Técnicas de Controle de Custo de Materiais (11 Técnicas)

Algumas das técnicas mais importantes de controle de custos de materiais são as seguintes:

O controle de materiais visa eliminar e minimizar todos os tipos de desperdícios e perdas enquanto os materiais estão sendo comprados, armazenados, manuseados, emitidos ou consumidos. Várias técnicas são usadas no planejamento, aquisição e manutenção de um estágio do material que ajuda no exercício e no controle do custo do material.

Tais técnicas foram discutidas abaixo:

I. Nível de ajuste:

Para ter controle adequado sobre os materiais, os seguintes níveis são definidos:

(a) Reordenar Nível

(b) Nível Mínimo

c) Nível máximo

(d) Nível de perigo

(e) Nível Médio de Ações

Estes são discutidos um por um.

(a) Nível de Reordenação:

É o ponto em que se o estoque de um determinado material na loja se aproxima, o armazenista deve iniciar a requisição de compra para novos suprimentos daquele material. Este nível é fixado em algum lugar entre os níveis máximo e mínimo de forma que a diferença de quantidade do material entre o nível de reordenamento e o nível mínimo seja suficiente para atender às exigências de produção até o momento em que o novo suprimento do material é recebido.

O nível de reordenamento pode ser calculado aplicando a seguinte fórmula.

Nível de Pedido = Nível Mínimo + Consumo durante o tempo necessário para obter a entrega nova.

Outra fórmula dada por Wheldon em seu livro 'Contabilidade de Custos' é a seguinte:

Nível de Reordenação = Consumo Máximo x Período Máximo de Reordenação. Aqui, o período máximo de reordenação significa o período máximo de tempo para obter o material, uma vez iniciado. Wheldon tomou o período máximo e consumo máximo durante esse período, de modo que a fábrica não pode parar em qualquer caso, devido à escassez de materiais.

Ilustração 1:

Calcule o nível de pedido do material A dos seguintes detalhes:

(i) Limite Mínimo de 500 unidades.

(ii) limites máximos de 2.500 unidades.

(iii) Necessidade diária de material de 100 unidades.

(iv) Tempo necessário para entrega nova 10 dias. SOLUÇÃO

Nível de Pedidos = Limite mínimo + Consumo durante o tempo necessário para entrega nova

= 500 unidades + 100 x 10 unidades = 1.500 unidades.

A ordem para a compra de material deve ser feita quando o material em estoque atingir 1.500 unidades.

Ilustração 2:

Calcule o nível de reordenação das seguintes informações:

Consumo máximo = 300 unidades por dia Consumo mínimo = 200 unidades por dia Período de reordenamento = 8 a 10 dias.

Solução:

Nível de reordenação = Consumo máximo x Período máximo de reordenação = 300 unidades x 10 = 3.000 unidades.

(b) Nível Mínimo (Estoque de Segurança Cr):

Isso representa a quantidade mínima do material que deve ser mantido em mãos o tempo todo. A quantidade é fixa de modo que a produção não pode ser retida devido à falta do material.

Ao fixar este nível, os seguintes fatores são levados em consideração:

1. Prazo de entrega, ou seja, intervalo de tempo entre o recuo e o recebimento do material. É o tempo necessário para reabastecer o suprimento.

2. Taxa de consumo do material durante o tempo de espera.

3. Natureza do material. O nível mínimo não é necessário no caso de um material especial que é exigido contra o pedido específico do cliente.

Fórmula para o cálculo do nível mínimo dado pela Wheldon é a seguinte:

Nível Mínimo de Estoque = Nível de Reordenação - (Consumo Normal x Período de Reordenação Normal),

c) Nível máximo:

Ela representa a quantidade máxima de um item de material que pode ser mantido em estoque a qualquer momento. O estoque não deve exceder essa quantidade. A quantidade é fixa para que não haja excesso de estoque.

O excesso de estoque deve ser evitado o máximo possível devido às seguintes desvantagens:

1. Overstocking bloqueia desnecessariamente o capital de giro, que poderia ser utilizado de forma lucrativa em outro lugar.

2. Overstocking vai precisar de mais espaço de godown, então mais aluguel terá que ser pago.

3. Pode haver perda devido a obsolescência devido a excesso de estoque.

4. Há chances de redução na qualidade, porque grandes estoques exigirão mais tempo antes de serem consumidos.

5. Pode haver receio de redução nos valores de mercado dos materiais com excesso de estoque.

O nível máximo de estoque é fixado levando em conta os seguintes fatores:

1. Quantidade de capital disponível para a manutenção de lojas.

2. Espaço Godown disponível.

3. Requisito máximo das lojas para fins de produção em qualquer ponto do tempo.

4. Taxa de consumo do material durante o tempo de espera.

5. O intervalo de tempo entre o recuo e recebimento do material.

6. Possibilidade de perda nas lojas por deterioração, evaporação, etc. Existem certos armazenamentos que se deterioram em quantidade se forem armazenados por um longo período.

7. Custo de manutenção de lojas.

8. Provável flutuação nos preços. Por exemplo, se houver a possibilidade de um aumento substancial nos preços no próximo período, um nível máximo de estoque comparativamente grande será fixado. Por outro lado, se houver a possibilidade de queda nos preços no futuro próximo, as ações serão mantidas em um nível muito reduzido

9. A natureza sazonal do fornecimento de material. Certos materiais estão disponíveis apenas durante períodos específicos do ano, portanto, eles precisam ser estocados durante esses períodos.

10. Restrições impostas pelo Governo ou autoridade local em relação a material em que existem riscos inerentes, por exemplo, incêndio e explosão.

11. Possibilidade de mudança de moda e hábitos que necessitarão de mudanças nas exigências dos materiais.

A fórmula para o cálculo do nível máximo de estoque dado pela Wheldon é a seguinte:

Nível Máximo de Estoque = Nível de Reordenamento + Reordenamento de Quantidade - (Consumo Mínimo x Período Mínimo de Reordenamento)

(d) Nível de perigo:

Isso significa um nível no qual os problemas normais do material são interrompidos e os problemas são feitos apenas sob instruções específicas. O encarregado de compras tomará providências especiais para obter os materiais que atingem seus níveis de perigo, para que a produção não pare devido à falta de materiais.

Nível de perigo = consumo médio x máx. período de reordenamento para compras de emergência

(e) Nível Médio de Ações:

Este nível é calculado pela seguinte fórmula:

Nível Médio de Estoque = Nível Mínimo de Estoque + 1/2 da Quantidade de Reembolso ou 1/2 (Nível Mínimo de Estoque + Nível Máximo do Estoque)

Ilustração 3:

Se o nível mínimo de estoque e o nível médio de estoque de matéria-prima A for 20.000 e 40.000 unidades, respectivamente, descubra a quantidade de reordenamento.

Solução:

Nível Médio de Estoque = Nível Mínimo de Estoque + ½ Quantidade Reembolsável

ou ½ quantidade de reordenação = nível médio de estoque - nível mínimo de estoque

ou ½ Quantidade Re-order = 40.000 unidades - 20.000 unidades.

Reordenar a quantidade = 20.000 unidades x 2 = 40.000 unidades.

Ilustração 4:

Em uma empresa, o consumo mínimo e máximo semanal do material A é de 25 e 75 unidades, respectivamente. A quantidade de reordenamento fixada pela empresa é de 300 unidades. O material é recebido dentro de 4 a 6 semanas a partir da emissão do pedido de fornecimento. Calcular nível mínimo e nível máximo de material A.

Solução:

Nível Mínimo = Nível de Reordenação - (Consumo Normal x Período de Reordenação Normal)

= 450 unidades - (50 unidades x 5 semanas)

= 450 unidades - 250 unidades = 200 unidades

(Nível de Reordenação = Consumo Máximo x Período Máximo de Reordenação)

= 75 unidades x 6 semanas = 450 unidades

Normal ou seja, Consumo médio = 25 unidades + 75 unidades / 2 = 50 unidades

Normal ou seja, Período Médio = 4 semanas + 6 semanas / 2 = 5 semanas

Nível Máximo = Nível de Reordenação + Quantidade de Reordenação - (Consumo Mínimo x Período Mínimo de Reordenação)

= 450 unidades + 300 unidades - (25 unidades x 4 semanas) = ​​650 unidades

Ilustração 5:

'ZEE' é um produto fabricado com três matérias-primas 'M', 'N' e 'Q'. Cada unidade de ZEE requer 10 Kgs., 8 Kgs. e 6 Kgs., de M, N e Q, respectivamente. Os níveis de re-encomenda de 'M' e 'N' são 15.000 Kgs. e 10.000 Kgs. respectivamente, enquanto o nível mínimo de 'Q' é de 2.500 Kgs. A produção semanal de ZEE varia de 300 a 500 unidades, enquanto a produção média semanal é de 400 unidades.

Você é obrigado a calcular:

Ilustração 6:

Na fabricação de seus produtos, uma empresa utiliza três matérias-primas, A, B e C, em relação às quais se aplicam as seguintes:

Ilustração 7:

(a) A disponibilidade de um componente de maquinário importado é irregular e, conseqüentemente, o padrão de consumo também varia durante o ano. Mostre como o “nível de reordenamento” deve ser determinado para este componente.

(b) A partir dos seguintes dados dos últimos doze meses, calcule o nível médio de estoque para o referido componente:

II. Quantidade econômica de pedidos :

Os custos totais de um material geralmente consistem em:

Custo total de aquisição + Custo total de encomenda + Custo total de carregamento.

Custo Total de Aquisição:

O custo total de aquisição através da compra geralmente não é afetado, independentemente da quantidade de material solicitado de uma só vez, a menos que haja descontos por quantidade disponíveis. Por exemplo, se os requisitos anuais totais de um material de 10.000 unidades são comprados em Rs 10 por unidade em 50 pedidos de 200 unidades cada ou em 10 pedidos de 1.000 unidades cada, o custo total de aquisição será Rs 1.00.000 (ou seja, 10.000 unidades @ Rs 10) sob cada alternativa, se não houver descontos por quantidade disponíveis.

Assim, quando os custos de aquisição de um material permanecem os mesmos, eles são irrelevantes e muitas vezes são excluídos ao decidir a quantidade de um material a ser solicitado de uma só vez. Os únicos custos a serem atendidos são os custos de pedidos e os custos de manutenção.

A quantidade de material a ser encomendada de uma só vez é conhecida como quantidade econômica. Essa quantidade é fixada de maneira a minimizar o custo de transportar e solicitar o estoque.

Custo de transporte:

É o custo de manter os materiais na loja e inclui:

1. Custo do espaço de armazenamento que poderia ter sido utilizado para outra finalidade.

2. Custo de caixas e prateleiras que devem ser fornecidas para o armazenamento de materiais.

3. Custo de manutenção dos materiais para evitar deterioração.

4. Montante de juros a pagar sobre o dinheiro trancado nos materiais.

5. Custo de deterioração nas lojas e manuseio.

6. Custos de transporte em relação ao estoque.

7. Custo de obsolescência devido a alguns materiais se tornarem obsoletos após algum tempo de armazenamento devido a alterações no processo ou produto.

8. Custo do seguro

9. custo de escritório etc.

Todos esses custos juntos, na Índia, chegam a cerca de 20% a 25% do custo de materiais por ano. Portanto, esforços devem ser feitos para reduzir essa taxa alarmante de custo de transporte.

Custo de Encomenda:

É o custo de fazer pedidos para a compra de materiais e inclui:

1. Custo do pessoal registrado no departamento de compras, seção de inspeção e departamento de pagamento.

2. Custo dos artigos de papelaria, postagem e telefone.

Assim, esse tipo de custo inclui o custo de propostas flutuantes, o custo da avaliação comparativa das cotações, o custo do trabalho em papel e o porte envolvido na colocação do pedido, o custo da inspeção e o custo da contabilidade e a realização dos pagamentos. Em outras palavras, o custo varia de acordo com o número de pedidos.

A quantidade a ser encomendada deve ser tal que minimize os custos de carregamento e encomenda. A ordem para o material a ser comprado deve ser grande o suficiente para ganhar mais desconto comercial e para aproveitar o transporte a granel, mas ao mesmo tempo não deve ser muito grande para incorrer em um pagamento muito pesado por conta de juros, armazenamento e seguro custos.

Se o preço a ser pago é estável, a quantidade a ser solicitada a cada vez pode ser determinada pela seguinte fórmula:

Onde

Q = quantidade a ser pedida.

C = Consumo do material em questão em unidades durante um ano.

O = Custo de colocar um pedido incluindo o custo de receber os bens, ou seja, custos de colocar um item no estoque da empresa.

I = Pagamento de juros, incluindo custo variável de armazenamento por unidade por ano, ou seja, custos de estoque.

Por exemplo, uma unidade de material X custa Rs 50 e o consumo anual é de 20.000 unidades. O custo de fazer um pedido, incluindo o custo de recebimento do material, é de Rs 20 e os juros, incluindo o custo de armazenamento variável, é de 10% ao ano. A quantidade ideal para a qual a ordem deve ser colocada é

Em suma, a quantidade da ordem econômica é determinada tendo em vista os custos de encomenda e os custos de manutenção. Com a interação desses dois custos, os custos de ordenação econômica durante um período específico são iguais aos custos de manutenção durante esse período e o custo total de ordem e transporte é o mais baixo, como fica claro na fig. 4.1:

No diagrama acima, fica claro que os custos de manutenção e os custos de pedidos se comportam de maneiras opostas. Se uma grande quantidade for encomendada de uma só vez, os custos de encomenda serão baixos e os custos de transporte serão elevados e vice-versa, se a quantidade baixa for encomendada de uma só vez.

Suposições no cálculo de EOQ:

1. Existem condições dinâmicas da oferta que permitem a uma empresa colocar quantas encomendas forem necessárias.

2. Os preços do item permanecem estáveis, os quais mantêm o custo de transporte constante.

3. A quantidade do item a ser consumido durante um determinado período é totalmente conhecida, ou seja, a quantidade a ser consumida é certa.

Diferença entre EOQ e Re-order Quantity :

A quantidade de ordem econômica é diferente da quantidade de nova encomenda. Re-order quantity é a quantidade para a qual o pedido é efetivamente dado. Pode ser mais ou menos do que a quantidade da ordem econômica, se a empresa não estiver colocando pedidos de acordo com a quantidade da ordem econômica. Na ausência de informação da quantidade de ordem econômica, a quantidade de re-ordem dada pode ser tomada como quantidade de ordem econômica.

Ilustração 8:

Descubra a quantidade de pedidos econômicos (EOQ) dos seguintes dados e também mostre um gráfico identificando a quantidade econômica de pedidos.

Uso anual: 6.000 unidades

Custo do material por unidade: Rs 20

Custo de colocação e recebimento de um pedido: Rs 60

Custo anual de uma unidade: 10% do valor do estoque.

Solução:

A fórmula para o cálculo da quantidade econômica de pedidos é:

Ilustração 9:

Descubra a quantidade de ordem econômica (EOQ) dos seguintes detalhes:

Ilustração 10:

Cerca de 50 itens são necessários todos os dias para uma máquina. Um custo fixo de Rs. 50 por pedido é incorrido por fazer um pedido. O custo de estoque por item é de Rs. 0, 02 por dia. O período de chumbo é de 32 dias. Calcular:

(i) Quantidade de Pedido Econômico

(ii) Reordenar Nível.

Ilustração 11:

O Jardineiro Completo está decidindo sobre a quantidade de pedidos econômicos para duas marcas de fertilizantes de gramado: Super Grown e Nature's Own.

As informações a seguir são coletadas:

Ilustração 12:

As informações relacionadas a um tipo de material estão disponíveis:

Ilustração 13:

A demanda anual para um determinado item de estoque é de 10.000 unidades. O custo de inventário por unidade por ano é de 20% e o custo de pedido é de Rs. 40 por pedido. O preço cotado pelo fornecedor é Rs. 4 por unidade. No entanto, o fornecedor está disposto a dar desconto de 5% para pedidos de 1.500 unidades ou mais. Vale a pena aproveitar a oferta de desconto?

Ilustração 14:

A PQR Limited produz um produto com demanda mensal de 52.000 unidades. O produto requer um componente X que é comprado em Rs. 15 por unidade. Para cada produto acabado, são necessárias 2 unidades do componente X. O custo de encomenda é de Rs. 350 por pedido e o custo de carregamento é de 12% aa

Ilustração 15:

Um atacadista fornece 30 bonecos de pelúcia a cada dia da semana para várias lojas. Bonecas são compradas do fabricante em lotes de 12 cada um dos Rs. 1.200 por lote. Cada pedido incorre em uma taxa de manuseio de Rs. 60 mais um encargo de frete de Rs. 250 por encomenda. Lotes múltiplos e fracionários também podem ser pedidos e todos os pedidos são preenchidos no dia seguinte. O custo incremental é Rs. 0, 60 por ano para armazenar uma boneca no inventário. O atacadista financia o investimento em estoque, pagando à sua holding 2% por mês pelos fundos emprestados.

(i) Quantos bonecos devem ser encomendados de uma vez para minimizar o custo total anual do inventário? Suponha que haja 250 dias por semana em um ano?

(ii) Com que freqüência ele deve pedir?

Ilustração 16:

(a) A EXE Limited recebeu uma oferta de descontos de quantidade em sua ordem de materiais como:

A exigência anual para o material é de 5.000 toneladas. O custo de pedido por pedido é de Rs 1.200 e o custo de manutenção é estimado em 20% do custo do material por ano. Você é obrigado a calcular o nível de compra mais econômico.

(b) Qual será a sua resposta para a pergunta acima se não houver descontos oferecidos e o preço por tonelada for Rs 1.500?

Gestão de Inventário Científico para Reabastecimento :

A seguir estão os três modelos de estoque que são usados ​​principalmente para reabastecer os itens das lojas:

(a) Sistema de quantidade de ordem fixa

b) Sistema de reabastecimento

(c) Sistema de reabastecimento opcional ou modificado.

Cada um dos sistemas acima leva em conta o custo de carregamento do estoque, o custo de pedido do estoque e o custo de falta de estoque. Nesses modelos, a determinação de quanto comprar de uma só vez e com que frequência comprar são as duas considerações básicas.

Em outras palavras, esses modelos são baseados na determinação da quantidade de pedidos e da freqüência de pedidos. Os fatores de ordem que são levados em consideração são o lead time e o estoque de segurança ou buffer.

(a) Sistema de quantidade de ordem fixa:

Nesse sistema, a quantidade de pedidos de material é fixada e uma reordenação é feita para essa quantidade sempre que o estoque em estoque atingir o ponto de reordenamento. A quantidade fixa de reordenamento é a quantidade de ordem econômica para que o custo de ordem e porte seja o mais baixo.

b) Sistema de reabastecimento:

Neste sistema, a quantidade de pedidos não é fixa, mas vai mudando a qualquer momento do pedido. Há um tempo fixo de pedido quando as ações são revisadas e as ordens de nível são colocadas para uma quantidade variável, que é igual ao nível máximo menos o estoque em mãos na data fixa de revisão.

Neste sistema, o nível máximo de estoque é fixado além do qual o estoque não deve exceder. Este sistema é útil quando há flutuações no padrão de consumo, enquanto o sistema de quantidade de ordem fixa é útil quando há estabilidade no padrão de consumo.

(c) Sistema de Reabastecimento Opcional ou Modificado:

Este sistema é modificação do sistema de reabastecimento. Neste sistema, também como a quantidade de reposição do sistema de reabastecimento é variável, mas um limite inferior é colocado em seu tamanho, ou seja, a quantidade solicitada não deve estar abaixo do limite inferior fixo quando a ordem é colocada em um período fixo de tempo.

Assim, esse método combina as principais características do sistema de quantidade de ordem fixa e do sistema de reabastecimento, pois leva em consideração um nível máximo, uma quantidade variável de pedido sujeita a um determinado limite inferior, um nível de reordenação e um sistema para revisão em um período de pedido fixo. .

III Sistema de Inventário Just-in-Time :

Tendo em vista o enorme custo de carregamento de estoques nas lojas e donos de deus, os fabricantes e comerciantes estão pedindo entregas mais freqüentes com prazos de entrega de pedidos mais curtos de seus fornecedores. Hoje em dia, as organizações estão se tornando cada vez mais interessadas em obter ganhos potenciais com pedidos de compra menores e mais frequentes.

Em outras palavras, eles estão se interessando pelo sistema de compras just-in-time. A compra just-in-time (JIT) é a compra de material ou bens de tal forma que a entrega de itens adquiridos seja assegurada antes de seu uso ou demanda.

A compra just-in-time reconhece muito os custos de transporte associados à manutenção de altos níveis de estoque. Por isso, defende o desenvolvimento de boas relações com fornecedores e a realização oportuna de compras de fornecedores comprovados que podem disponibilizar a entrega pronta de mercadorias quando e quando necessário.

O modelo EOQ (ou seja, quantidade de ordem econômica) pressupõe uma quantidade de pedido constante, enquanto a política de compra de JIT defende uma quantidade diferente para cada pedido se a demanda flutuar. A quantidade de pedidos econômicos enfatiza os custos de pedidos e de despesas, mas a administração de estoques vai além do transporte e dos custos de pedidos para incluir os custos de compra, os custos de qualidade e os custos de estoque. A compra just-in-time leva em consideração todos esses custos e se move para fora dos pressupostos do modelo EOQ.

As suposições do modelo EOQ são as seguintes:

1. A quantidade do item a ser consumido durante um determinado período é conhecida, ou seja, a quantidade a ser consumida é certa.

2. Os preços dos materiais ou bens a serem adquiridos permanecem estáveis, os quais mantêm o custo de transporte constante.

3. Existem condições dinâmicas da oferta que permitem a uma empresa colocar quantas encomendas forem necessárias.

As suposições acima não são verdadeiras. Como tal, a compra just-in-time não se baseia nessas suposições. Custos de qualidade e entregas pontuais têm um significado especial na compra de JIT e as empresas que seguem essa política fazem a escolha certa de fornecedores para obter entregas rápidas e as mercadorias fornecidas são de boa qualidade. O preço é apenas uma consideração ao fazer uma escolha de fornecedores.

Vantagens da compra JIT :

1. O investimento no estoque é reduzido porque são feitos pedidos de compra mais frequentes de pequenas quantidades.

2. O custo de transporte é reduzido como resultado do baixo investimento em estoque.

3. É possível reduzir o número de fornecedores a serem atendidos. Apenas fornecedores comprovados que podem fornecer entregas rápidas de produtos de qualidade recebem ordens de compra. Como resultado disso, a redução no tempo negociado é possível. O uso de contratos de longo prazo com alguns fornecedores com o mínimo de trabalho de papel envolvido é possível.

4. Os custos de qualidade, como custo de inspeção de materiais ou mercadorias recebidos, recados e custos de retrabalho são reduzidos, pois as compras JIT garantem entregas rápidas e frequentes de pedidos de pequena dimensão, o que resulta em baixo nível de estoques causando o mínimo possível de desperdício. Portanto, a compra JIT é freqüentemente aplicada por organizações que lidam com produtos perecíveis.

5. JIT ajuda na redução do desperdício de tempo da força de trabalho e todo o processo de produção é concentrado no tempo gasto na produção de produtos.

IV. Controle de estoque através da análise ABC:

As organizações de manufatura acham útil dividir os materiais em três categorias com o objetivo de exercer controle seletivo sobre os materiais. Uma análise dos custos de material mostrará que uma porcentagem menor de itens de materiais nas lojas pode contribuir para uma grande porcentagem do valor de consumo e, por outro lado, uma grande porcentagem de itens pode representar uma porcentagem menor do valor. de itens consumidos. Entre esses dois extremos, cairão aqueles itens cujo número percentual é mais ou menos igual ao seu valor de consumo.

É um sistema de controle de estoque. Ele exerce controle discriminatório sobre diferentes itens de lojas classificados com base no investimento envolvido. Geralmente eles são divididos em três categorias de acordo com sua importância, ou seja, seu valor e frequência de reabastecimento durante um período.

A categoria de itens 'A' consiste em apenas uma pequena porcentagem, ou seja, cerca de 10% do total de itens manipulados pelas lojas, mas exigem um investimento pesado de cerca de 70% do valor do estoque, devido ao seu alto preço ou exigência pesada ou ambos.

A categoria 'B' de itens é relativamente menos importante - 20% do total de itens de material movimentados por lojas e% do investimento necessário é de cerca de 20% do investimento total em estoques.

Categoria 'C' - 70% do total de itens manipulados e 10% do valor.

Tal análise de material é conhecida como análise ABC. Essa técnica de controle de estoque também é conhecida como controle de estoque de acordo com o método de valor ou o método Always Better Control ou o método Proportional Parts Value Analysis. Assim, sob essa técnica de controle de material, os materiais são listados nas categorias 'A', 'B' e 'C' em ordem decrescente com base no valor monetário do consumo.

A análise ABC mede a significância de custo de cada item do material. Concentra-se em itens importantes, por isso também é conhecido como 'Controle por Importância e Exceção' (CIE). É um método científico de controle de materiais porque enfatiza o controle discriminatório sobre diferentes itens de lojas, classificados com base no investimento envolvido. Assim, é um sistema de controle de estoque seletivo.

O relatório da Equipe de Produtividade Indiana em “Lojas e Controle de Estoque nos EUA, Japão e Alemanha Ocidental” dá o seguinte exemplo da Análise ABC:

Por exemplo, uma loja tem 2.000 itens de consumo e um consumo mensal de Rs 10, 00.000. Neste exemplo, de acordo com o relatório acima, 160 itens terão um consumo de Rs 7, 50.000. 500 itens serão responsáveis ​​por Rs 2, 00, 000 e 1, 340 itens consomem material no valor de Rs 50, 000 apenas.

A importância dessa análise é que um controle muito próximo é exercido sobre os itens do grupo A 'que representam uma alta porcentagem de custos, enquanto o controle menos rigoroso é adequado para a categoria' B 'e muito pouco controle seria suficiente para a categoria' C ' Unid.

Todos os tipos de controle de material, ou seja, compra, armazenamento e emissão devem ser rigorosamente aplicados no caso dos itens do grupo A '. No caso dos itens 'C', um controle de material elaborado não é exercido, porque esses itens representam uma parcela muito pequena dos custos do material.

Esses itens podem ser comprados uma vez por ano e vários níveis de estoque, ou seja, nível mínimo, nível máximo, nível de pedido, etc., podem não ser atendidos. O tempo todo, os esforços e os custos salvos nos itens do grupo C, por não terem um controle elaborado, podem ser utilmente utilizados nos itens do grupo A e B.

Vantagens:

1. Um controle rigoroso é exercido sobre os itens que representam uma alta porcentagem dos custos do material. Tempo gerencial é gasto em itens 'A', enquanto itens 'C' e itens às vezes 'B' podem ser manipulados por funcionários administrativos com menos supervisão gerencial. Atenção igual a todos os itens das lojas não é desejável porque é cara.

Concentrar-se em todos os itens das lojas provavelmente terá um efeito desarmado em todos os itens, independentemente do valor do consumo. Portanto, a análise ABC deve ser seguida para dar a devida atenção aos itens que eles merecem tendo em vista seu valor de consumo.

2. O investimento no estoque é reduzido ao mínimo possível, porque uma quantidade razoável de itens 'A' representando uma parcela significativa dos custos do material é comprada. Para reduzir o investimento em materiais, o controle próximo dos itens 'A' contribui muito mais do que o controle rigoroso dos itens 'C'.

3. O custo de armazenamento é reduzido, uma vez que uma quantidade razoável de materiais, que representam alta porcentagem de valor de consumo, será mantida nas lojas.

4. Com a introdução da análise ABC, o tempo de gerenciamento é economizado porque é necessário prestar atenção apenas a alguns dos itens, e não a todos os itens.

Em suma, uma tabela mostrando as principais características da análise ABC é apresentada abaixo:

Ilustração 17:

Uma fábrica usa 4.000 variedades de estoque e estoque e as informações a seguir são atendidas.

(1) 15 número de variedades de itens devem ser classificados como itens da categoria 'A', sendo o grupo mais importante por causa das seguintes razões:

(i) Eles constituem 0, 375% do número total de variedades de itens de estoque na loja, que é mínimo de acordo com a classificação dada no problema.

(ii) Eles constituem 50% do valor da manutenção de estoque, que é o máximo dado no problema.

(iii) Eles constituem 85% do uso total de estoque.

(2) 110 número de variedades de itens de estoque devem ser classificados como itens da categoria 'B' pelas seguintes razões:

(i) Eles compreendem 2, 75% do número total de variedades de itens de estoque manipulados pela loja.

(ii) Requer investimento moderado de 30% do valor total da participação no estoque.

(iii) Seu consumo é de consumo moderado de 10% do uso de estoque.

(3) 3.875 número de variedades de itens de estoque devem ser classificados como itens da categoria 'C' porque constituem 96, 875% do total de variedades de itens de estoque e requerem investimento de 20% do valor total de estoques. Seu consumo também é de 5% do uso total de estoque. É apropriado classificar esses itens como itens da categoria 'C' porque eles são menos importantes em três grupos de 'A', 'B' e 'C'.

V. Análise VED :

A análise VED - vital, essencial e desejável - é usada principalmente para o controle de peças de reposição. As peças de reposição podem ser divididas em três categorias - vital, essencial ou desejável -, tendo em vista a importância da produção. As peças sobressalentes, cujo estoque, mesmo que por um curto período de tempo, parará a produção por algum tempo, e onde o custo da falta de estoque é muito alto, são conhecidas como sobressalentes vitais.

As peças sobressalentes, cuja ausência não pode ser tolerada por mais de algumas horas ou um dia e o custo de produção perdida são altas e que são essenciais para a produção continuar, são conhecidas como peças essenciais. As peças desejáveis ​​são aquelas que são necessárias, mas a ausência delas por mais ou menos uma semana não levará à paralisação da produção. Algumas peças de reposição, embora insignificantes em valor monetário, podem ser vitais para a produção continuar e exigir atenção constante.

Tais sobressalentes podem não receber a atenção que merecem se forem mantidos de acordo com a análise ABC, porque seu valor de consumo é pequeno. Assim, em seus casos, a análise do VED é feita para obter os resultados efetivos. Como a análise de VED analisa os itens com base em sua importância crítica para a produção, ela também pode ser usada para os itens de materiais que são difíceis de obter.

VI. Sistema de Inventário Perpétuo :

O Chartered Institute of Management Accountants, em Londres, define o estoque perpétuo como “um sistema de registros mantido pelo departamento de controladoria, que reflete os movimentos físicos dos estoques e seu saldo atual”. Os cartões Bin e o ledger de lojas ajudam a administração a manter esse sistema, pois registram os movimentos físicos do estoque nos recebimentos e emissões dos materiais e também refletem o saldo nas lojas.

Assim, é um sistema de verificação de equilíbrio após cada recebimento e emissão de materiais através de registros de estoque para facilitar a verificação regular e evitar o fechamento da empresa para o inventário.

Para garantir a precisão dos registros de estoque permanente (ou seja, cartão de memória e estoque), a verificação física das lojas é feita por um programa de inventário contínuo. É possível que o saldo de estoque mostrado pelos cartões bin ou razão de estoque possa diferir do saldo real do estoque conforme apurado pela verificação física. Pode ser devido às seguintes causas evitáveis ​​e inevitáveis.

Causas evitáveis :

1. Erros de escritório, ou seja, postagem incorreta, não postagem de inscrições, conversão incorreta, etc. Tais erros podem ser corrigidos e o saldo real pode concordar com o saldo contábil, fazendo a correção necessária em caixas ou registros.

2. Prisão e furtos.

3. Descuido no manuseio de materiais.

4. Curto ou excesso de emissão de materiais.

Causas Inevitaveis :

1. O saldo real pode ser menor devido ao encolhimento e evaporação.

2. O equilíbrio real pode ser mais devido à absorção de umidade.

3. O saldo real pode ser menor devido à quebra de fogo, tumultos etc.

4. O material pode ser perdido devido à quebra do material a granel em peças menores para emissão. Por exemplo, algum ferro é perdido devido à quebra de grandes barras de ferro em partes menores.

Ajuste de discrepâncias:

Os resumos de entradas e saídas de materiais são preparados periodicamente no ledger de lojas e lançados em uma conta de controle de material (ou razão de estoque) por um débito e um crédito, respectivamente. Uma conta de ajuste de estoque é aberta para ajustar as discrepâncias entre o saldo físico ou o equilíbrio do livro.

Se a verificação física revelar que o saldo real de estoque é maior que o saldo mostrado pelo cartão de posição ou pelo razão de estoque, uma nota de débito é preparada e os registros de estoque são ajustados de acordo; A conta de ajuste de estoque é creditada e a conta de controle de material é debitada. A entrada também deve ser feita na coluna de recebimento da conta de material no ledger de lojas, que é encontrada como excesso e a coluna de saldo também deve ser aumentada pela quantidade encontrada em excesso.

Da mesma forma, se houver falta de estoque, uma nota de crédito é preparada e os registros de estoque são ajustados de acordo, passando o inverso das entradas registradas em excesso de materiais para que o saldo contábil possa ser reconciliado com o saldo real. No final do período contábil, o saldo na conta de ajuste de estoque é analisado para verificar as razões de uma discrepância.

Se a discrepância for causada por causas inevitáveis, o saldo será transferido para a conta de ganhos e perdas de custos e se a discrepância for devida a causas evitáveis, o saldo será transferido para Conta de reserva de estoque ou Conta de custos indiretos de fábrica se nenhuma conta de despesas indiretas de estoque for mantido.

O inventário contínuo é uma característica essencial do sistema de estoque permanente. Mas os dois termos, inventário perpétuo e inventário contínuo não devem ser tomados como um; perpetual inventory means the system of stock records and continuous stocktaking, whereas continuous stocktaking means only the physical verification of the stock records with actual stocks.

After all what is done in continuous stocktaking? In continuous checking, physical verification is spread throughout the year. Every day 10 to 15 items are taken at random by rotation and checked so that surprise element in stock verification may be maintained and each item may be checked for a number of times during the year.

On the other hand, surprise element is missing in case of periodical checking because checking is usually done at the end of the year. Moreover, reasons for the discrepancies cannot be located because of the long interval between two periodical verifications.

Operation of the perpetual inventory system may be outlined as follows:

1. The stock records are maintained and up-to-date posting of transactions is made therein so that current balance may be known at any time.

2. Different sections of the stores are taken up by rotation for physical checking. Every day some items are checked so that every item may be checked for a number of items during the year.

3. Stores received but awaiting inspection are not mixed up with regular stores at the time of physical verification because entries relating to such stores have not yet been made in the stock records.

4. Notice of the particular items to be verified each day is given to the storekeeper only on the date of actual verification so that surprise element in stock verification may be maintained.

5. The physical stock available in the store, after counting, weighing, measuring or listing, as the case may be, is properly recorded in bin cards or inventory tags or stock verification sheets.

From the above discussion of the perpetual inventory system, we can draw the conclusion that this system is comprised of the following three:

1. Bin cards (ie Quantitative perpetual inventory).

2. Stores ledger (ie Quantitative cum valued perpetual inventory).

3. Continuous stocktaking (ie Physical perpetual inventory).

Vantagens do Sistema de Inventário Perpétuo:

Following are the advantages of the perpetual inventory system:

1. It obviates the necessity for the physical checking of all items of stores at the end of the year and thereby avoids dislocation of production.

2. It is possible to prepare periodical Profit and Loss Account and Balance Sheet without physical inventory being taken because figure for the closing stock can be taken from the bin cards or the stores ledger.

3. A detailed and more reliable check on the store is obtained.

4. As the work of recording and continuous stocktaking is carried out systematically and without undue haste, the figures are more reliable.

5. Continuous stocktaking will make the storekeeper and the stores accountant more vigilant in their work and they will try to keep their records accurate and up-to-date. The storekeeper will try to see that there is no leakage of the stores.

6. Planning of production can be done according to the availability of the material in the stores because the management is constantly kept informed of the stores position.

7. A system of internal check remains in operation all the time because bin cards and the stores ledger act as a cross check on each other.

8. Errors and shortage of stock are readily discovered and efforts are made to avoid the shortage of stock in future.

9. The capital investment in stores can be kept under control because actual stock can be compared with the maximum and minimum levels.

10. It makes available correct stock figures for claim to be lodged with the insurance company for loss on account of stock destroyed by fire.

Perpetual inventory system has become an integral part of material control due to the following facts:

(i) The stock records are properly maintained and written up from day-to-day basis so that current balances may be known at any time.

(ii) A number of items are systematically and by rotation are physically checked every day hence it serves as a moral check and acts as a deterrent to dishonesty.

(iii) Suitable adjustments or rectification can be made if any discrepancies have been found, (iv) Remedial action can be taken for removing the causes of discrepancies, if any.

Ilustração 18:

After the annual stock taking you came to know of some significant discrepancies between book stock and physical stock, you gather the following information:

(I) What action should be taken to record the information shown above?

(II) Recommend a possible course of action by management to prevent future losses.

(Your answer should be in points and you need not elaborate).

Solução:

(I) Following action should be taken for recording the information shown in the problem:

(i) Stock card and stores ledger should be checked and the correct physical entry should be recorded.

(ii) An investigation into reasons for stock losses and gains should be made.

(iii) After ascertaining the reasons for stock losses and gains the following treatment may be followed:

For Stock Losses:

Following is a summary of result in physical verification of stores:

VII. Double Bin System :

This system is followed in small organisations which cannot afford expensive techniques of stores control. The method is also suitable for materials of comparatively less value. The materials are stored in bins which are divided into two compartments, (there can be two racks, two shelves or same shelf can be divided into two).

Materials are issued for production from the first compartment and the materials from the second compartment are not touched in regular course. When the materials in the first compartment are fully consumed, an order is placed.

The second compartment of materials takes care of the consumption requirement during the time required to get fresh delivery. The store-keeper has to divide the materials in the two bins in such a manner that production does not hamper for the want of material. This system has practical usage and is simple to understand and operate.

VIII. Input-Output Ratio:

This ratio is used to judge the efficiency in the usage of material. The ratio indicates the relation between the units of material put in for production and the units of finished product.

IX. Material (or Inventory) Turnover Ratio:

Average stock is the average of the opening stock and closing stock.

The stock turnover ratio can also be determined in days as follows:

Inventory Turnover in Days = Days during the period/Inventory Turnover Ratio

It is essential to compare the turnover of different kinds of material to find out the items which are slow moving thus helping management to avoid keeping capital locked up in such items. A low ratio is an indicator of slow moving stock, accumulation of obsolete stock and carrying of too much stock. On the other hand, a high turnover ratio is an indication of fast moving stock and less investment in stock.

A low turnover ratio will lead to the disadvantages arising out of overstocking. If the stock turnover ratio for a particular item is zero, it means that the item had not been used at all during the period and should be immediately disposed of otherwise the quality of the item will be deteriorated.

An exception to this is spare parts for machinery in use which can be required at any time when the machinery goes out of order. Thus, spare parts should be kept in stock for the period machinery is in use.

In this connection, it will be worthwhile to have a discussion on slow moving, dormant and obsolete stocks of stores items.

Slow Moving Stocks. Slow moving stocks are those items of stores which are not issued at frequent intervals. The issues of such items are irregular and are not made at normal intervals.

Dormant Stocks:

Dormant stocks are those items of stores which are rarely issued from the store. Consumption of such items is almost nil. These items are stored in case of need, such as spare parts may be needed when the machinery goes out of order.

Obsolete Stocks:

Estoques obsoletos são aqueles itens de lojas que se tornaram moldados e não têm mais uso para o propósito que foram comprados. Os estoques podem se tornar obsoletos devido a mudanças no design do produto ou nos métodos de produção, uso de materiais substitutos, descontinuação de um produto, etc.

O estoque de itens em movimento lento e obsoletos pode ser detectado pela verificação dos registros da loja (razão) e pela taxa de rotatividade de estoque.

Os seguintes passos podem ser tomados para reduzir o estoque de itens lentos e obsoletos:

(i) Diversificar a produção para usar esses materiais.

(ii) Use como substituto no lugar de outros materiais.

(iii) Descarte-as antes que elas se deteriorem ainda mais.

Todos esses estoques são uma causa de ansiedade porque aumentam o custo dos materiais aumentando o custo de transporte e as perdas de materiais. Perdas e custos decorrentes de estoques em baixa velocidade podem ser reduzidos pela redução de sua quantidade na loja.

Menor quantidade de tais materiais deve ser comprada, tendo em vista a sua taxa de consumo e período de chumbo. Para reduzir a quantidade de tais estoques, esforços devem ser feitos para aumentar seu consumo, descobrindo seus usos alternativos e aumentando a produção, criando mais demanda no mercado.

Perdas e custos decorrentes de estoques inativos podem ser reduzidos pela compra apenas dos itens que são absolutamente necessários para a produção. Itens excedentes excedentes, se houver, devem ser descartados o mais cedo possível, para que seu valor não se deteriore ainda mais.

Os itens obsoletos não devem ser usados ​​posteriormente, portanto devem ser eliminados imediatamente para reduzir os custos e perdas decorrentes da deterioração da qualidade.

Um procedimento sistemático de compra deve ser seguido para reduzir as perdas por conta dessas ações. As compras devem ser feitas de acordo com o orçamento de compra do material, para que nenhuma compra não autorizada possa ser feita. Uma revisão periódica dos itens das lojas deve ser feita pela administração para reduzir o quantum desses estoques.

Ilustração 20:

Calcule a taxa de rotatividade de material para o ano de 2011 a partir das informações a seguir e determine qual dos dois materiais está em movimento mais rápido.

As seguintes transações são extraídas do cartão do depósito de lojas relacionadas a um componente durante o ano de 2011-12:

X. Análise de FNSD:

A análise de FNSD divide os itens das lojas em quatro categorias na ordem decrescente de importância de sua taxa de uso. T significa itens em movimento rápido que são consumidos em um curto espaço de tempo. 'N' significa itens móveis normais que se esgotam durante um ano ou mais. 'S' indica itens em movimento lento que não são emitidos em intervalos freqüentes e espera-se que sejam esgotados por um período de dois anos ou mais.

'D' significa itens mortos e o consumo de tais itens é quase nulo. Os itens D também podem ser considerados como itens obsoletos que se tornaram antiquados e não têm mais uso para o propósito que foram adquiridos. Estoques de itens em movimento rápido devem ser atendidos continuamente e pedidos de reabastecimento devem ser feitos a tempo de evitar o esgotamento de tais itens.

Os itens em movimento normal devem ser revisados ​​em um período de tempo regular e os pedidos para reabastecimento devem ser dados em um período de tempo regular. O estoque de itens em movimento lento de lojas deve ser revisado com muito cuidado antes que qualquer pedido de reabastecimento seja feito para evitar excesso de estoque de tais itens. Usos alternativos devem ser encontrados para itens de estoque morto. Caso contrário, eles devem ser descartados o mais cedo possível, para que seu valor não se deteriore ainda mais.

XI. Relatórios de custo de material (estoque):

O objetivo do relatório de custos do material é ajudar a administração a exercer o controle efetivo do material e tomar as decisões apropriadas. Os relatórios de custos de materiais servem como meios de comunicação geralmente na forma escrita de fatos relativos a materiais que devem ser levados ao atrito dos vários níveis de administração que podem usá-los para tomar as medidas adequadas para fins de controle material. 'Controle de material' é dividido em três aspectos, viz. controle de compras, controle de lojas e controle de consumo.

O controle de compra é para garantir a eficiência do departamento de compras; controle de lojas, a eficiência do departamento de lojas e controle de consumo, a eficiência dos capatazes departamentais.

O projeto adequado de relatórios de custos de materiais é essencial para atingir esses objetivos de controle de materiais. É difícil fornecer o design dos relatórios de materiais que serão adequados para todas as organizações. O design deve estar de acordo com os requisitos individuais da organização. No entanto, alguns tipos de relatórios que devem ser preparados são fornecidos abaixo.