Como efetivamente organizar sua organização? (5 etapas)

A função de organização é extremamente importante, porque uma vez que os objetivos da organização e os planos foram estabelecidos; é o mecanismo principal com o qual os gerentes ativam tais planos.

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“Organizar” é a função de reunir recursos, estabelecer usos ordenados de tais recursos e estruturar tarefas para cumprir os planos organizacionais. Inclui a determinação de quais tarefas devem ser executadas, como as tarefas devem ser agrupadas, quem será responsável por realizar essas tarefas e quem tomará decisões sobre essas tarefas.

O processo de organização consiste nos cinco passos seguintes.

1. Revendo planos e objetivos:

O primeiro passo para a gestão é refletir sobre as metas e objetivos organizacionais e seus planos para alcançá-los, de modo que as atividades adequadas possam ser determinadas. Por exemplo, se um restaurante de alta classe for aberto em uma área de elite, a gerência deve estabelecer objetivos e revisar esses objetivos para que eles sejam consistentes com a localização do restaurante e o tipo de clientes a serem atendidos.

2. Determinação de atividades:

Na segunda etapa, os gerentes preparam e analisam as atividades necessárias para atingir os objetivos. Além das atividades gerais, como contratação, treinamento, manutenção de registros e assim por diante, existem atividades específicas que são exclusivas do tipo de negócio em que a organização está. Por exemplo, no caso do restaurante, as duas atividades principais ou tarefas são cozinhar comida e servir os clientes.

3. Classificação e agrupamento de atividades:

Uma vez determinadas as tarefas, essas tarefas devem ser classificadas em unidades de trabalho gerenciáveis. Isso geralmente é feito com base na similaridade de atividades. Por exemplo, em uma organização de manufatura, as atividades podem ser classificadas em produção, marketing, finanças, pesquisa e desenvolvimento e assim por diante.

Essas principais categorias de tarefas podem ser subdivididas em unidades menores para facilitar as operações e a supervisão. Por exemplo, na área de servir clientes no restaurante, pode haver pessoas diferentes para tomar pedidos de coquetéis, pedidos de alimentos e limpeza das mesas. Para cozinhar comida, pode haver diferentes cozinheiros para diferentes variedades de alimentos.

4. Atribuindo trabalho e recursos:

Essa etapa é essencial para a organização, porque a pessoa certa deve ser correspondida com o trabalho certo e a pessoa deve receber os recursos para realizar as tarefas atribuídas. A gerência do restaurante deve determinar quem vai receber os pedidos e quem irá definir, bem como limpar as tabelas e qual será a relação entre esses indivíduos. A gerência também deve garantir que os recursos adequados de itens alimentares, utensílios e talheres sejam fornecidos conforme necessário.

5. Avaliação dos resultados:

Nesta etapa final, o feedback sobre os resultados determinaria como a estratégia organizacional implementada está funcionando. Esse feedback também determinaria se quaisquer mudanças são necessárias ou desejáveis ​​na configuração organizacional. Por exemplo, no caso do restaurante, reclamações e sugestões de clientes ajudariam o gerente a fazer quaisquer mudanças necessárias na preparação dos alimentos, decoração interna do restaurante ou eficiência no atendimento.