Escritório: Significado, Importância, Organizando um Escritório e seus Princípios

Leia este artigo para aprender sobre o significado, importância, organização de um escritório e princípios relacionados ao processo de escritório.

Significado do Office:

Houve muitas definições para definir um escritório. No entanto, em linguagem simples, pode ser descrito como "um lugar onde os negócios são realizados". No entanto, esta é uma definição inadequada, porque essa definição não leva em conta o trabalho administrativo que é o coração da atividade de escritório.

O significado de um cargo deve ser claramente entendido no jargão comum. No momento em que você escreve "escritório", entende-se que a atividade comercial, a responsabilidade e sua função, e as atividades administrativas, entram em ação lado a lado.

Assim, levando em conta todas essas funções, uma definição adequada de ofício pode ser enquadrada. Um escritório pode ser definido como "qualquer lugar onde as informações em papel convergem e são documentadas, preservadas e usadas para a operação atual e futura dos negócios".

As informações podem estar relacionadas a produção, marketing e várias outras atividades de um negócio. Registros adequados de recebimento e execução de ordens, registros de compras, armazenamento e compra, e o pagamento que é devido à organização e devido pela organização são alguns dos registros que o escritório deve manter.

Importância de um escritório:

A importância de um escritório reside no fato de que não só ele funciona para a manutenção de seus negócios, sua marca e sua equidade no mercado, mas também no fato de que tem que ser responsável, por um tempo muito longo, por manter seus funcionários e mantê-los por um longo tempo, não em regime de retenção, mas em caráter permanente.

A importância está em dois fatos. A primeira é a taxa de não rotatividade dos empregados, ou muito baixa, uma taxa decimal de rotatividade de empregados é o que se deve visar. O segundo e mais importante fato é que sua rotatividade de negócios deve ser renovada de forma constante, a cada ano, em vez de ficar turbulenta e pulsante durante um ano e enfadonha e drástica em outro ano.

Tomemos o exemplo da AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; baseado em Anand, Gujarat. Desde os últimos vinte anos, a rotação interna de seus negócios sobre o lucro líquido continuou aumentando a uma taxa de 4% ao ano, e como resultado, no final de 1998, o negócio deles era de Rs. 156 crores. Este é um exemplo gritante de um aumento constante no volume de negócios de escritório por Amul, e aí reside a importância dos escritórios.

Além disso, nos últimos 20 anos, exceto os funcionários que atingiram a idade de aposentadoria, nenhum funcionário abandonou essa organização, não por qualquer motivo. Isso também fala sobre a importância do escritório em reter seus funcionários.

A importância do cargo e o sucesso estão nos seguintes fatores:

(a) Planejamento,

(b) Organizar,

c) dirigir,

d) Pessoal,

e) Controlo e coordenação,

f) Correspondência do escritório,

g) Recrutamento,

h) Orçamentação

No entanto, no caso de cada empresa, todo evento deve ser planejado. O planejamento deve ser executado. As execuções precisam de instruções, supervisões, controle e coordenação. Se cada um desses elementos for sincronizado corretamente, os objetivos estabelecidos serão atendidos e a importância do cargo obtém uma imagem além de uma direção própria.

Assim, esta é a importância do cargo. Existem certos fatores pelos quais um escritório recebe sua participação e importância.

Estes são enumerados como:

1. Centro de Informações :

O Office é um centro de informações ou um banco de dados de todas as informações, nas quais o negócio que ele faz é transportado. Todas as figuras atuais e passadas de negócios que ele faz devem estar no escritório. Com base nessas informações, o escritório planeja, prevê e controla sua operação, sua área de atuação.

2. Office serve como um canal de comunicação:

É evidente que sem qualquer comunicação, o escritório simplesmente não pode funcionar e não pode servir ao seu propósito. Toda comunicação, especialmente a comunicação escrita, flui de cima para baixo e o relatório tem que fluir de baixo para cima. O escritório cairia se as comunicações não estivessem fluindo com frequência e os relatórios não fossem disponibilizados ou apresentados às autoridades superiores dentro do prazo estipulado.

3. Auxílios na coordenação:

Os objetivos de qualquer escritório não serão cumpridos se não houver uma coordenação adequada entre o funcionário. A relação empregador-empregado e a relação empregado-empregado devem ser boas se for preciso construir uma coordenação efetiva.

Uma coordenação eficaz eleva o espírito de trabalho, fortalece a unidade e fortalece a moral de todos os funcionários que trabalham na organização. Para isso, é necessária a informação necessária e o apoio do nível superior para promover a coordenação.

4. Importância em Relação ao Governo e Público em Geral:

Hoje, para cada negócio existir, ele tem que seguir certas diretrizes, regras e regulamentos, conforme formulados pelo governo. Cada unidade de negócios hoje é considerada geradora de receita e também um instituto social. Todo escritório tem uma ala e é um elo entre a sociedade e o governo.

É também um elo entre as pessoas e o governo. Daí um escritório tem que criar um tipo adequado de imagem na mente das pessoas para a construção de uma imagem de marca adequada e uma imagem corporativa.

5. Auxílio no Controle Gerencial:

O controle é uma combinação de técnicas corretivas e de medição do desempenho das subordenadas, a fim de garantir que o objetivo de uma empresa seja alcançado e cumprido. O controle exige estabelecer “padrões” e depois medir os padrões dentro do tempo estipulado e dentro dos recursos.

Na verdade mede:

(i) Se os padrões estabelecidos são alcançados, e

(ii) Se não foi alcançado, então qual foi o desvio e qual foi a porcentagem de desvio. Uma vez que estes são determinados, os vários meios de controle são concebidos para colocar o escritório ou uma empresa no caminho certo.

6. Importância em Relação aos Clientes:

A importância real de qualquer escritório é sua relação com o cliente. É o cliente que leva o negócio ao escritório e, portanto, o cliente é o rei. Exceto pelo escritório do governo, todas as outras organizações de negócios dependem do cliente para gerar receita. Por isso, a importância do cargo em relação ao cliente é de grande importância - “cliente”, agora, é o “imperador”.

Tendo isso em mente, os pedidos recebidos pelo cliente, suas consultas e suas reclamações são atendidas pelo escritório através de contatos diretos e pessoais. Hoje em dia, o escritório moderno tem uma pessoa muito importante - o Guest Attending Officer [GAO], que atende a todos os clientes e os informa diretamente, pessoalmente ou por telefone sobre a empresa, suas atividades e seus negócios.

7. Importância para o Acionista:

Todo escritório serve um elo importante entre o acionista de um lado e a empresa do outro. A emissão de dividendos sobre as ações, a transferência das ações, a emissão do aviso das reuniões da empresa e a resposta de todas as dúvidas ao acionista é de grande importância e não podem ser alcançadas ou obtidas sem o estabelecimento de um cargo apropriado. .

8. Importância do Trabalhador :

Por manter uma boa força de trabalho, um bom ambiente, livre de políticas oficiais, livre de parcialidade e uma relação efetiva, na forma de empregado-empregador e empregador-empregado; um relacionamento é necessário.

O pagamento do salário no tempo, o pagamento de salários no tempo, a preparação da folha de salários, a manutenção da assistência, permitindo que os trabalhadores beneficiem de licença durante o período de emergência são algumas das funções importantes que devem ser desempenhadas pelo escritório. Portanto, esses são os poucos pontos que devem ser observados, praticados e generalizados em todos os escritórios, para que o escritório funcione de forma harmoniosa e brilhante.

Organizando um Escritório:

Organizar refere-se à criação de uma estrutura de deveres e funções para atingir os objetivos do empreendimento.

A Urwick definiu organização como “atividades que são necessárias para qualquer propósito ou plano e que as organizam em grupos que podem ser atribuídos a indivíduos”.

O escritório deve ser organizado e os deveres e funções devem ser definidos para determinar a relação entre atividade e autoridade, para que o escritório funcione sem problemas.

A estrutura da organização deve ter as seguintes características embebidas nela:

1. Ele deve retratar e reflete os planos e as características do escritório.

2. Deve refletir a autoridade disponível para o gerenciamento corporativo.

3. Deve refletir seu ambiente.

4. Deve ser tripulado com pessoal treinado.

O processo de organização deve ser aplicado a todos os departamentos da empresa, incluindo o escritório. Há certos passos que o escritório deve tomar, ou é preciso cuidar, se for preciso estruturar a organização.

As etapas envolvidas no processo são:

1. Estabelecimento de objetivos empresariais.

2. Formulação de derivativos, objetos, planos e políticas.

3. Determinação das atividades necessárias para atingir esses objetivos, planos e políticas.

4. Agrupar essas atividades à luz dos recursos humanos e materiais disponíveis e da melhor maneira de usá-los.

5. Agrupar essas atividades e delegá-las aos respectivos chefes de cada grupo com a autoridade necessária para realizar a atividade.

6. Amarrar estes agrupamentos vertical e horizontalmente através de relações de autoridade e sistema de informação.

Esses princípios são enumerados como:

1. Princípios da Unidade de Objetivos:

Cada parte da organização, incluindo o escritório, está trabalhando para atingir os objetivos da empresa.

2. Princípios de Eficiência :

A eficiência é um princípio básico. O objetivo deve ser alcançado ao mínimo custo para a organização e para a sociedade.

Princípios Relativos ao Processo de Organização em um Escritório:

1. Princípio do Equilíbrio:

A aplicação do princípio ou das técnicas deve ser equilibrada à luz da eficácia geral da estrutura no cumprimento do objetivo da empresa.

2. Princípio da flexibilidade:

A organização deve ser flexível para atender às condições de mudança.

3. Princípio da Facilitação da Liderança:

A qualidade da liderança deve ser incentivada na organização, a fim de atingir os objetivos.

Essas são as maneiras pelas quais um escritório tem que ser criado e organizado, passo a passo, lentamente.

A última parte da organização de um escritório é o estabelecimento de um sistema de hierarquia e, em seguida, discutiremos o mesmo.