Os 8 principais passos envolvidos no ciclo de aquisição de materiais

Este artigo lança luz sobre os oito principais passos envolvidos no ciclo de compra de materiais.

Passo # 1. Recebendo e analisando a requisição de compra:

As requisições de compra começam com o departamento ou pessoa que será o usuário final. No ambiente de planejamento de necessidades de material, o planejador libera uma ordem planejada autorizando o departamento de compras a prosseguir e processar uma ordem de compra.

A requisição de compra contém, pelo menos, as seguintes informações:

uma. Identidade do originador, aprovação assinada e conta à qual o custo é atribuído.

b. Especificação do material.

c. Quantidade e unidade de medida.

d. Data de entrega e local exigidos.

e. Qualquer outra informação suplementar requerida.

Etapa # 2. Selecionando fornecedores:

Identificar e selecionar fornecedores são responsabilidades importantes do departamento de compras. Para itens de rotina ou aqueles que não foram adquiridos no passado, é mantida uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não tiver sido comprado antes ou não houver um fornecedor aceitável no arquivo, uma pesquisa deverá ser feita.

Se o pedido for de pequeno valor ou para itens padrão, provavelmente um fornecedor pode ser encontrado em um catálogo, diário comercial ou diretório.

Etapa # 3. Solicitando cotações:

Para itens principais, geralmente é desejável emitir uma solicitação de cotação. Esta é uma consulta por escrito que é enviada a muitos fornecedores para garantir que as cotações competitivas e confiáveis ​​sejam recebidas. Não é uma ordem de venda. Após os fornecedores terem concluído as cotações e devolvido ao comprador, as cotações são analisadas quanto ao preço, conformidade com a especificação, termos e condições de venda, entrega e condições de pagamento.

Para itens em que as especificações podem ser escritas com precisão, a escolha é provavelmente feita sobre preço, entrega e condições de venda. Para itens em que as especificações não podem ser escritas com precisão, os itens citados podem variar. As cotações devem ser avaliadas quanto a fatores técnicos e preço. Normalmente, os departamentos de emissão e de compras estão envolvidos na decisão.

Etapa # 4. Determinando o preço certo:

Esta é a responsabilidade do departamento de compras e está intimamente ligada à seleção de fornecedores. O departamento de compras também é responsável pela negociação de preços e tentará obter o melhor preço do fornecedor.

Etapa # 5. Emitindo uma ordem de compra:

Um pedido de compra é uma oferta legal para compra. Uma vez aceito pelo fornecedor, torna-se contrato legal para a entrega dos bens de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. O pedido é preparado a partir da requisição de compra ou das cotações e de qualquer outra informação adicional necessária.

Uma cópia é enviada ao fornecedor; as cópias são retidas pela compra e também são enviadas para outros departamentos, como contabilidade, departamento de origem e recebimento.

Etapa # 6. Acompanhamento e entrega:

O fornecedor é responsável por entregar os itens solicitados no prazo. O departamento de compras é responsável por garantir que os fornecedores entreguem no prazo. Se houver dúvidas de que as datas de entrega podem ser cumpridas, a compra deve descobrir o problema a tempo e tomar medidas corretivas.

Isso pode envolver a aceleração do transporte, fontes alternativas de fornecimento, trabalho com o fornecedor para solucionar seus problemas ou reprogramar a produção.

O departamento de compras também é responsável por trabalhar com o fornecedor em quaisquer alterações nos requisitos de entrega. A demanda por itens muda com o tempo, e pode ser necessário agilizar certos itens ou empurrar a entrega de volta para outros. O comprador deve manter o fornecedor informado sobre os verdadeiros requisitos para que o fornecedor possa fornecer o que é desejado e quando.

Etapa # 7. Recebendo e aceitando mercadorias:

Quando as mercadorias são recebidas, o departamento de recebimento inspeciona as mercadorias para garantir que as corretas foram enviadas, estão na quantidade certa e o conhecimento de embarque fornecido pela transportadora. O departamento de recebimento aceita as mercadorias e registra um relatório de recebimento, observando qualquer variação. Se uma inspeção adicional for necessária, como por controle de qualidade, as mercadorias são enviadas para controle de qualidade ou mantidas lá para inspeção.

Se as mercadorias forem recebidas danificadas, o departamento de recebimento informará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras ações. Desde que as mercadorias estejam em ordem e não requeiram inspeção adicional, elas serão enviadas ao departamento de origem ou ao estoque.

Uma cópia do relatório de recebimento é então enviada ao departamento de compras, observando qualquer variação ou discrepância do pedido. Se o pedido for considerado completo em todos os aspectos, o departamento de recebimento fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento de compras de acordo.

Se não for, o pedido será mantido aberto, aguardando a conclusão. Se as mercadorias também tiverem sido inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade, elas também informarão ao departamento de compras se as mercadorias foram aceitas ou não.

8. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento:

Quando a fatura do fornecedor é recebida, há três informações que devem ser acordadas - a ordem de compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos; os preços e as extensões dos preços devem ser os mesmos no pedido e na fatura.

Todos os descontos e termos do pedido de compra original devem ser verificados em relação à fatura. É tarefa do departamento de compras verificar isso e resolver qualquer diferença. Depois de aprovada, a fatura é enviada para contas a pagar.