Como superar as barreiras de comunicação em sua organização? - Respondidas!

É muito importante que a administração reconheça e supere as barreiras para uma comunicação eficaz para otimização operacional. Isso envolveria diagnosticar e analisar situações, projetar mensagens adequadas, selecionar canais apropriados para comunicar essas mensagens, auxiliar os receptores de mensagens na decodificação e interpretação corretas das mensagens e fornecer um sistema de feedback eficiente e eficaz.

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Alguns dos passos que podem ser dados a este respeito são:

1. Feedback e comunicação ascendente:

Feedback ajuda a reduzir mal-entendidos. A informação é transferida com maior precisão quando o destinatário tem a oportunidade de pedir esclarecimentos e respostas a qualquer pergunta sobre a mensagem. A comunicação bidirecional, apesar de consumir mais tempo, evita a desconfiança e leva à confiança e abertura que constrói uma relação saudável entre o remetente e o receptor e contribui para uma comunicação eficaz. A comunicação ascendente é fortalecida pela manutenção de uma política de portas abertas e pela oferta de oportunidades para os trabalhadores darem sugestões que devem ser levadas a sério pela administração, reconhecendo-as e adotando as medidas apropriadas.

2. Melhore as habilidades de escuta:

De acordo com Stuart Chase, “ouvir é a outra metade da conversa” e é uma parte muito importante do processo de comunicação. Ouvir é um processo mental ativo e vai além da simples audição. Bons hábitos de escuta levam a um melhor entendimento e bom relacionamento uns com os outros. Ouvir é um reconhecimento de que o receptor tem responsabilidade no processo de comunicação. Algumas das diretrizes para uma escuta eficaz são:

a) Ouvir requer atenção total ao falante. Não deixe sua mente vagar ou se preocupe com outra coisa, caso contrário você não seria capaz de entender o significado da mensagem em sua totalidade.

b) A linguagem usada na voz e nas emoções deve receber a devida atenção. Ouça os sentimentos no conteúdo da mensagem e responda positivamente a esses sentimentos.

c) Faça perguntas para esclarecer quaisquer pontos que você não entenda claramente e reflita ao falante sua compreensão do que foi dito.

d) Certifique-se de que não haja interrupções externas e interferência durante o curso da conversa.

e) Não julgue a importância da mensagem devido às suas relações e experiências anteriores com o remetente ou devido às suas percepções sobre ele, positivas ou negativas.

f) Não tire conclusões precipitadas antes que a mensagem acabe e seja claramente entendida.

g) Resuma e repita a mensagem depois de terminar para garantir duplamente o conteúdo e a intenção da mensagem.

3) Desenvolver habilidades de escrita:

Mensagens claramente escritas podem ajudar a evitar barreiras semânticas e de percepção. Uma comunicação bem escrita elimina a possibilidade de incompreensão e má interpretação. Ao escrever mensagens, seria sábio adotar o princípio KISS, que significa “Mantenha-o curto e simples”, tornando o significado o mais claro possível para que ele alcance o propósito desejado. Algumas sugestões úteis na comunicação escrita são sugeridas por Robert Degise da seguinte forma:

a) Mantenha as palavras simples:

Isso reduzirá seus pensamentos ao essencial e a mensagem será mais fácil de entender pelo receptor. A mensagem será perdida se as palavras forem complexas e não emprestarem para esclarecer um único significado.

b) Não fique atolado por regras de composição:

Embora as regras de gramática e composição devam ser respeitadas, elas não devem ter prioridade sobre o propósito final da comunicação.

c) Escreva de forma concisa. Use o mínimo de palavras possível:

Não seja breve ao custo da perfeição, mas expresse seus pensamentos, opiniões e idéias com o menor número possível de palavras.

d) Seja específico:

A imprecisão destrói a precisão, o que leva a uma incompreensão do significado da intenção da mensagem. Por conseguinte, seja específico e direto ao ponto.

4) Evite lacunas de credibilidade:

A comunicação é um processo contínuo e o objetivo da comunicação é a compreensão completa e precisa da mensagem, bem como a criação de confiança entre todos os membros da organização. Assim, a gerência deve ser sincera e deve ganhar a confiança dos subordinados. A gerência deve não apenas ser sensível às necessidades e sentimentos dos trabalhadores, mas também suas promessas devem ser apoiadas por ações.

A palavra da administração deve ser tão boa quanto uma ligação. Só então haveria uma atmosfera de simpatia, o que aumentaria o processo de comunicação. De acordo com estudos realizados por J. Luft, a abertura e uma atmosfera de confiança constroem relacionamentos saudáveis ​​e fecham as lacunas de credibilidade, contribuindo para a eficácia e aprimoramento da comunicação.