Minutos: Significado, características e aspectos

Leia este artigo para aprender sobre atas de uma reunião. Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: 1. Significado dos Minutos 2. Importância dos Minutos 3. Características 4. Aspectos.

Significado de Minutos:

As atas são precisas, mas condensam registros oficiais do que aconteceu em uma reunião. Minutos devem ser preparados e preservados para cada reunião. É dever do secretário escrever as atas e, para isso, deve haver um livro de atas.

Um livro de minutos separado é necessário para uma classe separada de reunião em uma organização. Por exemplo, em uma empresa, devem existir livros de atas separados para as reuniões dos membros, do Conselho de Administração, de todos os comitês constituídos por diretores etc.

Importância da Minuta:

Minutos de uma reunião devem ser preparados e preservados para os seguintes objetos:

(a) Manter os registros dos negócios transacionados em uma reunião.

(b) Orientar as ações a serem tomadas em determinadas questões.

(d) Garantir provas de todas as decisões tomadas, a presença de membros, nota de dissidência por qualquer membro, se houver, a tendência de votar em cada questão, etc., sempre que houver alguma disputa.

(e) Observar formalidades (muitas vezes estatutárias) em relação às reuniões.

(f) Para realizar a validade de uma reunião.

Todos esses objetos causam grande importância aos minutos e os tornam indispensáveis para a execução bem-sucedida de uma organização.

Recursos de minutos:

(1) Minutos devem ser escritos em linguagem clara e lúcida, para que possam ser facilmente compreendidos por qualquer pessoa que passar por eles.

(2) Minutos devem ser escritos em breve. O secretário toma notas dos procedimentos de uma reunião e, fora das notas, elabora as atas, eliminando detalhes desnecessários. As resoluções aprovadas devem ser registradas na íntegra, mas as discussões feitas por diferentes membros antes de aprovar a resolução não precisam ser registradas.

(3) Deve haver um livro de minutos. Um livro consiste em páginas numeradas consecutivamente e interconectadas. Um encadernador de folhas soltas trancado também pode servir ao propósito.

(4) A acta deve ser preferencialmente escrita à mão.

(5) As atas têm duas partes: (a) Minutos da narração - Esta parte contém (i) uma breve descrição da reunião e a data, hora e local, (ii) os nomes dos membros presentes. No caso de uma reunião grande ou de uma reunião geral, os nomes não podem ser escritos. (iii) Registros de alguns eventos como a eleição de presidente, voto de agradecimento ao presidente, assinatura do presidente, assinatura do secretário (como escritor), etc.

(b) Ata da decisão - Esta parte contém todas as decisões tomadas na reunião nas formas de resoluções. É desejável que os nomes dos proponentes e dos fundadores, bem como os nomes de tais membros que quiseram registrar sua discordância, sejam escritos. Se uma reunião for adiada, as atas de cada data da reunião serão escritas separadamente, conforme as transações realizadas em datas diferentes.

(6) As atas podem ser escritas em duas formas: (a) Formulário de parágrafo - Cada item de negócio transacionado na reunião é escrito em um parágrafo separado sob um cabeçalho de assunto ou título com um número de série, (b) Formulário tabular - As páginas são divididos em colunas que mostram o número de série, o cabeçalho do assunto e as decisões tomadas ou acontecendo de um evento. Qualquer que seja a forma, no topo há uma breve descrição da reunião e na parte inferior há a assinatura do presidente e do secretário.

(7) Pode haver regras estatutárias em relação a atas, como encontramos em caso de reuniões de uma empresa.

(8) As atas têm vários aspectos, conforme detalhado abaixo.

Aspectos da Minuta:

Ata tem quatro aspectos:

(1) Preparação:

Minutos precisam ser preparados. É dever do secretário preparar as atas. Ele os prepara das copiosas anotações feitas por ele durante a reunião. Ele preparará as atas o mais cedo possível após o término da reunião, quando tudo permanecer em sua memória também, exceto as anotações.

A Lei das Sociedades prevê que os minutos devem ser preparados no prazo de trinta dias a contar da data da reunião. Às vezes, uma estenógrafa é contratada para fazer registros exaustivos e verbatim (palavra por palavra) dos procedimentos de uma reunião que ajudará o secretário a preparar as atas.

Espera-se que o secretário saiba o estilo de escrever os minutos e ele pode adotar qualquer uma das duas formas. Atas de todas as reuniões de uma organização devem ser preparadas. Até mesmo minutos de uma reunião casual também são anotados.

O presidente tem o poder de fazer correções nos escritos do secretário e ele também pode decidir se alguns assuntos devem ser incluídos ou não. A prática geral, portanto, é fazer um rascunho das atas e depois de ter sido revisado pelo presidente, a redação final é feita nas páginas do livro de atas.

(2) confirmação:

Minutos precisam ser confirmados. O presidente confirma as atas.

Existem dois métodos amplos de confirmação:

(1) No caso de uma reunião de um Conselho, comitê ou outro órgão pequeno que se reúna com freqüência, o método adotado é que a ata da reunião anterior seja lida na próxima reunião e confirmada pelo presidente da reunião.

(2) No caso de reuniões realizadas com pouca frequência, como uma assembleia geral anual, as atas são confirmadas dentro de um prazo estipulado após a reunião e são mantidas prontas para inspeção pelos membros no escritório da organização, para que recebam a oportunidade de levantar objeções, se houver. A confirmação é feita pelo presidente que presidiu a reunião ou por qualquer outra pessoa devidamente autorizada em seu lugar, se o presidente não estiver disponível.

Um ponto legal surge quando as decisões tomadas em uma reunião se tornam efetivas. As decisões tomadas em uma reunião se tornam efetivas no exato momento em que são tomadas e não quando as atas são escritas e confirmadas. Minutos são registros apenas para evidências. As atas quando assinadas e confirmadas são reconhecidas como prova no tribunal.

(3) Preservação:

Minutos devem ser preservados para registros e evidências. Um livro de atas devidamente preparado e preservado é aceito como fonte de evidência no tribunal. Minutos de livros têm que ser mantidos no escritório (o escritório registrado no caso de um corpo registrado como uma empresa, uma sociedade cooperativa, etc.). É da responsabilidade do secretário preservar as atas.

(4) Circulação:

As atas podem ser duplicadas e circuladas entre os membros. Não há, contudo, compulsão que os minutos tenham que ser circulados. Geralmente, isso não é feito no caso de uma reunião geral, mas quando um membro exige uma cópia, ele deve ser enviado a ele, sujeito a algumas condições.

No caso de reuniões do comitê ou do Conselho, há uma prática de circular as atas, imediatamente após a ata ter sido assinada e confirmada pelo presidente ou com o aviso da próxima reunião.