Comunicados de Imprensa e Conferências de uma Empresa: Natureza, Funções e Outros Detalhes

Comunicados de Imprensa e Conferências de uma Empresa: Natureza, Funções e Outros Detalhes!

Para manter o público ou uma seção-alvo devidamente informada sobre as atividades de uma empresa, especialmente as de valor de notícias, ela deve emitir comunicados de imprensa oportunos. Nestes, os repórteres de mídia de massa recebem a versão da empresa.

Esses lançamentos são enviados pelo correio, entregues pessoalmente no escritório de mídia (para jornais, revistas, canais de TV, rádio etc.) ou apresentados em uma coletiva de imprensa. A conferência, seja em um hotel ou em uma agência de imprensa, permite que os repórteres façam perguntas e esclareçam melhor as coisas. As empresas usam vários métodos para induzir os jornais a imprimir sua versão. Isso pode ser por meio de anúncios simultâneos (quanto maior o anúncio, mais a cobertura do comunicado de imprensa!) Ou por meio de amostras, presentes costumeiros, etc.

Natureza de um comunicado de imprensa:

Uma vez que se destina a criar uma notícia ou influenciar um editorial, um comunicado de imprensa é principalmente informativo e persuasivo:

1. É geralmente dado no papel timbrado da empresa por um oficial responsável (PRO, gerente geral, etc.).

2. Incorpora informações oficiais precisas com nomes, lugares, figuras, endossos, etc.

3. Escritores especializados ou agências de publicidade são empregados para escrever press releases.

4. A maioria dos jornais tem uma página de negócios onde os comunicados de imprensa aparecem após a conversão em itens de notícias. Algumas empresas tentam fornecer um rascunho que pode ser usado imediatamente como notícia, editando o comunicado de imprensa do ponto de vista dos jornais. No entanto, a maioria das empresas prefere usar sua própria fórmula.

5. Se for para promover um produto, a fórmula AIDA (Atenção, Interesse, Desejo e Ação) é usada. Um comunicado de imprensa é geralmente suportado por um anúncio no mesmo dia ou por aí. A mensagem concisa e atraente do anúncio e a mensagem detalhada da notícia (com base no comunicado de imprensa) complementam-se mutuamente.

6. Um comunicado de imprensa pode ser apoiado por documentos assinados, declarações, etc., que ajudam a convencer o jornal sobre a verdade do lançamento.

7. Para obter uma boa cobertura dos comunicados de imprensa, uma empresa precisa manter relações cordiais com a mídia.

8. O departamento de RP deve dar seguimento depois de dar um comunicado de imprensa para assegurar que seja relatado de forma adequada e precisa. Algumas omissões podem ser críticas para a imagem e interesses da empresa. Por exemplo, se um relatório omite o fato de que o produto é tecnologicamente o melhor (para apaziguar produtos concorrentes e obter seus anúncios), o departamento de relações públicas precisa ficar ativo.

9. Um comunicado de imprensa faz parte de uma operação complexa de RP e requer muita atividade antes, depois e ao lado para causar o melhor impacto.

Funções de um comunicado de imprensa:

Um comunicado de imprensa é tanto uma oportunidade para uma empresa como um dever.

Suas principais funções são:

Eu. É um instrumento de informação em massa oportuna. Pode informar o público sobre a formação de uma casa de negócios, sua expansão, reorganização, fusão, colaboração, realocação, novas nomeações, etc. Comunicado de imprensa no momento de uma nova emissão de ações (oferta pública inicial) pode influenciar o destino do questão e da empresa em conjunto.

ii. Isso ajuda a remover a desinformação. Por exemplo, quando a gripe aviária chegou, os comunicados de imprensa contavam como as galinhas eram seguras para comer. Isso controlou a reação de pânico do público e impediu a destruição de milhares de aves.

iii. Uma vez que um comunicado de imprensa é apresentado por meio de uma reportagem de terceiros (jornal etc.), ele pode ter um poder de convencimento maior do que um acréscimo.

iv. Embora o espaço publicitário seja limitado e caro, um item de notícias baseado em um comunicado à imprensa permite que a empresa fale bastante sobre si mesmo.

v. Ao elaborar algo digno de notícia de vez em quando, uma empresa pode permanecer no noticiário com regularidade. É uma era de "publicar ou perecer".

vi. Os fatos têm o poder convincente da lógica fria. Enquanto estes podem parecer inexpressivos em anúncios, eles são a carne de uma reportagem. Portanto, os fatos em um comunicado de imprensa são uma necessidade para ganhar a confiança do público.

viii. Em tempos de greve, acidente etc., se os líderes barulhentos carregam a opinião pública, um comunicado de imprensa, apoiado por um meio intelectual, tira o fôlego deles.

ix. Comunicados de imprensa rápidos e precisos são um dever que a empresa deve aos seus acionistas, investidores, clientes, franqueados, distribuidores, revendedores, etc. Cada um tem seu próprio ângulo de interesse, como usuário, dependente ou parceiro financeiro, e ele olha para o resultado de comunicados de imprensa. Uma empresa de martelos de impressão naturalmente surge à frente.

Compondo e entregando comunicados de imprensa:

Este é um trabalho para escritores persuasivos. Na organização de um comunicado de imprensa, os seguintes pontos podem ser observados:

1. Deve ser rápido.

2. Ele deve selecionar os meios de comunicação para cobrir todos os leitores, telespectadores, etc.

3. O título em si deve resumir a história. Assim como muitos leitores navegam apenas nas manchetes, o editor de notícias também pode dar uma olhada em uma legenda e decidir sobre ela.

4. Um bom título deve ser seguido por um lead (linha de abertura) que chegue ao coração da história. Isso manterá o editor interessado o suficiente para lê-lo.

5. Como o editor de notícias é um intelectual, ele pode não se impressionar com manchetes ou leads enganosos. Eles devem apelar para ele / ela.

6. Não deve prejudicar nenhum grupo de interesse ou o senso de valores do editor de notícias.

7. Ele deve ser digitado e estar livre de erros.

8. Como um comunicado de imprensa é apresentado também é importante. Deve chegar o mais perto possível da pessoa que decide se e como publicá-lo. Em um escritório de jornal, deve chegar à mesa especializada e encontrar o funcionário de bom humor.

9. Um comunicado de imprensa ignorado e atrasado não funciona. Por isso, a cooperação da imprensa tem que ser buscada e tem que haver um acompanhamento.

10. Alguns comunicados de imprensa estão em duas partes - uma carta solicitando que o editor a publique e, em seguida, o próprio release.

11. A linguagem de uma versão deve seguir todos os princípios da escrita eficaz discutidos em outros lugares, como clareza, concisão, integridade, uso de linguagem simples e a fórmula de vendas da AIDA.

Comunicados de imprensa:

Conferência de imprensa:

Uma conferência de imprensa é realizada para interagir com a mídia, em vez de apenas passar informações unidirecionais (como no envio de press releases por messenger etc.). Isso cria um senso de ocasião.

É útil:

(i) lançar um produto, um novo modelo, etc.

(ii) Declarar a abertura de um novo estabelecimento comercial, entrada regional

(iii) Anunciar uma fusão, aquisição, nova nomeação, etc.

(iv) Fornecer a versão da empresa em caso de rumores ou crises

(v) Dar notícias de conquistas, avanços, etc.

(vi) Anunciar esquemas, descontos, etc.

Planejando uma Conferência de Imprensa:

Ao planejar uma coletiva de imprensa, o organizador deve pensar em um local, horário, porta-voz e mensagem adequados. Os participantes precisam ser induzidos a estar presentes. Isso é feito por um convite sedutor e uma isca intelectual, além de contatos repetidos e oportunos.

O porta-voz tem que fazer uma apresentação com todos os dispositivos que ele pode comandar - slides, clipes de filmes e assim por diante.

As sete etapas de uma conferência de imprensa são:

1. Saudação:

Foi descoberto pelos pesquisadores que, em uma apresentação oral, 7% de uma mensagem são apenas palavras. Quase 38% é através de tom, sotaque, modulação de voz e 55% através de fatores não verbais como gestos, postura, vestimenta, etc. Portanto, uma saudação alegre e sincera é necessária.

2. Esboço:

Isso é para comunicar em cerca de 20 segundos o plano da conferência.

3. Informação importante:

Agora você pode falar sobre a duração de sua palestra, o folheto ou comunicado de imprensa, a sessão de perguntas e respostas e os refrescos (se houver).

4. Mensagem do corpo:

Depois disso, você pode iniciar sistematicamente com o seu briefing detalhado. Um macho e um alto-falante juntos mantêm a atenção melhor. Recursos gráficos devem ser usados ​​para aliviar a monotonia.

É uma grande conquista se você puder fazer o público sentir: “Como o tempo voou! Realce os pontos principais com uma combinação de ênfase e sutileza. Como a sutileza é usada? "Isso vai custar à companhia mais três rúpias, mas vamos pular isso."

5. Resumo:

Faça um resumo da sua palestra antes de fechar. Se for um lançamento de produto, por exemplo, um filtro de água, você pode destacar a tecnologia, a disponibilidade e o desconto (esquema early bird).

6. Sessão de perguntas e respostas:

Os organizadores podem precisar ir em grupo para enfrentar consultas de mídia e também para apoio moral mútuo. As pessoas da mídia devem ser encorajadas a falar e levadas a fazer perguntas.

Supere os silêncios levantando questões e respondendo-os. Deixe o microfone ir para o questionador e deixe a pergunta ser clara.

Deixe o questionador ser introduzido. Entre os organizadores, decida quem vai lidar com a consulta. Uma boa sessão de perguntas e respostas faz dela uma comunicação bidirecional adequada e é uma vitória na metade do caminho.

7. Conclusão:

Agora conclua a soma da sessão de perguntas e respostas em apenas algumas palavras, agradeça aos participantes pela participação, certifique-se de que não haja mais perguntas - ou, se houver tempo, continue com as perguntas sobre as bebidas.