Atividades Envolvidas no Processo Gerencial de uma Empresa de Negócios
Algumas das atividades importantes que estão envolvidas no processo gerencial de uma empresa são as seguintes:
Concluiu-se que todas as funções e políticas de negócios devem ser orientadas para alcançar a satisfação do cliente. Como Peter F. Drucker colocou, a única definição válida do objetivo de qualquer negócio é criar um cliente.
Assim, o principal objetivo de qualquer gerente de negócios deve ser gerar um fluxo constante de clientes satisfeitos para o negócio. Esse objetivo deve ser a força motriz de todas as atividades de um gerente de negócios.
O usuário mais frequente dos sistemas de informações comerciais é o gerente de negócios. Assim, o impulso dos sistemas de informação de negócios deve estar nas necessidades de informação de um gerente.
É, portanto, necessário entender o gerenciamento e o processo gerencial. Gestão é o que um gerente faz. O que um gerente faz nos dá uma visão sobre o processo de gerenciamento.
É uma visão universalmente aceita que a administração é a arte de fazer as coisas através dos outros para alcançar certos objetivos. Essa visão da gerência enfoca o processo gerencial (isto é, a arte) envolvido na obtenção dos resultados desejados.
O processo gerencial envolve as seguintes atividades:
Eu. Planejamento,
ii. Organizando,
iii. Pessoal,
iv. Direcionando,
v. Controlando.
Para entender o que os sistemas de informação de negócios devem visar, é essencial entender as atividades envolvidas no processo gerencial.
1. Planejamento:
O planejamento refere-se à determinação do curso futuro da ação para alcançar as metas desejadas. Significa decidir com antecedência o que fazer, como fazê-lo, quando fazê-lo e quem o fará. É uma “ação executiva que incorpora as habilidades de antecipar, influenciar e controlar a natureza e a direção da mudança”. O planejamento precede todas as outras funções de um gerente.
Compensa a incerteza e o impacto das mudanças no ambiente. O planejamento adequado pode ajudar um gerente a enfrentar os desafios das mudanças ambientais de forma eficaz. Planos são desenhados com foco nos objetivos. Assim, o planejamento orienta as ações na empresa para o alcance dos objetivos desejados.
Ele preenche a lacuna entre o que é o estado de coisas hoje e qual é o estado desejado dos negócios no futuro. Os planos são usados para avaliar o desempenho e exercer controle na empresa. O planejamento é generalizado e quase todo mundo em uma organização planeja.
O caráter do plano pode ser diferente em diferentes níveis de gerenciamento. Os planos nos níveis mais baixos da hierarquia administrativa precisam estar dentro dos limites dos planos gerais dos gerentes no topo da organização. Os planos podem ser de diferentes tipos, como missão, objetivos, estratégias, políticas, regras e procedimentos, programas e projetos e orçamentos.
Diferentes tipos de planos são elaborados em diferentes níveis de gerenciamento. Por exemplo, a missão, os objetivos e as estratégias da organização são exclusividade exclusiva do gerenciamento de nível superior.
Os planos atuam como fundamentos do gerenciamento. Outras atividades gerenciais são determinadas por planos. O planejamento precede logicamente a execução de todas as outras atividades gerenciais, como organização, contratação, direção e controle.
Uma das razões mais importantes para o aumento da atividade de planejamento entre os gerentes é que eles percebem os benefícios de serem proativos ao invés de reativos. Os enormes investimentos e o alto grau de riscos em novos projetos tornam imperativo que um gerente planeje com antecedência e tente remover o máximo de incerteza possível.
A complexidade dos processos de negócios também está tornando o planejamento de negócios uma atividade recompensadora. A disponibilidade de modelos melhores e mais confiáveis para antecipar o futuro e reduzir a incerteza também contribuiu para o aumento da atividade de planejamento.
Um processo de planejamento envolve as seguintes etapas:
(1) Estar ciente das oportunidades ou desenvolvimentos marca o início do processo de planejamento. Isso envolve a avaliação dos pontos fortes e fracos do ambiente dentro e fora da organização comercial.
(2) Determinação de metas para a organização e as unidades organizacionais individuais à luz do desenvolvimento de novas oportunidades.
(3) Estabelecimento de premissas críticas de planejamento em relação aos ambientes internos e externos nos quais os planos operarão. Isso envolve a identificação de pontos fortes e fracos da empresa em termos de produtos, mercados, processos, tecnologias, pessoal, etc.
(4) Identificação dos cursos alternativos de ação para alcançar os objetivos.
(5) Avaliação dos cursos alternativos de ação, à luz do seu impacto no alcance dos objetivos.
(6) Seleção do melhor caminho alternativo de ação.
(7) Formulação dos planos de derivativos de suporte ao plano.
Pode-se notar que cada uma das etapas acima no processo de planejamento requer muitas informações sobre o ambiente interno e externo em que os planos devem operar. As informações referentes ao ambiente externo incluem tendências econômicas, mudanças tecnológicas, disponibilidade e custo de diversos recursos, etc.
As informações relativas ao ambiente interno incluem previsões de vendas, recursos e planos financeiros, estado de disponibilidade de recursos na empresa, etc. Um gerente também precisa de várias ferramentas para análise das informações relativas ao meio ambiente.
O processo de planejamento envolve antecipação e previsão. Isso requer informações sobre os fatores internos e externos que podem influenciar o futuro estado de coisas.
As informações relativas à relevância e impacto relativo desses fatores são um insumo crítico no processo de antecipação e previsão de eventos futuros. O uso de simulação, técnicas de inteligência artificial, redes neurais, lógica difusa, etc. com a ajuda de computadores modernos, melhoraram o valor preditivo dos planos, bem como o acréscimo de valor às informações de planejamento.
2. Organizando:
A organização envolve a análise das atividades a serem realizadas para atender aos requisitos do plano, agrupando-as para que possam ser designadas a pessoas ou grupos de pessoas em unidades organizacionais e a delegação de autoridade para usar os recursos da organização para executar as responsabilidades designadas.
Organizar relaciona-se com as pessoas, tarefas e tecnologia. Como esses fatores diferem de organização para organização, não há um design organizacional típico que seja adequado para todas as organizações.
A estrutura da organização deve ser projetada de acordo com os requisitos e condições específicas da organização. Como as pessoas, tarefas e tecnologia estão sujeitas à dinâmica do ambiente, as organizações são reestruturadas à luz do ambiente de negócios em mudança.
Estruturas organizacionais e sistemas de informação estão intimamente relacionados entre si. Se a estrutura organizacional é o corpo da empresa, o sistema de informação é o seu sistema nervoso.
A estrutura da organização deve ser projetada tendo em vista o fluxo natural de informações na empresa. Os esquemas de medição de desempenho devem corresponder ao fluxo de informações e à estrutura da organização.
Idealmente, qualquer mudança nos sistemas de informação deve causar mudanças correspondentes na estrutura da organização; caso contrário, os sistemas de informação não seriam capazes de refletir os planos do negócio. Por exemplo, os avanços nas tecnologias de bancos de dados e o uso de sistemas de informações distribuídas estão tendo seu próprio impacto na forma como as estruturas organizacionais são projetadas hoje.
Por outro lado, se a estrutura da organização muda, o sistema de informação também deve mudar para lidar com as novas realidades dos processos de negócios. Por exemplo, em uma organização, as mudanças nas estruturas organizacionais garantidas pelo aumento da concorrência exigiram o redesenho dos sistemas de informação para oferecer não apenas informações aos gerentes em relação aos eventos na empresa, mas também a experiência no processo de negócios. Ferramentas de análise da informação e outras ferramentas de inteligência artificial tiveram que ser incorporadas aos sistemas de informação para fortalecer o processo de tomada de decisão.
Reestruturar as organizações empresariais pode ser doloroso e caro se os sistemas de informação não estiverem bem desenvolvidos. Sistemas de informação eficientes podem ajudar a suavizar o processo de reestruturação e ajudar os gerentes a lidar com as mudanças em suas funções e atividades específicas.
O sistema de informações que contém uma parte da base de conhecimento da empresa pode ser de grande ajuda para lidar com situações que são novas para um gerente específico.
3. Pessoal:
Pessoal é o processo de manejar a estrutura organizacional. Um gerente deve garantir que o tipo certo de pessoas preencha as posições na estrutura da organização. O recrutamento envolve seleção, avaliação e desenvolvimento de pessoal na organização.
O erro comum cometido por um gerente é ignorar a atividade de pessoal, deixando-o para o departamento de pessoal. A atividade de pessoal é importante demais para ser rotinizada no departamento de pessoal. Como o desempenho do gerente depende, em grande parte, do desempenho de seus subordinados, qualquer negligência na função de pessoal poderia afetar negativamente a eficácia gerencial.
Com a crescente interdependência de várias funções, a avaliação da equipe está se tornando mais complexa. Há uma necessidade de usar técnicas mais avançadas de avaliação de desempenho. Essas técnicas podem ser aplicadas com a ajuda da infraestrutura de TI.
Sistemas de informação bem projetados podem coletar informações sobre vários fatores críticos de sucesso para cada posição gerencial e monitorar o desempenho regularmente. O avanço em tecnologias multimídia pode ajudar na automação de sistemas de treinamento e desenvolvimento.
4. Direcionando:
A direção envolve instruir, orientar e inspirar as pessoas na organização a se esforçarem para alcançar os objetivos comuns da organização. Assim, direcionar refere-se ao processo de motivar, liderar e comunicar com as pessoas da organização, a fim de atingir os objetivos da empresa.
A disseminação de informações desempenha um papel crucial na orientação dos esforços das pessoas na empresa. Em uma empresa com operações espalhadas por uma ampla área geográfica, o pessoal deve ser móvel e, provavelmente, estar localizado longe de outros membros da equipe e do superior imediato na hierarquia gerencial.
Dirigir os subordinados, assim, torna-se difícil porque a comunicação pode ser muito cara e pode não chegar ao destino a tempo. Hoje, os sistemas de informação são os veículos da comunicação formal.
A facilidade de e-mail e o uso da Intranet transformaram a forma como a comunicação formal ocorre nas empresas. O fluxo contínuo de informações em vários departamentos com a ajuda de sistemas de informação também pode ajudar a reduzir as lacunas de comunicação que, muitas vezes, são a principal causa da insatisfação dos funcionários.
5. Controlando:
Controlar é um processo que analisa se as ações estão sendo tomadas conforme os planos e toma ações corretivas para torná-las compatíveis com os planos. Assim, o planejamento é a base do controle.
Centra-se nas atividades que estão sendo realizadas e nos resultados dessas atividades em termos de seu impacto no cumprimento dos objetivos do plano.
Aumentar o tamanho das empresas de negócios tornou ainda mais difícil a atividade. O aumento da concorrência no mercado exige maior delegação de trabalho e descentralização da tomada de decisões, a fim de garantir uma resposta mais rápida nas operações da empresa. Assim, o controle desempenha um papel importante na garantia da eficiência e eficácia da empresa.
Os sistemas de informação desempenham um papel importante no processo de controle. Esses sistemas não apenas ajudam a medir o desempenho das operações, mas também ajudam a identificar desvios de desempenho dos planos.
A comparação entre o desempenho planejado e real é então analisada com a ajuda de sistemas de informação para identificar os motivos dos desvios. A informação ambiental é usada para identificar tais razões.
Informações sobre quais ações estão sendo tomadas ou o que está acontecendo nos ambientes internos e externos dos negócios é essencial para exercer o controle.
Anteriormente, a maioria dessas informações costumava vir por meio de observação pessoal do gerente. Aumentar o tamanho da empresa tornou a observação pessoal uma forma muito difícil de controle.
Há maior dependência de relatórios escritos. Com o negócio tornando-se mais intensivo em conhecimento e a composição do pessoal da empresa sendo dominada por trabalhadores do conhecimento, a medição do desempenho está se tornando mais complexa. Relatórios tabulares simples em relação ao alcance de metas quantificadas não são adequados para o controle.
A função de controle usa informações sobre o desempenho planejado e o desempenho real para chegar a desvios. Sistemas de informação eficientes não apenas identificam esses desvios, mas também ajudam a analisar os desvios para identificar as razões do desvio. Eles também ajudam a modificar os planos rapidamente à luz do feedback.
O conceito de orçamento flexível tornou-se popular devido à disponibilidade de melhores instalações de processamento de informações. Com a disponibilidade de sistemas de informação em tempo real, as informações relativas ao desempenho fluem rapidamente. Isso ajuda no controle do exercício rapidamente, resultando em menor custo de erros de planejamento.
Os sistemas modernos de informação empresarial estão ajudando os gerentes a aprender com as experiências passadas com o mínimo custo de erros. As informações de controle detalhadas podem ser armazenadas agora por mais tempo e analisadas à medida que circunstâncias similares são observadas para antecipar as mudanças no ambiente. Sistemas modernos de informação podem ajudar a lidar com mecanismos de controle complexos quase que automaticamente.
O relatório de exceção é outro aspecto do controle que ganhou popularidade devido aos avanços na tecnologia da informação. Os modernos sistemas de informação permitem que os gerentes obtenham um acesso mais rápido às informações sobre as exceções e os ajudem a tomar decisões mais rápidas para mitigar o impacto negativo das situações excepcionais, revisando os planos imediatamente. Um sistema de informação eficiente pode ajudar a converter um desastre em uma perda menor, pois emitirá um aviso nos estágios iniciais da situação excepcional.
Cada uma dessas funções gerenciais deve ser executada em todos os níveis de gerenciamento. A eficácia de um gerente depende da eficiência com que ele realiza essas atividades gerenciais. Pode não ser possível determinar qual atividade está sendo realizada por um gerente em um determinado ponto do tempo, pois ele permanece ocupado com várias atividades gerenciais.
