5 Diretrizes para Grupos e Membros de uma Organização para Alcançar Resultados Efetivos

Para que os grupos alcancem resultados efetivos e para que os membros cheguem a um consenso, algumas diretrizes úteis foram prescritas e devem ser seguidas.

Algumas orientações para a formação dos grupos e os procedimentos de trabalho, bem como para o comportamento dos membros, são sugeridos por Cyril O'Donnell da seguinte forma:

Para grupos:

1. Os objetivos do grupo ou do comitê devem ser claramente definidos para que a discussão possa se concentrar nesses objetivos.

2. A autoridade da comissão deve ser especificada. A comissão é formada puramente para recomendar soluções ou está autorizada a implementar suas decisões?

3. O tamanho do grupo deve ser cuidadosamente determinado. Se vários departamentos estiverem envolvidos, a representação adequada de cada departamento poderá ser necessária. Geralmente os grupos de sete a dez membros são adequados.

4. O líder do grupo deve ser nomeado ou selecionado com base em sua capacidade de conduzir a reunião. Ele deve ter o conhecimento técnico, bem como habilidades em relações interpessoais.

5. A agenda precisa da reunião deve ser comunicada a todos os membros e todo o material de apoio para a reunião deve ser fornecido. Um registro escrito dos aspectos importantes da discussão deve ser mantido.

Para membros:

1. Os membros devem certificar-se de que a atmosfera nas reuniões do comitê é descontraída e informal.

2. Cada membro assume um papel ativo na discussão e declara sua posição clara e logicamente. Ele também ouve qualquer reação com calma e dá pontos de vista opostos, se houver.

3. Um membro não deve comprometer-se simplesmente a alcançar a harmonia. Desacordos não devem ser ignorados, mas devem ser resolvidos. A crítica deve ser direcionada para questões e não para pessoas.

4. Os membros devem certificar-se de que o líder do grupo não seja excessivamente dominante. Suas opiniões não devem ser consideradas como finais. Suas opiniões devem ser tratadas da mesma maneira que as opiniões de qualquer outro membro.

5. Os membros devem certificar-se de que os desacordos não envolvam personalidades, mas apenas opiniões. Além disso, essas discordâncias não devem continuar por motivos pessoais após o término das reuniões, caso contrário, elas não serão apenas tecnicamente e socialmente destrutivas, mas também poderão levar a desentendimentos desnecessários com as mesmas pessoas nas próximas reuniões.

Deve haver um espírito de cooperação em vez de uma competição entre os membros. Tal cooperação levaria a respostas mais positivas umas às outras, respeito pelas opiniões de cada um, maior envolvimento e compromisso com a tarefa em mãos e maior satisfação com o sucesso da tarefa.

Essas diretrizes, quando devidamente seguidas, devem melhorar a eficiência e a eficácia das equipes.