Preparação do Balancete (Guia Avançado)

Foi visto como cada valor que é colocado no lado do débito de uma conta tem uma entrada correspondente no lado do crédito de outra conta. Este é o aspecto técnico do princípio do sistema de dupla entrada. Sendo este o caso, é natural que o total de todos os saldos devedores esteja de acordo com o total de todos os saldos de crédito.

Na verdade, todas as empresas periodicamente tabular os saldos de débito e crédito separadamente em uma declaração para ver se o total de saldos devedores concorda com o total de saldos de crédito ou não. Tal declaração é conhecida como o Balancete. O balancete pode ser descrito como um cronograma ou lista de saldos, tanto de débito quanto de crédito, extraídos de todas as contas no livro de registro e incluindo os saldos bancários e de caixa retirados do livro caixa.

Objetivos da Preparação do Balancete:

Um balancete é preparado para os seguintes objetivos:

1. É uma verificação da precisão dos lançamentos. Se o balancete concordar, pode-se supor que ambos os aspectos de todas as transações foram lançados corretamente no razão.

2. Traz em um só lugar os saldos de todas as contas que facilitam a preparação das contas finais.

O contador solta um suspiro de alívio, quando o total dos saldos devedores está de acordo com o total dos saldos de crédito, porque é uma boa prova de que o livro-razão foi corretamente escrito. No entanto, não é uma prova conclusiva de exatidão. Muitos erros podem permanecer mesmo se um balancete concordar.

Métodos de Preparar o Balancete:

Existem dois métodos para preparar um balancete:

(a) Método dos totais:

Nesse método, os totais dos lados de débito e crédito das contas contábeis, excluindo os saldos finais, são mostrados no balancete.

(b) Método das balanças:

Apenas os saldos finais das contas contábeis são exibidos no balancete.

Se prepararmos o balancete pelo método de totais, a conta aparecerá no balancete da seguinte forma:

Se um método de balancete por totais concordar, mas um método de balancete por saldos não corresponder, significa que houve erro no balanceamento de algumas contas ou contas. O balancete é principalmente preparado pelo método de saldos.

O balancete para o exercício acima, preparado pelo método de saldos, é dado abaixo:

Diferença no Balancete - Erros:

Além dos erros no total das duas colunas do Balancete, os seguintes erros serão mostrados pelo Balancete, porque o Balancete não concordará:

(a) Erro ao transferir o saldo de uma conta para o balancete ou omitir a gravação do saldo de uma conta no balancete.

(b) Erro ao equilibrar uma conta.

(c) Erro na postagem, desde que o valor seja escrito erroneamente. Um erro comum, por exemplo, é transpor números para escrever Rs 130 em vez de Rs 310. Isso causará um erro de Rs 180 e uma diferença correspondente no balancete. O total de todos os números da diferença assim causada é 9.

(d) Fazer uma entrada no lado errado. Por exemplo, se em vez de debitar uma conta com Rs 30Cf, ela é creditada com o valor, o lado do débito da conta e, portanto, do saldo do teste será menor em Rs 600. Um erro no lado errado causa o dobro do valor da conta. diferença.

(e) Um erro na fundição de livros subsidiários. Um erro no total do livro de compras afetará a conta de compras; um erro no total do livro de vendas significará um erro correspondente na conta de vendas; Da mesma forma, o total dos Livros de Devoluções, se feito de forma errada, significaria que a Conta Devoluções para Dentro ou a Conta Devolução para Fora serão lançadas com valores errados. Esses erros serão refletidos no balancete.

Deve-se notar que um erro nos totais dos livros subsidiários não afetará a exatidão das várias contas pessoais de clientes e credores.

(f) Omissão de postar as colunas de desconto do livro de caixa.

Apesar do acordo do balancete, os seguintes tipos de erro não serão divulgados porque não perturbam a equação:

Débitos = créditos.

(i) Omitir gravar uma transação inteiramente nos livros subsidiários.

(ii) Uma entrada errada nos livros subsidiários. O lançamento nos lados de débito e crédito será com o valor errado e, portanto, o balancete ainda estará de acordo.

(iii) Postar uma entrada no lado correto, mas na conta errada. Assim, se A for debitado em vez de B, o balancete ainda estará de acordo.

(iv) Um erro de princípio - por meio do qual um ativo é tratado como uma despesa (ou vice-versa) ou um passivo é tratado como uma receita (ou vice-versa). Também não será divulgado pelo balancete, porque a entrada ainda estará no lado correto.

(v) Erros de compensação. Se vários erros foram cometidos, eles podem ter se cancelado no resultado líquido. Todos os erros no lado do débito podem totalizar até a quantidade exata de erros cometidos no lado do crédito. O balancete ainda concordará.

Em vista dos erros que não são divulgados por um balancete, deve ser lembrado que um balancete não é uma prova conclusiva de precisão - que nenhum erro foi cometido. No entanto, na prática real, um balancete acordado é tratado como uma prova suficiente de exatidão.

Classificação de erros:

A discussão acima sugere a seguinte classificação de erros:

(a) Erros de Omissão - uma transação totalmente omitida do registro nos livros originais ou parcialmente omitida durante o lançamento.

(b) Erros da Comissão - postagem incorreta de valor, ou no lado errado, ou na conta errada. Um erro ao lançar os livros subsidiários também é um erro de comissão.

(d) Erros de compensação.

Os erros (a), (b) e (d) também podem ser denominados erros de escrita.

Etapas para localizar um erro:

Sempre que um balancete discorda da menor quantia, os erros envolvidos devem ser desenterrados. Uma pequena quantia pode ser o resultado líquido de vários erros e não é seguro ignorar uma diferença no balancete, por menor que seja.

As etapas a seguir são sugeridas para descobrir erros:

1. Total o Dr. e Cr. colunas do balancete novamente. Se um montante tiver sido exibido para um grupo ou contas (por exemplo, no lugar de todos os clientes individualmente, somente um valor em relação a “Diversos Devedores” poderá ser exibido), verifique novamente o total da lista de tais contas.

2. Veja que os saldos de todas as contas, incluindo os saldos de caixa e banco, foram escritos no balancete. Também deve ser verificado se as várias contas foram abertas com os saldos corretos.

3. Descubra a diferença exata no balancete. Procure por contas como mostrar esse valor. É possível que o saldo da conta específica tenha sido omitido do balancete. Contas mostrando um saldo igual a metade da diferença também devem ser verificadas; o montante pode ter sido escrito no lado errado do balancete. Se o total de todos os números da diferença chegar a 9, é possível que alguns números tenham sido transpostos. Isso deve ser verificado.

4. Veja que não há erro no balanceamento das várias contas.

5. Verifique novamente os totais dos livros subsidiários, especialmente se o erro for de 1, 10, 100 e assim por diante.

6. Se a diferença for grande, compare os números com o balancete da data correspondente do ano anterior. Qualquer conta que apresente uma diferença bastante grande em relação aos números do balancete correspondente dos anos anteriores deve ser verificada novamente. Suponha que a conta de vendas deste ano seja de Rs 25, 30, 000, enquanto o valor do ano passado foi de Rs 36, 45, 000. A diferença é grande e a conta de vendas deste ano deve ser verificada novamente.

7. Os lançamentos de todos os valores correspondentes à diferença ou metade da diferença devem ser verificados.

8. Se a diferença ainda não for rastreada, o lançamento de todas as contas terá que ser verificado. Para isso, é melhor, em primeiro lugar, verificar o lançamento dos totais de livros subsidiários, como livro de vendas, livro de compras, livros de devoluções, etc. Os livros subsidiários devem então ser examinados para ver se algum item foi deixado. não publicado. As contas nominais devem ser verificadas primeiro e, em seguida, as contas reais e, em seguida, as contas pessoais devem ser tomadas.