Controle Interno em Sistemas Contábeis

Leia este artigo para aprender sobre o controle interno no sistema contábil.

Controles no sistema de contabilidade manual:

1. Reconciliação independente de dados externos, como o uso do extrato bancário para conciliar a conta bancária da empresa ou o extrato de conta do fornecedor externo para conciliar com a conta do credor individual;

2. Usando Controle ou Conta Total;

3. Revisão do balancete para garantir que o débito seja igual ao crédito.

Controles no Sistema Contábil Informatizado:

1. Autorização de transação adequada:

Controles de entrada precisam ser instituídos, assim como os dados de entrada precisam ser verificados quanto à exatidão e integridade por uma pessoa diferente daquela que está digitando os dados.

2. Além do controle de entrada acima, deve haver controles de processamento e saída para garantir a integridade dos dados da transação intactos.

3. Nenhum acesso autorizado a arquivos de computador, dados, etc .:

Tudo deve ser mantido sob fechadura e chave e o registro adequado é mantido.

4. Usos do controle de palavra de passagem para acessar dados.

Armazenamento de dados em arquivos:

Em um sistema de computador, qualquer informação, que deve ser armazenada em um meio de armazenamento secundário, deve estar na forma de um arquivo. Um arquivo consiste em uma coleção de registros do mesmo contexto.

Um registro compreende informações sobre uma entidade e / ou evento pertencente à organização como, por exemplo, uma compra, uma venda, um empregado, etc. Todos os sistemas de processamento de dados usam certos itens de dados, que são em maior extensão, permanentes na natureza. .

Mesmo que ocorram mudanças, elas ocorrem em grande parte. Nome, endereço, data de nascimento, etc., são alguns exemplos desses itens de dados. A maioria dos sistemas de processamento de dados, portanto, armazena esses dados em um arquivo separado, chamado de arquivo mestre.

Os arquivos de transação são aqueles em que os dados são alimentados com freqüência para atualizar a disponibilidade de dados. Os itens armazenados em um arquivo mestre não são digitados novamente em transações.

Por exemplo, uma vez que o nome ou a data de nascimento dos funcionários é armazenado em um arquivo mestre, eles são recuperados de lá como quando necessário para qualquer programa. Uma vez que tais itens de dados são inseridos e armazenados para serem usados respectivamente de forma repetitiva em programas diferentes em vários pontos de itens.

Uma vez que os dados incorretos são armazenados em um arquivo mestre, todas as saídas nas quais eles aparecem conterão informações erradas. Por isso, é importante garantir a precisão dos dados em arquivos mestres

Processamento de dados:

O trabalho feito por um computador é denominado processamento de dados. O computador processa os dados em informações significativas. Essas informações formam a base para outras ações a serem iniciadas pelo usuário ou pelo próprio computador.

Os documentos dos quais os dados são retirados para processamento são chamados de documentos de origem, por exemplo, ledgers. Os vários tipos de dados usados em um computador são dados numéricos, dados de caractere ou dados alfabéticos, dados alfanuméricos e dados lógicos.

O processamento de dados envolve as seguintes funções:

1. Faturamento de entrada / saída, gravação, codificação, armazenamento, seleção, etc.

2. Transformação de dados envolvendo cálculo, sumarização, classificação, fusão, etc.

3. saída de informação como exibição, reprodução, telecomunicações, etc.

Métodos de Processamento de Dados:

Existem três métodos de processamento de dados. Eles são processamento em lote, processamento on-line e processamento em tempo real.

(1) processamento em lote:

O termo processamento em lote se aplica a situações em que tipos semelhantes de transações são coletados em um ponto de corte e, em seguida, agrupados para formar um lote para processamento.

Envolve os seguintes dois passos essenciais:

1. Ordenação dos dados da transação na mesma sequência que os existentes no arquivo mestre, e

2. Atualização de registros no arquivo mestre.

O processo de classificação e atualização é executado usando as chaves de registro. Os registros assim seqüenciados são processados serialmente um após o outro. Portanto, o processamento em lote também é denominado como processamento sequencial de arquivos.

Normalmente, é realizado em vários estágios, cada estágio exigindo uma execução de computador separada. A saída final está disponível para o usuário somente após a última execução.

(2) processamento on-line:

Sob este método, o equipamento de telecomunicações substitui a coleta manual de registros, como no processamento em lote e a entrada de dados ocorre on-line. Também é conhecido como acesso direto ou método não sequencial de processamento de arquivos.

Esse método tem dois requisitos básicos da seguinte maneira:

1. Terminal em vários locais conectados e controlados por um computador central.

2. O armazenamento de registros em mídia de acesso direto gosta de discos, para que o computador possa acessar aleatoriamente os registros necessários.

(3) Processamento em tempo real:

Segundo este método, os dados relativos a cada transação individual, recebidos através da linha de telecomunicação, são tratados como lote, e os resultados processados são comunicados instantaneamente de volta.

Permite tomar decisões com base nas informações mais recentes. Este método é adequado quando a informação processada é requerida imediatamente e o método de processamento on-line é considerado muito lento.

Esse método também é chamado como processamento de transação. O tempo gasto pelo sistema para responder a uma entrada de dados e a exibição das informações atualizadas necessárias é denominado tempo de resposta.

Os requisitos básicos deste método são os seguintes:

1. Memória grande para acomodar os requisitos de software e sistema operacional

2. Grande memória de disco

3. Esteja por instalações para cuidar de tais eventos como um sistema

4. Sistema de comunicação complexo

5. Manutenção de trilhas de auditoria, bem como segurança de programas e dados.

Codificação de dados:

A codificação é uma representação conveniente de cada valor de um item de dados. Isso é feito para possibilitar a comunicação entre um computador e o usuário.

Os dados são codificados de tal forma que é compreensível para o computador e as informações fornecidas pelo computador através do processamento de dados são decodificadas na forma compreensível para o usuário.

A codificação é feita para converter informações numéricas e alfanuméricas em termos de dígitos binários 0 e 1 e para transmitir dados corretos para o computador. Embora os códigos binários sejam menos inteligíveis para uma pessoa, ela é mais útil para o computador. Os códigos e dados podem ser cruzados.

Os requisitos básicos da codificação de dados são os seguintes:

1. O código deve ser projetado para identificar a característica do item dos dados que representa.

2. Cada código deve representar um e apenas um valor dos dados.

3. O código deve ser o mais compacto possível para minimizar os requisitos de armazenamento.

4. O código deve ser concebido de modo a ser seguro no caso de dados sensíveis e não ser passível de conversão de volta para os dados originais.

5. O código deve ser projetado de forma a minimizar os erros de perseguição.

6. O código deve conter cifras suficientes para representar todos os valores possíveis dos dados.

Vantagens da codificação de dados:

1. Os códigos ocupam menos espaço de armazenamento no computador.

2. A codificação permite economizar tempo ao inserir os dados.

3. Isso ajuda a economizar tempo e custo na transmissão de dados.

4. Reduz as chances de erro ao inserir os dados.