Sistema Office: Necessidade, Importância, Planejamento e Vantagens
Leia este artigo para aprender sobre a necessidade, características, importância, planejamento, vantagens e desvantagens do sistema de escritório.
Necessidade do sistema em um escritório:
Todo escritório está pronto para alcançar algum objetivo. Para alcançá-lo, uma série de tarefas deve ser executada a cada passo.
Isso gera uma grande demanda na administração porque, à medida que a empresa se expande, enfrenta uma dura concorrência.
No caso de um erro cometido durante a execução de uma tarefa é devido à falta de um sistema, então torna-se um assunto caro para corrigir a tarefa, colocá-la em ordem e novamente prosseguir com ela.
Em palavras simples, quando existe um sistema estabelecido e ao longo do tempo, se todos no escritório seguem o sistema, isso se torna um procedimento do escritório. “Os procedimentos do escritório são, portanto, uma série de etapas a serem tomadas para realizar um trabalho específico no escritório, de acordo com os sistemas do escritório”. Por exemplo, o recrutamento do pessoal do escritório deve ser feito com base em um sistema planejado.
Características do Office System:
Estas são as seguintes características de um bom sistema de escritório:
1. Os sistemas do Office são partes inter-relacionadas que operam em uma seqüência e não são ações isoladas.
2. Sistemas de escritório estão preocupados com o método de trabalho no escritório.
3. Eles visam alcançar o objetivo de uma empresa.
4. Eles estão preocupados com o local e o tempo de desempenho do trabalho no escritório ou em qualquer parte da empresa.
Importância do Office System:
1. Se o pessoal do escritório tiver que ser aparado adequadamente, é imperativo ter um bom sistema de escritório.
2. O erro comum causado por um funcionário pode ser reduzido em grande parte se o sistema for adequado e estabelecido no escritório.
3. A frustração, os atrasos e o bloqueio do trabalho de escritório são reduzidos se houver um bom sistema de escritório.
4. Para garantir que haja coordenação, controle e supervisão adequados em um escritório, é necessário ter um sistema de escritório muito bom.
5. Como existe um método envolvido no sistema, ele ajuda o trabalho a se mover mais rápido conforme o pessoal do escritório conhece e acompanha o sistema.
6. Uma economia de mão-de-obra e sobrecarga é obtida se um sistema adequado for estabelecido.
Planejamento ou Design do Office System:
É tarefa da alta gerência envolver-se e compartilhar a responsabilidade, demonstrar entusiasmo e zelo pelo projeto de um sistema de escritório. Como qualquer outra atividade, um sistema deve ser planejado adequadamente e cuidadosamente projetado. Um sistema, planejado, projetado e aprovado pela gerência, e instituído em uma organização, deve resultar no bom funcionamento de um escritório e alcançar um bom resultado.
Organização para Design de Sistema:
Um sistema pode ser estabelecido, definido ou formulado por uma destas formas:
1. Consultores externos: Estes consultores podem ser chamados para fazer uma vistoria especial do escritório para fazer o sistema e procedimentos para que os conselhos sejam instituídos.
2. A alta gerência nomeia um comitê de sistema para considerar todos os aspectos do sistema e fazer sugestões adequadas.
3. Um departamento separado ou seção consistindo de análise de sistema é criado para desenvolver um sistema e sugerir certos métodos e procedimentos.
4. Se um escritório é muito pequeno, então o gerente do escritório é atribuído a tarefa de análise do sistema e sugestões a serem feitas para a sua instituição.
Etapas para o planejamento de sistemas:
O trabalho de planejar o sistema pode ser dividido em:
1. Estabelecendo Objetivos e Políticas:
É uma necessidade básica de qualquer sistema. É a tarefa da alta gerência.
Alguns dos aspectos importantes do estabelecimento de objetivos são:
(i) Qual é a informação a ser fornecida e para quem?
(ii) Existe um argumento para reduzir o custo atual?
(iii) Qual é a extensão da competição de tal forma que o sistema é estabelecido?
(iv) Qual deve ser a extensão da mecanização?
(v) Se o sistema é estabelecido, qual seria a porcentagem a seguir e qual seria a taxa de crescimento do sistema?
2. Definindo a Limitação dos Sistemas:
Isso também conhecido como “sabe o que é o framework do sistema”. Uma vez conhecidos os limites, torna-se fácil operar o sistema. Uma vez que os objetivos são definidos, os limites ou a estrutura são fáceis de projetar e, em seguida, um conjunto de princípios e políticas pode ser colocado na estrutura para que o sistema assuma uma forma concreta.
3. Coleta de Dados:
Um método deve ser seguido para coletar os dados. Dados irrelevantes, insuficientes ou inúteis coletados não servirão ao propósito de formar ou formular um sistema. Aqui apenas os dados que são úteis para o sistema devem ser coletados ou coletados.
No momento da coleta dos dados, os seguintes pontos devem ser atendidos:
(i) O tipo dos dados coletados
(ii) A fonte da qual os dados são coletados
(iii) O horário em que os dados são coletados
(iv) A abordagem a ser adotada na coleta de dados.
Fontes de Coleta de Dados:
1. Manuais e Gráficos da Organização:
Organogramas e manuais também fornecem alguns detalhes. Mas quando eles são usados com manuais de organização, eles indicam como as atividades são agrupadas e qual é a ação que deve ser tomada em cada etapa para que as tarefas sejam executadas. Seria muito necessário preparar uma lista de tarefas executadas porque identifica o trabalho realizado, de onde é feito e se alguma duplicação etc.
2. Fluxo de Informação e Sistema:
Todos os arquivos relevantes devem ser usados para extrair dados referentes ao sistema de informações. Eles indicam o tipo de desempenho no trabalho - passado e atual. Além disso, indicam preferência dos diferentes gestores.
3. Máquinas de Negócios Fabricante:
Alguns dos fabricantes de máquinas comerciais podem ajudar no projeto de sistemas. Embora esta seja uma prática comum em países industrialmente avançados, ainda é bastante incomum em nosso país, talvez com exceção de computadores, máquinas duplicadoras e máquinas Xerox. Conversar com superiores, supervisores e funcionários operacionais ajuda.
As pessoas envolvidas em um processo podem fornecer os melhores dados para o propósito de projetar o sistema. Eles são capazes de dar respostas a muitas perguntas não respondidas. Assim, seria aconselhável entrevistar supervisores e funcionários apenas no final do processo de coleta de dados, porque até lá as perguntas sobre as quais as respostas são solicitadas são bem conhecidas.
4. Observando o Trabalho:
A observação do trabalho é confiável e deve sempre ser usada. A confiabilidade dos dados já coletados por outras fontes pode ser verificada com sua ajuda. No entanto, uma observação adequada requer treinamento adequado por parte do observador.
5. Estudando Dados Contábeis:
Os dados contábeis revelam o custo e o controle contábil financeiro e os sistemas e métodos de como eles funcionam. É provável que, em alguns casos, o sistema de contabilidade incompleta, parcial ou rejeitada opere, o que pode até mesmo ajudar na solução de alguns problemas no projeto do sistema.
Estabelecimento de instalações do sistema:
As etapas já delineadas para o projeto do sistema formam a base sobre a qual as premissas do sistema devem ser estabelecidas. As informações coletadas sobre os procedimentos e sistemas atuais fornecem fatos sobre a qualidade e a quantidade de trabalhos já realizados. Agora, um sistema tem que ser projetado para levar em conta os fatos, seria essencial levar em conta as possibilidades futuras de construir o sistema.
Em outras palavras, o sistema deve ter flexibilidade embutida. Embora nenhuma parte de um sistema possa permanecer a mesma durante um período de tempo, ainda assim, para fins práticos, temos que assumir algum conceito estático para projetar um sistema. E, como a condição muda ao longo de um período de tempo, o sistema pode ser alterado.
Implementando o sistema:
Uma vez que os sistemas são planejados, é necessário comunicá-los aos funcionários em todos os níveis. Muitos sistemas de tempo sugerem mudanças no método de trabalho existente e aumentam a mecanização. Assim, pode ser necessário educar ou treinar funcionários sobre novos métodos de trabalho, ou comprar novas máquinas e organizar o treinamento ou o recrutamento de funcionários para executar essas máquinas. Um sistema não pode ser adequadamente projetado ou implementado, a menos que haja integração do sistema.
Vantagens do Office System:
1. Libertação da Gestão:
A vantagem única é de extrema importância. Um bom sistema deixa o chefe livre para fazer o que só ele tem que fazer, ele pode planejar, instituir ações desejáveis, examinar o resultado dessa ação, avaliar o desempenho, instituir melhorias, delegar com confiança, desde que ele use o sistema para fazer tudo o trabalho que não requer sua atenção.
2. Evitar Atraso e Pescoço de Garrafa:
Um bom sistema garante o bom funcionamento do escritório, evitando assim todo o tipo de atrasos e gargalos. O trabalho prossegue sem problemas.
3. Eliminação de Erro:
Como um sistema é baseado em toda análise adequada, as chances de erro são eliminadas ou pelo menos minimizadas. Isso aumenta ainda mais a eficiência da máquina.
4. Melhor velocidade:
O rápido despacho de trabalho é possível, pois um sistema é baseado no método de trabalho empregado e não em meros caprichos e fantasias de um trabalhador individual ou de um gerente.
5. Treinamento para o pessoal:
Sistema de escritório faz o treinamento do pessoal melhor e assim melhora a eficiência do trabalhador no escritório. Alguns trabalhadores bem treinados são melhores que um exército de trabalhadores não treinados.
6. Melhor controle:
Sistema garante melhor controle do trabalho e, por sua vez, ajuda na eliminação de fraudes.
7. Melhor Coordenação:
A coordenação adequada é um dos principais objetivos do sistema. Melhor coordenação é possível através da introdução de um sistema. Isso resulta em maior coesão e eficiência. O gargalo é removido.
8. Economia:
Um bom sistema também economiza despesas gerais e mão-de-obra direta, porque o método de trabalho é baseado em análises adequadas e elas são alteradas de tempos em tempos para atender às mudanças no ambiente de negócios.
9. Melhor forma de Design e Controle de Forma:
Como um bom sistema visa um melhor design e controle de formulários, a eficiência do trabalho no escritório aumenta e os retardatários desnecessários são eliminados. Isso leva a uma maior eficiência em todos os departamentos da empresa.
Limitações do Office System:
Nossa discussão sobre e sobre o sistema de escritórios permaneceria incompleta, a menos que levássemos em conta as limitações sob as quais eles operam. Para obter o máximo benefício do sistema, pode ser essencial estudar suas limitações.
Eles são verão como:
1. Limitação da Integração:
O sistema deve ser integrado para alcançar o sistema de objetivos. A integração do sistema é uma tarefa formidável e, portanto, impõe uma limitação no sistema que opera em vários departamentos. Certos sistemas precisam ser modificados, tendo em vista a demanda de outros sistemas que operam na organização.
2. Limitação de Planejamento:
O planejamento do sistema impõe uma grande limitação. Um sistema não produzirá resultados a menos que o planejamento adequado entre na instalação.
3. Limitação de Custo:
O fator custo é um dos fatores importantes ao decidir sobre a formulação e adoção do sistema. Um sistema deve ser avaliado no estágio de planejamento para julgar sua eficiência, de modo a gerar economia no escritório, em vez de aumentar as despesas gerais e os custos diretos de mão-de-obra.
4. Limitação de Uso Repetitivo:
Se um sistema é usado repetitivamente e repetidamente, ele perde sua eficiência em grande medida. Torna-se uma grande restrição no escritório. A mudança no sistema deve ser feita de tempos em tempos com base nas necessidades atuais, o que impõe um grande gasto na organização.
5. Limitação de aderência estrita:
A adesão estrita ao sistema o tempo todo torna o sistema inflexível e impraticável. Assim, é essencial que um sistema deixe algo à discrição e julgamento do gerente, supervisor e subordinados.
