Manual do Office: Significado, Importância e Conteúdo

Manual do Office: Significado, Importância e Conteúdo!

Significado:

Um escritório, que é essencial para todo tipo de organização, é um lugar onde são realizadas variedades de atividades como comunicação, computação e gravação. Cada trabalho tem seu próprio método para melhor desempenho e consiste em várias etapas a serem seguidas pelo pessoal e com a ajuda de diferentes tipos de equipamentos. O termo "manual" significa um manual que consiste em alguns "movimentos prescritos". Qualquer pessoa que queira fazer um trabalho com eficiência deve conhecer as etapas ou os movimentos prescritos destinados ao seu melhor desempenho.

Um manual de escritório é um tipo de manual que contém as práticas padrão, bem como as políticas organizacionais para dar efeito a essas práticas destinadas a um escritório. É um guia para os membros da equipe. Ele estabelece as diretrizes ao longo das quais os trabalhos devem ser executados. É uma fonte constante de informações pelas quais o pessoal do escritório é convenientemente e automaticamente instruído.

Importância:

Em um escritório vários tipos de trabalho realizam-se. É responsabilidade da gerência do escritório verificar que o trabalho máximo é feito com eficiência durante o expediente. Para isso, o pessoal do escritório precisa de instruções e supervisão. Não é desejável nem praticável que as instruções sejam emitidas a cada passo e a todo momento.

O trabalho de escritório consiste em trabalho rotineiro ou programado e em trabalho não programado. É bem verdade que para trabalhos não programados, instruções específicas devem ser dadas, mas para o trabalho rotineiro ou programado alguma prática padrão deve ser seguida.

Para tal trabalho, um manual de escritório é preparado contendo as instruções para práticas padrão e uma cópia do manual é entregue a cada membro da equipe como um guia. Por tal prática, há economia de tempo, bem como o desperdício de todos os tipos é evitado. Isso leva a um fluxo contínuo de trabalho e economia. A importância do manual de escritório, portanto, é muito grande. Além disso, a importância do manual de escritório pode ser sentida de outros lados também.

Em primeiro lugar, sempre que uma pessoa é designada para algum trabalho, ele também pode entender a natureza de sua autoridade e responsabilidade através dos detalhes do trabalho dado no manual do escritório.

Em segundo lugar, oferece uma verificação automática. Quando uma pessoa conhece bem o seu trabalho, torna-se sua responsabilidade realizar o trabalho da maneira mais perfeita possível. Um manual de escritório, portanto, garante autocontrole.

Geralmente, um comitê é estabelecido com os chefes dos diferentes departamentos funcionais do escritório, para preparar o manual do escritório para que uma perfeita coordenação seja mantida entre as diferentes atividades descritas no manual. Pode-se dizer que a importância de um manual de escritório é ainda mais fundamentada, uma vez que promove a coordenação.

Conteúdo:

Um manual oficial contém variedades de informações sobre a organização, o local de trabalho (ou seja, o escritório), o trabalho e os trabalhadores. Tudo isso deve ser organizado sistematicamente e de maneira confidencial, para torná-los claramente compreensíveis.

O acordo será o seguinte:

(A) Sobre a organização:

Geralmente, no início, uma breve descrição da organização como um todo é fornecida com seus principais objetivos e políticas gerais. Uma conta detalhada deve ser dada sobre seus produtos ou serviços, porque depende muito da natureza dos produtos ou serviços. Ao examiná-los, todos os funcionários podem perceber qual parte ele deve desempenhar dentro de toda a estrutura.

(B) Sobre o escritório :

Um escritório em si tem sua localização, acomodação, estrutura organizacional e relação de autoridade. A estrutura organizacional com divisões verticais e horizontais é uma característica essencial, as divisões verticais são baseadas em níveis de autoridade e as divisões horizontais são funcionais ou departamentais. Tal estrutura nunca será rígida, mas muda com o crescimento e expansão da organização e de seu escritório. Um manual de escritório, portanto, está sujeito a modificações com a mudança de situações.

Até mesmo o lay-out do escritório como um todo deve ser divulgado ao pessoal para melhor comunicação interna. Um funcionário deve ter o conhecimento sobre a localização de alguns departamentos funcionais comuns, como o departamento de caixa, o departamento de despacho, etc., e até mesmo a cantina ou a sala médica.

(C) Sobre o trabalho :

(1) Trabalho Padrão:

A maioria das instruções ou diretrizes está relacionada ao trabalho padrão ou rotineiro que pode ser convenientemente seguido sob quaisquer circunstâncias. O trabalho padrão envolve o manuseio de correspondência, arquivamento, etc. O manual deve indicar as etapas a serem seguidas e o equipamento a ser usado para o propósito. Aí vem a importância do uso de máquinas e formulários.

Um funcionário deve ter um conhecimento profundo sobre as máquinas e aparelhos, se houver, que devem ser usados por ele, bem como os formulários que estão intimamente conectados com as máquinas. É uma questão de política geral de uma organização se e até que ponto máquinas e equipamentos devem ser usados. Um grande escritório tem um departamento separado de O & M para melhorar o método e a prática do escritório. Em caso afirmativo, o manual deve indicar que deve haver uma ordem permanente para que quaisquer inovações adotadas sejam seguidas.

(2) Trabalho fora do padrão :

O trabalho não padronizado em n escritórios não é menos importante, embora não seja comum ou praticado repetidamente, por exemplo, manipulação de correspondência estrangeira. A menos que seja uma casa de importação e exportação, a correspondência estrangeira não é comum. O manual deve indicar os passos a serem seguidos, quem deve ser abordado para instruções, etc., em tal situação.

(D) Sobre os funcionários:

Basicamente, existem dois tipos de pessoas em um escritório - executivo e operacional. O primeiro tipo tem maior autoridade na tomada de decisões e direção, bem como controle do que o último grupo. Mas para cada tipo existem Regras e Regulamentos.

As regras do Office estão relacionadas com:

(a) o modo de recrutamento;

(b) os termos e condições de nomeação em relação a compensação, incentivos, benefícios adicionais, licenças, etc .;

(d) Horário de atendimento e atendimento; etc.

Todos os membros da equipe devem estar cientes dessas complicações que, de outra forma, seriam desnecessárias ou haveria mal-entendidos que levariam à insatisfação e inquietação, o que é prejudicial tanto para a gerência quanto para os gerentes. Cada membro da equipe, pelo menos para seu próprio interesse, deve conhecer as regras.

A equipe do escritório também pode ser classificada em: membros existentes e novos entrantes. Para esta última categoria, pode haver disposições especiais para treinamento, embora o treinamento do pessoal existente não seja incomum. O manual deve mencionar quais instalações de treinamento, se houver, estão disponíveis, seja no trabalho ou fora do trabalho. A formação de novos participantes torna-se inevitável quando um escritório utiliza máquinas e particularmente máquinas sofisticadas. É dever de um supervisor ou chefe imediato de um novo participante lhe informar sobre o manual.

(E) Outros :

Existem várias outras instruções que podem ser obtidas de um manual de escritório. Por exemplo, que ações devem ser tomadas em caso de uma emergência física como incêndio, acidente, etc .; conhecimento geral sobre as máquinas de escritório comuns e sua manutenção; a constituição e funções dos sindicatos de trabalhadores, instalações recreativas, etc.