Gerenciamento de Mudanças: 7 Etapa Abordagem do Gerenciamento de Mudanças na Reengenharia de Processos de Negócios

Uma organização que contempla a introdução do BPRE deve seguir uma abordagem de sete etapas para gerenciar mudanças. Estes são: (i) Montar uma equipe de gerenciamento de mudanças. (ii) Estabelecer uma nova direção para a organização. (iii) Preparar a organização para mudança. (iv) Configurando equipes de mudança para implementar mudanças. (v) Alinhar estruturas, sistemas e recursos para apoiar a mudança. (vi) Identificar e remover os bloqueios de estradas para mudar. (vii) Absorção de mudanças na cultura da organização.

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Estas etapas são brevemente discutidas na seção seguinte.

(i) Montando uma equipe de gerenciamento de mudanças:

O diretor de operações (COO) ou o chefe de uma unidade de negócios estratégicos (SBU) lidera a equipe da BPRE como líder para iniciar grandes mudanças nos processos de negócios da organização. Como a equipe do BPRE tem outros compromissos, é aconselhável formar uma pequena equipe responsável pelo gerenciamento de mudanças e auxiliar o líder da equipe nos esforços de reengenharia. Em uma organização onde as principais iniciativas de mudança vêm de catalisadores (aqueles que estão no nível médio ou júnior de gerenciamento) em vez da alta gerência, a equipe formada para gerenciar mudanças é chamada de “equipe de gerenciamento de transição”.

(ii) Estabelecendo uma nova direção para a organização:

Em organizações onde a reengenharia é introduzida com seriedade, a declaração de missão deve refletir o compromisso da organização com a orientação ao processo e o trabalho em equipe. Esta declaração de missão dá uma nova direção para a organização,

(iii) Preparando a organização para mudança:

A mensagem de mudança deve ser comunicada aos funcionários em todos os níveis da organização. A comunicação deve enfatizar a inevitabilidade e a urgência da mudança e também os benefícios da mudança e as conseqüências adversas se a organização não internalizar a mudança.

Três aspectos da comunicação efetiva na reengenharia são:

(a) Comunicar apenas fatos e não valores

(b) Comunicar diretamente (isto é, cara a cara)

A comunicação de fatos está relacionada a alguns dos processos críticos de negócios da organização em termos de custos, velocidade, qualidade, atendimento ao cliente, etc., e até que ponto eles estão ficando para trás em relação aos concorrentes. A equipe de gerenciamento de mudanças deve se comunicar face a face com pequenos grupos de supervisores da linha de frente sobre a urgência de introduzir grandes mudanças. Além disso, os supervisores, por sua vez, mantêm os trabalhadores informados sobre as iniciativas de mudança tomadas pela equipe do BPRE. Eles devem incentivar os funcionários a levantar suas preocupações sem hesitação e esclarecer suas dúvidas, se houver alguma, sobre as mudanças.

(iv) Configurando equipes para implementar mudanças:

As equipes de mudança referidas como equipes de reengenharia são formadas pelo líder da equipe BPRE. Cada equipe é liderada por um “proprietário do processo” e é responsável pela implementação de um processo de negócios reformulado.

Como os processos de reengenharia são multifuncionais, cada equipe de reengenharia representa pessoas de diferentes departamentos. Os membros da equipe devem ter conhecimento, criatividade e entusiasmo. Eles devem estar dispostos a enfrentar e lidar com a resistência dos funcionários durante a implementação de processos de reengenharia. Além disso, os membros da equipe devem estar dispostos a trabalhar como membros de equipes. Eles devem subordinar seus interesses individuais ao interesse do grupo e ao interesse organizacional.

(v) Alinhamento de estruturas, sistemas e recursos para apoiar a mudança:

A equipe de gerenciamento de mudanças deve examinar a estrutura organizacional, os sistemas e os procedimentos existentes para garantir que eles estejam alinhados adequadamente com o processo de mudança. Equipes de reengenharia auxiliam as equipes de gerenciamento de mudanças nessas tarefas. No BPRE, a ênfase está na orientação do processo e no trabalho em equipe que reduzirá as atividades funcionais insulares.

Como resultado, a estrutura da organização se tornará mais plana (ou seja, com menor número de níveis hierárquicos). As equipes do BPRE devem receber recursos e autoridade adequados para implementar as mudanças necessárias para obter melhorias drásticas. Os membros da equipe devem ter poderes para tomar decisões e devem ter autonomia suficiente para trabalhar por conta própria. A equipe de gerenciamento de mudanças deve apoiar os membros da equipe de reengenharia para colocar suas ideias em prática.

(vi) Identificar e remover os bloqueios de estradas para mudar:

Como a reengenharia envolve cargas importantes, a resistência a essas mudanças é inevitável. Muitas modificações drásticas de muitos sistemas existentes podem ter que ser incorporadas conforme a recomendação das equipes de reengenharia. Como a resistência à mudança cria um bloqueio para a implementação das recomendações da equipe de reengenharia, a equipe de gerenciamento de mudanças deve ajudar a remover esses bloqueios de estradas.

Pode ser necessário aconselhar e treinar aqueles que resistem à mudança para convencê-los da necessidade de mudança e dar-lhes uma visão clara das coisas que serão mudadas. A resistência à mudança e o BPRE podem ser expressos abertamente ou de forma encoberta por executivos em qualquer nível de gerenciamento. Portanto, é necessário que a alta administração atue como modelo para implementar mudanças e motivar os outros a seguirem o exemplo.

(vii) Absorção de mudanças na cultura da organização:

Como uma queda do BPRE, a mudança deve ser institucionalizada e internalizada. Isso levará a mais e mais funcionários se identificando com o processo e não com funções ou departamentos. Eles são responsáveis por todo o processo e não por funções específicas ou trabalhos específicos que desempenham como parte do processo. Isso exige mudanças radicais nos sistemas de avaliação de desempenho e recompensa. Além disso, a organização precisa investir substancialmente em treinamento para transmitir novas habilidades, valores e atitudes aos funcionários. O novo sistema deve se concentrar no trabalho em equipe, na orientação a processos e na satisfação do cliente.

Além das mudanças acima, o BPRE também traz grandes mudanças na comunicação organizacional. O BPRE enfatiza mais a comunicação face a face e os supervisores da linha de frente atuam como um elo principal na cadeia de comunicação.