tornam demasiado grandes, a coordenação diminui e resulta num atraso de decisão.

3. Os chefes departamentais começam a pensar que seus departamentos são seu império funcional e isso leva a conflitos entre vários departamentos.

4. Quando a meta organizacional não é alcançada, torna-se muito difícil responsabilizar qualquer departamento por isso, porque todos os departamentos estão inter-relacionados e é muito difícil descobrir qual departamento está indo contra a meta organizacional.

5. Inflexibilidade. Os funcionários recebem treinamento de apenas uma função, ou seja, o departamento ao qual pertencem e não podem ser transferidos para outros departamentos.

Aptidão:

Estrutura funcional é adequado para:

1. Grandes organizações estão produzindo uma linha de produto.

2. Organizações que exigem alto grau de especialização funcional com atividades diversificadas.

B. Estrutura Divisional:

Quando a organização é grande em tamanho e produz mais de um tipo de produto, as atividades relacionadas a um produto são agrupadas em um departamento.

Eu. Estrutura Divisional

ii. Conselho Administrativo

Por exemplo, se uma organização está produzindo sabão, têxteis, remédios, cosméticos, etc., todas as atividades relacionadas à medicina serão agrupadas sob o departamento de medicina, todas as atividades dos têxteis no departamento de têxteis e assim por diante.

A estrutura divisional é adequada apenas para a organização de grande porte de multiprodutos.

Vantagens:

1. especialização do produto:

Todas as atividades relacionadas a um tipo de produto são agrupadas em um único departamento, o que traz integração e coordenação nas atividades.

2. Tomada de decisão rápida:

As decisões são tomadas muito mais rapidamente na estrutura divisional porque não há dependência de outros departamentos para tomar decisões.

3. Responsabilização:

Nesse tipo de estrutura, o desempenho de departamentos individuais pode ser facilmente avaliado e você pode responsabilizar o departamento pelo não cumprimento dos objetivos.

4. Flexibilidade:

A tomada de decisão rápida leva à flexibilidade.

5. Expansão e crescimento:

Novos departamentos podem ser adicionados sem perturbar os departamentos existentes.

Desvantagens:

1. Cada departamento exigirá todos os recursos, pois cada divisão estará trabalhando como uma unidade independente.

2. Cada departamento concentra-se apenas no seu produto e não consegue manter-se como parte de uma organização comum.

3. Conflito na alocação de recursos.

Adequação e Estrutura Divisional são adequados para:

1. Organizações que produzem multiproduto ou linha de produtos diferente.

2. Organizações que requerem especialização de produto.

3. Organizações que exigem que cada divisão seja autônoma, pois sob a estrutura divisional, cada departamento possui um departamento de finanças de produção e venda.

4. Empresas em crescimento que planejam adicionar mais linhas de produtos no futuro.