Operações do Office: Significado, Importância e Classificação

Leia este artigo para aprender sobre o Office Operations. Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: ​​1. Significado das Operações do Office 2. Importância da Operação do Office 3. Classificação das Operações do Office.

Significado das Operações do Office:

Um procedimento de escritório consiste em várias etapas ou ações e a menor etapa em todo o procedimento é chamada de operação. "Operação" tem um sentido prático. O Dicionário Webster dá o significado da palavra como “fazer ou realizar um trabalho prático ou de algo envolvendo a aplicação prática de princípios ou processos”.

Uma operação de escritório, portanto, está fazendo algum trabalho prático como parte de algum procedimento de escritório. As operações do Office também são conhecidas como serviços de escritório.

Importância das Operações do Office:

Nenhum trabalho pode ser feito em sua totalidade de cada vez. Há divisão de trabalho também e, portanto, uma pessoa pode não ser obrigada a fazer todo o trabalho sozinha. Cada parte de um trabalho ou cada operação pode ser feita por uma pessoa separada. Portanto, quais devem ser as operações para concluir um procedimento devem ser determinadas primeiro e, em seguida, a atribuição de tarefas será praticável.

O melhor método de executar uma operação deve ser conhecido. Deve-se aprender o método e depois tentar a operação. Taylor, o pai da gestão científica, escreveu no estudo de trabalho. Cada trabalho tem o melhor método de desempenho que deve ser conhecido por um trabalhador.

Seu seguidor, Gilbreth, acrescentou que cada trabalho tem suas pequenas partes operacionais chamadas 'therbligs' e que o melhor método de executar cada pequena parte deve ser conhecido e, então, o desempenho será o melhor. (Na verdade, 'therblig' não é mais do que soletrar Gilbreth da maneira inversa. Este é apenas um nome cativante e nenhuma palavra no verdadeiro sentido.) A idéia de Taylor estava ligada a trabalhos de fábrica, mas isso também se aplica à operação de escritório.

Classificação das Operações do Escritório:

Operações de escritório podem ser classificadas de diferentes maneiras. As operações podem ser para algum serviço centralizado ou geral, como arquivamento ou para algum serviço descentralizado ou privado como contabilidade. Algumas operações têm que ser feitas manualmente, como assinar um cheque e, para algumas operações, máquinas podem ser usadas como digitar uma carta com cópias.

As pessoas de nível superior fazem algumas operações como assinar uma carta de compromisso, enquanto as pessoas de nível inferior fazem algumas operações como (despachar correspondências. As operações podem ser rotinizadas como manuseio de correspondência. Existem operações não rotinizadas, como lidar com uma notificação do governo.) regras do fundo.

Diferentes tipos de operações requerem diferentes graus de habilidade.

De acordo com o grau, alguns tipos de operações são mencionados abaixo:

(1) processamento de dados:

Requer uma habilidade altamente especializada e um treinamento de longo prazo. Inclui o conhecimento de operar uma máquina complicada como um computador, perfuração de cartões etc.

(2) Elaboração de cartas:

Este é um trabalho de alto nível. Há balconistas de correspondência treinados e experientes que podem fazer redação impressionante e eficaz de cartas. Comando na linguagem (Inglês) é essencial.

(3) Mantendo livros de conta:

Isso requer conhecimento da contabilidade, que é uma habilidade. Alguma qualificação acadêmica relacionada à escrituração é necessária.

(4) manipulação de correio:

Esta operação (ou melhor, uma série de operações) não requer nenhuma habilidade de alta ordem. Isso é mais ou menos mecânico e baseado apenas na prática.

(5) Manuseio de Dinheiro:

Esta é uma operação simples que não requer nenhuma habilidade no verdadeiro sentido. Contagem rápida de notas, no entanto, é uma arte com alguma técnica. Requer um temperamento legal e confiabilidade.